به کارگیری اصطلاحات حرفه ای در نامه اداری

به کارگیری اصطلاحات حرفه ای در نامه اداری و فرم نوشتن می تواند تاثیر ویژه ای بر جذاب بودن و گیرایی آن داشته باشد. هرکدام از ما برای یک بار هم که شده، مجبور شده ایم تا یک نامه اداری بنویسیم. از آنجایی که این نامه ها کوتاه هستند و محتوای خاصی دارند، باید بتوان پیام را به درستی در آنها گنجاند. از این رو، این محتوا که با کمک جزوه اصطلاحات اداری گروه آموزشی فردوسی آماده شده، می تواند به شما کمک کند تا برای انتقال سریع و آسان مطالب، نکات ضروری را رعایت کنید.

نکات مربوط به شروع و پایان نامه اداری

در اینجا لازم است که ابتدا با جملات کلیدی در نامه نگاری و فرم کلی آن آشنا شوید. شروع نامه اداری به مقام بالاتر همیشه باید با یک عبارت دعایی مثل «به نام خدا» باشد. پس از آن، در سطر اول و دوم به مخاطب اشاره شده و ابتدا عنوان فرد و سپس جایگاه آن نوشته می شود. برای مثال:

سطر 1: جناب آقای…

سطر 2: رئیس محترم…

در ادامه باید یک عبارت همچون «با سلام» بنویسید و بعد به خط بعدی بروید. از اینجا، سرآغاز و پیشینه نامه در متن اصلی قرار می گیرد؛ مثلا،

احتراماً با عنایت به نامه 133/الف، به استحضار می رساند.

حالا باید طرح موضوع را به صورت شفاف و بدون استفاده از کلمات قلمبه سلمبه در نامه اداری بیان کنید. سپس به خواسته و تاکیدات مدنظر اشاره نمایید. در اینجا از اصطلاحات خاصی استفاده می شود؛ مثلا، ممکن است برایتان سوال پیش آید که اقدامات لازم را معمول فرمایید یعنی چه؟ این جمله، یک تاکید موثر برای رسیدگی بیشتر به موضوع مدنظر می باشد. در نهایت، باید به انتهای نامه اشاره کرد که نیاز به نوشتن یک سپاسگزاری مناسب، نام و سمت نویسنده است.

اصطلاحات خاص نامه های اداری و نحوه استفاده از آنها

به کارگیری اصطلاحات حرفه ای در نامه اداری به شما کمک می کند تا بتوانید درخواست خود را به راحتی برای ارگان یا مخاطب مدنظر خود توضیح دهید. در اینجا، لیستی از فرهنگ لغت نامه اداری که پرتکرار هستند را برای شما بیان می کنیم:

عطف یا پیرو: مانند عطف به نامه 153/ب، پیرو مکاتبات گذشته؛ یعنی، اشاره به موضوع یا محتوایی خاص

با عنایت به: مانند با عنایت به مدارک ارائه شده؛ یعنی، با توجه به موضوع مدنظر

پیوست یا ضمیمه: مانند مدارک ارسال شده در پیوست؛ یعنی، مدارکی که ضمیمه نامه شده

تمهیدات: مانند تمهیدات مورد نیاز در نظر گرفته شود؛ یعنی، مقدمه چینی و آماده کردن تدارکات

مستحضر یا استحضار: مانند به استحضار شما می رساند؛ یعنی، یادآوری یا بیان کردن به حالتی مودبانه

امتنان: مانند موجب امتنان است؛ یعنی منت گذاشتن و سپاس داشتن برای انجام کار مدنظر

چطور کیفیت نامه اداری را بالا ببریم؟

اصطلاحات خاص نامه های اداری باید همراه با ساده نویسی و خلاصه گویی باشند. همچنین در نوشته های اداری، استفاده از عباراتی با یک معنای واحد منجر می شود تا پیام نویسنده، بدون سوءبرداشت منتقل گردد. مورد مهم دیگر، توجه به جایگزینی کلمات است. مثلا، برای اینکه بدانید به جای با توجه چه بنویسیم، می توانید از جایگزین آن یعنی «با عنایت به اینکه» استفاده نمایید. این مدل کلمات، نه تنها بار معنایی مناسب تری دارند، بلکه کیفیت کلام شما را نیز بالا می برند.

آموزش صفر تا صد فرهنگ لغت نامه اداری

همانطور که گفتیم، به کارگیری اصطلاحات خاص نامه های اداری نیازمند توجه به نکات متنوعی است. در عین حال بهتر است بدانید که هر کدام از نامه نگاری های رسمی، متناسب با ارگان و مخاطب، متفاوت می باشند. از این رو پیشنهاد می کنیم که به سراغ آموزش های جامع و کاربردی همچون راهنمای سریع نگارش نامه اداری، کتاب گزارش نویسی اداری و سایر محصولات موجود در سایت گروه آموزشی فردوسی بروید. در این زمینه، کارشناسان ما نیز می توانند به شما کمک کنند تا بهترین بسته آموزشی را انتخاب کنید.