نامه نگاری چیست و چگونه انجام می شود؟
منظور از نامه نگاری، برقراری ارتباط با افراد دیگر از طریق ارسال یک نوشته است که می تواند در رابطه با موضوعات مختلفی باشد. این کار در گذشته معمولا با ارسال نامه از طریق پیک و چاپار انجام می شده است اما اکنون با اینترنت و از طریق ارسال ایمیل، فکس و یا روش های دیگر مانند تلگراف، انتقال آن صورت می گیرد. هرچند اکنون نامه نگاری میان مردم کمتر استفاده می شود اما به دلیل بایگانی مدارک و اطلاع رسانی در مورد تغییرات و رویدادهای مختلف، این کار در ادارات و سازمان ها همچنان انجام می شوند.
تعریف نامه و نامه نگاری
منظور از نامه، یک ابزار برای ارسال محتواهایی است که بر روی یک برگ، کاغذ یا طومار نگارش شده و برای افراد فرستاده می شود. این روش قدمت بسیار طولانی دارد و می توان آن را به دوره هخامنشیان و تمدن های مصر، سومر و هند باستان نیز مرتبط دانست.
منظور از نامه نگاری، مکاتباتی است که شما با یک یا چند فرد حقیقی و حقوقی در رابطه با یک موضوع خاص دارید. امروزه با توجه به متن نامه نگاری، شاهد انواع مختلفی از این نوع محتواها هستیم. به عنوان مثال در مورد انواع نامه نگاری می توان به مدل های نگارش نامه های رسمی، غیر رسمی، بازگشتی، پیرو، گزارش، مالی و غیره اشاره کرد.
انواع نامه ها
در رابطه با انواع نامه ها در نامه نگاری می توان به موارد زیر اشاره کرد که عبارتند از:
- نامه اداری: در تعریف نامه اداری می توان گفت این نوع نامه درون یا بین سازمانی با یک یا چند موضوع خاص نگارش می شود که ویژگی های خاصی دارد. شما می توانید مشخصه های مختلفی را در نامه اداری به عنوان یکی از مهم ترین مدل ها در انواع نامه رسمی مشاهده کنید که از آن جمله می توان به سربرگ، عنوان، گیرندگان، امضا و غیره اشاره کرد.
- نامه رسمی: از انواع نامه در ادبیات که بسیار مهم هستند، باید به نامه رسمی اشاره کرد که معمولا در امور اداری و خدمتی قابل ارائه هستند.
- نامه بازگشتی: این نوع نامه ها در پاسخ به یک نامه با موضوع همان محتوا نگارش می شود.
- نامه پیرو: نامه هایی که با ارائه اطلاعات مکمل و اضافی همراه هستند، نامه پیرو نامیده شده و معمولا شماره نامه مزبور در آن ذکر می شود.
در پاسخ به این سوال که نامه محرمانه چیست؟ باید گفت نامه ها می توانند از نظر میزان حساسیت به 5 دسته محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری یا عادی تقسیم شوند. با توجه به این طبقه بندی، دسترسی نامه ها به اشخاص دیگر تعیین می شود.
نامه اداری چه ویژگی هایی دارد؟
در رابطه با ویژگی های نامه نگاری در مدل های اداری می توان گفت:
- ابعاد استاندارد: برای نامه ها از 5 سطر بزرگ و کوچکتر به ترتیب نامه ها با قطع A5 و A4 به کار می رود.
- اجزای نامه اداری: اگر یک نمونه نامه نگاری اداری را مشاهده کرده باشید، حتما متوجه بخش های مختلف در نامه خواهید شد که عبارتند از: سربرگ (شامل لوگو، تاریخ، شماره نامه و وضعیت پیوست)، نام خدا، عنوان، متن نامه، امضا فرستنده، رونوشت و پابرگ.
چرا در ادارات نامه نگاری می کنند؟
از جمله دلایلی که می توان برای نامه نگاری در ادارات بیان کرد، عبارتند از:
- شکل استاندارد و رسمی: ارتباطات با نامه شکل رسمی و استانداردی است که با ویژگی های خود، امکان ثبت و بایگانی را داشته و به همین خاطر همچنان در ادارات مورد استفاده قرار می گیرد.
- امکان ارسال نامه: شما می توانید برای ارسال و اعلام موضوعات و درخواست های سازمانی خود به صورت غیر حضوری، از نامه استفاده کنید.
- امکان مستندسازی: با ثبت رونوشت و نگهداری کپی از نامه ها، امکان پیگیری و اثبات فعالیت ها و تصمیمات گذشته همچنان وجود دارد. همچنین استفاده از نامه برای ثبت توافقات به عنوان یک سند حقوقی و قانونی شناخته می شود.
اصول نگارش نامه های اداری
برخی از اصولی که باید در مراحل تهیه نامه اداری رعایت و تعیین شوند، عبارتند از:
- تعیین امنیت که باید در انواع نامه های اداری محرمانه و یا سری صورت گیرد.
- تعیین زمان اقدام که باید در فوری یا عادی بودن نامه ها درنظر گرفته شود می تواند در مدت پاسخگویی به نامه های اداری موثر باشد.
- رعایت اجزای اصلی نامه های اداری که در قسمت قبل به آن اشاره کردیم.
- رعایت ابعاد استاندارد برای نگارش نامه های اداری.
گردش کار نامه اداری
گردش کار نامه اداری به شرح زیر می باشد:
- صدور،
- امضا،
- ثبت و تایید،
- ارجاع،
- بررسی،
- پاسخگویی و
- آرشیو کردن.
چگونه می توان نگارش نامه اداری را یاد گرفت؟
شما می توانید برای یادگیری نگارش نامه های اداری، از منابعی همچون دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی که در قالب فیلم آموزشی است، استفاده نمایید. برای سفارش این محصول به وب سایت www.e-ferdowsi.ir یا شماره تلفن همراه 09124841223 تماس حاصل فرمایید.
👈 خرید محصول دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی
