نکات مهم در نوشتن نامه درخواست انتقالی
نامه ی درخواست انتقالی یکی از پرکاربردترین نامه های درخواستی است که از سوی کارمندان به مدیران سازمان ارایه می شود. گفتنی است این نامه یک نامه ی درون سازمانی محسوب می شود و در سازمان های بزرگ که شعب متعددی دارند جایگاه دارد. در واقع بایستی مبدأ و مقصد انتقال زیرمجموعه یک سازمان باشند.
اما چه نکاتی در نوشتن یک نامه درخواست انتقالی باید رعایت شود:
دلیل یا دلایل نیاز به انتقال
تمام نامه های درخواستی در بخش طرح موضوع خود به دلایل درخواست اشاره می کنند. اشاره به دلایل درخواست در نامه های انتقالی بیش از هر نامه ی دیگری ضرورت دارد. مگر اینکه نامه، پیگیری نامه یا نامه های قبلی باشد در اینصورت از تکرار دلایل خودداری می کنیم.
اما چه دلایلی موثرترند؟
می توان 2 مورد زیر را معیاری برای سنجش میزان تأثیرگذاری دلایل آورده شده برای درخواست انتقال دانست.
1- نباید مساله یا اتفاقی که باعث شده انتقالی بگیریم زودگذر باشد
قطعا مساله یا اتفاقی که بیش از 1 ماه ادامه ندارد بیشتر نیاز به مرخصی دارد تا انتقال. پس در نامه به زمانبر بودن مساله اشاره نمایید. برای مثال نگهداری از پدر یا مادر که سالمند هستند یک کار زمانبر به حساب می آید. اما درمان یک بیماری هم می تواند زمانبر باشد و هم در زمان کوتاه انجام پذیرد. پس نیاز به آگاهسازی مدت آن دارد.
2- ارایه مدارک و مستندات از دلایل درخواست
قطعاً ارایه مدارک و مستندات از دلیل مطرح شده، تأثیر بیشتری در پذیرفتن درخواستمان دارد. ارایه مدارک و مستندات سبب باورپذیری بیشتر از مساله می شود. این مدارک می تواند توصیه نامه پزشک یا نامه ای از یک سازمان معتبر مبنی بر صحت و تأیید موضوع باشد.
ابراز ضرورت درخواست
بیان اینکه انتقال تنها راهکار حل مسأله است از نکات ضروری نامه های انتقالی به حساب می آید. فراموش نکنید که کسی که درخواست ما را مورد بررسی قرار می دهد به این فکر می کند که آیا واقعاً دلیل شما برای درخواست منطقی است یا خیر؟! آن مقام با اطلاعات ناقصی که دارد سعی خواهد کرد منطقی بودن درخواست شما را مورد قضاوت قرار دهد. ارایه اطلاعات کافی با حفظ کوتاهی نامه و رسا بودن مفاهیم وظیفه درخواست کننده است. باید در نامه به گونه ای ثابت کنیم که انتقال به محل مورد نظر بهترین راهکار یا حتی تنها راه حل است. برای مثال اگر دلیل ما نگهداری از والدین سالمندمان باشد باید بیان کنیم که خواهر یا برادرمان بنا به دلایلی عهده دار این مسئولیت نمی شوند (البته به دلایل به صورت کوتاه اشاره کنید) و توانایی مالی برای استخدام پرستار نداریم.
ایجاد یک فضای احساسی
همواره یکی از ویژگی های مهم یک نامه خوب و تأثیرگذار توانایی تحریک و تهییج احساسات خواننده است. به عبارتی سعی کنید با به کارگیری صفت ها، اصطلاحات و افعال زیبا و گویای مسأله، نبض احساسات مدیرتان را در دست بگیرید. برخی صفات و قیدها در جمله نه تنها بیانگر دقیق ابعاد موضوع هستند بلکه بار احساسی زیادی منتقل می کنند. به صفتهایی مانند: مشقت بار- ناگوار – درمانده توجه کنید، در مقابل صفتهایی مانند: سخت – بد – بیچاره چطور هستند؟ گرچه به ترتیب معانی یکسانی دارند. ولی دسته اول بار احساسی بیشتری حمل می کنند در نتیجه تأثیرگذارتر هستند.
مدیرتان را در عمل انجام شده قرار دهید
گاهی می توانید با یک تشکر در سطر آخر نامه که پیشاپیش برای قبول درخواست است، حس رودربایستی در مدیرتان ایجاد می کنید. استفاده از القاب و عناوین عاطفی نیز بی تأثیر نیست. مانند:
پیشاپیش از لطف و کمک برادرانه شما کمال تشکر دارم. یا امیدوارم با لطف جنابعالی همچون پدری دلسوز، برای همیشه دعاگویتان باشم.
جمع بندی:
نامه درخواست انتقالی همچون سایر نامه های درخواستی اداری نیازمند طرح دلایل است. که هر چه این دلایل مستدل، باورپذیرتر و در یک فضای احساسی بیان شوند به احتمال بیشتری با درخواست موافقت خواهد شد.
