نحوه بیان خواسته در نامه اداری
در بیشتر مواقع نامه ها برای بیان خواسته ای نوشته می شوند. در غیر این صورت صرفاً جنبه ی اطلاع رسانی دارند. حال ممکن است نویسنده ی نامه، خواسته ای از زیر دست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می گردد یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است. در نتیجه همچون بخش های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف همراه است.
| مقام مخاطب | اصطلاح رایج |
| برای سازمان یا مقام بالاتر یا همطراز | استدعا میشود مقرر فرمایید ….. |
| خواهشمند است دستور فرمایید ….. | |
| مسئول یا واحد زیرمجموعه | مقتضی است دستور فرمایید ….. |
| مقتضی است ….. | |
| لازم است ….. |
به مثال هایی در این باره توجه فرمایید:
– لذا استدعا می شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.
– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه ی بودجه صورت گیرد.
– مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.
بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود:
– پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.
– اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.
– امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.
– امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.
– از دستور مساعدتی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می شود.
– همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.
– هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود. (برای مقام های پایین تر با سابقه ی بد)
– امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید. (برای مقام های پایین تر با سابقه ی بد)
2 نمونه نامه درخواست از مسئولین
برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399
