نکات تحریری و تایپی نامه اداری
نکات تحریری و تایپی نامه اداری چیست؟
در نگارش نمونه نامه اداری در word چه تنظیماتی را اعمال کنیم؟
نکات تحریری و تایپی نامه اداری مهمترین عواملی هستند که در نگارش نامه های اداری باید به آنها توجه شود تا نامه به شکلی حرفه‌ای و رسمی نوشته شود.
برای بهترین نتیجه در Word، توجه به موارد زیر ضروری است:
- فونت و اندازه متن
- تورفتگی و تراز متن
- فاصله‌ها و اندازه کاغذ
- استفاده از پاراگراف‌ها
- تنظیمات صفحه
با رعایت این نکات تحریری و تایپی، نامه‌های اداری خود را به شکلی حرفه‌ای و جذاب بنویسید.
این نکات تنها بخشی از مواردی هستند که در تحریر یک نامه اداری حرفه‌ای مدنظر قرار می‌گیرند. رعایت این نکات بهبود نهایی نگارش شما را تضمین خواهد کرد
در این مقاله می خواهیم به معرفی به این پرسش ها پاسخ دهیم و شما را با بهترین تنظیمات برای نگارش یک نامه اداری و رسمی آشنا کنیم.
نکات تحریری و تایپی نامه در ورد (word)
در مطالب قبل به این موضوع اشاره کردیم که نامه ها، انواع ابزارهایی هستند که امروزه به عنوان یک سند استاندارد و رسمی در سازمان ها و موسسات برای ارتباط داخلی و خارجی استفاده می شوند.
از آنجایی که نامه های اداری، دارای یکسری پارامترهای خاص مانند:
- سربرگ
- تاریخ
- شماره
- پابرگ
- محل امضا بوده و فرمت خاصی دارند، می بایست برای تهیه و تولید آن از برنامه های ویژه ای استفاده شود.
با درنظر گرفتن نکات تحریری و تایپی نامه اداری که در ادامه بیان می کنیم، بهترین برنامه تایپ نامه اداری، نرم افزار Microsoft Word است که به صورت استاندارد برای طراحی انواع نامه های اداری به شمار می آید.
شما می توانید از طریق این نرم افزار، در ویندوز یا موبایل، اقدام به تایپ انواع نامه های اداری، رسمی، مقالات و جزوات نمایید.
از دلایل انتخاب این برنامه باید به ابزارهای ویرایشی کامل، رابط کاربری ساده و قابلیت اضافه کردن نشانه ها و غیره در متن اشاره کرد.
قطع A4 مخصوص چه نامه هایی است؟
در ویژگی های نامه اداری به این نکته اشاره کردیم که این ابزارها براساس حجم نوشتاری و خطوط آن، ابعاد مختلفی خواهند داشت.
در صورتی که محتوای نامه کمتر از 5 سطر باشد، از برگه های A5 و در صورتی که محتوا بیشتر از 5 سطر باشد، ابعاد نامه در قطع A4 خواهند بود.
این نوع قطع برای نامه ها، در کاربردهای مهم از جمله نگارش نامه های اداری به کار گرفته می شود.
همچنین شما می توانید از این نامه ها در کاربری های تجاری نیز که در سطح بین الملل کاربرد دارند، استفاده کنید.
یکی از مزیت های مهم این نامه ها علاوه بر فضای بیشتر آن، سهولت روند بایگانی کاغذها و نگهداری آنها است که منجر به کاهش اتلاف کاغذها نیز خواهد شد.
سایز نامه های اداری در نکات تحریری و تایپی نامه
توجه به ابعاد نامه های رسمی اداری در نکات تحریری و تایپی نامه اداری بسیار مهم است.
در این خصوص می توان این نوع مکاتبات اداری را در قالب 2 نوع نامه رسمی انجام داد که عبارتند از:
- قطع بزرگ A4: این نوع نامه ها دارای ابعاد 210 (طول) در 297 (عرض) میلی متر می باشند.
- قطع کوچک A5: این نوع نامه ها دارای ابعاد 148 (طول) در 210 (عرض) میلی متر می باشند.
-
سایز نامه های غیر رسمی اداری
سایز نامه های غیر رسمی اداریسایز نامه های غیر رسمی اداری
در بخش بالا راجع به نکات تحریری و تایپی نامه اداری به این نکته اشاره کردیم که سایز نامه های رسمی اداری شامل دو قطع A4 و A5 می باشند.
