آیین نامه مکاتبات اداری چیست و چه هدفی دنبال میکند؟

آیین نامه مکاتبات اداری یک سند راهنما و تنظیمکننده است که به منظور بهبود کیفیت و یکنواختی فرآیند مکاتبات اداری در دستگاههای دولتی تدوین شده است. هدف اصلی آیین نامه افزایش کیفیت مکاتبات و ارتقاء ارتباطات است.

چه اصولی در نگارش نامهها و گزارشها باید رعایت شود؟

آیین نامه تعیین کرده که در نگارش نامهها و گزارشها باید از اصول نگارشی، اصطلاحات رسمی و قواعد نگارش نامههای اداری استفاده شود. این اصول به منظور استانداردسازی مکاتبات اداری و افزایش یکنواختی در آنها تدوین شدهاند.

در دستورالعمل مکاتبات اداری چه اصول نگارشی مطرح شده است؟

دستورالعمل مکاتبات اداری از اصول نگارشی مختلفی حمایت میکند. به عنوان مثال، راهنمایی شده است که در نگارش نامهها و گزارشها از اصول نگارشی، اصطلاحات رسمی و قواعد نگارش نامههای اداری استفاده شود.

آنچه در این مقاله می‌خوانید...

آیین نامه و دستورالعمل مکاتبات اداری دستگاه های دولتی

چندی پیش بخشنامه مکاتبات اداری از سوی دولت تهیه گردید که در آن آیین نامه و دستورالعمل مکاتبات اداری دستگاه های دولتی به طور کامل شرح داده شده است.

دستورالعمل مکاتبات اداری در دستگاه‌های دولتی یک سند راهنما و تنظیم‌کننده است که به منظور بهبود کیفیت و یکنواختی فرآیند مکاتبات اداری در این دستگاه‌ها تدوین شده است.
این دستورالعمل به‌عنوان یک راهنمای جامع برای کارکنان و مسئولان مکاتبات اداری عمل می‌کند.

هدف از دستورالعمل مکاتبات اداری:

افزایش کیفیت:
هدف اصلی از این دستورالعمل افزایش کیفیت مکاتبات اداری در دستگاه‌های دولتی است تا ارتباطات بهبود یابند و اطلاعات به شکل شفاف‌تر منتقل شوند.
استانداردسازی:
تحقیقات استانداردی برای نگارش نامه‌ها، گزارش‌ها و سند‌های اداری وضع شده تا یکنواختی در مکاتبات اداری حاصل شود.
استفاده از فناوری:
ترویج استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات جهت بهبود سرعت و کارایی در مکاتبات الکترونیکی.

در این مقاله به بررسی دستورالعمل مکاتبات اداری پرداخته‌ایم پس تا انتها همراه ما باشید.

ارسال نامه اداری به چند صورت است؟

دستورالعمل مکاتبات اداری براساس دو شیوه‌ی ارسال مختلف تدوین می‌شود:

نامه‌ی الکترونیکی:

این نوع نامه‌ها به وسیلهٔ اتوماسیون سایت دولتی یا سامانه‌های مشابه بارگذاری و مدیریت می‌شوند.
پس از بارگذاری، این نامه‌ها در دسته‌ی نامه‌های عمومی قرار می‌گیرند و برای استفاده عموم قابل دسترس می‌باشند.
این رویکرد باعث افزایش سرعت و کارایی در انجام مکاتبات می‌شود و نیاز به زمان کمتری برای انتقال اطلاعات دارد.

نامه‌ی غیر الکترونیکی یا کاغذی:

این نامه‌ها اغلب به دلیل محرمانه بودن یا نیاز به امضاء فیزیکی، به صورت کاغذی تدوین و ارسال می‌شوند.
در این حالت، نامه‌ها در دسته نامه‌های سری، محرمانه یا فوق محرمانه قرار می‌گیرند و توسط پست به مقصد ارسال می‌شوند.
این رویکرد هنوز در برخی موارد از طریق ارتباطات سنتی بسیار مؤثر است و در مواقعی که نیاز به مستندات فیزیکی و امضاء داریم، به کار می‌رود.

اصل در مکاتبات اداری چیست؟

در دستورالعمل مکاتبات اداری چند اصل مهم وجود دارد. برای پاسخ به این سوال که اصل در مکاتبات اداری چیست، شما باید از طبقه‌بندی اسناد و مکاتبات آگاهی داشته باشید که شامل موارد زیر است:

نامه‌های عادی: این نوع از نامه‌ها برای اطلاع رسانی به کارکنان و ثبت درخواست‌های آن‌ها تهیه شده است که افشای آن اختلالی در سیستم ایجاد نخواهد کرد.
نامه‌های محرمانه: افشای غیر مجاز این دسته از نامه‌ها خلاف اصل مکاتبات اداری است و در امور داخلی شرکت یا موسسه اختلال ایجاد می‌کند.
نامه‌های خیلی محرمانه: افشای این دسته از نامه‌ها نظم امور سازمان یا شرکت را مختل خواهد کرد و اجرای وظایف اساسی و مهم را غیرممکن می‌کند.
نامه‌های سری: افشای این دسته از نامه‌ها منفعت عمومی و امنیت ملی را به خطر خواهد انداخت و جرم محسوب می‌شود.
نامه‌های به کلی سری: افشای غیر مجاز این دسته از نامه‌ها به اساس حکومت و یا منافع ملی کشور ضرر جبران ناپذیری وارد خواهد کرد و مجازات سنگین به همراه خواهد داشت.

ارکان دستورالعمل مکاتبات اداری

برای آگاهی از آیین نگارش و مکاتبات اداری، دانستن ارکان نامه ضروری است. در دستورالعمل مکاتبات اداری این ارکان به طور دقیق مورد بررسی قرار گرفته است که در جدول زیر به‌صورت کامل به آن پرداخته شده است.

اندازه و ابعاد کاغذ نامه دستورالعمل مکاتبات اداری

ابعاد و اندازه کاغذ در دستورالعمل مکاتبات اداری بسته به حجم نامه، در دو اندازه A4 و A5 قابل نگارش است. برای نوشتن نامه‌های 6 سطری و یا کمتر از کاغذ A5 استفاده می‌شود و برای نامه‌های بیشتر از 6 سطر کاغذ A4 مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دستورالعمل مکاتبات اداری در رابطه با نگارش نامه

برای شروع تایپ نامه باید دو سانتی‌متر از نماد موسسه و یا سازمان پایین‌تر آمد.
سطرهای نامه باید از دو طرف به اندازه دو سانتی‌متر فاصله داشته باشند.
برای نوشتن نامه اداری فارسی، متون باید راست به چپ نوشته شود و حاشیه سمت چپ خالی گذاشته شود.
در نوشتن نامه‌های اداری نباید از لغات قدیمی و نامانوس استفاده شود، زیرا اینگونه از کلمات باعث ایجاد ابهام خواهد شد و شیوایی سخن را از بین خواهد برد.
برای نوشتن نامه اداری حتما باید سوابق و مدارک به خوبی بررسی شود تا صحت مطالب تایید شود و منطبق بر واقعیات باشد.
نباید از واژه‌های هم معنی یا مترادف پشت سر هم استفاده شود.
نامه‌های عمومی نباید دستنویس باشد و حتما باید تایپ شود و سپس پرینت آن تهیه گردد.
نوع فونت و اندازه آن در هر سازمانی از قبل مشخص است و نامه باید بر این اساس نگارش و تهیه شود.
باید در ارجاع نامه‌ها سلسله مراتب سازمانی به صورت دقیق رعایت شود و اولویت اول در ارجاع نامه با مسئول عالی سازمان مربوطه باشد.
در حروف چینی نامه تایپی در صورت امکان یک فضای مناسب برای حاشیه نویسی مخاطب قرار داده شود.
در نامه‌های فارسی در صورتی که از واژگان یا حروف انگلیسی استفاده می‌شود، فونت آن باید Roman New Times و اندازه آن حتما باید دو سایز کوچکتر از حروف فارسی درون متن نامه باشد.

درج جداول در مکاتبات اداری

خطوطی که چهارچوب جدول را تشکیل می‌دهند و همچنین خطوط زیر ردیف سر ستون باید ضخیم‌تر از خطوط داخلی جدول باشد.
فونت سر ستون‌ها باید B Zar با سایز بولد 12 باشد. همچنین فونت ردیف‌ها باید B Zar با سایز 14 باشد.
پس زمینه سر ستون‌ها باید به میزان یک درجه تیره‌تر از ردیف‌های دیگر باشد.
عرض جدول باید به اندازه متن نامه باشد و حتما وسط چین شود.
نوشته‌های درج شده در جدول باید هم از نظر افقی و هم از نظر عمودی وسط چین شده باشد.
عرض ستون‌ها باید به گونه‌ای تنظیم شود که با متن و سایز فونت تناسب داشته باشد و بهتر است که نوشته‌های ردیف در یک خط جا بگیرد.

نمونه دستورالعمل مکاتبات اداری

در پایان یک نمونه مکاتبات اداری به عنوان مثال آورده‌ایم که مربوط به شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی ایران است و دستورالعمل مکاتبات اداری به خوبی در آن گنجانده شده است.