زیبانویسی نامه اداری (9 نکته مهم)

در زمینه زیبانویسی نامه اداری، نویسنده با تمرکز بر بازبینی و بهبود واژگان، به بهبود و رفع ابهامات محتوا می‌پردازد.

همچنین تلاش دارد تا اصطلاحات را به شکلی ساده و روان بیان کند، تا خوانندگان بهتر و کاربردی‌تر درک نامه‌های اداری دست یابند.
جهت زیبانویسی نامه اداری بهتر است هنگام بازبینی، چند سوال مهم را از خود بپرسیم: (با این رنگ مشخص شده)

1- انتخاب واژه مناسب: زیبانویسی نامه اداری

آیا معنای واژه متناسب با متن نوشته است یا خیر؟

در اینجا، ما با یکی از مهمترین اصول زیبانویسی نامه اداری، یعنی دقت در انتخاب واژگان، روبرو هستیم.
زیبا نویسی اداری نه تنها بر پوشش محتوای مطلب تأثیر می‌گذارد بلکه از طریق انتخاب دقیق واژگان، می‌تواند ارتباط موثرتری با خواننده برقرار کند.

در این متن، ((ته، آخر، انتها، پایان، سرانجام، فرجام)) ما با واژه‌های مختلفی که معنای متن را می‌پردازند، مواجه هستیم.
از این رو، انتخاب مناسب‌ترین واژه برای هر مفهوم می‌تواند اهمیت زیادی در تدوین متن داشته باشد.

با توجه به این تفاوت در معانی واژگان، می‌توانیم بگوییم که واژه “فرجام” به نظر معتدل و ادبی می‌آید و به دلیل بار ادبی خاصی که دارد، در اینجا بسیار مناسب است.

از طرف دیگر، “ته” با طابع عامیانه‌تری همراه است و به دلیل کاربردی بودن در مکالمات روزمره، در زبان معیار یک متن ادبی نمی‌تواند جایگاه مناسبی داشته باشد.

بنابراین، با انتخاب واژه‌ها به دقت و با توجه به بار ادبی و همچنین مناسبت با مضمون متن، می‌توانیم زیبانویسی نامه اداری را تقویت کنیم و خواننده را بهتر و مؤثرتر راهنمایی کنیم.

2- حذف واژگان کلیشه‌ای و فرسوده: اصول زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان نوشته، قالبی، کلیشه ای و فرسوده اند یا خیر؟

تلاش بر این است که از کلمات و عبارات استفاده شده در نگارش، که ممکن است قالبی، کلیشه‌ای یا فرسوده به نظر بیایند، پرهیز و به جای آن‌ها اصطلاحات مناسب و نوین را درج نماییم.

به منظور بهبود ساختار نگارشی، باید از واژگان مناسب به موضوعات خود استفاده کنیم.
در اینجا، کلماتی مانند “عطف، پیوست، مبذول، پیرو” که به نظر کلیشه‌ای می‌آیند، می‌توانند با کلمات مناسب‌تر و نوین‌تر جایگزین شوند.

به عنوان مثال:

اشتباه: “پیرو آن چه گفتیم، ابتدا یک دماسنج معمولی تهیه کرده و با عنایت به …”

صحیح: “چنان که افزودیم، در ابتدا یک دماسنج معمولی تهیه نموده و با توجه به …”

این تغییرات نه تنها باعث جلب توجه بیشتر مخاطبان می‌شوند بلکه از تکرار و قالب‌های کلیشه‌ای جلوگیری می‌کنند، و در نهایت با زیبانویسی نامه اداری متن را زیباتر و خواندنی‌تر می‌سازند.

3- جایگاه کلمات مناسب و دقبق در زیبانویسی نامه اداری

3- آیا کلمات، به جا، مناسب و دقیق است یا خیر؟

در زیبانویسی نامه اداری، اهمیت بر جلب دقت و وضوح در انتخاب و استفاده از واژه‌ها تأکید دارد.
بنابراین، در بهبود متن‌ها، از فعل‌های مناسب و متنوع استفاده کرده و اقدام به توجیه و توسیع مفهوم جملات می‌نماییم.

در حال حاضر، برخی از اعمال به نقش فعل‌های کمکی و رابطه‌ای در حال گسترش معانی و قابلیت‌های بیشتری از آنها می‌پردازند و به عنوان فعل منفعل شناخته می‌شوند.
به عنوان مثال، از فعل‌هایی چون “گرفتن”، “کردن”، و “ساختن” می‌توان به عنوان نمونه‌هایی اشاره کرد.

