نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی
نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی اساسی هستند و در هر نوع نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند.
این نکات، درستی و حرفه‌ای بودن نامه را تضمین میکنند و نقطه آغازی موثر برای برقراری ارتباطات فعال در محیط کار فراهم می‌سازند.
در ادامه به برخی از این نکات طلایی پرداخته می‌شود:
- عناوین و توقیعات مناسب:
- عنوان نامه باید واضح و مرتبط با موضوع باشد.
- توقیعات باید قابل خواندن و شناخته‌شده باشند. اگر از امضای دیجیتال استفاده می‌شود، باید به‌وضوح قابل تشخیص باشد.
- زبان رسمی و ادبی:
- از زبان رسمی و محترمانه در نوشتن نامه استفاده کنید.
- اجتناب از استفاده از اصطلاحات غیررسمی و اصطلاحات خصوصی در نامه اداری مهم است.
- ساختار منطقی:
- نامه باید دارای ساختار منطقی و آراسته باشد؛ از مقدمه، بدنه متن، و ختم نامه تشکیل شود.
- هر بخش باید به ویژه به موضوع خود تمرکز کند.
- اطلاعات دقیق و کامل:
- اطمینان حاصل شود که اطلاعات مربوط به آدرس، تاریخ، و اطلاعات تماس دقیق و کامل باشند.
- در صورت نیاز، اطلاعات ارتباطی فرد مسئول نیز درج شود.
- استفاده از فرم رسمی:
- در صورت وجود فرم رسمی برای نامه، از آن استفاده کنید و اطلاعات را با دقت وارد کنید.
- احترام به زمان:
- موارد مهم و فوری را در ابتدای نامه آورده و به آنها تاکید کنید.
- از واژه‌های مناسبی همچون “فوراً” یا “ضروری” استفاده کنید.
- اصلاح و بازنگری:
- نامه را قبل از ارسال، مرتب بازنگری کنید تا اطمینان حاصل شود که خطاهای امکانی برطرف شده‌اند.
رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه اداری، نقطه شروعی مؤثر برای برقراری ارتباطات حرفه‌ای و موثر در فضای کاری فراهم میکند
در ادامه با این نکات مهم آشنا می شوید.
پرداختن به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه ای در نامه اداری
گاهی گمان می کنیم که فلان اتفاق ربطی به موضوع ما دارد و بهتر است در نامه به آن اشاره کنیم.
در صورتی که خوانند هنگام خواندن نامه هیچ ارتباطی بین مطالب ذکر شده ما پیدا نمی کند.
نکات طلایی نوشتن نامه اداری شامل موارد مهمی است که در تدوین متن نامه باید به آنها توجه کرد.
یکی از این نکات، پرداخت به اصل موضوع و خودداری از مطالب حاشیه‌ای است که در ادامه به توضیح این موضوع می‌پردازیم:
پرداخت به اصل موضوع:
- هنگام نوشتن نامه اداری، اهمیت زیادی به اصل موضوع نامه داده شود.
- باید از ورود به مطالب جانبی و بی‌ربط خودداری کرده و تمرکز را بر روی موضوع اصلی نگه داشت.
خودداری از مطالب حاشیه‌ای:
- از آوردن مطالبی که ربطی به موضوع ندارند، خودداری شود.
- اگر یک مطلب در نامه اداری قرار داده می‌شود، باید با موضوع اصلی ارتباط داشته باشد تا خواننده به درستی مطلب را درک کند.
پیوند منطقی جملات:
- جملات در نامه باید با یکدیگر به صورت منطقی پیوند داشته باشند.
- از اصطلاحات یا جملاتی که بر ارتباط و پیوند با موضوع اصلی ضعف ایجاد کنند، خودداری شود.
حذف مطالب غیرضروری:
- مطالبی که به موضوع نامه کمک نمی‌کنند و ارتباط با آن وجود ندارد، حذف شوند.
- در نوشتن نامه اداری، مراعات شود که تمام مطالب ذکر شده به عنوان یک تناسب و هماهنگی کلی در نظر گرفته شوند.
پرداختن به این نکات باعث وضوح و روشنی موضوع نامه می‌شود و از ایجاد ابهامات در درک مطلب توسط خواننده جلوگیری میکند.
