نامه درخواستی را چگونه می نویسند؟

نمونه نامه درخواستی به نامه هایی گفته می شوند که عموما برای انتقال یک پیام و یا یک درخواست، از یک شخص عام و یا یک اداره، به یک اداره و شخص صاحب منصب دیگر ارسال میگردد.

در نوشتن نامه درخواستی، اولین نکته مهم رعایت ادب و احترام در نگارش است.
این ادب و احترام به دلیل وجود قوانین اداری مخصوص هر کشور است.
هر نامه باید بر اساس این قوانین و نظریه‌ها نوشته شود تا به عنوان یک نامه درخواستی معتبر شناخته شود.

رعایت این قوانین نه تنها نشانه احترام به دریافت‌کننده است بلکه از اهمیت آگاهی از آیین‌نامه‌ها و قوانین کشور مورد نظر نیز خبر می‌دهد.

در ادامه، به بررسی ساختار و تحلیل نگارش 5 نمونه از رایج‌ ترین نامه‌ های درخواستی پرداخته می‌شود.
این تحلیل‌ها به خواننده کمک می‌کنند تا با مدل‌ های متداول نگارشی در این نوع نامه‌ها آشنا شود و بتواند بهترین شیوه نگارش بر اساس نیازهای خود را انتخاب کند.

در نهایت، پیشنهاد می‌شود که برای دستیابی به تسلط بیشتر در نگارش نامه‌ درخواستی و درک بهتر از ساختارها و نقاط قوت هر یک، مطالب مقاله را به دقت مطالعه کرده و در پی نوشتن نامه‌ های رسمی و اداری از این دانش بهره‌مند شوید.

بررسی 5 نمونه نامه درخواستی اداری

نمونه نامه درخواستی خوابگاه دانشجویی

این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارد و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.

موضوع: درخواست خوابگاه دانشجویی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب ……. دانشجوی ورودی سال ……. (2) درخواست خود را مبنی بر استفاده از خوابگاه دانشجویی (3) به عرض می­ رسانم. با توجه به مسافت زیاد بین محل سکونت خویش تا دانشکده (4) خواهشمند است آن مقام محترم مساعدت لازم را جهت تخصیص خوابگاه (5) به اینجانب مبذول نمایند.

پیشاپیش از جنابعالی (6) کمال تشکر را دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3)  طرح موضوع به صورت کوتاه وچند واژه ای
(4)  دلیل درخواست
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری
(6)  جنابعالی برای آقایان و سرکار علیه برای بانوان استفاده می شود.

نمونه نامه درخواستی وام قرض الحسنه

این الگوی نامه برای درخواست های کوچک که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.
تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در جابجا شدن طرح موضوع و دلیل درخواست است که باعث محدود شدن حجم دلیل درخواست شده است.

موضوع: درخواست وام قرض الحسنه (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله اینجانب …… به شماره پرسنلی ….. (2) اعلام می دارد، بنا به دلیل مشکلات مالی (3) متقاضی دریافت وام قرض الحسنه به مبلغ …. (4) هستم. بنابراین تقاضای کتبی خود را به حضور تقدیم می دارم. تسریع در واگذاری وام (5) موجب کمال امتنان است.

پیشاپیش از آن مقام محترم که بذل محبتی می فرمایند کمال سپاسگزاری دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشند.
(3)  دلیل درخواست
(4)  طرح موضوع به صورت کوتاه و چند واژه ای
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی تقسیط مالیات

این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد ندارند و یک شخص از یک اداره یا سازمان درخواست می کند کاربرد دارد.
تفاوت ساختار این الگو با الگوی قبلی در بیان شرایط فعلی است که باعث می شود درخواست ملموس تر و حتی گاهی موجه تر به نظر برسد.

موضوع: درخواست تقسیط مالیات (1)

با سلام و احترام

به استحضار می رساند اینجانب ……. (2) ، موظف به پرداخت مبلغ ….. مالیات سال …… (3) هستم. لذا با توجه به شرایط بحران اقتصادی (4) خواهشمند است با تقاضای اینجانب مبنی بر تقسیط مالیات فوق (5) موافقت فرمایید.

قبلاً از همکاری شما کمال تشکر دارم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  مشخصات شخص درخواست کننده که جزئیات آن به مخاطب نامه بستگی دارد که از فرد درخواست کننده چه مشخصات فردی خواسته باشد.
(3)  بیان شرایط فعلی
(4)  دلیل درخواست
(5)  موضوع درخواست به صورت مصدری

نمونه نامه درخواستی احداث سالن ورزشی

این الگوی نامه برای درخواست های بزرگتر که نیاز به توضیح زیاد دارند و جمعی از یک اداره یا سازمان درخواستی دارند کاربرد دارد.
در این الگو درخواست کنندگان می توانند ادعای کمک برای رسیدن سریع تر یا بهتر به خواسته خویش داشته باشند.
البته بخش مربوط به ادعای کمک می تواند حذف شود (بند دوم متن اصلی: از “همچنین ما” تا “اعلام کرده و”)

موضوع: درخواست جمعی احداث سالن ورزشی (1)

با سلام و احترام

به استحضار می­ رساند اینجانبان امضاکنندگان به شرح زیر که همگی از ساکنان ….. (2) هستیم، لازم دانستیم با توجه به تأثیر مثبت ورزش بر سلامت جسم و روان و وجود استعدادهای ورزشی در منطقه (3) تقاضای خویش را برای احداث و تجهیز یک سالن ورزشی (4) مطرح نماییم.

همچنین ما اهالی ….. (5) آمادگی خود را برای در اختیار قرار دادن یک قطعه زمین در ابعاد و موقعیت مناسب (6) جهت احداث سالن (7) اعلام کرده و پیشاپیش از بذل مساعدت جنابعالی کمال سپاس­گزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3)  دلیل درخواست به صورت نسبتا مفصل
(4)  موضوع درخواست
(5)  ویژگی مشترک درخواست کنندگان
(6)  کمک درخواست کنندگان در جهت رسیدن به خواسته
(7)  موضوع درخواست به صورت مصدری

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

نمونه نامه درخواستی شبکه گازرسانی

موضوع: درخواست جمعی شبکه گازرسانی (1)

با سلام و احترام

بدین وسیله به استحضار می­ رساند اینجانب ….. به نمایندگی از ساکنان محله ….. (2) متأسفانه به دلیل نبود شبکه گازرسانی (3) با مشکلاتی عدیده دست به گریبان هستیم که با توجه به در پیش بودن فصل زمستان و سرد شدن تدریجی هوا (4) این معضل رو به فزونی است. بنابراین از آن مسئول خدوم و دلسوز تقاضامندیم دستور فرمایند اقدام عاجل جهت حل این معضل مبذول نمایند.

پیشاپیش از اقدام مساعدت و محبتی که به عمل می­ آورید کمال سپاسگزاری داریم.

◊راهنمای استفاده:
(1)  موضوع درخواست
(2)  ویژگی مشترک درخواست کننده ها، مشخصات درخواست کنندگان در پاورقی یا پایین متن نامه یا پیوست قرار می گیرد.
(3)  دلیل درخواست به صورت مصدری و نفی در خواست (مثلا: شبکه گازرسانی – نبود شبکه گازرسانی یا جای اسکان – نداشتن جای اسکان)
(4) دلیل درخواست برای جلوگیری از بروز اتفاقات بدتر

ساختار کلی و اصلی انواع نمونه نامه درخواستی اداری

به طور کلی، همه ما می دانیم که تمام نمونه نامه های درخواستی، از یک قالب کلی تشکیل می شوند.

مثلا هر نامه باید شامل موارد زیر باشد:

• عبارت دعایی :
  این عبارت عموما در ابتدا و بالای صفحه نامه درج میگردد و انواع مختلفی دارد.
  جالب است بدانید که این عبارت دعایی، می تواند با توجه به نوع نامه، متغیر ادا گردد.
• مخاطب :
  بعد از عبارت دعایی معمولا مخاطب قرار میگیرد.
  در بخش مخاطب معمولا در ابتدا، نام شخص و در سطر بعدی این قسمت، سِمت او درج می شود.
  البته گاهی اوقات بخش مخاطب، به یک سازمان، اداره و یا شرکت خاصی اشاره می کند.
• سلام :
  این بخش عموما بسیار کوتاه است.
  عباراتی که در بخش سلام نمونه نامه های درخواستی نوشته می شوند شامل موارد این چنینی خواهند بود :
  سلام و عرض ادب، ضمن عرض ادب و احترام و غیره.
• سرآغاز:
  این بخش معمولا می تواند بنا بر مناسبت های عمومی و یا هر موضوع دیگری دال بر ادای احترام و محبت به شخص مخاطب نامه، متغیر باشد.
  مثلا ضمن عرض تبریک فرا رسیدن سال نو و عبارت این چنینی.
• طرح موضوع :
  حالا رسیدیم به مهم ترین و پیچیده ترین بخش نامه که طرح و بیان موضوع اصلی است.
  طبیعتا در این بخش، موضوع درخواست شما باید به واضح ترین و خلاصه ترین شکل ممکن ادا شود.
  کما اینکه رعایت نکات ادبی و نگارشی، از اهمیت بسیار زیادی برخوردار خواهد بود.
• خواسته :
  اهمیت این بخش نیز اگر بیشتر از بخش قبل نباشد، کمتر نیست.
  از این رو، شما برای تحریر این قسمت نیز باید دو عامل کیفیت نگارشی و وضوح کلام را با هم در تعادل نگه دارید.
• تشکر و امضا :
  این بخش نیز به سه قسمت تقسیم می شود.
  این سه بخش به ترتیب شامل تشکر، نام فرستنده و سمت فرستنده خواهد بود.

بررسی مسیر نگارشی 5 نمونه نامه درخواستی

گمان می کنم که حالا تسلط کافی بر روی نکات اصلی و ساختار کلی یک نامه درخواستی اداری پیدا کردیم.
پس حالا نوبت این است که ببینیم نمونه نامه درخواستی ذکر شده در این مقاله، تا چه اندازه در این مسیر نگارشی، درست پیش رفته اند.

با نگاهی جزئی به تمام این 5 نمونه نامه های درخواستی، درخواهیم یافت که اکثر آن ها، بر اصول اولیه و ساختاری که در پاراگراف قبلی بر آن تاکید شد، پایبند بوده اند.

البته در برخی از موارد، حجم کلمات به توجه به نوع درخواست و موضوع آن، کاهش یا افزایش یافته است.
به عنوان مثال، بسته به نوع خواسته فرستنده نامه، توضیحات مازادی در بخش‌های طرح موضوع و خواسته قابل مشاهده است.

یا مثلا بنا بر نوع خواسته ای که فرستنده ی نامه داشته، توضیحات مازادی در بخش های طرح موضوع و خواسته، درج شده است.
اما چیزی که به وضوح در این 5 نمونه نامه های درخواستی مشاهده می شود، پایبندی آن ها به تمامی اصول نگارشی و ساختار کلی نامه های اداریست.

بررسی تفاوت ها

همان طور که در پاراگراف قبلی اشاره کردیم، با اینکه تمام این 5 نمونه نامه درخواستی از یک ساختار واحد پیروی می کنند، اما باز هم با توجه به موضوع درخواست، شاهد یک سری تفاوت های ریز و درشت در متن نامه خواهیم بود.

یکی از مهم ترین مواردی که می تواند باعث تفاوت در متن نمونه نامه های درخواستی شود، سمت، درجه و مقام شخص، اداره، سازمان و یا شرکت مخاطب است.

مثلا به نمونه نامه شماره یک نگاه کنید.
این نامه از طرف یک دانشجو برای واحد خوابگاه دانشجویی یک دانشگاه نوشته شده است.
درخواست این نامه واضح و بسیار خلاصه است.
البته که سازمان و واحد مربوطه نیز از رسمیت بسیار زیادی برخوردار نیست.
پس طبیعتا، توضیحات اضافه و ارائه احترامات طویل و پیچیده، اصلا جایی در این مدل نامه ها نخواهد داشت.

اما نمونه نامه شماره چهار، نقطه مقابل موضوعی است که در پاراگراف قبلی مطرح کردیم.
این نامه برای درخواست های بزرگ تر و مهم تر طراحی شده است.
کما اینکه مخاطب نامه نیز یک سازمان بزرگ تر و رسمی تری در کشور می باشد.

البته بد نیست که نگاهی به نمونه نامه شماره 3 نیز بیندازیم و متوجه شویم که همیشه درخواست های بزرگ تر، نیاز به توضیحات بیشتر ندارند.
چرا که گاهی اوقات بیان خلاصه ی یک درخواست با شرح وضعیت فعلی، باعث می شود که تمرکز خواننده بر روی مسئله اصلی بیشتر گردد. (1)

بررسی شباهت ها

حقیقتا در بررسی شباهت های نمونه نامه های درخواستی، موارد خیلی خیلی زیادی وجود دارند. چرا که یک نامه اداری و درخواستی، معمولا باید از یک ساختار ادبی ابتدایی که از قوانین رسمی کشور نشات میگیرد، پیروی کند.
پس در شبیه بودن اکثر نامه های اداری و درخواستی، هیچ شکی وجود ندارد.

همان طور که در پاراگراف های قبلی نیز اشاره کردیم، وجه تمایز نامه ها تنها در“موضوع خواسته” است که پدیدار می شود.
با این تفاسیر، به عنوان سخنان پایانی این مقاله، لازم است بدانید که تمامی نامه های اداری، از نامه درخواستی تا نمونه های دیگر، باید از هجو و زیاده گویی پرهیز کنند.

چرا که این نامه ها باید پیام مورد نظر را به درست ترین و خلاصه ترین شکل ممکن ادا کنند.
در غیر این صورت، نامه مذکور، از رسمیت و اعتبار کافی برخوردار نخواهد بود و همین موضوع، مستقیما بر روی نتیجه نامه درخواستی، تاثیر سوء خواهد گذاشت.

دانلود کتاب الکترونیکی گنجینه 70 نمونه نامه پرکاربرد رسمی و اداری

نتیجه گیری

نامه درخواستی را چگونه می نویسند؟
مقاله‌ای است که به روش نگارش نامه‌های اداری اشاره دارد و با تحلیل 5 نمونه نامه درخواستی، راهنمایی در این زمینه ارائه می‌دهد.
در این مقاله، اهمیت رعایت ادب و اصول نگارش در نامه‌های اداری برجسته شده و تأکید بر اطلاع از قوانین اداری هر کشور صورت گرفته است.
با بررسی ساختار و تحلیل نگارش 5 نمونه نامه، خواننده با مدل‌های متداول نگارشی در این نوع نامه‌ها آشنا می‌شود.
در پایان، تسلط بر اصول نگارش نامه درخواستی و استفاده از دانش به دست آمده برای نوشتن بهترین نامه‌های اداری توصیه شده است.

تأکید بر اجتناب از هجو و زیاده‌گویی برای حفظ رسمیت و اعتبار نامه‌ها نیز از جمله نکات مهم این مقاله است.