اهمیت نامه نگاری اداری

برخی گمان دارند فن نامه نگاری، تنها مربوط به متخصصان رشته ی زبان و ادبیات فارسی است و تنها آنان باید این مهارت را بدانند؛ در حالی که یکی از مهارت های شهروندی، نوشتن و بیان مطالب به صورت درست و روان است آن گونه که سخن می گوییم. ناتوانی دانش آموزان و دانشجویان و دانش آموختگان از نگارش نامه خصوصی و اداری امروزه امری رایج است. گروهی نیز نوشتن نامه را امری بدیهی فرض می کنند. این کار جز دانستن روش ها و فنون خاص نامه بستگی به تبحر در شیوه ی نگارش دارد. هر کس و در هر رشته و شغل و تخصص و درجه ی تحصیلی به دانستن این اصول ساده نیاز دارد. متخصصان و مهندسان نیز در تهیه ی یک نامه اداری و فنی یا گزارش باید با اصول اولیه ی نگارش و تنظیم نامه نگاری اداری آشنا باشند. غلط نوشتن و نامفهوم بودن متن نامه و گزارش علاوه بر بی نتیجه گذاشتن مقصود و درخواست، نشانگر ضعف شخصیتی و احیاناً حمل بر بی سوادی نویسنده خواهد بود.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

برخی از مردم، کارشناسان، کارمندان و تحصیل کردگان به درست نویسی و اصول نامه نگاری بی توجه اند. اگر بپذیریم که دنیای امروز عصر ارتباطات است، و نامه نگاری رایج ترین شکل آن است، پس باید پذیرفت که آیین نگارش اداری یک نیاز اجتناب ناپذیر برای همه و به ویژه تحصیل کردگان محسوب می شود. جامعه از تحصیل کردگان توقع بیشتر دارد. کارکنان سازمان های دولتی نیز اگر به اصول درست نوشتن آشنا نباشند، در تهیه ی نامه ها و آیین نامه و گزارش هایی که باید به اطلاع هزاران نفر برسد، دچار اشتباه و اختلال شده و گیرندگان دچار بدفهمی می شوند. شما خود شاهد بوده اید نامفهوم یا مبهم بودن نامه ای باعث سرگردانی ارباب رجوع، نامه نگاری مجدد و بیهوده و در نهایت صرف وقت و هزینه و هدر رفتن نیروی انسانی شده است. نوشتن جزء جداناشدنی در زندگی بشر امروز است. از ساده ترین شکل آن که نامه نگاری دوستانه، اداری و ارتباطات عادی باشد تا انتقال علوم و فنون. هر چه بتوانیم از این وسیله دقیق تر و مؤثرتر استفاده کنیم، انتقال پیام و ارتباط آن آسان تر صورت می گیرد.

کافی است در اهمیت نامه نگاری اداری بدانیم:

1- نامه نگاری اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن دارد.

2- نوشتار آسان تر، کمترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ی ارتباط بوده و هست.

3- تمامی اشکال ارتباط (نمابر، تلکس، تلفن گرام، تلگراف، رایانامه و …) بر بنیاد نامه نگاری استوار است. تهیه ی همگی این گونه ها و پاسخ به آن ها در قالب نامه امکان پذیر است.

4- جریان تمامی امور اداری و سازمانی از کوچک ترین درخواست تا بزرگترین آن ها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و بدان ترتیب اثر داده می شود.

5- تمامی مسائل مالی، اداری و سازمانی از طریق نامه و به طور مکتوب انجام می گیرد؛ بدین ترتیب اثرات مالی و نقش مؤثر آن در سهولت وسلامت جریانات مالی آشکار است.

6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهم ترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آن برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه به عنوان یک سند در مقام دعوی یا دفاع قابل ارائه است.

7- نامه ها و نامه نگاری اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است. هر نامه سوابق کاری را نشان می دهد که می تواند در جهت دهی کارها، اشراف بر امور، تجزیه و تحلیل اقدامات، راهنمای حال و آینده مدیران باشد. مطالعه ی نامه های طبقه بندی شده ی اداری، به شرط آن که درست نگاشته شده باشند و سیر منطقی داشته باشند، موجب استفاده از تجربه ها می شوند.

8- نامه های اداری و مکتوبات سازمانی پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع و مراجع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره به کار آید. همچنین آیندگان درباره ی اوضاع آن دوره خاص به قضاوت بپردازند. نمونه ی آن مکاتیب و منشآت و فرامینِ بازمانده از گذشته است که امروزه حکمِ سندِ قطعی تاریخی دارند.

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)