نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی

نکاتی در نامه های اداری وجود دارد که رعایت آنها جدا از نوع و موضوع، در همه ی نامه ها ضروری است. در ادامه با این نکات مهم آشنا می شوید:

پرداختن به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه ای در نامه اداری

گاهی گمان می کنیم که فلان اتفاق ربطی به موضوع ما دارد و بهتر است در نامه به آن اشاره کنیم. در صورتی که خوانند هنگام خواندن نامه هیچ ارتباطی بین مطالب ذکر شده ما پیدا نمی کند. گاهی این مساله به ضعف در پیوند جملات باز می گردد گاهی هم اصلاً مطالب جایی در نامه ندارند و نباید آورده می شدند.

استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی در نامه اداری

بسیاری هنوز گمان می کنند با به کاربردن الفاظ سخت و پیچیده می توانند تأثیر بیشتری روی مخاطب بگذارند. در صورتی که زمانی می توانیم تأثیر خوبی روی مخاطب بگذاریم که متن ما اصولی و پیرو قواعد ساده نویسی و درست نویسی باشد.

مقاله ساده نویسی در نوشتن نامه اداری

رعایت اصل کوتاه نویسی در نامه اداری

بسیاری از نامه های درخواست شخصی پر از دستان سرایی و بیان مطالب غیر ضروری است. البته منکر این نیستیم که در برخی نامه ها مانند نامه درخواستی یک شهروند به یک مسئول دولتی بهتر است مقدمه ی خوبی داشته باشد؛ اما نباید فراموش کنیم که خواننده نامه ما مشغله های خویش را دارد و صبر و حوصله ی او حد و حدود دارد. پس اندازه نگه دار که اندازه نکوست …

مقاله زیبانویسی نامه اداری

ارایه طرح موضوع و مضمون منطقی و کامل در نامه اداری

عملاً باید نتیجه با مقدمه سنخیت داشته باشد. در واقع آنچه که به خواسته ما در انتهای نامه قدرت می بخشد و موجهش می کند طرح موضوع در ابتدای نامه است. معمولاً طرح موضوع در پیکره اصلی نامه بزرگترین بخش نامه است. زیرا در این بخش به دلایل توجیهی خواسته­امان می پردازیم.

طرز نوشتن طرح موضوع در نامه اداری

به کارگیری لحن جدی و رسمی همراه با ادب و پرهیز از لحن طنزآمیز یا چاپلوسانه در نامه

کمتر دیده شده یک نامه اداری لحن طنزآمیز داشته باشد، اما تا دلتان بخواهد متونی با عبارات و اصطلاحات چاپلوسانه وجود دارد. قطعاً گفتار چاپلوسانه جلوه ای زشت و گاهی تأثیری معکوس در برآورده شدن خواسته ما دارد. در مقابل استفاده از لحنی گستاخانه به دور از ادب خواهد بود.

رعایت جایگاه و مقام در استفاده از اصطلاحات نامه نگاری

در نامه های اداری بسته به جایگاه مخاطب که بالاتر، پایین تر یا همطراز است از اصطلاحات متفاوتی استفاده می کنیم. در واقع هر بخش از نامه اصطلاحات خاصی متناسب با مقام مخاطب دارد.

مقاله آموزش نامه نگاری اداری و اصطلاحات

پرهیز از اعمال سلیقه ی فردی در نامه اداری

نامه های اداری از اصولی واحد پیروی می کنند. که این اصول در برخی سازمان ها کمی متفاوت است. اما هر چه هست سلیقه ای نیست و نباید با سلیقه و اختیار خود چارچوب آن را بر هم زنیم.

خودداری در استفاده از واژگان بیگانه عربی و سایر زبان ها

بسیاری از واژگان بیگانه معادل­ها فارسی زیبایی دارند که به جذابیت بیشتر متن کمک به سزایی می کنند. فقط کافیست با آنها آشنا باشیم و به کار گیریم. فراموش نکنید برخی واژگان ریشه های بیگانه دارند و قرن هاست در زبان ما جا خوش کرده اند. آنها همانهایی هستند که در گفتار روزمره نیز از آنها استفاده می کنیم. نسبت به آنها حساس نباشید.

مقاله معادل ساده و فارسی اصطلاحات سخت مکاتبات اداری

رعایت اصول جزء (تقسیم متن به بند)

ظاهر سطربندی و تمایز بندها (پاراگراف ها) در هر متنی از ضروریات است که نامه های اداری از این قاعده بیرون نیستند. برای مثال سلام و احترام در سطری جدا از پیکره اصلی نامه، و خواسته در بندی جدا از طرح موضوع نوشته می شود. در نامه های چند موضوعی نیز، هر طرح موضوع و خواسته بایستی در بندی جداگانه تنظیم گردد.

رعایت اصول ماشین نویسی و علایم نگارشی

متاسفانه در نامه نگاری های اداری اهمیّت کمی به قواعد ماشین نویسی یا همان تایپ وعلایم نگارشی مانند: نقطه، ویرگول، پرانتز، دونقطه و … قائل هستند. رعایت نکردن جایگاه علایم نگارشی سبب کژتابی و خستگی خواننده می شود.

دانلود کتابچه رایگان نشانه گذاری در فارسی (موبایلی)

شماره و تاریخ گذاری و اشاره به پیوست در سربرگ نامه اداری

در نامه های شخصی، نداشتن شماره امری طبیعی است اما نامه هایی که از یک شرکت یا اداره صادر می شوند ملزم به داشتن شماره هستند. تاریخ و اشاره به پیوست هم از ضروریات هر نامه اداری است. گاهی می توان تاریخ را در انتهای نامه پس از امضا قید کرد. اما اشاره به پیوست در سربرگ نامه از آن جهت که هنگام دریافت و ارجاع توسط دبیرخانه سبب فراموش نشدن و تحویل دقیق و کامل آن می شود ضروری است.

خرید بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری