آیین نامه ی نگاهداری اسناد سرّی و محرمانه ی دولتی

شماره ی 14 – 170/م – 1354/10/2 وزارت دادگستری هیئت وزیران در جلسه ی مورخ 1354/10/1 بنا به پیشنهاد شماره ی 7/4278 مورخ 1354/6/11 وزارت دادگستری و به استناد ماده ی 8 قانون مجازات انتشار و افشای اسناد محرمانه و سرّی دولتی مصوب بیست و نهم بهمن ماه 1353 آیین نامه ی طرز نگاهداری اسناد سرّی و محرمانه ی دولتی و طبقه بندی و نحوه ی مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات را به شرح زیر تصویب نمودند:

انواع نامه عادی، فوری و محرمانه

قسمت اول: – طبقه بندی اسناد:

ماده ی 1. اسناد سرّی و محرمانه ی دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آن ها بشود به چهار طبقه تقسیم می شوند: طبقه ی اول. اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیر برساند. طبقه ی دوم. اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند. طبقه ی سوم. اسنای است که افشای غیرمجاز آن ها نظام امور سازمان ها را مختل و اجرای وظایف اساسی آن ها را ناممکن کند. طبقه ی چهارم. اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد. اسناد سرّی در طبقات اوّل و دوم و اسناد محرمانه در طبقات سوّم و چهارم قرار می گیرند. (اسناد طبقه اول با عنوان به کلی سرّی و اسناد طبقه ی دوم با عنوان سرّی و اسناد طبقه ی سوم با عنوان خیلی محرمانه و اسناد طبقه ی چهارم با عنوان محرمانه مشخص می شود.)

تبصره: کلمه ی سازمان در این آیین نامه به جای وزارتخانه و موسسه ی دولتی و وابسته به دولت و شرکت دولتی به کار رفته است.

ماده 2. طبقه ی هر سند با توجه به مفاد ن تعیین می شود. هرگاه سند مضبوط در پرونده یا ضمیمه ی نامه ای باشد پرونده یا نامه نیز در طبقه ی مربوط به آن سند بایگانی می شود. اگر اسناد متعدد و در طبقات متفاوت باشند پرونده یا نامه ای که اسناد مذکور منضم به آن است در طبقه ی مهم ترین آن اسناد بایگانی خواهد شد.

ماده 3. طبقه بندی هر سند را مسئول واحدی که آن را تهیه کرده است تعیین می کند، در صورتی که نظر مسئول واحد بر سرّی شناختن سند باشد باید موافقت رئیس سازمان یا مقام مادون از طرف او را نیز جلب کند.

ماده 4. برای تغییر طبقه ی یک سند یا خروج آن از طبقات چهارگانه هر یک از سازمان ها به مقتضای وظایف و طبع کار خود دستورالعملی تهیه خواهد کرد، اگر تغییر طبقه یا خروج از طبقات به سندی مربوط باشد که از سازمانی به سازمان دیگر فرستاده شده است اتخاذ تصمیم به توافق هر دو سازمان منوط خواهد بود. اعلان یا افشای مفاد اسناد سرّی یا محرمانه از طرف مراجع ذی صلاحیت سند مذکور را از اعداد اسناد سرّی و محرمانه خارج می کند. تغییرات مذکور باید بر روی سند منعکس شود.

دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399

قسمت دوم – نحوه ی مشخص کردن نوع اسناد سرّی و محرمانه:

ماده ی 5. نوع و طبقه ی هرسند در صدر و ذیل سند و اگر سند در چند صفحه تهیه شده باشد در صدر و ذیل همه ی صفحه ها درج می شود. صفحه های یک سند به ترتیب شماره گذاری و تعداد کل صفحه ها نیز بر روی هر صفحه منعکس می شود. اگر سند طبقه ی اول و دوم در نسخ متعدد تهیه شده باشد، هر یک از نسخ به ترتیب شماره گذاری و تعداد نسخ نیز بر روی هر نسخه درج می شود. سند سریّ یا محرمانه نباید به بیش از نسخ مورد لزوم تهیه شود.

طبقه بندی نامه های اداری

قسمت سوم – طرز نگاهداری اسناد سرّی و محرمانه:

ماده ی 6. منظور از نگاهداری اسناد سرّی و محرمانه، مجموعه اعمالی است که ابتدای انشای این اسناد تا تاریخ خروج آن ها از حالت سرّی یا محرمانه بودن انجام می شود تا اشخاص غیر مجاز به اسناد مذکور دست نیابند یا بر مفاد آن ها واقف نشوند.

ماده ی 9. اسناد طبقه ی سوم باید در صندوق فلزی یا قفسه های کشویی فلزی (فایل کابینت) نگاهداری شوند، در مواردی که رعایت این ترتیب مقدور نباشد، استفاده ی موقت از صندوق یا گنجینه ی چوبی که به میله های فلزی و قفل مطمئن مجهز باشد جایز خواهد بود.

ماده ی 10. محل بایگانی اسناد طبقه ی اوّل و دوم و سوم باید محفوظ و در غیر موقعی که مراجعه به این اسناد لازم است مقفل باشد. کسی که مسئولیت نگاهداری اسناد مذکور را عهده دار است باید در پایان کار اداری با بازرسی محل از اجرای مقررات مربوط به نگاهداری اسناد مذکور و مقفل بودن محفظه ی آن ها مطمئن شود.

ماده ی 11. اسناد طبقه چهارم باید در محلی نگاهداری شوند که خارج از دسترسی اشخاص غیر مجاز باشد.

ماده ی 12. اگر سند متعلق به یک کشور خارجی یا یک سازمان بین المللی باشد و برای نگاهداری آن مقررات خاصی وجود داشته باشد طبق مقررات مذکور و الاطبق مقررات این آیین نامه عمل خواهد شد.

ماده ی 13. اسناد طبقه ی اول و دوم نباید به خارج اداره ی مربوط منتقل شوند مگر برای استفاده از جلسات رسمی که در خارج اداره تشکیل می شوند. این اسناد نباید به اقامتگاه خصوصی اشخاص برده شوند.

ماده ی 14. اسناد طبقه ی سوم و چهارم را در مواردی که ضروتی ایجاب کند می توان به اقامتگاه خصوصی اشخاص برد به شرط آن که موافقت کتبی رئیس سازمان یا مقام مادون از طرف او جلب شده باشد.

ماده ی 15. مطالعه ی اسناد سرّی و محرمانه در معابر و امکنه ی ممنوع است.

انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

ماده ی 16. برای ارسال اسناد سرّی و محرمانه از محلّی به محلّ دیگر سند را در دو پاکت قرار داد، به روی پاکت خارجی فقط عنوان سازمان یا واحدی که سند را تحویل خواهد گرفت و بر روی پاکت داخلی نوع و طبقه ی سند و نام شخص گیرنده یا عنوان شغلی او درج می شود. در صورتی که سند به نام شخص معینی فرستاده شده باشد. تسلیم آن به غیر او مجاز نخواهد بود ولی تسلیم سندی که عنوان شغلی گیرنده ی اصلی را دارد به قائم مقام او بلامانع است. اگر سند سرّی باشد باید برگ رسیدی نیز در درون پاکت داخلی گذاشته شود تا گیرنده ی سند، برگ مذکور را امضا کند و برای فرستنده بازگرداند. پاکت داخلی مربوط به اسناد سرّی باید لاک و مهر شود، پاکت خارجی در همه حال فاقد لاک و مهر خواهد بود. نوع طبقه ی سند بر روی پاکت خارجی درج نمی شود.

ماده ی 17. نقل و انتقال اسناد سرّی داخل سازمان مربوط و ارسال این اسناد به خارج سازمان باید به وسیله ی مأمورانی انجام شود که واحد حفاظت معرفی می کند. اسناد محرمانه را می توان با پست سفارشی به خارج سازمان مربوط ارسال کرد.

ماده ی 18. نحوه ی ارسال سرّی و محرمانه دولتی به خارج کشور و حداقل مراقبتی که ضمن این کار برای حفظ اسناد مذکور لازم است، طی دستورالعملی به مراجع ابلاغ خواهد شد.

ماده ی 19. در موردی که سند سرّی با پرونده یا جدا از آن به محلی فرستاده می شود باید رونوشتی از آن در بایگانی اصلی باقی بماند.

ماده ی 20. رونوشت اسناد مذکور در ماده ی 19 پس از اعاده ی اصول آن ها نابود می شود. اوراق باطله و پیش نویس ها و کاغذهای کاربُن و استنسیل و نظایر آن ها که به امور سرّی و محرمانه مربوط می شوند نیز باید نابود شوند.

تبصره: نابود کردن اوراق باید به طور کامل انجام شود به طوری که از آن ها چیزی باقی نماند که قابل استفاده باشد.

ماده ی 21. مقررات این آیین نامه در مورد اسناد سرّی و محرمانه نسبت به اطلاعات سرّی و محرمانه نیز تا آن جا جاری خواهد بود که قابل اعمال باشد. منظور از اطلاعات معلوماتی است که در جلسات رسمی اظهار یا شفاهی در اختیار مجاز گذاشته می شود. نوع و طبقه ی اطلاعات را اظهار کننده ی آن مشخص می کند. نوع و طبقه ی اطلاعاتی که مأخوذ از سندی است نوع و طبقه ی سند مأخذ است.

ماده ی 22. دستورالعمل هایی که بر مبنای این آیین نامه تهیه می شوند بر حسب مورد داخل در یکی از طبقات سوّم یا چهارم ماده ی 1 قرار می گیرند.

ماده ی 23. نیروهای مسلح از شمول مقررات این آیین نامه مستثنی بوده و تابع مقررات آیین نامه های مربوط به خود هستند. اصل تصویب نامه در دفتر نخست وزیر است.

وزیر مشاور و معاون اجرایی نخست وزیر
هادی هدایتی

نقل قول از کتاب فرهنگواره ی نامه نگاری (دکتر حسن ذوالفقاری)