آموزش تنظیم صورتجلسه

دستور جلسه

در واقع همان موضوعی است که قرار است در جلسه بر سر آن بحث شود. دبیر یا منشی جلسه، دستور جلسه را در دعوتنامه­ یا ابلاغیه ­ای، حدود 72 ساعت پیش از جلسه به اعضا اعلام می­کند تا با آمادگی ذهنی و مدارک لازم در جلسه حاضر شوند.

دقت در تعیین و بیان دستور جلسه

دستور جلسه بایستی دقیق و کاملاً واضح تعیین گردد و به اعضا ابلاغ شود. بدیهی است یک دستور جلسه­ ی مبهم و ناواضح سبب کژتابی و بدفهمی اعضا می­ شود، بنابراین باعث می­ گردد اعضا در وهله ­ی اول آمادگی ذهنی نداشته و در وهله­ ی دوم، بحثی پراکنده و حتی بی هدف در جلسه داشته باشند.

((کاهش ضایعات کارخانه)) یا ((چگونه ضایعات بخش پرسکاری را کاهش دهیم؟))، کدامیک به عنوان دستور جلسه مناسب است؟

اشاره به جوانب و حدود موضوع در دستور جلسه

به مثال­های زیر توجه نمایید:

1- بررسی بودجه­
2- بررسی تأمین بودجه
3- بررسی تأمین بودجه از طریق وام
4- بررسی تأمین بودجه از طریق دریافت وام از خیرین
5- بررسی جنبه­ های جبران  کسری بودجه­ ی تجهیز کارگاه قالی بافی با دریافت وام از خیرین کارآفرینی

اگر 5 عبارت بالا را دستور جلسه بدانیم، هر چه از بالا به پایین می آییم می بینم که دقیق ­تر و مشخص ­تر به باطن موضوع اشاره شده است. به گونه ­ای که در عبارت اول معلوم نیست بر سر چه چیزی از بودجه قرار است بحث انجام شود؟! کمبود بودجه؟ تقسیم یا تخصیص بودجه؟، در عبارت سوم نسبت به عبارت دوم موضوع بحث، محدودتر شده است. زیرا مشخص شده که برای این کار وام مدنظر است و لازم نیست راه­های دیگر تأمین بودجه مورد بحث قرار گیرد. در عبارت چهارم نیز محدوده­ ی بحث متمرکزتر شده و متوجه می­ شویم قرار است در رابطه با دریافت وام از خیرین، در جلسه تبادل نظر صورت گیرد. و اما در عبارت 5 می فهمیم بودجه برای تجهیز کارگاه قالی بافی است و حتی آگاه می شویم که بودجه وجود دارد ولی کم است. پس می­ خواهیم بر سر جبران کسری آن بحث کنیم.
البته گاهی لازم است بحث خیلی کلی ­تر صورت پذیرد، بنابراین دستور جلسه با محدودیت کمتری تعیین می­شود ولی باید کلی بودن آن نیز مشخص باشد. برای مثال:

به جای “بررسی جبران کسری بودجه” این گونه بیان کنیم: “بررسی راه ­های مختلف جبران کسری بودجه”

اعلام دستور جلسه توسط دبیر جلسه به اعضا به صورت تلفنی یا حضوری

گاهی بنا به رسمیت کمتر یا پایین بودن سطح بوروکراسی در یک شرکت (که به طور معمول شرکت­ های خصوصی این طور هستند) نیازی نمی ­بینند دعوتنامه یا ابلاغیه­ ای نوشتاری برای آگاه­سازی از جلسه به اعضا ارایه دهند. گاهی هم ممکن است جلسه به صورت فوری یا ناگهانی برگزار شود و فرصت نگارش نباشد. اما همچنان باید دستور جلسه بسیار واضح  و روشن برای اعضا بیان شود. از این رو توصیه می­ گردد در صورت اعلام دستورجلسه به صورت تلفنی، که ارتباط دیداری وجود ندارد دستورجلسه را شمرده و واژگان مهم را با تأکید برای اعضا بیان نمایید.

