مهارت های لازم برای منشی گری
منشی گری یک شغل اداری است که نقش مهمی در کسب و کار و سایر محیط های سازمانی ایفا می کند.
به همین خاطر یک منشی برای موفقیت در حرفه خود باید مهارت های لازم برای منشی گری را کسب کند.
منشی ها معمولاً افرادی هستند که بسته به ماهیت شغلی خود، وظایف اداری را حفظ و سازماندهی می کنند، رویه ها را اجرا می کنند و وظایف اداری مختلف را انجام می دهند.
یک منشی خوب برای موفقیت در شغل خود باید دارای مهارت های لازم برای انجام وظایف خود باشد.
ممکن است مدیران چندین کار و پروژه مختلف با محدودیت زمانی را به طور همزمان به عهده منشی قرار دهند.
در چنین مواقعی داشتن مهارت های لازم برای منشی گری می تواند به انجام وظیفه دقیق و صحیح یک منشی کمک کند.
مهارت های لازم برای منشی گری کدامند؟
بخشی از مهارت های لازم برای منشی گری ذاتی و بخشی نیز اکتسابی هستند.
البته بخش ذاتی مهارتهای منشی گری نیز با آموزش می تواند تقویت شود.
مهارت های لازم برای منشی گری عبارتند از:
- ارتباط کلامی و نوشتاری: برقراری ارتباط موثر و نگارش نامهها و گزارشات.
- مهارتهای کامپیوتری و فنی: استفاده از نرم‌افزارها و تجهیزات فنی.
- تایپ و یادداشت برداری: توانایی تایپ سریع و ثبت نکات مهم.
- حل مسئله و تفکر انتقادی: توانایی در مدیریت مواقع دشوار و تصمیم‌گیری.
- توجه به جزئیات: دقت در انجام وظایف و تشخیص جزئیات مهم.
- انعطاف پذیری و سازگاری: توانایی سازش با تغییرات و پیش آمدهای غیرمنتظره.
- قدرت سازماندهی و مدیریت زمان: مهارت در برنامهریزی و اجرای وظایف به صورت موثر.
منشی گری شغلی به ظاهر ساده ولی بسیار حساس است.
در صورتی که یک منشی مهارت های لازم برای منشی گری را نداشته باشد خیلی از کارهای شرکت دچار اختلال می شود.
به همین خاطر گذراندن دوره های رشته منشی گری قبل از ورود به بازار کار، می تواند روند کاری منشی را آسان کرده و امنیت شغلی او را تضمین کند.
وظایف و مهارت های لازم برای منشی گری کدامند؟
یک منشی حرفه ای برای موفقیت در کار خود گذشته از داشتن مهارت های لازم منشی گری، چه فردی و اجتماعی لازم باید وظایف و مسئولیت های خود را نیز به درستی بشناسد و انجام دهد.
وظایف منشی:
- برنامهریزی و مدیریت زمان: برنامهریزی اجتماعی و ترتیب وظایف روزانه.
- پذیرش تماسها و مدیریت پست الکترونیکی: پذیرش تماسها، جواب دادن به سوالات و مدیریت ایمیل‌ها.
- ترتیب اسناد و فایلها: مرتب‌سازی و نظم دادن به اسناد و فایل‌های مربوط به سازمان.
- برقراری ارتباطات: ارتباط موثر با کارکنان و مشتریان.
- تهیه گزارشات و نوشتن نامهها: تهیه گزارشات مختصر و نوشتن نامه‌های رسمی.
- ترتیب جلسات و ویژهنامهها: برگزاری جلسات و تدارک ویژهنامهها.
- حفظ اطلاعات و دیتابیس: حفظ و بهروزرسانی دیتابیس‌ها و اطلاعات سازمان.
منشی ها در محیط کاری خود دارای وظایف تعریف شده ای هستند.
هر چند که بسته به محیط شغلی ممکن است وظایف و مهارت های لازم برای منشی گری کمی متفاوت باشد.
بطور مثال وظایف منشی شرکت خصوصی با منشی بخش حقوقی، نهاد دولتی و … ممکن است کمی متفاوت باشد.
با این حال می توان گفت تقریبا همه منشی ها دارای وظایف، مسئولیتها و مهارت های لازم منشی گری مشترکی هستند. (1)
وظایف و مسئولیت های منشی
- پاسخگویی و هدایت تماس های تلفنی
- سازماندهی و توزیع پیام ها
- تنظیم برنامه های ملاقات مدیران
- سازماندهی اسناد و پرونده ها
- خوش آمدگویی به مهمانان
- برنامه ریزی جلسات و کنفرانس ها
- هماهنگی با سایر سازمان ها
- اجرای تشریفات اداری
- حفظ مستندات
منشی گری به دلیل ماهیت حساس و ظریفی که دارد، در سراسر دنیا غالبا مورد استقبال خانم ها قرار می گیرد.
مدیران شرکتها نیز به دلیل توانمندیهای بالقوه خانم ها در این حرفه، آنها را استخدام می کنند.
هر چند که بعضا ممکن است آقایانی هم وارد این حرفه شوند، ولی به طور کلی می توان گفت خانم ها مهارت های لازم برای منشی گری را بیشتر دارا هستند.
مهارت های لازم برای منشی گری در ارتباط با مدیر
مهارتهای لازم برای منشی گری در ارتباط با مدیران و تیم‌ها عبارتند از:
- ارتباط فعّال: برقراری ارتباط مؤثر با مدیران از طریق ملاقات‌های روزانه، گزارشات کوتاه، و اطلاع‌رسانی به‌روز.
- هماهنگی در برنامهریزی: توانایی هماهنگی برنامه‌های مدیریتی مدیران و تدارک جلسات و تشریفات.
- آگاهی از اولویتها: درک اولویتها و وظایف مدیران و ارائه پیشنهادات برای بهینه‌سازی زمان و انرژی آنها.
- مدیریت اطلاعات: حفظ اطلاعات مربوط به ترتیبات و نیازهای مدیران برای سرعت و دقت در اجرای وظایف.
- خلاقیت در حل مسائل: ارائه راه‌حل‌های خلاقانه در مواقعی که نیاز به حل مشکلات فوری است.
- تنظیم جلسات: مهارت در برگزاری جلسات، نظم دادن به برنامه‌ها، و تدارک اقدامات مربوط به جلسات.
- آگاهی از اولویتها: درک اولویتها و وظایف مدیران و ارائه پیشنهادات برای بهینه‌سازی زمان و انرژی آنها.
- مهارت در ارائه گزارشات: توانایی تهیه گزارشات کوتاه و مختصر در مورد پیشرفت و وضعیت وظایف.
- احترام به حریم شخصیت: احترام به حریم شخصیت مدیران و حفظ محرمانگی اطلاعات.
این مهارت‌ها کمک می‌کنند تا منشی به عنوان یک عنصر مؤثر در تیم اداری و ارتباطات سازمانی باشد.
آموزش مهارت های لازم برای منشی گری
امروزه به دلیل تاثیر منشی بر بهبود روند کسب و کار شرکتها، منشی گری دیگر یک شغل غیر حرفه‌ای به حساب نمی آید.
در گذشته غالبا منشی ها بر حسب جذابیتهای ظاهری انتخاب می شدند و مهارت های لازم را نیز در حین کار یاد می گرفتند.
ولی امروزه به دلیل نیاز شرکتها، سازمانها و مراکز مختلف به منشی حرفه ای، حتما باید دوره های آموزشی را پشت سر گذاشت.
به همین منظور برای توانمند سازی منشی ها قبل از ورود به بازار کار دوره های آموزش منشی گری برگزار می شود.
آموزشگاه های مختلفی در دوره های آموزش مجازی منشی گری و همچنین دوره های حضوری خود مهارت هایی مانند اموزش کار با کامپیوتر برای منشی ، آموزش کارهای دفتری ، نرم افزار منشی گری و … را به دانشجویان منشی گری آموزش می دهند.
این دوره ها معمولا بین یک و نیم تا دو ماه طول می کشد.
این دوره ها برای رشته منشی پزشکی که نیازمند مهارت بالا و شناخت الزامات تخصصی این حرفه است ممکن است کمی طولانی تر باشد.
در رشته منشی پزشکی دانشجوها حتما باید آموزش منشی گری مطب را فرا گرفته و سپس وارد بازار کار شوند.
