انواع نامه اداری
در سازمان ها و اداره ها نامه های مختلفی به لحاظ مضمون، محتوا و ماهیت مبادله می شود. شناخت و دسته بندی و دانستن کاربرد انواع نامه اداری باعث سهولت استفاده و نگارش آنها می شود. نامه های اداری را از جهات گوناگون می توان تقسیم کرد:
انواع نامه اداری از نظر قالب
1- نامه ی اداری
2-گزارش
3- حکم
4- بخشنامه
5- دستورالعمل
6- صورتجلسه
7- آگهی، اطلاعیه، تبریک، تسلیت
8- احکام اداری
9- اسناد و نوشته های حقوقی
10- …
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399
انواع نامه اداری از نظر رسمیت داشتن
نامه های رسمی
این گونه نامه ها به طور رسمی و با آداب خاص نوشته می شود. نامه های رسمی از سوی افراد، سازمان ها و نهادها و مؤسسه های دولتی و خصوصی و بالعکس نوشته و مبادله می شود و از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شود.
نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند، رسمی تلقی می شوند؛ بنابراین تمامی انواع نامه نگاری رسمی اعم از بخشنامه، ابلاغ نامه، آیین نامه، حکم، صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساسنامه، صورت حساب ها و حتی مناقصه، مزایده، آگهی های تبریک، تسلیت و … به محض ثبت در دفاتر اداری ((رسمی)) تلقی می شوند.
نامه های غیررسمی
این گونه نامه ها میان دوستان و بستگان و اقوام، ردوبدل می شود و بیشتر حاوی مسائل شخصی و دوستانه و خانوادگی است.
انواع نامه اداری از نظر سطح سازمانی
از این حیث نامه ها به درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می شوند:
نامه های درون سازمانی
کلیه مکاتباتی است که در یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد. این گونه نامه ها ممکن است بین دو اداره، بخش، واحد یا قسمت همسطح انجام گیرد؛ برای مثال نامه نگاری اداره ی حسابداری با خدمات یا امور کارپردازی با واحد کارگزینی یا بالعکس، بنابراین در تقسیم نامه ها بایگانی این گونه نامه ها جداست. چنانچه نامه نگاری واحد یا اداره ی مالی هم سطح، گسترده باشد، نامه نگاری هر واحد، به طور مجزا طبقه بندی و بایگانی می شود؛ مثال:
– نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین تر؛
– نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح در یک سازمان؛
– نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا؛
– نامه کارکنان به رؤسا و یا واحدهای درون سازمانی؛
ممکن است نامه های دورن سازمانی از واحد بالاتر به واحد پایین تر باشد؛ مثل نامه های مدیر کل یا رئیس سازمان یا مقام وزارت به سطوح پایین تر خود. این نامه نگاری اغلب در شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخشنامه و پی نوشت در هامش نامه باشد. پی نوشت مدیران سطوح بالا بیشتر حاشیه، یا قسمت پایین نامه است؛ از این رو نامه هایی که قرار است مدیر بالاتر به مدیران سطوح پایین ارجاع دهد در حاشیه جای مناسب پیشبینی شود همچنین از سطوح بالا به پایین ممکن است بر یک نامه چندین پی نوشت زده شود.
در پی نوشت ها مدیر سطح بالاتر نظر خود را درباره ی متن نامه اعلام می کند و یا دستور اقدام و انجام کاری را می دهد. چنانچه نامه ها بنابر سابقه ی قبلی و مقررات وضع شده بین مدیران بالا و پایین باشد، تنها به لفظ ((اقدام شود)) اکتفا می شود و در امور مستحدث، مدیر یا نظر مشورتی از مشاوران و معاونان می خواهد یا موکول به طرح در شورای مدیران می کند و یا خود بدان پاسخ می دهد.
ممکن است نامه های درون سازمانی از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالا نگاشته شود. این گونه نامه ها نیز یا پاسخ به درخواست مقام بالاتر است که در شکل گزارش ارائه می شود و یا درخواست انجام کاری است که در این صورت نامه باید مستدل و به همراه مدارک لازم و توضیحات کامل ارایه شود.
گروهی از نامه های درون سازمانی درخواست یا نامه ی یک کارمند به یک واحد سازمانی یا خطاب به مدیران عالی رتبه است. این گونه نامه ها اغلب جنبه ی شخصی دارد. وگرنه نامه ی یک کارمند به سطوح بالاتر روال اداری خود را طی می کند.
یادآوری: بهتر است این گونه نامه ها نیز جهت پیگیری پیش تر به ثبت دفتر بایگانی برسد.
بخشی دیگر از نامه های اداری درون سازمانی نامه ی یک واحد برای کارمند است، این گونه نامه ها اغلب احکام مأموریت، توبیخ های اداری، تشویق نامه ها و نظایر آن هاست.
انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری
نامه های برون سازمانی
نامه هایی هستند که به خارج از سازمان یا اداره نوشته می شود. مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره ی مختلف یا وابسته به دو وزارت خانه، شرکت یا سازمان متفاوت است. ممکن است سازمانی یا یکی از واحدهای سازمان به سازمان یا یکی از واحدهای سازمانی در مورد خاص مکاتبه کند؛ برای مثال امور خدمات وزارت جهاد کشاورزی با اداره ی خدمات وزارت بازرگانی یا کارگزینی وزارت آموزش و پرورش با امور تشکیلات در سازمانی دیگر. برخی از واحدها بنابر وظایف محوله می توانند به طور مستقیم با سازمان های دیگر بدون رعایت سلسله مراتب اداری مکاتبه نمایند مثل امور مالی اداره ها با وزارت اقتصاد و امور اداری یا سازمان مدیریت و برنامه ریزی.
ممکن است به دلیل عدم اطلاع از واحد پی گیرنده ی نامه ی ارسالی و یا عدم اطلاع از تشکیلات سازمانی گیرنده ی نامه، با عنوان کلّی وزارت خانه یا سازمان مکاتبه شود. در این صورت نامه به عنوان دفتر ریاست یا به دبیرخانه ی مادر ارسال شود تا این دو نامه را برای گیرنده و واحد مسئول رسیدگی ارجاع دهند.
ممکن است برخی از نامه های برون سازمانی به یک شخص حقیقی خارج از سازمان نوشته شود. این گونه نامه ها اغلب شامل پاسخ به درخواست های شخصی، ابلاغ نامه ها، احضارنامه ها و اخطارها می باشند.
انواع نامه اداری از نظر دورن مایه و محتوا
نامه در هر سطحی که درون سازمان یا برون سازمان نوشته شود، ممکن است جزو نامه های خبری، بازدارنده، دستوری و درخواستی و یا هماهنگی باشد.
نامه های خبری
در این دست نامه ها، نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می رسد؛ برای مثال درباره ی موضوعی یا شخصی استعلام کرده ایم، اداره ی پاسخ دهنده، پاسخ رد یا قبول را به اطلاع می رساند. نوشتن این نامه ها در دو جهت، واحد یا مقام از پایین به بالا و از بالا به پایین مباله می شود.
نامه های بازدارنده
نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام است در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.
نامه های درخواستی
نامه هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن است. این نامه ها بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهد و از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می شود.
نامه های هماهنگی
این نامه ها دربردارنده ی پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی است و بین دو واحد یا چند وزارتخانه ردوبدل می شود. بخشنامه ها و دستورالعمل ها از این نوع نامه ها هستند.
نامه های دستوری
این گونه نوشته ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا مؤسسه های زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه ی اقدامی را می خواهد.
انواع نامه اداری از نظر درجه ی امنیتی
از این حیث نامه ها را به عادی و غیرعادی تقسیم می کنند.
نامه های عادی و معمولی
اغلب نامه های اداری عادی است و از درجه ی اهمیت پایین تری نسبت به نامه های غیرعادی برخوردارند و در سرعت پیگیری و دقت در تهیه ی پاسخ و مقام مرجع رسیدگی کننده، از همان قواعد و قوانین نامه های معمولی پیروی می کنند و گردش کاری آنها همان است که در اداره ها معمول است.
نامه های غیرعادی یا طبقه بندی شده
شامل نامه هایی می شود که از درجه ی اهمیت بالاتری برخوردارند و شامل نامه های محرمانه، خیلی محرمانه و سرّی و تمام سرّی می شوند. تمامی این نامه ها ممکن است مستقیم باشند یا غیرمستقیم. اگر مهر مستقیم خورده باشند، نامه بدون واسطه و تنها به دست مسئول مستقیم اداره یا رئیس سازمان یا شخص وزیر باز شده و رسیدگی می شود.
نامه های محرمانه ی غیرمستقیم آنهایی هستند که غیر از رئیس، مسئولان ذیربط حق باز کردن و رسیدگی به آنها را دارند. به طور معمول مهرهای مستقیم-محرمانه، مستقیم-سری، مستقیم-خیلی محرمانه، غیرمستقیم-محرمانه با جوهر سرخ رنگ بر روی پاکت و نامه زده می شود. این گونه نامه ها میان مراکز تصمیمگیری بالا و مراکز نظامی و وزارت اطلاعات ردوبدل می شود.
نامه های اداری با مضامین محرمانه در فایل رایانه ای با کد رمز محفوظ است و در گوشه ی سمت چپ با قلم زیرخطدار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته می شود: ((محرمانه))، چنانچه نامه ((محرمانه ی مستقیم)) است، این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399
انواع نامه اداری از نظر واحد اقدام کننده
هر یک از واحدهای اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند؛ مثلاً نوشته هایی که در ذی حسابی و حسابداری تهیه می شود به نام ((نامه های مالی)) خوانده می شود و از این دیدگاه میتوان انواع نامه ها را برشمرد:
1- نامه های اداری
2- نامه های مالی
3- نامه های فنی
4- نامه های آموزشی
5- نامه های بازرگانی
6- نامه های حقوقی
و …
انواع نامه اداری از نظر اقدام
از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند:
نامه های عادی
این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس به صورت عادی طی می کنند.
نامه های فوری
این گونه نامه ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرار گیرد از مبدأ با مهر فوری مشخص می شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود. در سازمان گیرنده هم به محض رویت ((مهر فوری)) خارج از نوبت ثبت و به اقدام کننده ارجاع می شود. نامه های فوری 48 ساعته باید مورد اقدام قرار گیرد. در سیستم اداری واژه های دیگری نیز برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیامهای نظامی است؛ مانند: فوری (48 ساعته)، خیلی فوری (24 ساعته)، آنی (به محض وصول)، اما نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد ((اقدام سریع)) نوشته می شود.
انواع نامه اداری از نظر ابزار نامه رسانی
1- تلگرام
2- تلفنگرام
3- تلکس
4- نمابر
5- رایانامه (E-mail)
6- پیامک