این اصول، تدوین نامه اداری را به یک فرآیند ساختارمند و مؤثر تبدیل میکنند.
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی
بسیاری هنوز گمان می کنند با به کاربردن الفاظ سخت و پیچیده می توانند تأثیر بیشتری روی مخاطب بگذارند.
در صورتی که زمانی می توانیم تأثیر خوبی روی مخاطب بگذاریم که متن ما اصولی و پیرو قواعد ساده نویسی و درست نویسی باشد.
- استفاده از الفاظ ساده:
- در نوشتن نامه اداری، از واژگان و اصطلاحات ساده و قابل فهم ترجیحاً استفاده شود.
- جلوگیری از استفاده از کلمات پیچیده که ممکن است برای مخاطبان مبتدی یا بدون تخصص در زمینه موضوع، قابل درک نباشند.
- جملات واضح و کوتاه:
- جملات باید واضح و مختصر باشند تا مخاطبان به راحتی مطلب را درک کنند.
- اجتناب از جملات پیچیده و دراز که ممکن است باعث ابهامات شود.
- استفاده از مثال‌ها و توضیحات:
- برای توضیح مطالب، از مثال‌ها و توضیحات ساده و واضح استفاده کنید.
- این روش باعث مفهوم شدن بهتر موضوعات می‌شود.
- تجنب اصطلاحات فنی:
- در صورت لزوم استفاده از اصطلاحات فنی، آنها را به‌وضوح توضیح دهید تا مخاطبان بدون تخصص نیز بتوانند مطلب را درک کنند.
- اگر امکان دارد، از اصطلاحات ساده‌تر یا تعاریف کوتاه استفاده کنید.
- مناسبت با مخاطبان:
- سطح زبان نامه باید با سطح تحصیلات و تخصص مخاطبان هماهنگ باشد.
- در نوشتار، به ویژه در ارتباط با مخاطبانی که ممکن است با اصطلاحات خاص آشنایی نداشته باشند، از زبان ساده استفاده کنید.
- مرور و بازخورد:
- نوشته خود را مرور کرده و از دیگران بازخورد دریافت کنید تا اطمینان حاصل شود که متن به‌طور کامل قابل درک است.
- اصلاح‌ها باید به منظور بهبود درک موضوع و زبان متن باشند.
استفاده از زبان ساده و بدون پیچیدگی در نوشتن نامه اداری، باعث افزایش کارایی و تأثیرگذاری مطالب بر مخاطبان می‌شود و به فهم بهتر موضوعات کمک میکند.
مقاله ساده نویسی در نوشتن نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصل کوتاه نویسی
بسیاری از نامه های درخواست شخصی پر از دستان سرایی و بیان مطالب غیر ضروری است.
البته منکر این نیستیم که در برخی نامه ها مانند نامه درخواستی یک شهروند به یک مسئول دولتی بهتر است مقدمه ی خوبی داشته باشد.
اما نباید فراموش کنیم که خواننده نامه ما مشغله های خویش را دارد و صبر و حوصله ی او حد و حدود دارد.
پس اندازه نگه دار که اندازه نکوست …
- کوتاهی و مختصری در مطالب:
- در نوشتن نامه اداری، اطمینان حاصل شود که مطالب با کوتاهی و مختصری ارائه شوند.
- اجتناب از دستان سرایی و توضیحات طولانی که ممکن است خواننده را خسته کند.
- تمرکز بر موضوع اصلی:
- موضوع اصلی نامه باید با وضوح مطرح شود و از حواشی و بحث‌های غیرضروری پرهیز شود.
- توجه به اصلی بودن نامه و ارتباط مستقیم با موضوع درخواست یا اطلاع رسانی.
- استفاده از جملات مستقیم و قاطع:
- از جملات مستقیم و قاطع برای انتقال اطلاعات استفاده کنید تا خواننده بدون ابهام متن را درک کند.
- اجتناب از استفاده از جملات پیچیده و غیرضروری.
- خواندنی بودن مطالب:
- مطالب باید به قدری خواندنی باشند که خواننده بتواند با سرعت و به راحتی محتوای نامه را درک کند.
- از استفاده از اصطلاحات و اندازه واژگانی مناسب برای خواننده استفاده شود.
- استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب:
- استفاده از فرمول‌های زبانی مناسب و منطقی که به روانی موضوعات را بیان کند.