جایگاه دستور جلسه در صورت­جلسه

به طور معمول در صورت­جلسه­ های فرمی جایی برای دستور جلسه در قسمت­های ابتدایی در نظر گرفته می ­شود. گاهی این جایگاه پیش از زمان و مکان جلسه است، گاهی پس از آن. اما در صورت­جلسه ­های غیر فرمی که از نوشتاری چند بندی (پاراگراف) تشکیل شده ­اند در اوایل بند ابتدایی به دستور جلسه اشاره می ­گردد. به مثال الف توجه نمایید.

مثال الف:
به موجب دعوتنامه­ ی شماره­ ی 1523 مورخ 88/2/15 جلسه­ ی شورای اداری آموزش و پرورش منطقه (ب) به منظور بحث و تبادل نظر در مورد نحوه ­ی برگزاری امتحانات پایان سال تحصیلی و برنامه ­ریزی جهت اوقات فراغت دانش آموزان، در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و نود و دو، با حضور رییس، معاونان، مسئولان دوایر و نمایندگان مدیران آموزشگاه­ های آموزش و پرورش منطقه­ ی (ب) به شرح پیوست، در سالن اجتماعات اداره ­ی آموزش و پرورش تشکیل گردید.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

زمان جلسه

قید زمان در تمام نوشتارهای اداری امری اجتناب ناپذیر است. گاهی جلساتی با دستور جلسات مشابه تشکیل می­ شود که با استفاده از تاریخ آن می ­توان به پس و پیش بودن آن­ها پی برد؛ و یا در مواقعی می­ خواهیم بدانیم فلان جلسه پیش از فلان اتفاق بوده یا پس از آن. حتی به ساعت آن جلسه نیاز پیدا می­کنیم.

جایگاه زمان در صورت­جلسه

در صورت­جلسات، زمان جلسه در قالب تاریخ روز، ماه و سال و ساعت آغاز و پایان جلسه آورده می ­شود. تاریخ و ساعت شروع جلسه در ابتدا و ساعت پایان در انتهای صورت­جلسه آورده می­ شود. نه تنها باید ساعت شروع و پایان جلسه دقیق قید گردد بلکه گاهی برای رسمیت بیشتر و به نوعی برای جلوگیری از جعل و یا بازخوانی نادرست، تاریخ به حروف نوشته می­ شود. مانند مثال الف

… در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و نود و دو …

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

شماره جلسه

گاهی پیش می­ آید یک دستور جلسه نیاز به برگزاری چندین جلسه در زمان­ های مختلف دارد زیرا حجم مباحث بیش از آن است که در یک جلسه گنجانده شود. در این شرایط جلسات شماره گذاری می­ شوند. جایگاه شماره ­ی جلسه در صورت­جلسات فرمی در ردیف زمان و مکان جلسه است.

شماره: سوم

زمان: 5/7/94 ساعت 10 صبح

مکان: اتاق جلسات مؤسسه نیکان

شماره­ ی جلسه در صورت­جلسات غیرفرمی در ابتدای دستور جلسه بیان می­ شود.

مثال:    … جلسه­ ی سوم بررسی دلایل عدم وجود انضباط سازمانی …

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

مکان جلسه

در صورت­جلسات، قید مکان جلسه همچون زمان جلسه اهمیت دارد. مکان جلسه در برخی موارد نشان­دهنده­ ی ارتباط نزدیک یا دور با موضوع دارد. مانند: جلسه­ ای که برای سروسامان دادن به یک بنای تاریخی در همان عمارت برگزار می ­شود. گاهی هم وجود مکان جلسه در صورت­جلسه همچون دیگر ویژگی ­های ظاهری جلسه، به نوعی یادآور چند و چون اتفاقات آن جلسه خواهد بود.

