نحوه بیان خواسته در نامه اداری
بیان خواسته در نامه اداری یک مهارت اساسی است که برای ارتباطات مؤثر و دقیق در محیط کار اساسی است.
در بیشتر مواقع نامه ها برای بیان خواسته ای نوشته می شوند.
در غیر این صورت صرفاً جنبه ی اطلاع رسانی دارند.
حال ممکن است نویسنده ی نامه، خواسته ای از زیر دست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می گردد.
یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است.
در نتیجه همچون بخش های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف همراه است.
اصول اولیه‌ی بیان خواسته در نامه اداری
۱. تعریف خواسته در نامه اداری
در اکثر مواقع، هدف اصلی نوشتن یک نامه اداری، بیان یا ابراز یک خواسته است.
بیان خواسته به معنای درخواست یا خواهش برای انجام یک کار خاص، حل یک مسئله یا به دست آوردن یک خدمت است.
در غیر این صورت، نامه تنها به عنوان یک ابزار اطلاع رسانی عمل می‌کند.
۲. شناخت خواسته
نویسنده نامه باید خواسته‌های خود را به دقت شناسایی کند.
این ممکن است یک درخواست از زیر دستان یا حتی خواسته از مقام‌های بالاتر باشد.
این شناخت باعث میشود که بیان خواسته در نامه، به شکل دقیق و مؤثری انجام شود.
۳. بیان خواسته با دقت
بیان خواسته باید با دقت و وضوح انجام شود. از عبارات و کلمات معنی‌دار و مختصر برای ابراز خواسته استفاده شود تا گیرایی و درک طرف مقابل تضمین شود.
۴. استفاده از اصطلاحات مخصوص
بسته به نهاد یا فردی که خواسته اعلام میشود، استفاده از اصطلاحات مخصوص و مناسب ضروری است.
درخواست از زیر دستان ممکن است با دستوری مختصر و مستقیم بیان شود، در حالی که خواسته از مقام‌های بالاتر ممکن است نیاز به ادبیات و اصطلاحات رسمی‌تر داشته باشد.
۵. ترتیب منطقی بیان خواسته
خواستهها را در نامه به ترتیب منطقی بیان کنید. ابتدا به معرفی مسئله بپردازید و سپس خواستهها و درخواستها را به ترتیب اهمیت مطرح کنید.
۶. بهره‌گیری از زبان مناسب
استفاده از زبان مناسب و ادبیات مناسب در بیان خواسته ضروری است.
توجه به ادبیات رسمی و استفاده از جملات مودبانه به تقویت اثر بیان خواسته کمک می‌کند.
با رعایت این نکات، می‌توانید خواسته‌های خود را در نامه‌های اداری به شکل موثر و مؤثری ارائه دهید.
اصطلاحات بیان خواسته در نامه اداری
| مقام مخاطب | اصطلاح رایج |
| برای سازمان یا مقام بالاتر یا همطراز | استدعا میشود مقرر فرمایید ….. |
| خواهشمند است دستور فرمایید ….. | |
| مسئول یا واحد زیرمجموعه | مقتضی است دستور فرمایید ….. |
| مقتضی است ….. | |
| لازم است ….. |
به مثال هایی در این باره توجه فرمایید:
- – لذا استدعا می شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.
- – لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه ی بودجه صورت گیرد.
- – مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.
بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود:
- – پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.
- – اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.
- – امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.
- – امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.
- – از دستور مساعدتی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می شود.
- – همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.
- – هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود. (برای مقام های پایین تر با سابقه ی بد)
- – امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید. (برای مقام های پایین تر با سابقه ی بد)
2 نمونه نامه درخواست از مسئولین
برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399
اهمیت بیان خواسته در نامه اداری
- تسهیل درک مسئله:
- بیان خواسته در نامه اداری به صورت مؤثر، به درستی و واضح بودن مسئله کمک می‌کند.
- این امر باعث تسهیل درک و درستی تفسیر خواستهها توسط گیرنده میشود.
- تسریع در انجام اقدام:
- بیان خواسته به نحوی که برای گیرنده قابل فهم و قابل اجرا باشد، به تسریع در انجام اقدامات مورد نیاز کمک می‌کند.
- درخواستها که به صورت دقیق و روشن بیان شوند، باعث مطمئنی و اعتماد به نفس در گیرنده می‌شوند.
- اصطلاحات واضح و مؤثر:
- بیان خواسته در نامه ادری به صورت مؤثر از اصطلاحات و واژگان دقیق و قابل درک استفاده می‌کند.
- این امر به گیرنده کمک می‌کند تا به درستی مفهوم خواستهها را درک کرده و به طور مستقیم به آنها پاسخ دهد.
- اهمیت تأثیرگذاری در ارتباطات سازمانی:
- بیان خواسته به صورت مؤثر در ارتباطات سازمانی اهمیت بسیاری دارد.
- این نقشه محتوا کمک می‌کند تا نامه‌ها به عنوان ابزاری برای رسیدگی به مسائل و انجام وظایف بهتر مورد استفاده قرار گیرند.
- حفظ حقوق و منافع:
- بیان خواسته در نامه اداری به صورت دقیق و مؤثر، به افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا حقوق و منافع خود را به درستی حفظ کنند.
- این امر باعث جلب توجه به مسائل مهم و نیازمند رسیدگی فوری میشود.
- ساختاردهی به نامه:
- بیان خواسته به صورت مؤثر، ساختار مناسبی به نامه میبخشد و به ارتقاء نظم و درستی آن کمک می‌کند.
- ساختاردهی مناسب نامه باعث میشود گیرنده به سرعت به اطلاعات اصلی برسد و اقدامات لازم را انجام دهد.
با در نظر گرفتن اهمیت بیان خواسته در نامه اداری، می‌توان ارتباطات سازمانی را بهبود بخشید و به عملکرد سازمانی بهبود و افزایش داد. (1)