- اجتناب از زبان پیچیده و غیرقابل فهم.
- انتخاب دقیق کلمات:
- انتخاب دقیق و متناسب با موضوع کلمات بسیار اهمیت دارد.
- کلمات باید واضح و مفهوم باشند تا خواننده بدون اشکالی مطلب را درک کند.
رعایت اصل کوتاه نویسی در نامه اداری باعث جلب توجه و تسهیل در درک مخاطبان می‌شود، به خصوص زمانی که آنها مشغول مسائل خود هستند و به کمال توجه به نوشته شما نیاز دارند.
مقاله زیبانویسی نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری: طرح موضوع، مضمون منطقی و کامل
عملاً باید نتیجه با مقدمه سنخیت داشته باشد.
در واقع آنچه که به خواسته ما در انتهای نامه قدرت می بخشد و موجهش می کند طرح موضوع در ابتدای نامه است.
معمولاً طرح موضوع در پیکره اصلی نامه بزرگترین بخش نامه است؛ زیرا در این بخش به دلایل توجیهی خواستهامان می پردازیم.
- مقدمه موزون و متناسب:
- مقدمه نامه باید به طور موزون و متناسب با موضوع باشد.
- ارائه یک توضیح کوتاه از موضوع به خواننده کمک میکند تا به درستی در متن نامه هدایت شود.
- ارایه مضمون به شیوه‌ای منطقی:
- مضمون نامه باید به شیوه‌ای منطقی و پیوسته ارائه شود.
- اطلاعات باید به ترتیب مناسب و به شکلی که خواننده بتواند آنها را به راحتی پیگیری کند، آمده باشند.
- توجیه درخواست یا مطلب:
- در بخش مربوط به طرح موضوع، توجیه و توضیح دقیق در مورد دلایل و اهمیت موضوع بیان شود.
- ارائه دلایل قانع‌کننده و مستند به کمک اطلاعات و ارقام می‌تواند اثربخش باشد.
- استفاده از نمونه‌ها و شواهد:
- از نمونه‌ها و شواهد مناسب برای نشان دادن و تقویت مطالب استفاده شود.
- ارائه مثال‌های واقعی و شواهد قابل اثبات، موضوع را برای خواننده واضح‌تر میکند.
- استفاده از ترتیب منطقی در ارائه اطلاعات:
- اطلاعات باید به ترتیب منطقی ارائه شوند؛ از مهمترین مسائل به جزئیات کمتر.
- ترتیب چیدمان منطقی باعث سهولت در درک موضوع و اتصال مطالب می‌شود.
- خلاصه‌ای از موضوع در پایان:
- در پایان نامه، یک خلاصه از موضوع و دلایل اصلی ارائه شده باشد.
- این خلاصه می‌تواند به خواننده کمک کند تا نکات کلیدی را به یاد بیاورد.
- استفاده از زبان معقول و فهم‌پذیر:
- از زبان ساده و فهم‌پذیر در طرح موضوع استفاده شود تا مطالب به درستی و با سهولت توسط همه افراد درک شود.
رعایت این نکات طلایی در ارایه طرح موضوع و مضمون نامه اداری، به خواننده این امکان را می‌دهد که با درستی و سرعت موضوع را درک کند و به نتیجه مطلوب دست پیدا کند.
طرز نوشتن طرح موضوع در نامه اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با به کارگیری لحن جدی و رسمی
کمتر دیده شده یک نامه اداری لحن طنزآمیز داشته باشد، اما تا دلتان بخواهد متونی با عبارات و اصطلاحات چاپلوسانه وجود دارد.
قطعاً گفتار چاپلوسانه جلوه ای زشت و گاهی تأثیری معکوس در برآورده شدن خواسته ما دارد.
در مقابل استفاده از لحنی گستاخانه به دور از ادب خواهد بود.
- استفاده از لحن جدی و رسمی:
- در نامه اداری، از لحنی جدی و رسمی استفاده کنید تا احترام به محتوا و مخاطبان حفظ شود.
- این لحن به خواننده اطمینان می‌دهد که مسئله به جدیت و مهمیت برخوردار است.
- پرهیز از لحن طنزآمیز:
- بهتر است از استفاده از لحن طنزآمیز در نامه اداری خودداری کنید.
- لحن طنزآمیز ممکن است موجب ابهام یا کاهش جدیت مطلب شود.
- پرهیز از عبارات چاپلوسانه:
- از عبارات چاپلوسانه و مسیحاً جلب توجه به دور بوده و در نامه‌های اداری مناسب نمی‌باشد.
- استفاده از عبارات رسمی و ادبیات متعارف مناسب‌تر است.
- حفظ ادب و احترام:
- در انتخاب کلمات و اصطلاحات، ادب و احترام را حفظ کنید.
- از اظهار نظرها یا افترا به دیگران خودداری کنید.
- استفاده از عناصر فرمال:
- از عناصر فرمال نظیر افتتاحیه‌های معمول، ختم نامه، و اصطلاحات رسمی در نوشتار استفاده کنید.
- این عناصر به نامه اداری شکل و شمایل مناسبی می‌بخشند.
- اجتناب از لحن گستاخانه:
- هرگونه لحن گستاخانه یا توهین‌آمیز در نامه اداری مختلف از اصول اخلاقی و حرفه‌ای خارج است.
- ادبیات و انتخاب لغات باید با احترام به مخاطب باشد.
- بررسی متن به دقت:
- متن نامه را به دقت مرور کنید تا اطمینان حاصل شود که لحن مناسب و رسمی حفظ شده است.
- اصلاح‌های لازم را انجام دهید تا هیچ ابهامی در ارتباط با لحن نوشتاری پیش نیاید.
رعایت این نکات طلایی در استفاده از لحن جدی و رسمی در نامه اداری، به ایجاد یک ارتباط محترمانه و حرفه‌ای با مخاطبان کمک خواهد کرد.
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت جایگاه و مقام
در نامه های اداری بسته به جایگاه مخاطب که بالاتر، پایین تر یا همطراز است از اصطلاحات متفاوتی استفاده می کنیم.
در واقع هر بخش از نامه اصطلاحات خاصی متناسب با مقام مخاطب دارد.
- شناخت مقام مخاطب:
- یکی از اولین نکات طلایی نوشتن نامه اداری، شناخت دقیق از مقام و جایگاه مخاطب است.
- درک واضح از مقام مخاطب امکان استفاده از اصطلاحات مناسب را فراهم میکند.
- استفاده از اصطلاحات رسمی:
- در نامه اداری، از اصطلاحات رسمی و فرمال استفاده شود.
- این اصطلاحات باعث حفظ ارتباط حرفه‌ای و ادبی با مخاطب می‌شوند.
- توجه به عناصر فرمیتی:
- از عناصر فرمیتی نظیر “جلب توجه”، “ختم نامه” و “امضا” با توجه به جایگاه مخاطب در نامه استفاده شود.
- این عناصر به نامه شکلی مطلوب و مناسب می‌بخشند.
- استفاده از عناصر احترام آمیز:
- از عبارات احترام‌آمیز و مورد تایید برای ارتباط با مقامات و اشخاص مهم استفاده شود.
- این اصطلاحات به احترام به جایگاه مخاطب اطمینان می‌دهند.
- توجه به سلایق فرهنگی:
- در استفاده از اصطلاحات، به سلایق فرهنگی و زبانی مخاطب توجه شود.
- این کار باعث فهم بهتر و ایجاد ارتباط نزدیک‌تر با مخاطب می‌شود.
- مناسبت با موقعیت:
- اصطلاحات انتخاب شده باید با موقعیت مکاتبه متناسب باشند.
- درخواست‌ها و اظهارنظرها با اصطلاحاتی که به مقام مخاطب مناسبت داشته باشند، ارائه شوند.
- استفاده از زبان مناسب:
- زبان نامه باید به طور کلی مناسب با جایگاه و مقام مخاطب باشد.
- از زبان مناسب به موقعیت و مخاطب استفاده شود.
رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری باعث ایجاد یک ارتباط حرفه‌ای و مؤثر با مخاطبان مختلف و با جایگاه‌های مختلف خواهد شد.
مقاله آموزش نامه نگاری اداری و اصطلاحات
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با پرهیز از اعمال سلیقه فردی
نامه های اداری از اصولی واحد پیروی می کنند.
که این اصول در برخی سازمان ها کمی متفاوت است.
اما هر چه هست سلیقه ای نیست و نباید با سلیقه و اختیار خود چارچوب آن را بر هم زنیم.
- پیروی از استانداردها و اصول:
- در نوشتن نامه اداری، از استانداردها و اصول مرتبط با نامه‌نگاری پیروی کنید.
- استفاده از چارچوب‌ها و قواعد معمول در سازمان‌ها به تداوم و یکنواختی نوشتار کمک میکند.
- تعیین ساختار استاندارد:
- تعیین ساختار استاندارد برای نامه‌های اداری، از جمله بخش‌بندی مقدمه، متن اصلی، و ختم نامه، به ایجاد یک چارچوب یکنواخت کمک میکند.
- این ساختار استاندارد به جلوگیری از اعمال سلیقه فردی کمک میکند.
- استفاده از زبان رسمی:
- زبان نامه باید رسمی و مناسب با محتوا و مخاطب باشد.
- از عبارات رسمی و اصطلاحات استاندارد در ارتباط با محتوای نامه استفاده شود.
- تناسب با موضوع:
- نوع نامه باید با موضوع و مخاطب متناسب باشد.
- اگر نوع مخاطب یا موضوع خاصی نیاز به استفاده از اصطلاحات خاص دارد، آن را رعایت کنید.
- استفاده از قلم استاندارد:
- در انتخاب قلم نوشتاری از قلم‌ها و اندازه‌های استاندارد استفاده شود.
- قلم و اندازه متن باید به گونه‌ای باشد که متن به راحتی قابل خواندن باشد.
- تجنب اظهار نظرهای شخصی:
- اظهار نظرهای شخصی و احساسات فردی در نامه اداری جای‌ندارد.
- مطالب باید بر اساس حقایق و اطلاعات موجود ارائه شوند و از اظهار نظرهای شخصی خودداری شود.
- استفاده از علامت‌های قانونی:
- در نوشتن نامه‌های رسمی، از علامت‌های قانونی نظیر تاریخ، عنوان، و امضاها استفاده کنید.
- این علامت‌ها به نامه طابع رسمی‌تری می‌بخشند.
رعایت این نکات طلایی در نوشتن نامه‌های اداری، به حفظ یکنواختی و اعتبار مکاتبات اداری کمک میکند و از اعمال سلیقه فردی در متن نامه جلوگیری میکند.
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با خودداری از استفاده از واژگان بیگانه
بسیاری از واژگان بیگانه معادلها فارسی زیبایی دارند که به جذابیت بیشتر متن کمک به سزایی می کنند.
فقط کافیست با آنها آشنا باشیم و به کار گیریم.
فراموش نکنید برخی واژگان ریشه های بیگانه دارند و قرن هاست در زبان ما جا خوش کرده اند.
آنها همانهایی هستند که در گفتار روزمره نیز از آنها استفاده می کنیم. نسبت به آنها حساس نباشید.
- استفاده از واژگان فارسی زیبا و مناسب:
- از واژگان فارسی زیبا و مناسب استفاده کنید تا جذابیت و زیبایی متن نامه افزایش یابد.
- تلاش کنید تا واژگان مناسبی را که جلب توجه مخاطبان را داشته باشند، انتخاب کنید.
- آشنایی با معادلهای فارسی:
- با معادلهای فارسی واژگان بیگانه آشنا شوید و آنها را در متن نامه به کار ببرید.
- این کار به تنوع و ثروت لغات متن شما افزوده و جذابیت آن را ارتقا می‌دهد.
- احتراز در استفاده از واژگان بیگانه:
- اگر واژگان بیگانه در فارسی به گونه‌ای استفاده شوند که جذابیت و زیبایی را بیشتر کنند، می‌توان از آنها استفاده کرد.
- اما در هر صورت، معتدل بوده و از اغراق در استفاده از آنها پرهیز کنید.
- حفظ تعادل:
- تعادل میان استفاده از واژگان فارسی و بیگانه را حفظ کنید.
- بررسی کنید که آیا استفاده از واژگان بیگانه جلب توجه مخاطبان را افزایش می‌دهد یا آیا از معنای متن کاسته است.
- استفاده از واژگان با ریشه‌های فارسی:
- در صورت نیاز به استفاده از واژگان با ریشه بیگانه، ترجیحاً واژگانی با ریشه‌هایی که از نظر شکل و صدا به فارسی نزدیک‌تر هستند، انتخاب کنید.
