نامه نگاری چیست و چگونه انجام می شود؟
منظور از نامه نگاری، برقراری ارتباط با افراد دیگر از طریق ارسال یک نوشته است که می تواند در رابطه با موضوعات مختلفی باشد.
این کار در گذشته معمولا با ارسال نامه از طریق پیک و چاپار انجام می شده است اما اکنون با اینترنت و از طریق ارسال ایمیل، فکس و یا روش های دیگر مانند تلگراف، انتقال آن صورت می گیرد.
هرچند اکنون نامه نگاری میان مردم کمتر استفاده می شود اما به دلیل بایگانی مدارک و اطلاع رسانی در مورد تغییرات و رویدادهای مختلف، این کار در ادارات و سازمان ها همچنان انجام می شوند.
تعریف نامه و نامه نگاری
منظور از نامه، یک ابزار برای ارسال محتواهایی است که بر روی یک برگ، کاغذ یا طومار نگارش شده و برای افراد فرستاده می شود.
این روش قدمت بسیار طولانی دارد و می توان آن را به دوره هخامنشیان و تمدن های مصر، سومر و هند باستان نیز مرتبط دانست.
منظور از نامه نگاری، مکاتباتی است که شما با یک یا چند فرد حقیقی و حقوقی در رابطه با یک موضوع خاص دارید.
امروزه با توجه به متن نامه نگاری، شاهد انواع مختلفی از این نوع محتواها هستیم.
به عنوان مثال در مورد انواع نامه نگاری می توان به مدل های نگارش نامه های رسمی، غیر رسمی، بازگشتی، پیرو، گزارش، مالی و غیره اشاره کرد.
انواع نامه ها
در رابطه با انواع نامه ها در نامه نگاری می توان به موارد زیر اشاره کرد که عبارتند از:
- نامه اداری: در تعریف نامه اداری می توان گفت این نوع نامه درون یا بین سازمانی با یک یا چند موضوع خاص نگارش می شود که ویژگی های خاصی دارد. شما می توانید مشخصه های مختلفی را در نامه اداری به عنوان یکی از مهم ترین مدل ها در انواع نامه رسمی مشاهده کنید که از آن جمله می توان به سربرگ، عنوان، گیرندگان، امضا و غیره اشاره کرد.
- نامه رسمی: از انواع نامه در ادبیات که بسیار مهم هستند، باید به نامه رسمی اشاره کرد که معمولا در امور اداری و خدمتی قابل ارائه هستند.
- نامه بازگشتی: این نوع نامه ها در پاسخ به یک نامه با موضوع همان محتوا نگارش می شود.
- نامه پیرو: نامه هایی که با ارائه اطلاعات مکمل و اضافی همراه هستند، نامه پیرو نامیده شده و معمولا شماره نامه مزبور در آن ذکر می شود.
در پاسخ به این سوال که نامه محرمانه چیست؟
باید گفت نامه ها می توانند از نظر میزان حساسیت به 5 دسته محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری یا عادی تقسیم شوند.
با توجه به این طبقه بندی، دسترسی نامه ها به اشخاص دیگر تعیین می شود.
نامه اداری چه ویژگی هایی دارد؟
نگارش نامه اداری به عنوان یک ابزار ارتباطی حیاتی در محیط‌های اداری، ویژگی‌های خاصی دارد که به شکل یکنواخت و معین مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در این راستا، ویژگی‌های اصلی نامه اداری به شرح زیر می‌باشند:
- ابعاد استاندارد:
نامه های اداری با ابعاد استانداردی ارائه می‌شوند که این ابعاد به صورت عمده شامل قطع A5 و A4 هستند. این ابعاد موجب تنظیم یک چارچوب استاندارد برای نگارش نامه و حفظ نظم و زیبایی در ظاهر نامه می‌شوند. - اجزای نامه اداری:
نامه اداری تشکیل شده از اجزای مختلفی است که هرکدام وظیفه خاص خود را دارند. این اجزا عبارتند از:- سربرگ: شامل لوگو، تاریخ، شماره نامه و وضعیت پیوست.
- نام خدا: جزء ثابتی است که در ابتدای نامه قرار می‌گیرد.
- عنوان: شامل اطلاعات گیرنده و سایر اطلاعات مرتبط.
- متن نامه: قسمت اصلی نامه که محتوای اصلی را شامل می‌شود.
- امضا فرستنده: بخشی که حاوی امضاء فرستنده نامه است.
- رونوشت و پابرگ: قسمت‌هایی که برای ارسال نسخه به دیگران و یا نگهداری در پرونده استفاده می‌شوند.
این ویژگی‌ها با همکاری کمیته‌های استانداردسازی و تنظیمات مشخص، اطمینان از ایجاد یک فرآیند نگارش نامه اداری یکنواخت و مؤثر را فراهم می‌کنند.
چرا در ادارات نامه نگاری می کنند؟
از جمله دلایلی که می توان برای نگارش نامه نگاری در ادارات بیان کرد، عبارتند از:
- شکل استاندارد و رسمی: ارتباطات با نامه شکل رسمی و استانداردی است که با ویژگی های خود، امکان ثبت و بایگانی را داشته و به همین خاطر همچنان در ادارات مورد استفاده قرار می گیرد.
- امکان ارسال نامه: شما می توانید برای ارسال و اعلام موضوعات و درخواست های سازمانی خود به صورت غیر حضوری، از نامه استفاده کنید.
- امکان مستندسازی: با ثبت رونوشت و نگهداری کپی از نامه ها، امکان پیگیری و اثبات فعالیت ها و تصمیمات گذشته همچنان وجود دارد. همچنین استفاده از نامه برای ثبت توافقات به عنوان یک سند حقوقی و قانونی شناخته می شود.
در این مقاله بخوانید: بررسی نکاتی مهم برای گویش رسمی نامه های اداری(20 نکته)
اصول نگارش نامه اداری
نگارش نامه اداری به اصول خاصی پایبند است تا فرآیند ارتباطات اداری به شکلی موثر و حرفه‌ای انجام شود.
در این راستا، برخی اصول حیاتی در مراحل تهیه نامه اداری وجود دارد که باید با دقت رعایت شوند:
- تعیین امنیت:
رعایت امنیت اطلاعات در نامه های اداری از اهمیت بالایی برخوردار است. تشخیص نامه‌های محرمانه و نیاز به حفظ کردن اطلاعات حساس، از اولویت‌های این اصل است. - تعیین زمان اقدام:
هر نامه اداری باید با توجه به زمان مورد نیاز برای پاسخگویی به آن، به عنوان فوری یا عادی شناخته شود. این موضوع در بهبود سرعت و کارایی فرآیند ارتباطات تاثیرگذار است. - رعایت اجزای اصلی:
اجزای اصلی نامه اداری از جمله سربرگ، تاریخ، شماره، گیرنده، متن اصلی، و امضاء باید به دقت در نظر گرفته شوند. این اجزا در تدوین یک نامه مرتب و مفهوم نقش اساسی دارند. - رعایت ابعاد استاندارد:
استفاده از ابعاد استاندارد در نگارش نامه های اداری، از جمله A4 یا A5، به حفظ نظم و تنظیم مرتب اطلاعات کمک می‌کند. این ابعاد به ایجاد یک ظاهر حرفه‌ای و جذاب در نامه ها کمک می‌کنند.
رعایت این اصول در نگارش نامه اداری نه تنها به بهبود کیفیت محتوا کمک می‌کند بلکه از اهمیت زیادی برای تسهیل فرآیند ارتباطات داخلی و خارجی در یک سازمان برخوردار است.
در این مقاله بخوانید: اصول نگارش نامه اداری
گردش کار در نامه نگاری چیست؟
گردش کار در نگارش نامه اداری یک روند ساختارمند و مرحله‌بندی شده است که از صدور تا آرشیو کردن نامه را شامل می‌شود.
در این فرآیند، مراحل مختلف به دقت اجرا می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که هر نامه به شکل مرتب و موثری پیش می‌رود. این مراحل عبارتند از:
- صدور: در این مرحله، نامه اداری تهیه و به تصویب مسئول یا افراد مرتبط منتقل می‌شود. این گام ابتدایی است که تدابیر نامه اداری را شروع می‌کند.
- امضا: پس از تصویب، نامه به امضای افراد مختلف می‌رسد. امضاهای مسئولان در اینجا به عنوان نشانه تایید و مسئولیت قبولی عمل می‌کند.
- ثبت و تایید: نامه سپس در سیستم یا دفتر ثبت اسناد به ثبت می‌رسد و پس از بررسی‌های لازم تایید می‌شود. این مرحله از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
- ارجاع: در صورت نیاز، نامه به افراد دیگری ارجاع داده می‌شود تا نظرات و تصمیمات افراد مختلف مورد بررسی قرار گیرد.
- بررسی: مسئولان یا گروه‌های مربوط به بررسی نامه می‌پردازند و اطمینان حاصل می‌شود که محتوا و اطلاعات نامه به درستی تحلیل و ارزیابی شده‌اند.
- پاسخگویی: در این مرحله به نظرات و سوالات مطرح شده در نامه پاسخ داده می‌شود و نقاط مورد نیاز توضیح داده می‌شوند.
- آرشیو کردن: در پایان، نامه به صورت دائمی در آرشیو مربوطه ثبت و نگهداری می‌شود. این مرحله به منظور دسترسی آسان به اطلاعات در آینده انجام می‌شود.
این گردش کار، اطمینان ایجاد می‌کند که هر نامه اداری با دقت و توجه لازم در سازمان پیگیری و اجرا می‌شود.
چگونه می توان نگارش نامه اداری را یاد گرفت؟
یادگیری مهارت نگارش نامه اداری می‌تواند از طریق مسیرهای مختلفی صورت بگیرد.
یکی از راه‌های موثر برای افزایش این مهارت، مشارکت در دوره‌های مجازی آموزشی میباشد.
این دوره‌ها عمدتاً به صورت آنلاین و به شکل فیلم‌های آموزشی ارائه می‌شوند.
یکی از نمونه‌های این دوره‌ها می‌تواند دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری باشد که توسط وب‌سایت www.e-ferdowsi.ir ارائه می‌گردد.
در این دوره، مفاهیم اساسی نگارش نامه اداری، اصول رسمی نگارش، و نکات تحریری و تایپی مرتبط با نامه‌نگاری به صورت جامع و تفصیلی آموزش داده می‌شود.
استفاده از این منابع مجازی امکان برخورداری از توضیحات تصویری و واضح در محیطی راحت برای یادگیری فراهم می‌کند.
علاوه بر این، ادبیات رسمی و کتب مرجع در زمینه نامه‌نگاری اداری نیز می‌توانند منابع مؤثری برای یادگیری این مهارت باشند.
این منابع به شما کمک خواهند کرد تا با قواعد و استانداردهای نگارش نامه اداری آشنا شده و مهارت‌های لازم برای ارتقاء کیفیت نگارش خود را تقویت کنید.
برای سفارش دوره‌های آموزشی یا کسب اطلاعات بیشتر، می‌توانید با شماره تلفن همراه 09124841223 تماس حاصل فرمایید یا به وب‌سایت www.e-ferdowsi.ir مراجعه کنید.
این اقدام به شما این امکان را می‌دهد تا به صورت مستقیم از منابع معتبر و کارآمد برای یادگیری نامه‌نگاری اداری بهره‌مند شوید.
