استفاده از آموزش نامه نگاری و افزایش موفقیت

شاید برخی از افراد فکر کنند که در سال 1401 با وجود این همه پیشرفت های تکنولوژی نیازی به آموزش نامه نگاری ندارند. این تصور کاملاً اشتباه است؛ زیرا هنوز هم بسیاری از ارتباطات و تصمیم گیری ها از طریق نامه نگاری انجام می شود و نامه نگاری همچنان ستون فقرات ارتباطات است. اغلب کسب و کارها به دلیل ماهیت فعالیت خود باید با سازمان ها، موسسات و افراد زیادی مکاتبه داشته باشند. در اینجا است که اهمیت استفاده از آموزش نامه نگاری به وضوح دیده می شود. بسیار مهم است که نویسنده نامه درخواست یا پیام خود را به طور واضح، دقیق و مختصر بیان کند. در ضمن باید لحن نامه مناسب بوده و تاثیر لازم را بر خواننده بگذارد. نگارش چنین نامه ای به صورت تصادفی اتفاق نمی افتد و نویسنده آن باید از دانش کافی برخوردار باشد.

آموزش نامه نگاری

ما در گروه آموزشی فردوسی منابع بی نظیر آموزش نامه نگاری را در دسترس شما قرار داده ایم. پس از استفاده از مطالب ارزشمند ما؛ شما می توانید چرخش قلم خود روی کاغذ را به روشی بسیار اصولی و هنرمندانه هدایت کرده و از مزایای آن بهره مند شوید.

مسلماً پس از استفاده از آموزش مکاتبات اداری خواهید توانست ارتباطات خود با سازمان ها و افراد مرتبط با کسب و کارتان را بهبود دهید. شما می توانید درخواست های خود را به بهترین شکل ممکن مطرح کنید. در واقع با انجام مکاتبات شایسته میزان موفقیت هر کسب وکاری افزایش خواهد یافت.

مزایای استفاده از آموزش نامه نگاری

علاوه بر این که استفاده از آموزش نامه نگاری یک ضرورت است؛ مزایایی نیز برای افراد دارد. برخی از مزایای استفاده از آموزش مکاتبات اداری به شرح زیر است:

• کاهش زمان تهیه و نوشتن نامه های مورد نیاز
• ارائه واضح و قابل فهم اطلاعات حجیم و پیچیده همزمان با جلوگیری از طولانی شدن مکاتبات
• ایجاد تصویر مثبت از شرکت در چشم مشتریان و افزایش وفاداری مشتریان
• امتناع از پذیرش درخواست های غیر قابل پذیرش و حفظ منافع کسب و کار به شیوه صحیح

برخی از انواع نامه:

آموزش نامه نگاری دو نوع اصلی نامه، یعنی نامه های رسمی و غیر رسمی را در بر می گیرد. گاهی به نامه نگاری رسمی، نامه نگاری تجاری نیز گفته می شود.

نامه های رسمی و غیر رسمی می توانند به دلایل مختلفی نوشته شوند. در واقع با توجه به هدف خاصی که نامه برای دستیابی به آن هدف نوشته می شود؛ نوع نامه تعیین می گردد. برخی از انواع نامه ها با توجه به هدف آنها عبارتند از:

• نامه درخواست انتقالی
• نامه برای درخواست گواهی موقت فارغ التحصیلی
• نامه برای استفاده از مرخصی زایمان
• نامه برای درخواست تغییر نام
• نامه برای صدور گذرنامه جدید

پس از استفاده از آموزش نامه نگاری گروه آموزشی فردوسی شما خواهید توانست هر نوع نامه ای را به خوبی و بدون مشکل بنویسید. همچنین می توانید با دانلود کتاب الکترونیکی PDF گنجینه 70 نمونه نامه کاربردی(رسمی و اداری) ، با انواع مختلف نامه آشنا شوید. نمونه نامه درخواستی شما نیز ممکن است یکی از همین 70 نامه باشد. مطالعه این کتاب وسعت دید شما در حوزه نامه نگاری را به طور چشمگیری افزایش می دهد.

بهترین روش آموزش نامه نگاری به کارمندان یک شرکت کدام است؟

این سوال مسلماً به ذهن همه مدیران با تجربه ای که از اهمیت آموزش نامه نگاری آگاه هستند؛ خطور می کند. آموزش کارکنان یک سازمان می تواند سبب رفع کاستی ها و افزایش موفقیت های سازمان گردد. آیا تجهیز کتابخانه سازمان به تعدادی کتاب آموزش نامه نگاری می تواند سبب افزایش مهارت های نامه نگاری کارمندان گردد؟ چند درصد از کارمندان به خود زحمت خواندن این کتاب ها را خواهند داد؟ در هر سازمانی تعدادی کارمند علاقمند به یادگیری و مطالعه وجود دارد؛ اما همه کارمندان این ویژگی مثبت را ندارند. راه حل بهتری که ما به شما پیشنهاد می کنیم؛ استفاده از دوره آنلاین آموزش نامه نگاری می باشد. در این دوره آموزشی روش های مختلف نامه نگاری به صورت کار عملی به افراد آموزش داده می شود. هم چنین بسته خودآموز دستیار نامه نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار داده خواهد شد. امکان بحث و تعامل در دوره وجود دارد که بازدهی دوره را افزایش می دهد.

نکات نامه نگاری

با استفاده از آموزش نامه نگاری اداری و نکات طلایی نوشتن نامه اداری و رسمی با بسیاری از نکات و کارهای ظریف نامه نگاری آشنا خواهید شد. به طور کلی برای نوشتن یک نامه خوب، صرف نظر از نوع آن بهتر است به نکات زیر توجه نمایید:

خواننده خود را بشناسید

از لحن مناسب برای صحبت با آن فرد و زبان و اصطلاحاتی که مطمئن هستید آن را درک می کند؛ استفاده کنید.

قالب مناسب را انتخاب کنید

نامه ها می توانند به صورت ایمیل، نسخه های تایپ شده چاپی و یا دست نویس باشند. اگر نامه غیر رسمی است و یا نامه ای رسمی به یک مخاطب حرفه ای می نویسید که ترجیح می دهد از طریق ایمیل ارتباط برقرار کند؛ از ایمیل استفاده کنید. اگر به اسناد نامه خود نیاز دارید؛ یک کپی از آن چاپ کنید. یک نامه غیر رسمی را با دست بنویسید تا شخصی تر شود؛ اما نامه های رسمی را همیشه تایپ کنید.

مختصر بنویسید

منظور یا هدف خود را به وضوح بیان کنید و مطمئن شوید اطلاعاتی را که وارد می‌کنید ضروری هستند؛ به ویژه اگر نامه رسمی است. در حین نوشتن، از خود سوالاتی مانند “چرا می نویسم؟” و “من از این نامه چه می‌خواهم؟” بپرسید تا بتوانید محتوا را متمرکز نگه دارید.

نامه را کوتاه نگه دارید

با محدود کردن نامه خود به مهم ترین نکات فقط در چند پاراگراف کوتاه، به وقت گیرنده خود احترام بگذارید.

ویژه خواننده بنویسید

اگر می خواهید گیرنده، نامه شما را شخصی تر احساس کند؛ از کلماتی مانند “ما” یا “شما” استفاده کنید.

نامه را تصحیح کنید

پس از اتمام نامه، آن را بخوانید تا مطمئن شوید اشتباهات املایی و گرامری در آن وجود ندارد. همچنین می توانید از یک فرد مورد اعتماد بخواهید که آن را برای تصحیح و شناسایی زمینه های بهبود بخواند. این مرحله می تواند تضمین کند که نامه شما از وضوح کافی برخوردار است.