نشانی مکان جلسه

نیازی نیست مکان جلسه همچون یک آدرس پستی، دقیق قید شود. بلکه تا حدی که برای اعضای جلسه تداعی کننده باشد کافیست. برای مثال: اتاق جلسات آموزشگاه رازی – حوالی روستای احمدآباد

جایگاه مکان در صورت جلسه

مکان نیز در صورت­جلسه­ های فرمی بخش خاص خود را دارد که به طور معمول کنار زمان و پس از آن قرار می گیرد. مکان در صورت­جلسه ­های فرمی در انتهای بند اول پس از بیان اعضای جلسه قید می­ گردد.

به موجب دعوتنامه­ ی شماره­ ی 1523 مورخ 88/2/15 جلسه­ ی شورای اداری آموزش و پرورش منطقه (ب) به منظور بحث و تبادل نظر در مورد نحوه ­ی برگزاری امتحانات پایان سال تحصیلی و برنامه ­ریزی جهت اوقات فراغت دانش آموزان، در ساعت 10 صبح روز دوشنبه نوزدهم اردیبهشت ماه یکهزار و سیصد و نود و دو، با حضور رییس، معاونان، مسئولان دوایر و نمایندگان مدیران آموزشگاه­ های آموزش و پرورش منطقه­ ی (ب) به شرح پیوست، در سالن اجتماعات اداره ­ی آموزش و پرورش تشکیل گردید.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

اعضای جلسه

منظور از اعضای جلسه، حاضرینی است که حق رأی یا تبادل نظر دارند. یک جلسه با حضور مدیر (رییس) جلسه، افراد صاحب­نظر و دبیر (منشی) جلسه برگزار می ­شود که دبیر می ­تواند از اعضا (صاحب­نظران) باشد یا نباشد.

مدیر جلسه

در بسیاری از منابع از این نقش به عنوان رییس یاد شده که از نظر معنای واژگانی با نقش وی که اداره­ ی جلسه است نزدیک نیست. مدیر جلسه هدایت و کنترل بحث را بر عهده دارد که از دستور جلسه خارج نشود. قطعاً تسلط ایشان بر مباحث و اعضا، بر اداره­ ی جلسه کمک شایانی می­ کند. همواره آغاز و پایان جلسه با سخنان مدیر جلسه همراه است. مدیر در ابتدای جلسه با یادآوری دستور جلسه و بیان مقدماتی به آماده شدن ذهن اعضا کمک می­ کند.

دبیر جلسه

دبیر جلسه مسئولیت هماهنگی و مستندسازی جلسه را بر عهده دارد، که در بخش ­های بعد بیشتر بدان خواهیم پرداخت. اینکه دبیر جلسه از اعضا نباشد از آن جهت خوب است که صورت­جلسه را بی­طرفانه و بدون جبهه ­گیری می ­نویسد. تجربه نشان داده در بیشتر مواقع دبیر جلسه که خود از اعضا بوده، نتوانسته صورت­جلسه را بدون جهت­ گیری بنویسید و روی نگاه دبیرانه ­ی وی تأثیر گذاشته است.

سایر اعضای جلسه

اعضای جلسه یا صاحب­نظران کسانی هستند که برای تبادل نظر و رأی به تصمیمات یا مصوبات به جلسه دعوت شده ­اند. گاهی هویت اعضا از پیش مشخص است، گاهی هم این طور نیست، مانند زمانی که دبیر جلسه دعوتنامه را به بخش ­های مختلف سازمان می­ فرستد و مدیران هر بخش بنا به صلاحدید خویش تصمیم می­گیرند کدام کارمندشان را به نمایندگی از بخش به جلسه بفرستند. در برخی اوقات هم شخص دعوت شده امکان حضور در جلسه را ندارد و از طرف خود، نماینده­ ای با در دست داشتن معرفی ­نامه یا دعوت­نامه می ­فرستد. بنابراین اعضای جلسه می­ توانند افرادی باشند که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم توسط دبیر دعوت شده ­اند.

