آموزش صورتجلسه نویسی با کتاب الکترونیکی جلسه و صورتجلسه
شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ برای برنامه‌ریزی صحیح و دقیق اهداف خود، نیاز به دسته‌بندی مرتب اطلاعات پروژه‌ها دارند. یکی از بهترین گزارش‌هایی که در مرتب کردن فایل‌ها بسیار موثر واقع می‌شود، صورتجلسه است.
صورتجلسه یک سند چند جانبه به حساب می‌آید که موارد بسیار مهمی از یک موضوع، در آن ثبت خواهد شد. این سند توسط دبیر جلسه مکتوب می‌شود. بنابراین صورتجلسه نویسی یک مهارت بسیار مهم در بیزینس‌های بزرگ به شمار می‌رود.
آموزش صورتجلسه نویسی، راه‌های متعددی دارد. مقالات و محتوای بسیاری درباره این موضوع، روی سایت‌های مختلف قرار گرفته است. با یک جستجوی ساده می‌توانید به اطلاعات فراوانی در این باره دست پیدا کنید. اما موضوع، تنها آگاهی از کلیات صورتجلسه نویسی نیست. اگر شما مسئول نگارش این سند هستید، برای اینکه یک گام از دیگر همکاران خود جلوتر باشید، بهتر است راه‌های تخصصی‌تر را نیز امتحان کنید.
کتاب الکترونیکی جلسه و صورتجلسه، یک منبع جامع است که با زبان ساده، قواعد صحیح نگارش یک صورتجلسه بی‌نقص را به شما آموزش خواهد داد. در ادامه این مطلب، به توضیحات کلی و معرفی محتوای این کتاب خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.
دستور جلسه؛ مهم‌ترین پیش‌نیاز یک جلسه
یکی از موضوعاتی که در کتاب الکترونیکی جلسه و صورت جلسه به آن پرداخته شده است، نحوه اداره جلسه می‌باشد. اولین قدم برای اینکه نشست را به خوبی اداره کنیم این است که به محتوای کلی آن مسلط باشیم. تنظیم یک دستور جلسه کامل، می‌تواند شما را نسبت به تمام وقایع احتمالی، آگاه کند.
دستور جلسه، یک لیست کامل از تمام موضوعاتی است در طی نشست، درمورد آن‌ها صحبت خواهد شد و منجر به نتیجه‌گیری نهایی می‌شود. این لیست باید از چند روز قبل در دسترس تمام افراد دعوت شده، مخصوصا راوی و رئیس جلسه قرار گیرد تا همگی برای موضوعات آن آماده باشند.
دو نکته باید در محتوای یک دستور جلسه کامل رعایت شود:
- عناوینی که باید در مدت جلسه، در مورد آن‌ها بحث شود
- بیان هدف از طرح عناوین؛ برای مثال: عنوان: پروژه ساخت شهرک مسکونی، هدف: تخمین میزان هزینه و راه‌کار برای تامین بودجه
به عنوان راوی جلسه، زمانی که از تمام موارد ذکر شده آگاهی داشته باشید، می‌توانید زمان و مطالب جلسه را به بهترین شکل مدیریت نمایید. بنابراین برای پیشرفت کاری خود، در کنار آموزش صورت جلسه نویسی باید به نکات دیگری نیز که در کتاب درج شده، توجه فرمایید.
صورتجلسه نویسی و نکات مهم آن
در این قسمت به یکی از مهم‌ترین بخش‌های کتاب یعنی آموزش صورتجلسه نویسی اشاره خواهیم کرد. همانطور که پیش‌تر گفته شد، صورتجلسه یک سند چند جانبه درباره تمام وقایعی می‌باشد که در طول یک نشست، اتفاق افتاده است.
در طول جلسه، یک نفر به عنوان دبیر جلسه، مسئول نگارش موارد زیر است:
- نام اعضا جلسه
- نام رئیس جلسه
- درج موضوعات بحث شده توسط هر یک از اعضا
- درج نتیجه نهایی
- بیان موضوعات موکول شده به جلسات بعدی
در انتهای جلسه، صورتجلسه نگارش شده، توسط تمام اعضا خوانده و در صورت توافق آن را امضا می‌کنند. گرچه این محتوا توسط دبیر جلسه نوشته می‌شود اما کسی که مسئول این گزارش است، رئیس جلسه خواهد بود. بنابراین در نهایت رئیس جلسه باید، سند را خوانده و تایید نماید. یکی از مهم‌ترین نکاتی که در نگارش صورتجلسه اهمیت دارد، خنثی‌نویسی است. نگارنده هرگز نباید نظر و تحلیل شخصی خود، درباره موضوعات و نتایج آن را در گزارش خود اعمال کند.
ویژگی‌های کتاب الکترونیکی جلسه و صورتجلسه
نکاتی که در این مطلب بیان شده است، تنها بخش کوچکی از محتوای کتاب جلسه و صورتجلسه می‌باشد. این کتاب در مدت زمان کوتاهی شما را به سمت موفقیت‌های بیشتر سوق خواهد داد. در ادامه به برخی از ویژگی‌ها و مطالب آن اشاره خواهیم کرد:
- محتوا مختصر و مفید تنها در 48 صفحه
- فایل PDF و کم حجم
- وظایف دبیر نشست
- نحوه مدیریت نشست
- آشنایی با تکنیک فرضیه‌سازی
- ارائه مثال و نمونه درباره صورتجلسه و دیگر موارد
نتیجه‌گیری
برای پیشرفت همه روزه در زمینه کاری خود، باید همیشه در حال یادگیری و مطالعه مطالب جدید باشید. خواندن این کتاب برای همه افرادی که به نوعی کار اداری دارند، ضروری خواهد بود.
خرید کتاب الکترونیکی جلسه و صورتجلسه
