چگونه گزارش پیشرفت کار بنویسیم؟

در دنیای پویای امروز، مدیریت پروژه نقشی کلیدی در موفقیت هر کسب و کاری ایفا می‌کند.
در این میان، گزارش پیشرفت کار به عنوان ابزاری کارآمد، اطلاعات حیاتی را در اختیار مدیران و ذینفعان قرار می‌دهد و مسیر ارتقای شغلی کارمندان را هموارتر می‌کند.

چرا گزارش پیشرفت کار مهم است؟

• به شما کمک می‌کند تا پروژه خود را رصد و پایش کنید و از مسیر خارج نشوید.
• به شما کمک می‌کند تا مشکلات و موانع را زودتر شناسایی و حل کنید.
• به شما کمک می‌کند تا ذینفعان پروژه (مثلاً مدیران، سرمایه‌گذاران و مشتریان) را از وضعیت پروژه آگاه نگه دارید.
• به شما کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و دقیق‌تر در مورد پروژه خود بگیرید.

مزایای استفاده از گزارش پیشرفت کار برای کارمندان:

• مهارت‌های نگارش و گزارش‌دهی شما را ارتقا می‌دهد.
• نظم و انضباط کاری شما را افزایش می‌دهد.
• اعتماد به نفس شما را در ارائه نظرات و ایده‌هایتان افزایش می‌دهد.
• می‌تواند به ارتقای شغلی شما کمک کند.

این مقاله برای چه کسانی مفید است؟

• برای همه کارمندان، در هر سطح و موقعیتی

هدف این مقاله چیست؟

• ارائه یک راهنمای عملی برای نگارش گزارش پیشرفت کار

در این مقاله چه چیزهایی خواهید آموخت؟

• گام‌های مختلف نگارش گزارش پیشرفت کار
• ساختار و عناصر گزارش پیشرفت کار
• نمونه‌های واقعی از گزارش‌های پیشرفت کار

با مطالعه این مقاله، می‌توانید مهارت‌های خود را در نگارش گزارش‌ پیشرفت کار قوی و اثربخش ارتقا دهید؛ در ادامه با ما همراه باشید تا به زوایای مختلف نگارش گزارش پیشرفت کار بپردازیم.

مشاهده مقاله: 0 تا 100 گزارش نویسی کوتاه

اصول نگارش گزارش پیشرفت کار

1. تعیین مخاطب و هدف گزارش:

در مرحله اول شما باید مشخص کنید که مخاطب و هدف گزارش پیشرفت کار چه کسی است!!

ممکن است مخاطب گزارش کار شما مدیر، همکار و شاید مشتری شما باشد، با مشخص شدن این موضوع کاملا خواهید دانست که برای نگارش گزارش پیشرفت کار باید به چه نکاتی توجه کنید.

در ادامه به نکاتی که باید با توجه به نوع مخاطب خود در نظر داشته باشید؛ اشاره می‌کنیم.

مخاطب:

• اگر مخاطب مدیر شما باشد:

  • در این حالت، گزارش باید به طور خلاصه و دقیق، وضعیت پروژه را به اطلاع مدیر برساند.
  • باید به طور شفاف به اهداف و KPIهای تعیین شده در ابتدای پروژه اشاره کنید و میزان پیشرفت در هر کدام را به طور جداگانه شرح دهید.
  • در صورت انحراف از برنامه زمان‌بندی یا بودجه، باید دلایل آن را به طور واضح توضیح داده و راهکارهای پیشنهادی خود را ارائه کنید.

• اگر مخاطب از همکاران شما بود:

  • تمرکز گزارش باید بر شرح وظایف انجام شده، چالش‌های پیش رو و نیاز به کمک یا همکاری از جانب همکاران باشد.
  • می‌توانید از تصاویر، نمودارها و جداول برای ارائه اطلاعات به طور بصری و قابل فهم‌تر استفاده کنید.
  • لحن گزارش باید دوستانه و صمیمی باشد تا تعامل و همکاری بین اعضای تیم را تقویت کند.

• مشتری:

  • تأکید گزارش باید بر تعهد شما به انجام کار و ارائه خدمات با کیفیت به مشتری باشد.
  • باید به طور شفاف به پیشرفت پروژه در مقایسه با برنامه زمان‌بندی و بودجه اولیه اشاره کنید.
  • در صورت بروز هرگونه مشکل یا چالش، باید راه‌حل‌های جایگزین و برنامه‌های پیشگیرانه ارائه دهید.

هدف:

این مرحله از گزارش پیشرفت کار نوع هدف شما از نگارش را مشخص می کند؛ به عنوان مثال باید مشخص کنید که هدف این گزارش برای اطلاع رسانی است یا متقاعد کردن و ارائه یک درخواست؟

• اگر هدف از گزارش، اطلاع‌رسانی است:

  • در این نوع گزارش، باید اطلاعات به طور دقیق، بی‌طرفانه و بدون هیچگونه تفسیر یا قضاوتی ارائه شود.
  • از ارائه اطلاعات اضافی یا غیرضروری که ممکن است باعث سردرگمی مخاطب شود، خودداری کنید.
  • وضوح و دقت در ارائه اطلاعات، کلید موفقیت این نوع گزارش است.

• متقاعد کردن:

  • باید از شواهد و مدارک قوی برای اثبات صحت و درستی ایده یا نظرتان استفاده کنید.
  • لحن گزارش باید قاطع و متقاعد کننده باشد.
  • از استدلال‌های منطقی و عقلانی برای جلب نظر مخاطب استفاده کنید.

• درخواست:

  • باید دلایل منطقی و متقاعد کننده‌ای برای ارائه درخواست خود داشته باشید.
  • باید به طور شفاف مشخص کنید که چه چیزی از مخاطب می‌خواهید.
  • لحن گزارش باید مودبانه و محترمانه باشد.

اگر شما هم از نمونه گزارش نویسی های موجود در بستر اینترنت خسته شده اید و به خواسته‌ی خود نرسیده اید…

پیشنهاد گروه آموزشی فردوسی کتاب آموزش گزارش نویسی اداری می باشد.

2. جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها:

مرحله دوم از گزارش پیشرفت کار جمع آوری اطلاعات و داده هایست که میتواند شامل موارد زیر باشد:

اطلاعات لازم:

• وظایف انجام شده:
  • لیست کاملی از وظایف انجام شده به همراه جزئیات مربوط به هر کدام مانند زمان انجام، افراد و منابع درگیر، و نتایج حاصل شده.
• وظایف باقی‌مانده:
  • لیست وظایف باقی‌مانده به همراه جزئیات مربوط به هر کدام مانند زمان تخمینی انجام، افراد و منابع مورد نیاز، و چالش‌های پیش رو.
• چالش‌ها و موانع:
  • شرح دقیق چالش‌ها و موانع پیش رو به همراه علل احتمالی آنها و راهکارهای پیشنهادی برای حل آنها.
• برنامه‌های آتی:
  • شرح برنامه‌های آتی برای ادامه پروژه به همراه اهداف، زمان‌بندی، بودجه و منابع مورد نیاز.

منابع:

• اسناد و مدارک پروژه:
  • قراردادها، صورتجلسات، گزارش‌های قبلی، و سایر اسناد و مدارک مرتبط با پروژه.
• نتایج جلسات:
  • خلاصه‌ای از نتایج جلسات مربوط به پروژه به همراه تصمیمات گرفته شده و وظایف تعیین شده.
• گفتگو با همکاران و مدیران:
  • تبادل نظر با افراد درگیر در پروژه برای جمع‌آوری اطلاعات، نظرات و پیشنهادات آنها.
• منابع آنلاین:
  • مقالات، وب‌سایت‌ها، و سایر منابع آنلاین مرتبط با موضوع پروژه.

3. انتخاب قالب مناسب:

قالب‌های متداول:

• گزارش‌های روزانه:
  • برای ارائه گزارش روزانه فعالیت‌ها و پیشرفت کار به مدیر یا همکاران.
  • شامل لیست وظایف انجام شده، وظایف باقی‌مانده، چالش‌ها و موانع، و برنامه‌های آتی.
• گزارش‌های هفتگی:
  • برای ارائه گزارش هفتگی پیشرفت کار به مدیر یا همکاران.
  • شامل خلاصه‌ای از فعالیت‌ها و پیشرفت کار در طول هفته، چالش‌ها و موانع پیش رو، و برنامه‌های آتی.
• گزارش‌های ماهانه:
  • برای ارائه گزارش ماهانه پیشرفت کار به مدیر یا همکاران.
  • شامل تحلیلی از عملکرد و پیشرفت کار در طول ماه، مقایسه با برنامه زمان‌بندی و بودجه اولیه، و برنامه‌های آتی.
• گزارش‌های پایانی:
  • برای ارائه گزارش نهایی پروژه به مدیر، مشتری، یا ذینفعان.
  • شامل خلاصه‌ای از عملکرد و دستاوردهای پروژه، تجزیه و تحلیل نتایج، و درس‌آموخته‌ها.

انتخاب قالب مناسب:

• به نوع گزارش، مخاطب، و هدف آن بستگی دارد.
• برای مثال، اگر می‌خواهید گزارشی روزانه به مدیر خود ارائه دهید، می‌توانید از قالب ساده‌ای که شامل لیست وظایف انجام شده و وظایف باقی‌مانده است، استفاده کنید.
• اما اگر می‌خواهید گزارشی نهایی به مشتری ارائه دهید، باید از قالبی جامع‌تر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنید که شامل تمام اطلاعات مربوط به پروژه باشد.

مشاهده مقاله: نحوه نوشتن گزارش روزانه + 5 نمونه

4. نگارش متن گزارش:

مقدمه:

• شامل معرفی موضوع گزارش، مخاطب، و هدف آن.
• باید مختصر و مفید باشد و توجه مخاطب را جلب کند.

بدنه گزارش:

• شامل ارائه اطلاعات و جزئیات مربوط به موضوع گزارش.
• باید به طور واضح و منظم سازماندهی شود و از لحنی مناسب استفاده شود.

نتیجه‌گیری:

• شامل خلاصه‌ای از نکات کلیدی گزارش و ارائه پیشنهادات یا راهکارهای پیشنهادی.
• باید قاطع و متقاعد کننده باشد و مخاطب را به اقدام تشویق کند.

5. ویرایش و بازخوانی:

• بررسی دقیق:
  • برای اطمینان از صحت و درستی اطلاعات، وضوح و انسجام متن، و رعایت قواعد نگارشی.
  • از دیگران بخواهید تا گزارش شما را بازخوانی کنند و نظرات و پیشنهادات خود را ارائه دهند.

با رعایت این مراحل و استفاده از ابزارهای مناسب، می‌توانید گزارش‌های پیشرفت کار قوی و اثربخشی بنویسید که به شما در ارتقای شغلی و موفقیت در کارتان کمک خواهد کرد.

ساختار گزارش پیشرفت کار (پروژه ساختمانی)

1. عنوان و تاریخ گزارش:

• عنوان:
  • باید گویا و مختصر باشد و موضوع گزارش را به طور واضح بیان کند.
  • مثال: “گزارش پیشرفت کار پروژه ساخت مجتمع مسکونی نگین”
• تاریخ:
  • تاریخ نگارش گزارش را به طور واضح ذکر کنید.
  • مثال: “1403/01/08”

2. مقدمه:

• شرح مختصری از موضوع گزارش، مخاطب، و هدف آن ارائه دهید.
• برای مثال:
  • “این گزارش به منظور ارائه اطلاعات به مالک و پیمانکار پروژه در خصوص پیشرفت کار در پروژه ساخت مجتمع مسکونی نگین، در تاریخ 1403/01/08 تهیه شده است.”
• می‌توانید به طور خلاصه به پیشرفت کلی پروژه اشاره کنید.
  • مثال: “تاکنون 30% از عملیات ساختمانی پروژه انجام شده است.”

3. شرح وظایف و اهداف:

• لیست کاملی از وظایف تعریف شده در پروژه را ارائه دهید.
• برای هر وظیفه، توضیحات مختصری از هدف آن ارائه کنید.
• می‌توانید وظایف را به دسته‌های مختلف مانند وظایف مربوط به سفت‌کاری، نازک‌کاری، و محوطه‌سازی تقسیم کنید.

4. پیشرفت انجام شده:

• برای هر وظیفه، میزان پیشرفت انجام شده را به طور دقیق و شفاف بیان کنید.
• می‌توانید از اعداد، درصدها، نمودارها، و جداول برای ارائه اطلاعات به طور بصری و قابل فهم‌تر استفاده کنید.

5. چالش‌ها و موانع:

• شرح مختصری از چالش‌ها و موانع پیش رو در پروژه ارائه دهید.
• برای هر چالش، علل احتمالی آن را ذکر کنید.
• راهکارهای پیشنهادی خود را برای حل هر چالش ارائه کنید.
  • مثال:
    • چالش: کمبود مصالح ساختمانی
    • علل احتمالی: افزایش قیمت مصالح، کمبود عرضه
    • راهکارهای پیشنهادی: عقد قرارداد با تامین‌کنندگان جدید، استفاده از مصالح جایگزین

6. برنامه‌های آتی:

• شرح مختصری از برنامه‌های آتی برای ادامه پروژه ارائه دهید.
• به طور مثال:
  • “عملیات نازک‌کاری پروژه در دو ماه آینده انجام خواهد شد.”
  • “پروژه در تاریخ 1403/04/01 به طور کامل به اتمام خواهد رسید.”
• می‌توانید به طور خلاصه به اهداف و برنامه‌های زمان‌بندی اشاره کنید.
  • مثال:
    • هدف: تکمیل و تحویل پروژه
    • برنامه زمان‌بندی:
      • ماه اول: تکمیل نازک‌کاری
      • ماه دوم: نصب تاسیسات
      • ماه سوم: محوطه‌سازی

7. نتیجه‌گیری:

• خلاصه‌ای از نکات کلیدی گزارش ارائه دهید.
• به طور شفاف به پیشرفت کلی پروژه، چالش‌ها و موانع پیش رو، و برنامه‌های آتی اشاره کنید.
• می‌توانید به طور خلاصه به ریسک‌ها و احتمالات پیش رو اشاره کنید.

نمونه گزارش پیشرفت کار پروژه ساختمانی:

عنوان: گزارش پیشرفت کار پروژه ساخت مجتمع مسکونی نگین – فروردین 1402

تاریخ: 1402/04/30

مقدمه:

این گزارش به منظور ارائه اطلاعات به مالک و پیمانکار پروژه در خصوص پیشرفت کار در پروژه ساخت مجتمع مسکونی نگین در فروردین 1402 تهیه شده است.

شرح مختصری از پروژه:

• مجتمع مسکونی نگین در زمینی به مساحت 5000 متر مربع در حال ساخت است.
• این مجتمع شامل 100 واحد آپارتمان در 10 طبقه است.
• زیربنای کل پروژه 20000 متر مربع است.
• پیمانکار پروژه شرکت ساختمانی …. است.
• مالک پروژه …. است.

شرح وظایف و اهداف:

• عملیات سفت‌کاری:
  • پی‌ریزی
  • اسکلت‌بندی
  • سقف
• عملیات نازک‌کاری:
  • دیوارچینی
  • گچ‌کاری
  • نقاشی
  • کاشی‌کاری
• عملیات محوطه‌سازی:
  • خاک‌برداری
  • جدول‌کشی
  • آسفالت‌ریزی
  • فضای سبز

پیشرفت انجام شده:

• عملیات سفت‌کاری:
  • پی‌ریزی: 100%
  • اسکلت‌بندی: 80%
  • سقف: 50%
• عملیات نازک‌کاری:
  • دیوارچینی داخلی: 20%
  • گچ‌کاری: 0%
  • نقاشی: 0%
  • کاشی‌کاری: 0%
• عملیات محوطه‌سازی:
  • خاک‌برداری: 10%
  • جدول‌کشی: 0%
  • آسفالت‌ریزی: 0%
  • فضای سبز: 0%

جدول:

چالش‌ها و موانع:

• کمبود مصالح ساختمانی
• افزایش قیمت مصالح
• شرایط نامساعد جوی

راهکارهای پیشنهادی:

• عقد قرارداد با تامین‌کنندگان جدید
• استفاده از مصالح جایگزین
• برنامه‌ریزی دقیق برای انجام کار در شرایط نامساعد جوی

برنامه‌های آتی:

• تکمیل عملیات نازک‌کاری در دو ماه آینده
• نصب تاسیسات در ماه سوم
• محوطه‌سازی در ماه چهارم

نتیجه‌گیری:

تاکنون 30% از عملیات ساختمانی پروژه انجام شده است. پیشرفت پروژه طبق برنامه زمان‌بندی و با کیفیت مطلوب در حال انجام است. با توجه به چالش‌ها و موانع پیش رو، پیش‌بینی می‌شود که پروژه با 10% تاخیر به اتمام برسد.

این گزارش به عنوان یک نمونه ارائه شده است و شما می‌توانید با توجه به نیازهای خود، آن را ویرایش و تکمیل کنید.

نتیجه‌گیری:

مرور نکات کلیدی مقاله:

• نگارش گزارش پیشرفت کار، ابزاری قدرتمند برای مدیریت و رصد پروژه‌ها است.
• این گزارش، اطلاعات شفاف و دقیقی از وضعیت پروژه، پیشرفت انجام شده، چالش‌ها و موانع پیش رو، و برنامه‌های آتی ارائه می‌دهد.
• مزایای نگارش گزارش پیشرفت کار شامل ارتقای سطح تعهد و پاسخگویی، افزایش شفافیت و اعتماد، تسهیل تصمیم‌گیری، و بهبود مدیریت ریسک است.
• نگارش گزارش پیشرفت کار باید بر اساس اصول و مراحل مشخصی انجام شود.
• در این مقاله، به طور مفصل به مراحل و اصول نگارش گزارش پیشرفت کار، از جمله تعیین مخاطب، تعریف اهداف، جمع‌آوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل داده‌ها، نگارش گزارش، و ارائه گزارش، پرداخته شد.

دانلود اپلیکیشن ایفردوسی
نسخه تحت وب اپلیکیشن (IOS)