بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری

توجه به نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری به موضوعی ضروری در فضای اداری بدل شده است.

گویش رسمی نامه های اداری، شیوه‌ای است که برای بیان اطلاعات و ارتباط با دیگران در محیط کاری استفاده می‌شود.

استفاده از گویش رسمی نامه های اداری، به مخاطب نشان می‌دهد که نویسنده به مسائل کاری و فرآیندهای اداری احترام می‌گذارد.

همچنین بیانگر این است که فرد برای رسیدن به هدف خود، با دقت و حوصله کافی عمل می‌کند.

در این راستا، برای نوشتن یک نامه اداری موثر و موجّه، باید به نکات و راهنمایی‌های گوناگون در خصوص گویش رسمی توجه کنید و به تمرین نگارش اداری توجه نمایید.

در ادامه به بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری می پردازیم:

• استفاده از زبان رسمی و مناسب:

در گویش رسمی نامه های اداری باید از زبان رسمی و مناسب استفاده کرد. بنابراین، باید از کلماتی مانند “با توجه به” به جای “با توجه به اینکه” استفاده کنید.

• سادگی و روان بودن:

نامه های اداری باید ساده و روان باشند. بنابراین، باید جملات را کوتاه نگه داشته و از کلمات پیچیده و غیرضروری خودداری ورزید.

• استفاده از اصطلاحات معمول:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید از اصطلاحات معمول مانند “شماره تلفن” و “آدرس” استفاده کنید. این اصطلاحات به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.

• استفاده از قالب مناسب:

در نامه های اداری، باید از قالب مناسب استفاده کنید.

بنابراین، باید شروع نامه با عبارت دعایی (به نام خدا)، نام و سمت مخاطب، سلام و سرآغاز، پیشینه، سپس پیکره نامه باشد و با عبارت “با تشکر” نامه را به پایان برسانید.

• دقت در نوشتار:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید به نوشتار خود توجه کنید. بنابراین، باید قبل از ارسال نامه آن را با دقت مطالعه کرده و درستی آن را بررسی کنید.

• استفاده از جملات مستقل:

در نامه های اداری، باید از جملات مستقل استفاده کنید. جملات مستقل به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.

اشتباهات متداول گویش رسمی نامه های اداری

پس از بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری بهتر است تا اشتباهات متداول را در این زمینه مورد ارزیابی و بررسی قرار دهیم.

در نوشتن نامه اداری، برخی اشتباهات متداول در استفاده از گویش رسمی به شرح زیر می‌باشد:

• استفاده از زبان غیررسمی، محاوره و خودمانی:

در نامه های اداری، باید از زبان رسمی استفاده شود و از اصطلاحات غیررسمی و خودمانی خودداری کرد. برای مثال: “خودشان گفتند” محاوره است.

• استفاده از جملات پیچیده:

در گویش رسمی نامه های اداری، باید از جملات ساده و روان استفاده کرد. جملات پیچیده و طولانی، مخاطب را به دشواری برای درک مطلب می‌اندازند.

• عدم رعایت قواعد نگارش:

در نامه های اداری باید به قواعد نگارشی توجه شود، به عنوان مثال، عدم رعایت نشانه گذاری درست و فواصل بین کلمات و عبارات، به عنوان اشتباهات رایج شناخته می شوند.

• عدم توجه به تناسب متن با هدف:

در نامه های اداری، باید به تناسب توجه کرد، یعنی حجم نوشتار باید با مقصود و هدف نامه همخوانی داشته باشد.

• عدم واضح بودن موضوع نامه:

در ابتدای گویش رسمی نامه های اداری، موضوع باید به صورت واضح و روشن مطرح شود. استفاده از عبارت‌های کلی و عدم تعیین موضوع اصلی می‌تواند باعث گمراهی مخاطب شود.

• استفاده از اصطلاحات یا اصطلاحات غیرمعمول:

استفاده از اصطلاحات غیرمعمول یا به کار بردن اصطلاحات تخصصی بدون توضیح مختصر می‌تواند باعث عدم درک صحیح مطلب توسط مخاطبان شود. در صورت لزوم، توضیحات لازم در متن اضافه شوند.

• عدم استفاده از احترام و ادب:

در نامه‌های اداری، احترام و ادب به مخاطب بسیار حائز اهمیت است. استفاده از اصطلاحات مناسب و ادبی، افزایش اعتبار و تأثیرگذاری نامه را افزایش می‌دهد.

• عدم بررسی و تصحیح نهایی:

نهایتاً، عدم بررسی نهایی نامه و تصحیح آن می‌تواند منجر به وجود اشتباهات نگارشی و املایی شود.

حتماً پس از نوشتن نامه، آن را مرور و تصحیح کنید تا از وجود اشتباهات جلوگیری شود.

با رعایت این نکات و اجتناب از اشتباهات متداول، نامه‌های اداری شما به شکلی حرفه‌ای و موثر تر ارائه خواهند شد. (1)

راه های پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری

برای پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری، می‌توانید به راهکارهای زیر توجه کنید:

1- با مطالعه کافی، به دستور زبان فارسی آشنا شوید تا مرتکب اشتباهات دستوری و ساختاری مانند جملات ناقص یا جمله بندی اشتباه نشوید.

2- تمرین نگارش انجام دهید. با داشتن یک الگوی مناسب که هدایت گر قلم شما باشد و از تکرار اشتباهات حین تمرین جلوگیری کند اوقاتی را نگاشتن متون مختلف سپری کنید.

3- استفاده از واژگان مناسب و اصطلاحات رسمی: در نوشتن نامه‌های اداری، از واژگان مناسب و اصطلاحات رسمی استفاده کنید. اجتناب از استفاده از اصطلاحات غیررسمی و عامیانه در مکاتبات رسمی بسیار حائز اهمیت است.

4- رعایت اصول املایی: در نوشتن نامه‌های اداری به املای صحیح کلمات و استفاده از نشانه‌های نگارشی دقت کنید. این شامل استفاده صحیح از نقطه، ویرگول، و نیز علامت‌های نگارشی دیگر می‌شود.

5- تنظیم ساختار مناسب: نامه‌های اداری باید دارای ساختار مناسبی باشند که شامل معرفی، موضوع نامه، بدنه متن و ختم نامه باشد. هر بخش باید به ترتیب مناسب و با کاربرد صحیح از جملات و پاراگراف‌ها تنظیم شود.

6- بررسی و ویرایش: پس از نوشتن نامه، آن را مرور و با دقت بررسی کنید. اشکالات دستوری، املایی و ساختاری را تصحیح کنید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که محتوای نامه به صورت کامل و روشن مطرح شده باشد.

7- مراجعه به منابع معتبر: برای اطمینان از صحت اطلاعات و استفاده از واژگان صحیح، می‌توانید به منابع معتبر دسترسی پیدا کنید و از آنها استفاده کنید.

8- آشنایی با نمونه‌ها: مطالعه نمونه‌های نامه‌های اداری رسمی می‌تواند به شما کمک کند تا با ساختار و ویژگی‌های زبانی مناسب در این نوع نامه‌ها آشنا شوید.

9- مشورت با افراد ماهر: اگر امکان دارد، نوشته‌های خود را به افراد ماهر در زمینه نگارش اداری ارسال کنید تا نظرات و پیشنهادات آنها را در نظر بگیرید.

10- حفظ احترام و ادب: در نوشتن نامه‌های اداری بسیار مهم است که احترام و ادب را رعایت کنید. استفاده از اصطلاحات مناسب و ادبی، بهبود ارتباطات و تأثیرگذاری نامه‌های شما را افزایش می‌دهد.

فضای مناسب برای تمرین نگارش چیست؟

فراگیری گویش رسمی  نامه های اداری یا همان نگارش اداری بیش از هر چیزی به تکرار و تمرین نیاز دارد. یک آموزش تمرین محور چیزی نیست که در کتاب ها یا دوره های رایج به دنبال آن بگردید؛ بلکه نیاز به بستری دارد تا بتوان به روش آزمون و خطا به تمرین جمله بندی بپردازید. چنین فضایی  در دوره های نگارش اداری وبسایت ایفردوسی محقق شه است. در صورتی که قصد دارید نگارش اداری را به شکل کاملا اصولی فرا بگیرید، می توانید دوره نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا را تهیه نمایید. برای اطلاع از جزئیات دوره و تهیه آن می توانید به سایت ایفردوسی مراجعه نمایید.