- استفاده از اصطلاحات متداول:
- از اصطلاحات و افعال متداول در زبان فارسی استفاده کنید تا ارتباط موثرتری با مخاطبان برقرار شود.
- احتراز در استفاده از اصطلاحات فرهنگی:
- در استفاده از اصطلاحات فرهنگی حساس باشید و از این اصطلاحات به گونه‌ای استفاده کنید که به همه مخاطبان متن قابل فهم باشد.
با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در استفاده از واژگان مناسب، به خواننده این امکان را می‌دهد که مطالب را به راحتی درک کرده و از جذابیت زبان لذت ببرد.
مقاله معادل ساده و فارسی اصطلاحات سخت مکاتبات اداری
نکات طلایی نوشتن نامه اداری با رعایت اصول جزء (تقسیم متن به بند)
ظاهر سطربندی و تمایز بندها (پاراگراف ها) در هر متنی از ضروریات است که نامه های اداری از این قاعده بیرون نیستند.
برای مثال سلام و احترام در سطری جدا از پیکره اصلی نامه، و خواسته در بندی جدا از طرح موضوع نوشته می شود.
در نامه های چند موضوعی نیز، هر طرح موضوع و خواسته بایستی در بندی جداگانه تنظیم گردد.
- تقسیم به بندها با موضوع مشخص:
- متن نامه را به بندهای مختلف تقسیم کنید، هرکدام با یک موضوع خاص.
- هر بند باید به یک جنبه یا جزء از موضوع پرداخته و از آن نظر داده شود.
- سلسله مراتب منطقی:
- ترتیب بندها باید از موضوع عمده تا جزئی‌ترین مسائل، یا از اهمیت بالاتر به پایینتر، سلسله مراتبی باشد.
- این ساختار باعث افزایش فهم مخاطب در خصوص محتوای نامه می‌شود.
- پرهیز از بندهای طولانی:
- تا حد ممکن از بندهای طولانی خودداری کنید تا مخاطبان به راحتی متن را می‌خوانند.
- بندها با اندازه‌های متعادل و موضوعی تر، خواندن متن را سهولت بخشیده و تداوم فهم را تضمین میکنند.
- استفاده از خطوط خالی:
- بین بندها خطوط خالی قرار دهید تا جدایی موضوعات و ایده‌ها روشن تر شود.
- این خطوط خالی به خوانایی متن کمک کرده و استراحت بصری برای خواننده فراهم می‌آورد.
- محل مناسب برای اطلاعات تکمیلی:
- اطلاعات تکمیلی یا افسردگی‌ها را در بندهای جداگانه قرار دهید.
- این اطلاعات تکمیلی می‌توانند در انتهای نامه یا در بند مخصوصی قرار گیرند.
- بندهای آغازین و ختم نامه:
- بند آغازین باید حاوی معرفی و اطلاعات اولیه باشد.
- بند ختم نامه باید شامل خلاصه‌ای از اصلی‌ترین نکات و خواسته‌ها باشد و خواننده را به اقدام دعوت کند.
- اهمیت تمایز بندها:
- هر بند باید اطلاعاتی جدید یا متفاوت ارائه دهد.
- ایجاد تمایز بین بندها به وضوح و پیش بینی کننده برای مخاطب می‌آید.
با رعایت این نکات طلایی نوشتن نامه اداری در تقسیم‌بندی متن نامه، به خواننده امکان می‌دهد محتوای نامه را به راحتی درک کند و به تداوم درک مفهومی متن کمک میکند. (1)
نکات طلایی نوشتن نامه اداری: اصول ماشین نویسی و علایم نگارشی
متاسفانه در نامه نگاری های اداری اهمیّت کمی به قواعد ماشین نویسی یا همان تایپ وعلایم نگارشی مانند: نقطه، ویرگول، پرانتز، دونقطه و … قائل هستند.
رعایت نکردن جایگاه علایم نگارشی سبب کژتابی و خستگی خواننده می شود.
- رعایت املاء و نویسه‌نگاری:
- به دقت املاء کلمات را رعایت کنید و از نویسه‌نگاری صحیح استفاده کنید.
- اشتباهات املائی و نویسه‌نگاری می‌توانند اعتبار و شفافیت متن را کاهش دهند.
- استفاده صحیح از علایم نگارشی:
- جایگاه صحیح علایم نگارشی نظیر نقطه، ویرگول، پرانتز و دونقطه را رعایت کنید.
