مهارت های لازم برای منشی گری
منشی گری یک شغل اداری است که نقش مهمی در کسب و کار و سایر محیط های سازمانی ایفا می کند. به همین خاطر یک منشی برای موفقیت در حرفه خود باید مهارت های لازم برای منشی گری را کسب کند.
منشی ها معمولاً افرادی هستند که بسته به ماهیت شغلی خود، وظایف اداری را حفظ و سازماندهی می کنند، رویه ها را اجرا می کنند و وظایف اداری مختلف را انجام می دهند.
یک منشی خوب برای موفقیت در شغل خود باید دارای مهارت های لازم برای انجام وظایف خود باشد. ممکن است مدیران چندین کار و پروژه مختلف با محدودیت زمانی را به طور همزمان به عهده منشی قرار دهند. در چنین مواقعی داشتن مهارت های لازم برای منشی گری می تواند به انجام وظیفه دقیق و صحیح یک منشی کمک کند.
مهارت های مورد نیاز منشی کدامند؟
بخشی از مهارت های مورد نیاز منشی گری ذاتی و بخشی نیز اکتسابی هستند. البته بخش ذاتی مهارتهای منشی گری نیز با آموزش می تواند تقویت شود.
مهارت های لازم برای منشی گری عبارتند از:
- ارتباط کلامی و نوشتاری
- مهارت های کامپیوتری و فنی
- تایپ و یادداشت برداری
- حل مسئله و تفکر انتقادی
- توجه به جزئیات
- انعطاف پذیری و سازگاری
- قدرت سازماندهی و مدیریت زمان
منشی گری شغلی به ظاهر ساده ولی بسیار حساس است. در صورتی که یک منشی مهارت های لازم برای منشی گری را نداشته باشد خیلی از کارهای شرکت دچار اختلال می شود. به همین خاطر گذراندن دوره های رشته منشی گری قبل از ورود به بازار کار، می تواند روند کاری منشی را آسان کرده و امنیت شغلی او را تضمین کند.
وظایف و مسئولیت های منشی کدامند؟
یک منشی حرفه ای برای موفقیت در کار خود گذشته از داشتن مهارتهای فردی و اجتماعی لازم باید وظایف و مسئولیتهای خود را نیز به درستی بشناسد و انجام دهد.
منشی ها در محیط کاری خود دارای وظایف تعریف شده ای هستند. هر چند که بسته به محیط شغلی ممکن است وظایف و مهارت های مورد نیاز منشی کمی متفاوت باشد. بطور مثال وظایف منشی شرکت خصوصی با منشی بخش حقوقی، نهاد دولتی و … ممکن است کمی متفاوت باشد. با این حال می توان گفت تقریبا همه منشی ها دارای وظایف، مسئولیتها و مهارت های مورد نیاز منشی گری مشترکی هستند.
وظایف و مسئولیت های منشی
- پاسخگویی و هدایت تماس های تلفنی
- سازماندهی و توزیع پیام ها
- تنظیم برنامه های ملاقات مدیران
- سازماندهی اسناد و پرونده ها
- خوش آمدگویی به مهمانان
- برنامه ریزی جلسات و کنفرانس ها
- هماهنگی با سایر سازمان ها
- اجرای تشریفات اداری
- حفظ مستندات
منشی گری به دلیل ماهیت حساس و ظریفی که دارد، در سراسر دنیا غالبا مورد استقبال خانم ها قرار می گیرد. مدیران شرکتها نیز به دلیل توانمندیهای بالقوه خانم ها در این حرفه، آنها را استخدام می کنند. هر چند که بعضا ممکن است آقایانی هم وارد این حرفه شوند، ولی به طور کلی می توان گفت خانم ها مهارت های مورد نیاز منشی گری را بیشتر دارا هستند.
حرفه منشی گری
امروزه به دلیل تاثیر منشی بر بهبود روند کسب و کار شرکتها، منشی گری دیگر یک شغل غیر حرفه‌ای به حساب نمی آید. در گذشته غالبا منشی ها بر حسب جذابیتهای ظاهری انتخاب می شدند و مهارت های لازم را نیز در حین کار یاد می گرفتند. ولی امروزه به دلیل نیاز شرکتها، سازمانها و مراکز مختلف به منشی حرفه ای، حتما باید دوره های آموزشی را پشت سر گذاشت. به همین منظور برای توانمند سازی منشی ها قبل از ورود به بازار کار دوره های آموزش منشی گری برگزار می شود. آموزشگاه های مختلفی در دوره های آموزش مجازی منشی گری و همچنین دوره های حضوری خود مهارت هایی مانند اموزش کار با کامپیوتر برای منشی ، آموزش کارهای دفتری ، نرم افزار منشی گری ، نرم افزار منشی گری و … را به دانشجویان منشی گری آموزش می دهند.
این دوره ها معمولا بین یک و نیم تا دو ماه طول می کشد. این دوره ها برای رشته منشی پزشکی که نیازمند مهارت بالا و شناخت الزامات تخصصی این حرفه است ممکن است کمی طولانی تر باشد. در رشته منشی پزشکی دانشجوها حتما باید آموزش منشی گری مطب را فرا گرفته و سپس وارد بازار کار شوند.