بیان اعضای جلسه در صورت جلسه

در صورت جلسات فرمی، محل نوشتن اعضای جلسه پس از جایگاه زمان و مکان است. در حالت ساده برای ثبت اعضا، فقط به نام و نام خانوادگی و نقش آنان در جلسه بسنده می­ شود.

اعضای جلسه: محمد شفیعی (مدیر جلسه)، ناهید شعبانی،  حسام شجاعی ( به نمایندگی از احمد کرامت)، سمیه نعمانی (دبیر جلسه)

اما در صورت جلسات رسمی­ تر مشخصات بیشتری از هر عضو نگاشته می­ شود.

اعضای جلسه
ردیف	نام و نام خانوادگی	به نمایندگی از شخص/ سازمان	سمت دعوت شده/ نماینده	شماره مجوز حضور
1	* رسول عبدالهی	–	عضو هیئت مدیره	12/478
2	شهاب شاه ­آبادی	عباس الوند / شرکت بذرسبز دماوند	مدیر عامل / معاون	14/478
…	…	…	…	–/478
* مدیر جلسه دبیر جلسه: ناهید مرتضوی

به نمایندگی از شخص/سازمان: همان­طور که پیش­تر اشاره شد ممکن است برخی از اعضای جلسه به نمایندگی از شخص یا سازمانی حضور یابند. در این صورت نام شخص یا سازمان یا هر دو نوشته می­ شود. به طور معمول از بردن نام سازمان میزبان خودداری می ­شود. مانند فرد شماره­ ی 1 جدول بالا

سمت دعوت شده/نماینده: در این قسمت سمت شخص دعوت شده در سازمان را می ­نویسیم. حال می تواند سازمان میزبان باشد یا سازمانی دیگر. اگر عضو جلسه به نمایندگی از شخصی دیگر حضور یافته بود، هم سمت دعوت شده و هم سمت نماینده را می ­نویسیم.

شماره مجوز حضور: این قسمت مربوط می­ شود به شماره­ ی ابلاغیه یا دعوتنامه ­ای که به صورت مستقیم یا غیر مستقیم جهت آگاهی از جلسه به شخص یا بخش مربوط فرستاده شده است. گاهی این شماره به صورت مجزا به هر عضو طی یک نامه ابلاغ می­ شود.

* مدیر جلسه: ستاره (*) کنار هر نام می­ تواند نشان­دهنده ­ی نقش وی به عنوان مدیر جلسه باشد. که به طور معمول نام مدیر جلسه صدر تمام اعضا نوشته می­ شود. اگر از ستاره (*) برای نشان دادن مدیر جلسه استفاده کرده ­اید در انتهای ردیف­ ها به این موضوع اشاره کنید.

دبیرجلسه: در آخرین ردیف بدون نیاز به جایگاه­ های دیگر (تک ستون) نام دبیر جلسه را می نویسیم؛ حتی اگر ایشان از جمله اعضای جلسه باشند.

دبیر جلسه می ­تواند با توجه به مقررات سازمان، شرایط و رسمیت جلسه، مشخصات کمتر یا بیشتری را از اعضای جلسه در صورت­جلسه درج کند.

در صورت جلسات غیرفرمی در بند (پاراگراف) یکم (که به مشخصات جلسه پرداخته می­ شود)، اعضای جلسه را معمولاً پس از عبارت دستور جلسه و پیش از مکان جلسه شرح می­ دهیم (زمان جلسه می­ تواند پیش یا پس از شرح اعضا قرار گیرد). در صورت لزوم، مشخصات هر عضو را درون پرانتز کنار نام هر شخص قید می­ کنیم.

… جلسه ­ی بررسی افزایش حقوق بخش تحقیق و توسعه در نیمه ­ی دوم سال با حضور مهندس حبیب خدادادی (مدیر عامل)، مهندس اشکان ملکی (مدیر تحقیق و توسعه)، سجاد عزیزی (مدیر کارگزینی) و هوشنگ جباریان (مدیر مالی) در تاریخ 98/6/17 در اتاق جلسات شرکت برگزار می­ گردد. …

اعضای جلسه به شرح پیوست

برخی اوقات به دلیل جمعیت زیاد اعضای جلسه امکان نوشتن لیستی بلند بالا در پیکره­ ی صورت جلسه وجود ندارد، به همین خاطر، اعضا در برگه­ ای در پیوست شرح داده می­ شود. از این رو در بند یکم با اشاره­ ی کلی بر سمت اعضای جلسه از بردن نام خودداری کرده و با عبارت ” به شرح پیوست” نظر خواننده را به پیوست جلب می­ نماییم.

ترتیب نام اعضا

ترتیب نام اعضا بر اساس مقام سازمانی آنهاست. ولی اگر در مواردی مقام­ های سازمانی همسطح یا بسیار نزدیک بودند می ­توان بر اساس ترتیب حروف الفبا نوشت.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

مباحث جلسه

بدیهی است در هر جلسه­ ای سخنانی مرتبط با دستور جلسه گفته می ­شود و نظراتی تبادل می ­گردد. گاهی اوقات صحبت­ها از دستور جلسه منحرف شده و باز می­ گردد. در واقع اهمیت یک صورتجلسه ثبت همین مباحث و تصمیمات و هنر دبیر جلسه، تشخیص و پالایش مباحث مرتبط نسبت به گفته­  های نامرتبط است. صورت جلسات از نظر طرز بیان مباحث مطرح شده به سه نوع تقسیم می­ شوند:

1- مشروح   2- عضو محور  3- خلاصه

صورتجلسه مشروح

در این نوع صورتجلسه تمام سخنان اعضا موبه­ مو ثبت می­ شود؛ حتی سخنان نامرتبط با دستور جلسه. صورت جلسات مشروح در سازمان­های کمی نگاشته شده و بیشتر تابع رسومات است. مانند جلسات دادگاه و مجلس نمایندگان

صورتجلسه عضو محور (نیمه مشروح)

در این نوع صورتجلسه مباحث به صورت خلاصه ثبت می­ شود، اما صاحب سخن مشخص است. حال می­ توان برای هر شخص، بندی (پاراگرافی) جدا در نظر گرفت یا اینکه نظرات افراد را در ادامه­ ی یکدیگر نوشت و با تغییر جهت بحث به بند جدید رفت.

در بخش مباحث مطرح شده­ ی صورتجلسه ­ای عضو محور (با دستور جلسه ­ی “بررسی دلایل به تعویق افتادن خرید تجهیزات کشاورزی فاز 5 “) چنین آمده است:

محمد رجبی در پاره­ای از توضیحات دلیل اصلی به تعویق افتادن خریدها را تأخیر در آزادسازی بخش دوم بودجه دانست. ایشان اظهار داشتند که قرار بود بخش دوم بودجه در تاریخ 97/4/4 در اختیار مجری قرار گیرد تا به خرید تجهیزات باقی مانده بپردازد. اما متأسفانه مبلغ بودجه در تاریخ 97/4/29 آزاد گردید. محمد رجبی برای ادعای خود به ارایه مدارک مربوط و تاریخ قید شده برای آزادسازی بخش دوم، در صورتجلسه­ ی برآورد هزینه و تصویب بودجه و از طرفی نامه ­ی آزادسازی بخش دوم اشاره کرد.