در کنار این موارد، دو سایز دیگر نیز وجود دارند که عبارتند از:
- قطع A3: در صورتی که قصد تهیه جدول و یا نمودارها و نقشه را دارید، می توانید آن را در قطع A3 انجام دهید که دارای ابعاد 297 (طول) در 420 (عرض) میلی متر هستند.
- قطع A6: این نوع نامه ها برای نامه نگاری میان کارمندان اداری انجام می شوند که دارای ابعاد 105 (طول) در 148 (عرض) میلی متر هستند.
بهترین فونت برای نامه های اداری
انتخاب یک فونت مناسب، به جهت خوانایی و زیبایی متن، یک موضوع مهم در نکات تحریری و تایپی نامه اداری است.
اگر مدل های مختلف نمونه تایپ نامه اداری را مشاهده کرده باشید، معمولا از یک فونت خاص با ابعاد یکسان در تمام نامه ها استفاده می شود که عبارتند از:
- عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه: سایز و نوع فونت نامه اداری در این بخش، B Titr بوده و size آن 11 به صورت بولد می باشد.
- محتوای نامه: سایز و فونت نامه اداری در این بخش، B Zar و size آن 13 می باشد.
- امضا کننده: در بخش مشخصات امضا کننده این نامه، محتوا با فونت و سایز B Titr و سایز 11 به صورت بولد نوشته می شود.
- بخش رونوشت: فونت نامه اداری a4 در این قسمت، از فونت B Zar با سایز 9 به صورت بولد استفاده می شود.
نکته: ممکن است فونت سازمانی در برخی موسسات متفاوت باشند، با این حال موارد بالا به صورت رایج استفاده می شوند.
به عنوان مثال، ممکن است بخش شروع و مخاطب نامه با فونت نستعلیق و با سایز 20 تایپ شود.
دانلود فونت نامه های اداری
شما می توانید برای دانلود فونت نامه های اداری، آنها را به صورت رایگان از اینترنت دانلود کنید.
این فونت ها یعنی بی تیتر و بی زر در فضای مجازی به صورت رایگان ارائه می شوند.
حاشیه استاندارد نامه های اداری
در انتهای این مقاله راجع به آموزش تایپ نامه اداری در ورد باید به ابعاد مناسب برای ایجاد حاشیه و فاصله در نامه های اداری پرداخت.
در قطع A4، حاشیه استاندارد 2 سانتی متر از راست و چپ بوده و به اندازه 1 سانتی متر از قسمت شماره تلفن و آدرس در انتهای برگه، فاصله وجود دارد.
همچنین اولین بخش از محتوا (نام مخاطب) با سربرگ 2 سانتی متر فاصله دارد.
برای یادگیری کامل اصول و اصطلاحات نامه نگاری اداری می توانید دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری را از همین وبسایت تهیه فرمایید.
استفاده از پاراگراف‌ها
استفاده مناسب از پاراگراف‌ها یکی از نکات حیاتی در نگارش نامه‌های اداری است.
با تقسیم متن به پاراگراف‌های کوتاه و منظم، اطلاعات به شکلی ساختارمند ارائه می‌شود و خواننده به راحتی می‌تواند مفهوم شما را درک کند.
هر پاراگراف باید یک موضوع یا ایده خاص را پوشش دهد و با مطالب قبلی و بعدی ارتباط مفهومی داشته باشد.
این اقدام به خواننده امکان می‌دهد به سرعت اطلاعات را جذب کند و به مفاهیم ارائه شده بپردازد.
همچنین، استفاده از پاراگراف‌های مختلف، زیبایی و نظم به متن اضافه کرده و نگارش شما را جذابتر و موثرتر می‌سازد.
نتیجه گیری
در نتیجه، رعایت نکات تحریری و تایپی نامه اداری اساسی است تا یک نامه رسمی و موثر ایجاد شود.
تنظیمات صحیح در Word، استفاده از پاراگراف‌های کوتاه و ساختارمند، انتخاب واژگان مناسب و اهمیت قرار دادن به جزئیات تایپی، از عوامل کلیدی برای نوشتن نامه اداری با کیفیت هستند.
با رعایت این نکات، نوشتار شما مشخص و معنادار شده و تاثیرگذاری آن در مخاطبان افزایش خواهد یافت.
همچنین، استفاده از منابع آموزشی مناسب می‌تواند در بهبود مهارات نگارشی کمک کند و به شما امکان دستیابی به یک نگاره اداری با کیفیت را فراهم آورد.