- استفاده صحیح از این علایم به وضوح و روشنی ارتقاء می‌یابد.
- جدا کردن عبارات با ویرگول:
- برای جدا کردن عبارات مستقل که مرتبط هستند از ویرگول استفاده کنید.
- این کار به روانی و خوانایی متن کمک میکند.
- استفاده از نقطه در نهایت جمله:
- هر جمله با یک نقطه در نهایت خود پایان یابد.
- این اصول اساسی نگارشی به خوانایی و درک مطلب افزوده می‌شوند.
- استفاده از پرانتز با دقت:
- پرانتز را با دقت و در جایگاه‌های مناسب استفاده کنید.
- این علامت درست به مفهوم جملات اضافه شده و اطلاعات تکمیلی ارائه می‌دهد.
- استفاده از دونقطه در جاهای مناسب:
- دونقطه را در جاهایی که نشان دهنده توضیح، تعریف یا فهم بهتر مفهوم است، استفاده کنید.
- این علامت به وضوح و شفافیت متن افزوده و خواننده را راهنمایی میکند.
- عناوین و زیرعناوین:
- از ترتیب مناسب و استاندارد در استفاده از عناوین و زیرعناوین در نامه‌ها پیروی کنید.
- این اصل باعث سازماندهی مفاهیم و آسانی در درک محتوای نامه می‌شود.
رعایت این نکات در نگارش نامه‌های اداری به تشویق خواننده به خواندن و درک بهتر متن کمک میکند و تداوم فهم را تضمین میکند.
دانلود کتابچه رایگان نشانه گذاری در فارسی (موبایلی)
نکات طلایی نوشتن نامه اداری: شماره و تاریخ گذاری، اشاره به پیوست
در نامه های شخصی، نداشتن شماره امری طبیعی است اما نامه هایی که از یک شرکت یا اداره صادر می شوند ملزم به داشتن شماره هستند.
تاریخ و اشاره به پیوست هم از ضروریات هر نامه اداری است.
گاهی می توان تاریخ را در انتهای نامه پس از امضا قید کرد.
اما اشاره به پیوست در سربرگ نامه از آن جهت که هنگام دریافت و ارجاع توسط دبیرخانه سبب فراموش نشدن و تحویل دقیق و کامل آن می شود ضروری است.
- شماره و تاریخ گذاری:
- نامه‌های اداری باید شماره امر یا شماره نامه داشته باشند.
- تاریخ نامه در سربرگ یا انتهای نامه قید شود و باید با دقت و به شیوه استاندارد وارد شود.
- اشاره به پیوست:
- در صورتی که پیوستی به نامه ارفاق شده باشد، در سربرگ نامه به وضوح اشاره کنید.
- از جزئیات مربوط به پیوست، مانند تعداد صفحات یا نوع اسناد، در این قسمت با خلاصه و روشنی اطلاع دهید.
- مکان قرارگیری تاریخ:
- تاریخ نامه می‌تواند در سربرگ نامه در بالای صفحه یا در انتهای نامه پس از امضا قرار گیرد.
- مطابق با استانداردهای سازمان یا اداره، مکان قرارگیری تاریخ را مشخص کنید.
- شماره‌گذاری منظم:
- اگر شماره امر یا نامه در داخل مؤسسه یا اداره‌ای که نامه صادر می‌شود دارای سیستم خاصی است، از شماره‌گذاری منظم و متناسب با این سیستم استفاده کنید.
- استفاده از زبان رسمی:
- از زبان رسمی و موقت در اشاره به تاریخ، شماره، و اطلاعات پیوست استفاده کنید.
- این اطلاعات باید با دقت و بدون ابهام ارائه شوند.
- توجه به جزئیات پیوست:
- در اشاره به پیوست، جزئیات مربوط به محتوای پیوست باید دقیقاً مشخص شوند.
- این موارد می‌توانند کمک کننده باشند تا دریافت کننده نامه به راحتی به پیوست مورد نظر دسترسی پیدا کند.
رعایت این نکات در سربرگ نامه اداری به سازماندهی و افزایش شفافیت متن کمک میکند و موثریت در ارتباطات اداری را تقویت میکند.
خرید بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری
واقعاً قابل سپاسگزاری است.عالیه.دمتون گرم