نامه نگاری یک کارمند

نگارش نامه های اداری یا همان نامه نگاری مهارتی نیست که بشود آن را در نظر نگرفت و اهمیت نداد. مخصوصاً وقتی کارمند باشیم. آنچه از یک کارمند در هر پست و مقامی (چه کارمند ساده و چه رییس کل) انتظار می رود این است که حداقل از عهده نوشتن یک نامه ی معمولی بر بیاید. البته بسیاری تصور می کنند همین طور است و از آنجایی که قالب نامه های متداول مشابه هم اند نیازی به مهارت خاصی ندارند و از پس آن بر می آیند. فقط کافی است مشخصات را تغییر دهیم و بقیه متن را رو نویسی کنیم. اما واقعاً همین طور است؟!؟!

مسایل پیش روی استفاده از نمونه نامه

اگر همان نامه ی متداول و مشابه نیاز به تغییرات در متن داشت که بیش از مشخصات فردی بود، مثلاً نوشتن دلایل شخصی در نامه انتقالی، یا مطرح نمودن نیازهای شخصی در نامه ی درخواستی، آیا بدون مهارت لازم در نگارش امکان ایجاد آن تغییرات وجود دارد یا خیر؟

زیاد پیش آمده که نیاز شده جملاتی در وسط نامه یا انتهای نامه اضافه شود که هم جمله بندی آن مشکل است و هم پیوستگی و انسجام آن با بقیه متن.

اما همیشه نامه ها یک با موضوعات متداول و رایج نیستند که با کم و زیاد کردن یا تغییرات جزئی متن ختم به خیر شوند. طبق آمار، تعداد نامه های با موضوع نامتداول یک سوم کل نامه هایی است که در یک اداره نوشته می شود. که این نسبت در برخی ادارات بسیار بیشتر است و به سه چهارم می رسد. یعنی تعداد نامه های با موضوع خاص و نامتداول که متن های آماده از قبل به دردش نمی خورد و نیازمند نگارش از پایه است 3 برابر نامه هایی با موضوعات متداول و مشابه است.

نمونه نامه ها چقدر کار راه اندازند؟

قطع به یقین تمام کسانی که به اصول نگارش نامه های اداری واقف هستند از نمونه نامه ها استفاده می کنند. ولی این افراد قادرند نمونه متن اصولی و متناسب با موضوع را به درستی برگزینند، جای نیاز به تغییر را تشخیص دهند، جملات لازم را بسازند و با متن اصلی پیوند دهند و در نهایت یک نامه ی اصولی و حرفه ای پدید آورند. دقیقاً برعکس افراد ناوارد که نمونه نامه های پر از ایراد را انتخاب می کنند، برای اعمال تغییرات جاهای اشتباه را دستکاری می کنند. جملات ناشیانه با اصطلاحات نادرست سر هم می کنند و مانند یک وصله ی ناجور در میان متن رهایش می کنند.

بله؛ استفاده از نمونه نامه برای نامه هایی با موضوعات متداول اِشکالی ندارد، ولی بدون دانش کافی از اصول نامه نگاری می تواند فاجعه به بار بیاورد.

خب چه راه هایی برای آموختن اصول نگارش نامه های اداری یا نامه نگاری وجود دارد؟

اول اینکه باید اعتراف کنیم اغلب مهارت آموزانی که کتاب های آموزش نامه نگاری را مطالعه کرده اند و در کلاس ها و دوره ها شرکت کرده اند هنوز نمی توانند راحت و روان همه ی نامه های اداری را بنویسند، با اینکه به اصول نامه نگاری تسلط یافته اند. اگر از خودشان دلیلش را بپرسید اغلب می گویند در جمله بندی مسأله دارند و باید بیشتر تمرین کنند. برای درک بهتر، مسأله را برای شما باز می کنم. در واقع مهارتی که برای نگارش نامه ی اداری لازم است 2 رکن اصلی دارد:

1- اصول نامه نگاری که چارچوب، ساختار، بخش بندی اصطلاحات مخصوص نامه ها را در بر می گیرد.
2- اصول نگارش رسمی و اداری که شامل گویش رسمی، جمله بندی، اصطلاحات رسمی، املای واژگان رسمی و … می شود.

اصول نامه نگاری به جمعی از نکات استاندارد، مشخص، قطعی و فنی می پردازد، که در واقع آشنایی با اصول نامه نگاری، به صرف کمی وقت برای مطالعه، مشاهده مثال و تمرین نیاز دارد. اصول نامه نگاری را می توانید با یکی از دو محصول 1- دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی یا 2- بسته آموزشی دستیار نامه نگاری اداری آن را فراگیرید. اما اصول نگارش رسمی و اداری مهارتی هنرگونه، غیرقابل استانداردسازی و وسیع است که بیش از آن که در مطالب و نکات بگنجد با تمرین به دست می آید. اما تمرین به معنای نگارش های مکرر بدون هیچ معیاری که باعث شود بدانیم کدام را درست نوشته ایم و کدام را غلط نیست.

بدیهی است که زمانی یک تمرین سودمند خواهد بود که بر پایه محتوای مطمئن و درست باشد.

پس مهارت نگارش اداری را چگونه تمرین کنیم؟

شاید تنها فضای مناسب برای تمرین نگارش اداری، مجموعه دوره های آموزشی آنلاین و نگارش اداری در وبسایت ایفردوسی باشد.

مجموعه ای شامل 2 دوره که با نام های حکیم فردوسی و علامه دهخدا دارای 60 درس و صدها تمرین است که مؤثرترین و کاربردی ترین آموزش را به شما ارایه می دهد. تمرین هایی متنوع با پاسخهای چند گزینه ای، جای خالی، کامل کنید و مرتب کنید که محال است مهارت نگارش شما را به سطح حرفه ای نرساند. در واقع شما در دوره های آموزش نگارش اداری حکیم فردوسی و علامه دهخدا با تمرین هایی با قدرت به چالش کشیدن و تأثیر بر ذهن طرف هستید. تمرین نگارش اداری بر بستری که قابلیت ارزیابی سیستمی و آنلاین پاسخ های شما را دارد یک یادگیری ماندگار و تمام عیار است.

برای ورود به دوره های آنلاین نگارش کلیک کنید