بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری

توجه به نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری به موضوعی ضروری در فضای اداری بدل شده است. گویش رسمی در نامه های اداری، شیوه‌ای است که برای بیان اطلاعات و ارتباط با دیگران در محیط کاری استفاده می‌شود. استفاده از گویش رسمی در نامه های اداری، به مخاطب نشان می‌دهد که نویسنده به مسائل کاری و فرآیندهای اداری احترام می‌گذارد. همچنین بیانگر این است که فرد برای رسیدن به هدف خود، با دقت و حوصله کافی عمل می‌کند. در این راستا، برای نوشتن یک نامه اداری موثر و موجّه، باید به نکات و راهنمایی‌های گوناگون در خصوص گویش رسمی توجه کنید و به تمرین نگارش اداری توجه نمایید. در ادامه به بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری می پردازیم:

• استفاده از زبان رسمی و مناسب: در نامه های اداری باید از زبان رسمی و مناسب استفاده کرد. بنابراین، باید از کلماتی مانند “با توجه به” به جای “با توجه به اینکه” استفاده کنید.
• سادگی و روان بودن: نامه های اداری باید ساده و روان باشند. بنابراین، باید جملات را کوتاه نگه داشته و از کلمات پیچیده و غیرضروری خودداری ورزید.
• استفاده از اصطلاحات معمول: در نامه های اداری، باید از اصطلاحات معمول مانند “شماره تلفن” و “آدرس” استفاده کنید. این اصطلاحات به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.
• استفاده از قالب مناسب: در نامه های اداری، باید از قالب مناسب استفاده کنید. بنابراین، باید شروع نامه با عبارت دعایی (به نام خدا)، نام و سمت مخاطب، سلام و سرآغاز، پیشینه، سپس پیکره نامه باشد و با عبارت “با تشکر” نامه را به پایان برسانید.
• دقت در نوشتار: در نامه های اداری، باید به نوشتار خود توجه کنید. بنابراین، باید قبل از ارسال نامه آن را با دقت مطالعه کرده و درستی آن را بررسی کنید.
• استفاده از جملات مستقل: در نامه های اداری، باید از جملات مستقل استفاده کنید. جملات مستقل به مخاطب کمک می کنند تا نامه را به راحتی درک کنند.

اشتباهات متداول گویش رسمی نامه اداری

پس از بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری بهتر است تا اشتباهات متداول را در این زمینه مورد ارزیابی و بررسی قرار دهیم. در نوشتن نامه اداری، برخی اشتباهات متداول در استفاده از گویش رسمی به شرح زیر می‌باشد:

• استفاده از زبان غیررسمی، محاوره و خودمانی: در نامه های اداری، باید از زبان رسمی استفاده شود و از اصطلاحات غیررسمی و خودمانی خودداری کرد. برای مثال: “خودشان گفتند” محاوره است.
• استفاده از جملات پیچیده: در نامه های اداری، باید از جملات ساده و روان استفاده کرد. جملات پیچیده و طولانی، مخاطب را به دشواری برای درک مطلب می‌اندازند.
• عدم رعایت قواعد نگارش: در نامه های اداری باید به قواعد نگارشی توجه شود، به عنوان مثال، عدم رعایت نشانه گذاری درست و فواصل بین کلمات و عبارات، به عنوان اشتباهات رایج شناخته می شوند.
• عدم توجه به تناسب متن با هدف: در نامه های اداری، باید به تناسب توجه کرد، یعنی حجم نوشتار باید با مقصود و هدف نامه همخوانی داشته باشد.

راه های پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری

برای پرهیز از اشتباهات در رعایت گویش رسمی نامه های اداری، می‌توانید به راهکارهای زیر توجه کنید:

1- با مطالعه کافی، به دستور زبان فارسی آشنا شوید تا مرتکب اشتباهات دستوری و ساختاری مانند جملات ناقص یا جمله بندی اشتباه نشوید.

2- تمرین نگارش انجام دهید. با داشتن یک الگوی مناسب که هدایت گر قلم شما باشد و از تکرار اشتباهات حین تمرین جلوگیری کند اوقاتی را نگاشتن متون مختلف سپری کنید.

 

فضای مناسب برای تمرین نگارش چیست؟

فراگیری گویش رسمی و اداری یا همان نگارش اداری بیش از هر چیزی به تکرار و تمرین نیاز دارد. یک آموزش تمرین محور چیزی نیست که در کتاب ها یا دوره های رایج به دنبال آن بگردید؛ بلکه نیاز به بستری دارد تا بتوان به روش آزمون و خطا به تمرین جمله بندی بپردازید. چنین فضایی  در دوره های نگارش اداری وبسایت ایفردوسی محقق شه است. در صورتی که قصد دارید نگارش اداری را به شکل کاملا اصولی فرا بگیرید، می توانید دوره نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا را تهیه نمایید. برای اطلاع از جزئیات دوره و تهیه آن می توانید به سایت ایفردوسی مراجعه نمایید.