این دلیل توسط خانم مهناز سجاوندی با اشاره بر اینکه مبلغ بخش اول بودجه برای خرید تجهیزات کافی بود مورد تردید قرار گرفت. ایشان بیان نمودند: بودجه­ ی لازم برای پیش پرداخت خرید تجهیزات در بخش اول بودجه در نظر گرفته شده بود و به موقع آزادسازی شد و نیازی به بخش دوم بودجه نبود. اما متأسفانه سفارش خرید برخی تجهیزات به موقع به شرکت فروشنده ارسال نشد. خانم سجاوندی نیز برای اثبات بیانات خود به مصوبات جلسه­ ی تصویب بودجه اشاره کرد.

در مقابل بیانات خانم سجاوندی، محمد رجبی ادعا نمود بخش اول بودجه برای خرید تجهیزات کافی نبود و در برآورد هزینه ایراداتی داشته است. برای این منظور پیش فاکتورهایی از تجهیزات را (با اشاره به تاریخ آنها که در زمان مناسب بوده) ارایه کرد. در ادامه نوید کلانی خاطر نشان کرد ایرادی در برآورد هزینه وجود نداشت و این ناهماهنگی برآورد و قیمت تجهیزات به افزایش قیمت دلار مربوط است که قرار شد با آزادسازی بخش دوم، کمبود بودجه جبران گردد. در واقع افزایش ناگهانی قیمت دلار در زمان بین جلسه­ ی برآورد هزینه و آزادسازی بخش اول بودجه اتفاق افتاد و بدیهی است که این مسأله در برآورد هزینه لحاظ نشده باشد. خانم مهناز سجاوندی نیز در مقابل ابراز نمودند که خریدها می­توانست با ارز مرجع انجام شود و اختلاف بین ارز مرجع و ارز سابق با هزینه­ های پیشبینی نشده قابل جبران بود. ناصر کریمی در پاسخ به سجاوندی بیان نمودند که تصویب خرید با ارز مرجع تقریباً 2 ماه به طول انجامید و بخشنامه­ ی آن موجود است.

صورتجلسه خلاصه

این نوع از صورتجلسه همانطور که از نامش پیداست به طور خلاصه به مباحث مطرح شده در جلسه می­ پردازد. گفتنی است در صورتجلسه ­ی خلاصه­، اشاره به مباحث، صرفاً مقدمه­ ای است برای بیان تصمیمات گرفته شده. در این نوع صورتجلسه بر خلاف دو نوع دیگر صاحبان سخن مشخص نیست و فقط یک جمع­ بندی کلی ارایه می­ شود. در بخش مباحث مطرح شده­ ی صورتجلسه ­ای خلاصه (با دستور جلسه­ ی ” چگونگی رفع موانع تأمین به موقع مواد اولیه کارخانه محصولات پروتئینی آرمان گوشت”) چنین آمده است:

با توجه به گفتگوهای صورت گرفته همانطور که فرض شده بود، مشکل اصلی در ناحیه تأمین به چشم می­ خورد. عدم ارایه به موقع پیش فاکتور توسط تأمین­ کننده­ های سنتی مثل تأمین­ کننده­ ی پسته، عدم حضور همیشگی مدیرعامل برای دریافت تأییدیه خرید که برخی اوقات به غیبت چند روزه ختم می­ شود، بی نظمی تأمین­ کنندگان گوشت و مرغ در تحویل بار و زمان زیاد برای تحویل بوقلمون توسط تأمین­کننده ­ی آن از جمله عوامل پدید آورنده ­ی این مسأله هستند.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

تصمیمات جلسه

همواره در یک جلسه پس از گفتگو و تبادل نظر بین اعضا، تصمیماتی گرفته می­ شود که در جهت حل مشکلات و بهبود وضعیت باشد. این تصمیمات همچون سایر ابعاد جلسه در صورتجلسه ثبت می­ شود تا در آینده قابل پیگیری باشند. طبیعتاً محل ثبت تصمیمات در صورتجلسه پس از بخش مباحث مطرح شده خواهد بود.

جایگاه ثبت تصمیمات جلسه

تصمیمات در صورت جلسات فرمی پس از بخش مباحث مطرح شده و پیش از امضای اعضا جای می­ گیرد. این جایگاه در صورت جلسات غیرفرمی نیز حفظ می­ شود اما بدون مرزبندیِ جدولی یا تیترِ مشخصی خواهد بود. به گونه­ ای که در ابتدای پاراگرافی جدا از مباحث با عبارت­هایی مانند:
“پس از گفتگوهای بسیار مصوب گردید:” یا “پس از تبادل نظر اعضا مقرر گردید:”
به شرح تصمیمات گرفته شده (سطر به سطر) اشاره می­ شود. گاهی تصمیم گرفته شده یک مورد است. در این حالت نیاز نیست پس از “مصوب گردید” یا “مقرر گردید” دو نقطه ((:)) گذاشته شود و به سطر بعد برویم، بلکه ویرگول می گذاریم ((،)) و در ادامه می­ نویسیم.

تصمیمات جلسه­ ی مربوط به “دلیل خرابی بیش از حد دستگاه لیبل زن بطری آب معدنی و راه جلوگیری از آن” می­ تواند اینگونه باشد:

تصمیمات گرفته شده:

1- مدیر تولید اپراتوری مسئولیت پذیر و با دقت را جایگزین اپراتور فعلی نماید و اپراتور جدید را نسبت به اهمیت نظارت دقیق آگاه گرداند.
2- بخش تدارکات قیمت دستگاه ­های مجهز به حسگر را استعلام نموده و راجع به تخصص مورد نیاز جهت کار با دستگاه بررسی­ های لازم را به عمل آورد.

به نمونه­ ای دیگر از ثبت تصمیمات در صورتجلسه توجه نمایید. در نظر داشته باشید که دستور جلسه “چگونگی رفع موانع تأمین به موقع مواد اولیه کارخانه محصولات پروتئینی” بوده و پس از شرح مباحث، متن زیر آمده است:

…

با توجه به نظرهای پیشنهادی برای حل این مسأله توسط مسئولان کارخانه و کارشناسان مدیریت در خارج از شرکت، به تفکیک برای هر یک از مواد اولیه اقداماتی مقرر می ­گردد:

گوشت گوساله و مرغ: تأمین کننده­ ی جایگزین یا پشتیبان تعیین گردد. تا در صورت عدم تحویل به موقع، مواد اولیه در آن بازه ­ی زمانی از تأمین کننده پشتیبان تأمین شود. به عبارتی نیمی از بار به تأمین کننده­ ی اصلی و نیمی دیگر به تأمین کننده­ ی پشتیبان سفارش داده شود.

گوشت بوقلون: گوشت بوقلمون در محصولاتی خاص استفاده می­ شود و طبیعتاً فهرست اجناس اصلی فروشگاه­ ها نیست. پس شاید بتوان مشتریان را توجیه نمود که محصولات مرتبط با گوشت بوقلمون نیاز به زمان 10 روزه تا تحویل دارند.

پسته: بهتر است از گرفتن پیش فاکتور در هر خرید صرف نظر گردد و فقط در صورت افزایش قیمت بیش از حد معیّن، نسبت به گرفتن پیش فاکتور اقدام شود. مثلاً افزایش قیمت بیش از 20 درصد. برای این منظور پیش از مراجعه ­ی مأمور خرید به تأمین ­کننده با یک تماس تلفنی از قیمت روز اطلاع یافته و اگر افزایش قیمت آن بیش از حد نبود مراجعه­ ی حضوری برای خرید انجام شود.

وکیوم بسته­ بندی: در این مورد انباردار بایستی مقدار مرزی برای اعلام خرید را افزایش داده تا فرصت بیشتری برای تأمین فراهم گردد. 5 رول برای برخی محصولات با تولید زیاد، در 5 روز مصرف می­ شود. از آنجایی که تأمین­ کننده به 10 روز زمان نیاز دارد پس وقتی 10 الی 15 رول مانده تا تمام شود باید ثبت سفارش نزد تأمین­کننده صورت پذیرد.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

زمان پایان جلسه

زمان پایان جلسه پس از بخش تصمیمات ذکر می­ گردد.