سعی کنیم از فعل های فعال و متنوع و دقیق تر استفاده کنیم.

در جمله ی ((او کتابی به من داد)) اگر مقصود از دادن، بخشیدن باشد، باید نوشت: ((او کتابی به من هدیه داد)).

4- بکارگیری واژگان کوتاه در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان کوتاه هستند؟

در بهینه‌سازی نگارش و کاهش حجم کلام، ترجیحاً از واژگان با تعداد هجاهای کمتر استفاده کنیم.
علاوه بر این، ترکیبات بلند را با کوتاه کردن به سادگی و روانی می‌توانیم تا حد زیادی بهبود بخشیم. برای مثال:

“استفاده از واژه ‘بمباردمان’ به عنوان معادل ‘بمباران’، همانند تعداد هجاهای بیشتری دارد و هم طولانی است.”

اصطلاحات و ترکیبات طولانی را می‌توانیم به سادگی با واژگان کوتاه‌تر و روان‌تر جایگزین کنیم:

“مثلاً به جای استفاده از ‘ابلاغ کردن’، از ‘رسانیدن’ استفاده نماییم و به جای ‘طاقت فرسا’ از ‘سخت’ و به جای ”اصطحکاک’ را می‌توانیم با ‘سایش’ جایگزین نماییم.”

این تغییرات به نوعی محتوای مفهومی جملات را حفظ می‌کنند، اما تاثیر خوبی در زیبانویسی نامه اداری دارند.

تو مهارت جمله بندی کلمات دچار مشکل شدی؟!؟!
اصلا اشکال نداره…
چون گروه آموزشی ایفردوسی برای تو که این مقاله رو میخونی این مشکل رو رفع کرده.

بسته آموزشی تقویت مهارت جمله بندی رسمی

5- تاثیر واژگان واضح و ساده در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان واضح و ساده هستند؟

یک عامل ساده سازی نوشته، سادگی و روشنی، روانی و بی تکلّفی واژه است. هر کلمه ی ساده ای بی ارزش، عامیانه و نازل نیست. استفاده از واژگان متداول، کمک به فهم بیشتر خواننده است.

6- آیا تا حد ممکن عربی نویسی و استفاده از واژگان کهن فارسی را کاهش داده ایم؟

کدام جمله بهتر فهمیده می شود:

آمیغ با کالیوه ها نه کار هر خردمندی است که هر کس را یارای چخیدن با آنان نیست.

آمیزش با نادانان کار هر خردمندی نیست و هر کس توان دَم زدن با آنان را ندارد.

7- تاثیر واژگان خوش آوا در زیبانویسی نامه اداری

آیا واژگان خوش آوا هستند یا نه؟

برخی واژگان هنگام تلفظ ((ستیزآوایی)) دارند یا سنگین و خشن هستند؛ به خصوص هنگام قرار گرفتن چند واج هممخرج کنار هم.

کلمه ی ((استشمام)) به جای ((بوییدن)) هم سنگین و بدآواست، هم پرنقطه و دندانه و هم بیگانه و طولانی.
((قدمت)) در برابر ((کهنگی))،
((عودت دادن)) در برابر ((برگرداندن))،
((غیرقابل قبول)) ((قبول نشدنی / نپذیرفتنی)) بدآوا و خشن است.

8- آیا واژگان خاص، حرکت گذاری شده اند؟

((هم نویسه ها))، کلمات ((هم آوا))، جدید، ترکیب وصفی و شبهه برانگیز، تشدیددار، عربی، اسامی خاص همگی با حرکت گذاری ساده خوان و ساده فهم می شوند.
ممکن است واژه ها به خودی خود، مناسب باشد، حرکت نگذاشتن موجب خوانش و فهم بد شده باشد:

درباره ی نحوه ی تقسیم عددی زوج مجموعه های …

9- آیا واژگان اهانت آمیز، غیرمؤدبانه و موهن به کار رفته است؟

اگر متنی را ویرایش می کنید که در آن از کلمات موهن، تابو و حرام به فراوانی استفاده شده است، با نظر مؤلف از معادل های مناسب تر استفاده کنید.

کاربرد برخی کلمات و ترکیبات زننده، تند وخشن (به خصوص در نقدها) خوشایند نیست.
برخی واژه ها در فرهنگ ما معنا و مفهومی خاص یافته اند که توجّه به عرف و فرهنگ مردم ضروری است.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری/ دکتر حسن ذوالفقاری