3 نمونه نامه استعفا اداری
نامه استعفا اداری یکی از اسناد حیاتی در مسیر حرکت یک فرد در محیط کار است.
این نوع نامه، به عنوان یک وسیلهٔ رسمی، فرصتی برای اعلام تصمیمات فردی در خصوص ترک مسئولیتها و وظایف اداری فراهم میکند.
در این سند، متقاضی استعفا با دقت و محبت به جزئیات مرتبط با این تصمیم می‌پردازد.
مهمترین نکته در بخش نگارش نامه استعفا اداری، بیان دلایل و اسباب موجه و محکمی است که فرد را به این تصمیم مهم و حساس نهایی کرده‌اند.
این دلایل می‌توانند به عوامل شخصی، حرفه‌ای، یا حتی خاصیت‌های محیط کار مرتبط باشند.
به وسیلهٔ این نامه، فرد نه تنها اعلام میکند که قصد دارد از مسئولیت های اداری خود استعفا دهد، بلکه این اعلام به دلیل‌ها و مفردات وی نیز پر می‌شود.
در اینجا 3 نمونه نامه استعفا اداری را به گونه ای که بتوان از الگوی آنها برای نامه هایی با مشخصات متفاوت استفاده کرد گرد آوده ایم.
اما فراموش نکنید تغییرات در متن آن نیازمند دانستن اصول نامه نگاری است که هر چه این تغییرات اساسی تر باشد طبیعتا بایستی از اصول نامه نگاری نیز بیشتر دانست. (1)
طرز استفاده از نمونه نامه ها
استفاده از نمونه‌نامه‌ها به عنوان یک راهنما و الگو برای تدوین نامه استعفا اداری بسیار حیاتی است.
این نمونه‌نامه‌ها به دو نوع اصلی تقسیم می‌شوند:
- عبارت‌های الگویی یا اساسی که به صورت برجسته و Bold نوشته شدهاند
- و عبارت‌های قابل تغییر که در حالت معمولی آشکار هستند.
به منظور شخصی‌سازی و تطابق متن با موضوع خاص خود، کافی است عبارات قابل تغییر را با دقت و توجه به جزئیات مورد نظر تغییر دهید.
توضیحات مرتبط با هر عبارت قابل تغییر در زیر نمونه‌نامه ذکر شده است، که می‌تواند به عنوان یک راهنمای مفید برای شما عمل کند.
از این روش استفاده کردن، فرایند نوشتن نامه استعفا اداری را ساده‌تر و موثرتر نموده و به افراد کمک میکند تا با اعتماد به نفس بیشتر، اقدام به نوشتن یک نامه استعفا اداری مناسب و متناسب با شرایط خود نمایند.
متن کوتاه نامه استعفا اداری
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم …. (1)
رییس/مدیر محترم …. (2)
با سلام و عرض ادب
به استحضار آن مقام محترم می رساند، اینجانب ……… کارمند / پرسنل این شرکت/سازمان (3)، از تاریخ ………… (4) به بعد به دلیل ………… (5) قادر به همکاری با این شرکت/سازمان (6) نخواهم بود.
لذا بدین وسیله استعفای خود را کتباً به آن مدیریت محترم اعلام می نمایم.
مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم حضورتان ارسال خواهد شد .
با تشکر
امضا و تاریخ
◊راهنمای استفاده:
(1) نام خانوادگی مقام مخاطب استعفانامه
(2) سمت مقام مخاطب استعفانامه
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات استعفادهنده
(4) تاریخ یک روز بعد از آخرین روز همکاری
(5) دلیل استعفا یا قطع همکاری
(6) شرکت/سازمان
متن نسبتاً بلند نامه استعفا اداری
به نام خدا
جناب آقای / سرکار خانم …. (1)
مدیرعامل/رییس/مدیر محترم ….. (2)
با سلام و احترام
بدین وسیله به استحضار می‌رسانم اینجانب …. (3) که از تاریخ …. (4) در واحد …… (5) مشغول به کار بوده ام، از تاریخ …. (6) بنا به پاره‌ای دلایل قادر به ادامه همکاری با شرکت/سازمان (7) نخواهم بود.
از اینکه فرصت همکاری با جنابعالی/سرکار علیّه (8) و شرکت/سازمان …. (9) را در این مدت داشته ام بسیار خرسند بوده و امیدوارم حضور من در شرکت/سازمان (10) نتیجه بخش بوده باشد.
خواهشمند است در صورت موافقت با درخواست اینجانب دستورات لازم را ابلاغ فرمایید.
پیشتر از حسن نیت و توجه شما کمال تشکر را دارم و برای شما آرزوی توفیق روزافزون می کنم.
تاریخ و امضا
◊راهنمای استفاده:
(1) نام خانوادگی مقام مخاطب استعفانامه
(2) سمت مقام مخاطب استعفانامه
(3) نام، نام خانوادگی استعفادهنده
(4) تاریخ شروع همکاری
(5) واحد کاری استعفادهنده
(6) تاریخ یک روز بعد از آخرین روز همکاری
(7) شرکت/سازمان/…
(8) بستگی به جنسیت مخاطب نامه جنابعالی/سرکار علیّه
(9) نام شرکت یا سازمان
(10) شرکت/سازمان
متن بلند نامه استعفا اداری
به نام خدا
جناب آقای / سرکار خانم …. (1)
مدیرعامل/رییس/مدیر محترم ….. (2)
با سلام و عرض احترام
بدین وسیله به استحضار آن مقام محترم می رساند اینجانب ………… (3) به شماره کارمندی …. و به کد ملی …. (4) از تاریخ ….. (5) در این شرکت/سازمان (6) با سمت …. در واحد …. (7) مشغول به کار هستم. اما به دلایل شخصی/دلیل ….. (8) تقاضای استعفای خود را به حضور محترم اعلام می دارم.
امیدوارم همکاری اینجانب برای این سازمان مثمر ثمر بوده باشد. همچنین به دلیل آموزش های بسیار در این مدت کاری از محضر جنابعالی قدردان هستم. (9)
لذا خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت به اداره کارکنان اعلام دارید. همچنین در صورت نیاز، جهت آموزش به فرد جدید در این شغل اعلام آمادگی می نمایم. (10)
پیش تر از حسن نظر و توجه جنابعالی نهایت تشکر و قدردانی را دارم و برای شما آرزوی توفیق روز افزون را از درگاه خداوند خواستارم.
با تشکر
امضاء و تاریخ
◊راهنمای استفاده:
(1) نام خانوادگی مقام مخاطب استعفانامه
(2) سمت مقام مخاطب استعفانامه
(3) نام، نام خانوادگی استعفادهنده
(4) مشخصات استعفادهنده
(5) تاریخ شروع همکاری
(6) شرکت/سازمان
(7) پست سازمانی
(8) دلیل استعفا یا قطع همکاری
(9) و (10) *عبارت های اختیاری
کتاب الکترونیکی گنجینه ۷۰ نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/حامد کافی/1401
نکات مهم در نگارش نامه استعفا اداری
نگارش نامه استعفا اداری نیاز به دقت و مراعات خاص دارد تا این اظهارنامه به صورت موثر و احترافی ارائه شود.
در این بخش، به برخی از نکات مهم در نگارش نامه استعفا اداری اشاره می‌شود که به افراد کمک میکند تا این سند را با کیفیت بالا و با توجه به استانداردهای نامه‌نگاری اداری تهیه کنند:
1. شروع با عنوان مناسب:
- نامه با یک عنوان مناسب شروع شود که به وضوح نشان دهد موضوع نامه استعفا است. مثلاً “اعلام استعفا اداری”.
2. بیان دلایل با احترام:
- دلایل استعفا باید با احترام به طرف مقابل بیان شود. از اصطلاحات مناسب و مودبانه در این بخش استفاده شود.
3. تعیین تاریخ انعقاد استعفا:
- تاریخ مورد نظر برای اجرای استعفا باید به وضوح ذکر شود تا پیش بینی‌های مرتبط با تغییرات در سازمان انجام شود.
4. اشاره به انجام وظایف باقی‌مانده:
- در نامه، اعلام کنید که شما تا تاریخ اجرای استعفا به انجام وظایف باقی‌مانده خود تعهد دارید و آمادگی دارید در این مسیر همکاری کنید.
5. استفاده از زبان مناسب:
- از زبان رسمی و ادبیات مودبانه در نگارش استفاده شود. اجتناب از اصطلاحات ناراحت‌کننده و بی‌احترامانه ضروری است.
6. امضاء با دقت:
- نامه با امضاء و تاریخ گوناگون به امضاء کننده باید به دقت توجه شود. امضاء الکترونیکی نیز در صورت لزوم مورد استفاده قرار گیرد.
7. مراجعه به قوانین و مقررات داخلی:
- در صورت وجود، به قوانین و مقررات داخلی سازمان مراجعه شود و مطمئن شوید که استعفا با این قوانین هماهنگ است.
8. اطلاع رسانی به مافوقین:
- قبل از ارسال نامه، مطمئن شوید که استعفا به مافوقین و مسئولان مربوط نیز اطلاع داده شده است.
9. مراقبت از تناسب و توجیه‌پذیری:
- اطمینان حاصل شود که متن نامه توجیه‌پذیر و تناسب با شرایط فعلی شما را دارد و احساس رسمیت دارد.
10. پیگیری:
- پس از ارسال نامه، پیگیری با مسئولین مربوط برای رفع هرگونه سوال یا ابهام می‌تواند مفید باشد.
این نکات به عنوان راهنمایی کلی می‌توانند در نگارش نامه استعفا اداری بهبود و کمک کنند.
جمع بندی
نامه استعفا اداری به عنوان یکی از اسناد حیاتی در مسیر حرکت یک فرد در محیط کار، فرصتی فراهم میکند تا اعلام تصمیمات فردی در خصوص ترک مسئولیتها و وظایف اداری صورت پذیرد.
در این سند، دلایل و اسباب موجه و محکمی برای استعفا باید با دقت و احترام به جزئیات مرتبط بیان شوند.
استفاده از نمونه‌نامه‌ها به عنوان الگوها و راهنماها، فرآیند نگارش نامه استعفا اداری را ساده‌تر و موثرتر میکند.
این نمونه‌نامه‌ها به دو نوع اصلی تقسیم می‌شوند:
- عبارت‌های الگویی یا اساسی که به صورت برجسته نوشته شدهاند
- و عبارت‌های قابل تغییر که در حالت معمولی آشکار هستند.
با توجه به توضیحات مرتبط با هر عبارت قابل تغییر، میتوان به راحتی نمونه‌نامه‌ها را شخصی‌سازی کرد.
در نگارش نامه استعفا اداری، مهمترین نکته بیان دلایل و اسباب موجه و محکمی است که فرد را به این تصمیم مهم و حساس نهایی کرده‌اند.
این دلایل می‌توانند به عوامل شخصی، حرفه‌ای یا خاصیت‌های محیط کار مرتبط باشند.
در پایان، اطلاع‌رسانی به مافوقین و پیگیری‌های لازم نیز از جمله مراحل مهم در ارسال نامه استعفا اداری محسوب می‌شوند.
با اعتماد به نفس بیشتر و شناخت اصول نامه‌نگاری، میتوان نامه استعفا اداری را با کیفیت و تاثیرگذار آماده کرد
