موقعیت و اهمیت منشی در سازمان

منشی به منزله کمک بزرگ و غیرقابل انکاری برای کارفرما در تسهیل کارهای اداری است. گاه در مؤسسات بزرگ اتفاق می افتد که برای سرعت در کار منشی، به خصوص منشی مدیران در سطوح بالا ممکن است یک یا چند نفر ماشین نویس هم در اختیار او بگذارند. کار منشی می تواند نظارت و سرپرستی کارهای مهم تر باشد، مثلاً نامه های رسیده را پس از ثبت در دفاتر به اطلاع کارفرما برساند، با اشخاصی که  به ملاقات کارفرما می آیند روبه رو شده و برای آنان وقت ملاقات تعیین کند. برای نامه ها جواب بنویسید و برای امضای رئیس آماده سازد. پرونده های محرمانه را در قفسه های مخصوص با در نظر گرفتن اصول بایگانی مرتب کند، حساب های مخصوص را نگهداری کند، صورت جلسات، فرم ها، نمودارها و گزارش ها را تنظیم کند و مسئولیت هایی از این قبیل انجام دهد. با توجه به موارد بالا و وظایف سنگینی که منشی در سازمان برعهده دارد، منشی کسی است که مستقیماً با رؤسا و سایرین در ارتباط بوده و از تمام اسرار و اهداف سازمان مطلع است. بنابر آنچه که توضیح داده شد، باید به موقعیت حساس خود در سازمان واقف باشد و وظایف محوله را به نحو احسن انجام دهد و در حفظ اسرار سازمان بکوشد. به طور کلی برای کسب موفقیت، لازم است منشی فروتن، با شهامت و منظم بوده و از سرعت عمل در تصمیم گیری به موقع و حس همکاری و انعطاف پذیری به اندازه کافی بهره مند باشد.

یک فرد برای منشی شدن تحصیلات پایه ای و مهارت های خاصی نیاز دارد و در حین کار، می تواند تجارب و توانایی هایش را توسعه و بهبود دهد تا به یک منشی حرفه ای مبدل شود. مدیر، خود می تواند بسیاری از وظایف منشی مانند هماهنگی جلسات، تلفن زدن، ثبت نامه ها، ارسال نمابر (فکس) و … را انجام دهد. اما منشی برای مدیر حکم سرمایه را دارد که وقت بیشتری را برای انجام دادن کارهای ضروری در اختیار او قرار می دهد. بهتر است بگوییم که وظایف منشی در حوزه مسئولیت های رئیسش تعریف می شود. برای مثال، ممکن است مدیر به علت مشغله های کاری نتواند اصول روابط صحیح با زیردستان یا مشتریان را به درستی رعایت کند، درست در همین جاست که نقش منشی به عنوان کسی که می تواند با موقعیت سنجی با دیگران ارتباطی مناسب برقرار سازد و این نقش مدیر را به خوبی به انجام برساند، نمایان می شود.

او حتی می تواند بنا بر اختیارتش انعقاد یک قرارداد را تا مراحل پایانی پیش ببرد. منشی حرفه ای کسی است که برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. اگر در انجام دادن کاری دچار اشتباه یا خطایی شد، با صداقت آن را می پذیرد و اصلاح می کند. می توانیم به صراحت بگوییم که ارزش منشی حرفه ای در قبول مسئولیت خلاصه می شود.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی