مدیریت جلسهمدیریت سازمانیمهارت آموزی

انواع جلسات و گردهمایی ها چگونه برگزار می شود؟

فرق بین کنفرانس، کنگره، سمپوزیوم، سمینار، کمیسیون، سوکمیسیون، کمیته، میزگرد، مناظره و مجمع

جلسات تصمیم گیری

در این نوع جلسات مطالبی از این دست مورد بحث و تبادل نظر قرار داده می شود:

  • طرح مشکلی که در مورد آن باید تصمیم گیری کرد
  • ارائه پیشنهادهای مختلف از طرف شرکت کنندگان در جلسه و بحث و تبادل نظر در مورد آن ها
  • تصویب پیشنهادهای مورد قبول و اخذ رأی در این مورد
  • انتخاب مسئول یا مسئولان برای اجرای پیشنهادهای مصوب در جلسه
  • تعیین جدول زمان بندی برای اجرا

جلسات اطلاعی و مشورتی

  • مشخص شدن دستور جلسه
  • تشکیل جلسه با حضور اعضایی که باید اطلاعات مندرج در دستور جلسه را مطرح کرده و به اطلاع سایر شرکت کنندگان برسانند.
  • بحث و پرسش و پاسخ در مورد اطلاعات ارائه شده در جلسه

انواع گردهمایی

کنفرانس

جلسه ای است مشورتی، متشکل از گروهی از متخصصان فن برای بحث و مشورت در مسائل گوناگون و نیز اجتماع سیاستمداران، رؤسای دولت ها یا وزیران، به منظور بحث و تبادل افکار یا حل و فصل اختلافات سیاسی داخلی یا بین المللی. کنفرانس گاهی به یک خطابه ادبی، علمی و غیره نیز گفته می شود. همچنین به جلسه ای که شخصی به پرسش های روزنامه نگاران یا نمایندگان خبرگزاری ها پاسخ می دهد، کنفرانس مطبوعاتی می گویند.

کنگره

لفظ کنگره را می توان به مجامعی اطلاق کرد که در آن، افرادی گرد هم آیند و پیرامون موضوع مربوط به منافع عمومی و مسائل مشترک تبادل نظر کنند و به بحث و گفت و گو بپردازند. لفظ کنگره بیشتر در مواردی به کار رفته است که عده ای از سیاستمدارن با اختیار تام گرد هم آمده و درباره یک مسأله مهم سیاسی از قبیل عقد قراردادهای بین المللی مثل خاتمه دادن به دوران جنگ و برقراری صلح و همچنین تصویب قوانین تضمین کننده حقوق بشر به گفت و گو و تبادل نظر پرداخته اند. در برخی از ممالک، مجمع دو مجلس «نمایندگان و سنا» را کنگره می نامند. امروزه به جای کنگره بیشتر لفظ کنفرانس را به کار می برند.

سمپوزیوم

در اصل به معنی ضیافت است و اکنون به تجمعی گفته می شود که در آن عده ای از متخصصان فن و دانشمندان، موضوع واحدی را مورد بحث قرار دهند. توضیح اینکه طبق برنامه معین، از متخصصان فن دعوت می شود که در جلسه شرکت و درباره مطالب خاصی سخنرانی کنند. موضوع سخنرانی و بحث یکی است، اما هر یک از سخنوارن جنبه جداگانه ای را مورد بحث قرار می دهند. بعد از سخنرانی، شنوندگان نیز وارد بحث می شوند و نظر خود را اظهار می کنند. جلسات سمپوزیوم بیشتر برای بررسی و تحقیق در یک امر علمی و اجتماعی تشکیل می شود و در مسیر آخرین تحولات و تغییرات رشته تخصصی خود قرار می گیرند. تعداد افراد سخنران در سمپوزیوم از ۳ تا ۵ نفر است.

سمینار

جلسات سمینار بیشتر جنبه کارآموزی دارد. مقصود اصلی از برپاداشتن سمینار صرف نظر از آموختن شیوه های کار، تبادل نظر درباره امری است و روی هم رفته کوشش بر آن است که از نظر همه شرکت کنندگان در جلسه اطلاع حاصل شود و راهی انتخاب شود که در پیشرفت کار مؤثر باشد.

به طور خلاصه تجمعی را می توان سمینار نامید که در آن روش های جدید در هر فنی مورد مطالعه قرار گیرد و برای افزایش بازدهی کار، بهترین راه ها برگزیده شوند.

کمیسیون

کمیسیون دارای معانی متعددی است: ۱- به مأموریتی کمیسیون گفته می شود که در آن اجرای امری به شخصی محول شود. ۲- در تجارت و امور بانکی به پول دریافت شده در مقابل انجام کاری کمیسیون گفته می شود. ۳- کمیسیون به تجمعی گفته می شود که برای تحقیق و مطالعه درباره موضوعی تشکیل شود. به طور معمول این تجمع در مقیاس کوچک تر تشکیل می شود و اغلب شعبه ای از مجامع بزرگ است. ۴- به هر یک از شعب مجالس مقننه که از تعدادی نماینده، برای رسیدگی به یکی از امور کشوری تشکیل شده، کمیسیون می گویند.

همچنین به تجمع تعدادی از اعضای یک کمیسیون که مأمور تحقیق یا اتخاذ تصمیم درباره امری هستند سوکمیسیون می گویند.

کمیته

در اصطلاح به مجمعی می گویند که از طرف یک حکومت یا مقام صلاحیت دار یا جمعیتی برای بررسی امری یا آماده کردن طرحی یا اجرای تصمیمی انتخاب شود. در حقیقت کمیته از حیث مفهوم با کلمه کمیسیون مترادف است با این تفاوت که کمیته می تواند قدرت اجرایی نیز داشته باشد.

میزگرد

میزگرد نوعی تجمع است که عده ای در یک محیط دوستانه پیرامون میزگردی جمع می شوند و درباره موضوعی به گفت و گو می پردازند. یکی از مقررات میزگرد صحبت شرکت کنندگان با اجازه رئیس است و در آن، گفت و گو منحصراً درباره موضوع از پیش تعیین شده است. معمولاً رئیس به هیچ یک از شرکت کنندگان در میزگرد بیش از یک بار اجازه صحبت نمی دهد؛ مگر آنکه همه سخن گفته باشند.

مناظره

در لغت به معنی مجادله و نزاع با همدیگر و تفکر در حقیقت و ماهیت چیزی است و در اصطلاح تجمعی است که در آن با قواعد معینی به اثبات یا نفی مسأله ای می پردازند تا با بهره گیری از استدلال، نظر خود را ثابت کنند. در مناظره به طور معمول چهار یا شش نفر شرکت می کنند. دو یا سه تن برای اثبات قضیه و دو یا سه تن دیگر برای نفی آن صحبت می کنند.

مجمع

مجمع در لغت به معنی محل، جای گرد آمدن، مجلس و جمعیت آمده است. از نظر حقوقی به تجمعاتی گفته می شود که از همه افراد جمعیت تشکیل شود. از نظر یک مؤسسه مجمع عمومی یکی از ارکان مهم با تمام اختیارات محسوب می شود.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا