انواع نامه عادی، فوری و محرمانه

نامه عادی

این گونه نامه ها معمولاً دارای تاریخ، شماره و امضای مقام مسئول بوده و از طرف سازمان ها و یا اشخاص حقیقی یا حقوقی در ارتباط با کار سازمان ارسال می شود. در بعضی موارد ممکن است فاقد تاریخ یا شماره نیز باشد، مانند عریضه، درخواست ها، شکوائیه ها، نامه های دفتر وکلا، شرکت ها و غیره

نامه فوری

درباره این نامه ها که از نظر زمانی دارای اهمیت بیشتری هستند باید زودتر اقدام شود. در صورت نیاز به سرعت بیشتر می توانند با نوشتن ((خیلی فوری)) تقاضای حداکثر سرعت را در انجام آن دستور یا تقاضا داشته باشند. کارمندانی که اینگونه نامه ها را دریافت می کنند باید سایر عملیات را متوفقف ساخته و بلافاصله نسبت به انجام آن ها اقدام کنند و در جریان اداری قرار دهند. پس از باز کردن پاکت در صورتی که آدرس روی نامه نوشته نشده باشد، پاکت نامه را باید ضمیمه آن کرد.

نامه محرمانه

معمولاً رئیس دفتر از اطلاعاتی که روی پاکت نوشته شده می تواند نوع نامه را مشخص کند. در صورتی که لازم باشد کارکنان سازمان از مطالب نامه ای آگاهی پیدا نکنند روی پاکت، کلمه محرمانه ذکر می شود.

افراد محدودی امکان دسترسی به اینگونه نامه ها را دارند و رئیس دفتر مسئول تحویل این نامه ها به رؤسای دوایر و مسئولین است. در بعضی از مؤسسات مثل بانک ها و غیره از نامه های رمزدار استفاده می کنند و دفتری به نام ((کلید رمز)) برای پی بردن به مفهوم اینگونه نامه های وجود دارد. گیرنده این قبیل نامه ها معمولاً غیر از رئیس اداره، فقط معاون سازمان است. به علت اهمیت زیاد اینگونه نامه ها، اسناد و پرونده های مربوط به آن ها جداگانه زیر نظر رئیس سازمان نگهداری می شود.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی