ساده نویسی در نوشتن نامه اداری

سادگی یکی از ویژگی های یک نامه ی خوب و موفق است. نامه باید ساده و روان باشد؛ اما باید دید که منظور از سادگی چیست؟ ملاک های آن کدام است؟ چگونه و با به کاربردن کدام مهارت ها و راه های عملی می توانیم نامه ی خود را به سادگی نزدیک کنیم؟ زبان فارسی رو به سادگی طبیعی خود می رود، به کمک زبان ساده می توان کار ارتباط و پیام رسانی را به سرعت و دقت انجام داد. امروزه ساده نویسی یک ضرورت است؛ زیرا از اتلاف وقت خوانندگان پیشگیری می کند؛ تعداد بیشتری از نوشته های ساده می توانند بهره بگیرند؛ از بدفهمی و برداشت های چندگانه و نادرست جلوگیری می کند.

ساده نویسی گاه مربوط به لفظ است؛ یعنی نوع انتخاب واژگان و عبارت ها و گاه مربوط به معنا چنان که به گونه ای بنویسیم که به آسانی قابل فهم همگان باشد. انسجام، روانی، خوش آهنگی، دلنوازی و سلامت ویژگی های یک نوشته ی ساده است که البته همگی مربوط به محتوا و معنای نوشته است. ساده نویسی با عامیانه نویسی، ابتذال، ساده انگاری، تسامح و سهل انگاری در نوشتن تفاوت دارد. ممکن است نثری در کمال هنری و اوج زیبایی؛ ساده و قابل فهم باشد. این دو حکایت از گلستان سعدی در کمال سادگی نوشته شده است:

((وقتی به جهل جوانی بانگ بر مادر زدم، دل آزرده به کنجی نشست و گریان همی گفت: ((مگر خردی فراموش کردی که درشتی می کنی؟)) و یا: ((دست و پای بریده ای هزارپایی بکشت. صاحب دلی بر او بگذشت و گفت: ((سبحان الله با هزارپایی که داشت چون اجلش فرا رسید از بی دست و پایی نتوانست گریخت.))

اکنون برخی از شیوه ها، راه ها و ملاک های ساده سازی و ساده نویسی ارائه می شود. چنان که گفتیم برخی از این ملاک ها درون متنی و برخی برون متنی است. برخی به صورت و ظاهر نوشته مربوط می گردد و برخی دیگر به محتوای آن.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

از جمله های کوتاه استفاده کنیم

کوتاهی و ایجاز، یک شرط مهم نوشته است که حاصل آن ساده نویسی است؛ به عبارتی یکی از ملاک ها و راه های ساده سازی یک نوشته کوتاهی کلمات، جمله ها و متن هاست. کوتاهی جمله ها دریافت را سریع تر می کند. نثرهای ساده ی فارسی از آغاز نثرنویسی همواره کوتاه بوده اند؛ چنانکه اغلب در هر خط از دو یا سه فعل (هر خط سه جمله) استفاده می شده است؛ برای نمونه ((پدر بخندید و ارکان دولت بپسندید و برادران به جان برنجیند)) (گلستان) یا:

((پس مرا بار خواستند و در وقت بار دادند. در راه ابوالفتح بستی را دیدم راه بر من بگرفت. گفت: ((قریب بیست روز است تا در ستورگاه آب می کشم. شفاعتی بکنی که دانم که دل خواجه بزرگ خوش شده باشد و جز به رأی تو راست نیاید.)) او را گفتم به شغلی مهم می روم.))

در همین سه سطر، بیهقی از 14 فعل و جمله استفاده کرده است. جمله های کوتاه و کامل مفهوم را زودتر و رساتر می رسانند.اما امروزه به طور متوسط، هر خط یک جمله است. گاه طول جمله ها به دلایلی، چون عادت به پرگویی، شاخ و برگ دادن، کاربرد عبارت ها و افعال طولانی، آوردن جمله های معترضه و عوامل دیگر دراز، نامفهوم و موضوع دور از دسترس می شود. ملاک اصلی ساده نویسی، ایجاز و کوتاهی جمله هاست؛ اگر بخواهیم جمله ای را ساده سازی کنیم، اولین کار کوتاهی جمله ها، تعابیر و واژگان آن است. توصیه می شود از جمله هایی استفاده کنید که کلمات کمتری داشته باشد. حداکثر کلمات در یک جمله 10 تا 12 کلمه است.

جمله های طولانی را از چند راه می توان کوتاه کرد:

راه اول: حذف جمله های میان پیوندی (عاطفی، معترضه، تفسیری و بدلی)

جمله ی طولانی زیر بدون جمله های داخل کروشه بسیار ساده و زودیاب است:

این موضوع {که در کمیته ی مربوط بررسی شد} بر اساس نتایج گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در زمینه ی همکاری با صنایع کشور {که در آبان ماه سال گذشته در حضور وزاری فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد} تنظیم گردیده است.

سعی کنید جمله های خود را بدون استفاده از “که” ربط کوتاه تر کنید. هرگاه با چنین جمله های روبرو شدید که در درون خود چند جمله ی کوتاه داشت، ابتدا جمله های معترضه را پیدا کنید، سپس به دنبال جمله ی اصلی بیاورید:

این موضوع بر اساس نتایج گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در زمینه ی همکاری با صنایع کشور تنظیم گردیده است. موضوع در کمیته ی مربوط بررسی خواهد شد، گفتنی است گردهمایی رؤسای مراکز آموزش عالی در آبان ماه سال گذشته و با حضور وزرای فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد.

فقط از دو واژه ی ((موضوع)) و ((گفتنی است)) برای ارتباط جمله ی هسته با جمله ی توضیحی استفاده کردیم. حال دو جمله را مقایسه کنید: کدام روان تر و ساده تر است؟

مثال دیگر:

کنجکاوی که یکی از مشخصات آدمی و به اندازه ی خود آدمی کهنگی دارد  امری فطری است و باعث معرفت آدمی نسبت به حقایق می شود. انگیزه ی اصلی در کشف و اختراع و آفرینش هاست.

هسته و جمله ی اصلی چنین است: کنجکاوی انگیزه ی اصلی در کشف و اختراع است. عبارت ((که یکی … می شود)) شامل چهار جمله ی توضیحی و تفسیری است و باعث طولانی شدن جمله شده است. در هر جمله فقط باید از یک جمله ی میان پیوندی استفاده کرد. جمله های دیگر را می توان پس از جمله ی اصلی آورد:

کنجکاوی که یکی از مشخصات آدمی است، انگیزه ی اصلی درکشف و اختراع است. کنجکاوی به اندازه ی خود آدمی کهنگی دارد و امری فطری است و باعث می شود انسان به حقایق معرفت راه یابد.

کارگران چاپخانه در بازدید مسئول هماهنگی سازمان از واحد چاپ و نشر {که به تازگی شروع به کار کرده وقرار است با حضور کارشناسان چاپ و نشر، اولین آثار چاپی خود را تا نیمه ی اول سال عرضه کند} مشکلات خود را بیان کردند.

جمله ی داخل کروشه را می توان پس از جمله ی اصلی آورد؛ در این صورت خواندن متن بسیار ساده تر می شود. اطلاعات زیاد و غیرضروری را یا حذف کنیم یا به جمله ی بعد یا پاورقی و یا پرانتز منتقل کنیم.

راه دوم: تقسیم جمله ی بلند به چند جمله ی کوتاه

تاگور از شاعران بزرگ بزرگ جهان و از جمله شاعران و افتخارات هندوستان، بلکه مشرق زمین و در شعار معدود کسانی است که از قاره ی آسیا جایزه ی نوبل را در ادبیات دریافت کرد.

با افزودن چند فعل می توان این جمله ی طولانی را کوتاه کرد:

تاگور از شاعران بزرگ جهان است. او از افتخارات هندوستان و مشرق زمین به شمار می رود. تاگور از جمله معدود آسیایی هایی است که جایزه ی نوبل را در ادبیات دریافت کرد.

پدرش عبدالله {نام داشت. وی از مردم بلخ {بود و} در رزوگار نوح پسر منصور سامانی {می زیست. بلخ} در آن عهد از شهرهای بزرگ بود. {وی} کار دیوانی را در روستای خرمثین پیشه {کرد. این روستا} در نزدیکی روستای افشنه {قرار داشت. عبدالله در روستای افشنه}  با دختری به نام ستاره ازدواج کرد.