در صورتجلسه ­ی فرمی:

پایان جلسه: 12:30

در صورتجلسه ­ی غیرفرمی:

این جلسه در ساعت 12:45 دقیقه به پایان رسید.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399

امضای اعضا

تمام اسناد اداری نیاز به اعتباربخشی دارند که این اعتباربخشی با توجه به درجه ­ی اهمیت و رسمیت به شکل­ های مختلف انجام می ­پذیرد. صورتجلسه نیز از این قاعده جدا نیست و با امضای اعضای جلسه (افراد دارای حق رأی) اعتبار می ­یابد. جایگاه امضا در صورتجلسه همچون سایر برگه­ های رسمی و قانونی، در آخرین بخش زیر تمام مطالب است. اعضای جلسه با قید نام و نام خانوادگی به طور منظم پایین برگه­ ی صورتجلسه را امضا می­ نمایند.

گفتنی است در جلسات پرجمعیت که عملاً امضا گرفتن از همه کار دشواری است، تنها مدیر جلسه، دبیر و ناظرانی منتخب اعضا، صورتجلسه را امضا می ­کنند.

امضای تمام صفحات

در صورت­جلسات چند برگی، اعضا می­بایست همچون یک قرارداد حقوقی پایین تمام صفحات را امضا نمایند اما فقط در صفحه­ ی آخر، نام و نام­ خانوادگی خود را همراه با امضا می­ نویسند. گفتنی است مدیر و دبیر جلسه زیر نام و نام خانوادگی خود، عنوان مدیر یا دبیر جلسه را قید می­ نمایند.

دست­نویس امضا نمی­ شود

گاهی به اشتباه در برخی شرکت­ها دست­نویس صورتجلسه­ هایی را که قرار است ماشین­ نویسی شده و چاپ شود امضا می­  کنند. آنان دلیل این کار را جلوگیری از جعل یا تغییرات عمدی در نسخه­ ی ماشین نویس نسبت به دست­نویس می­دانند. در واقع بر این باورند که مبادا دبیر جلسه که در دست­نویس یک چیز نوشته در نسخه­ی ماشین نویس چیز دیگری بنویسد. در پاسخ به این گمانه­ زنی باید گفت: نسخه­ ی دست­نویس هم توسط خود دبیر نوشته می­ شود و اگر قصد داشته باشد متفاوت از رویدادهای جلسه بنویسد، این کار را در همان دست­نویس انجام می­دهد.

اما گاهی دبیر جلسه به اختیار خود از اعضا می­خواهد که نسخه ­ی دست نویس را امضا کنند. زیرا ممکن است تا زمان آماده شدن نسخه­ ی ماشین نویس برخی زیر تعهدات و بیانات خود بزنند.

با آماده­ سازی سریع نسخه­ ی ماشین­نویس به گونه ­ای که بیشتر از چند ساعت کاری زمان نبرد می­توان دو مسأله­ ی اشاره شده در بالا را رفع نمود. اما اگر قرار است صورتجلسه، ماشین ­نویسی نشود و نسخه ­ی دست­نویس کاملاً خوانا نوشته شده است، می­ توان آن را به عنوان نسخه ­ی اصلی و رسمی امضا نمود. البته تمام این صحبت­ ها زمانی جای بحث دارد که نسخه­ ی دستنویس کامل باشد. امروزه دبیران جلسات اطلاعات جلسه را تیتروار در پیش­نویس می­نویسند و سپس با کمک صدای ضبط شده آن را کامل می­ کنند.

برگرفته از کتاب جلسه و صورتجلسه / حامد کافی / 1399