جمله ی اول فقط یک فعل دارد! با ویرایش جمله  و تفکیک و تقسیم آن (موارد داخل قلاب) به هفت جمله تبدیل شده است. در اصل، متن، هفت جمله داشته که نویسنده با حذف های بی مورد افعال، آن را به یک جمله ی مبهم و مضحک تبدیل کرده است. جمله باید کوتاه و مستقل باشد. عطف های پی درپی، جمله را نفسگیر و خواندن و درک آن را مشکل می کند.

راه سوم: حذف عبارت ها و کلمات زاید

یکی از علت های طولانی شدن جمله، کاربرد کلمات مترادف، بی نقش و زاید است. در نوشته های معیار برای هر مفهوم فقط از یک واژه استفاده می کنیم. آوردن مترادف های مختلف برای یک مفهوم از ویژگی های نوشته ی ادبی است و تفاوت این نوشته ها، با نوشتنه های عادی و علمی و اداری در همین نکته است.

قیمت اجناس و کالاهای اساسی قیمت گذاری شده از سوی دولت در شهرهای مختلف به نسبت های ممختلف کاهش قیمت داشته است. (17 کلمه)

درست: کالاهای اساسی، با قیمت دولتی، در شهرها مختلف به نسبت های مختلف کاهش بها داشته است. (11 کلمه)

در این جمله ((قیمت)) 3 بار، و ((مختلف)) 2 بار تکرار شده است. همچنین کلمه ی ((اجناس)) مترادف ((کالا)) حذف شده. به جای مجهول نادرست ((قیمت گذاری شده از سوی دولت)) کلمه ی ((دولتی)) همان معنا را می رساند.

با حذف و کوتاه کردن، توانستیم جمله ی هفده کلمه ای را به یازده کلمه کاهش دهیم که جمله هم ساده تر شد، هم قابل فهم تر.

گاه حذف ضمیر و آوردن کلمه به جای آن، جمله را دراز می کند:

برخی گمان می برند نویسنده ای که موفقیتی به دست آورده، در پرتو آن وضع زندگیش عوض می شود.

درست تر: برخی گمان می برند نویسنده ای که موفقیتی به دست آورده، در پرتو آن وضع زندگیش عوض می شود.

داستان ایوب پیامبر مربوط به مصیبت های زندگی حضرت ایوب است و آزمایشی که حضرت ایوب، این پیامبر الهی، در آن شرکت می کند.

درست تر: داستان ایوب (ع)، مصیبت های زندگی آن حضرت (وی) می پردازد.

راه چهارم: کوتاه تر کردن عبارت ها و کلمات بلند

مستدعی است نسبت به پرداخت کارانه هایی که اخیراً مورد تصویب قرار گرفته است، دستور لازم و مقتضی صادر فرمایید (15 کلمه)

درست تر: خواهشمند است دستورفرمایید کارانه های مصوب پرداخت شود. (8 کلمه)

((نسبت به)) عبارت کلیشه ای و زاید است.

((مصوّب)) به جای کالاهایی که اخیراً مورد تصویب قرار گرفته است.

لازم و مقتضی، مترادف است.

((نسبت به پرداخت … صادر فرمایید)): پرداخت شود.

کوتاه تر کردن فعل های مرکب طولانی و استفاده از افعال ساده، نیز جمله را کوتاه تر می کند؛ به خصوص اگر جمله اندکی طولانی تر هم باشد، فعل های بلند ابهام جمله را بیشتر و فهم را کندتر می کند.

در عبارت زیر با کوتاه کردن سه فعل مرکب طولانی، جمله سبک و ساده شده است:

بازرسان پس از اطلاع حاصل کردن از موضوع از مدیر خواستند از کارخانه بازدید به عمل آورده تا تمام جوانب را مورد بررسی قرار دهند.

درست تر؛ بازرسان پس از دریافتن موضوع از مدیر خواستند تا از کارخانه بازدید و تمام جوانب را بررسی کنند.

برگرفته از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)

خرید کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399