نگارش اداری و کاربرد آن

ارتباطات در ایران قدمت دیرینه دارد.
گاهی ارتباط فرد با سازمان‌ محل خدمت نیازمند نگارش نامه یا درخواست اداری است.
میان اداره‌ها و سازمان‌ها، نگارش اداری مرسوم شده است.

بنابراین، اکثر نویسندگان موظف به رعایت قوانین آن هستند.
این نوع نگارش مستلزم استفاده از برخی واژگان و نوع دستوری خاص است.
سازمان‌های اداری با توجه به اهداف و وظایف خود فعالیت‌های گوناگونی انجام می‌دهند.
نگارش اداری در این سازمان‌ها می‌تواند جریان ارتباطات درون سازمانی و همچنین خارج از سازمان را بهبود بخشد.

نتیجه‌ی تلاش و فعالیت‌های این سازمان‌ها به صورت اسناد و مدارکی در قالب مجموعه‌ی پرونده و سوابق مربوطه در می‌آید.
در این بین اسنادی ارزشمند نیز وجود دارد که با صرف وقت و هزینه به‌وجود آمده است.
از این رو طبقه‌بندی، تنظیم و حفظ آن‌ها امری ضروری است.
رایج‌ترین نوع نوشته‌های اداری شامل نامه‌، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، فرم اداری و … می‌باشد.

ورود به دوره های آموزشی نگارش اداری

 نگارش اداری و کاربرد نامه‌نگاری

در گذشته نامه بر روی پوست نوشته می‌شد.
سپس چاپار یا پیک آن را به مقصد می‌رساند.
این امر رفته‌رفته در دوره‌ی وزارت امیر‌کبیر شکل منسجم‌تری پیدا کرد.

به گونه‌ای که با دستور ساخت چاپارخانه‌های جدید در سراسر کشور ارتباطات دولتی را گسترش و نظم داد.
از این رو، نگارش اداری و کاربرد آن در نامه‌ها اهمیت بسزایی یافت.
امروزه شکست یا موفقیت یک سازمان در گرو نگارش صحیح نامه است.
اثرات مالی یکی از جنبه‌هایی است که می‌توان به آن اشاره کرد.

به طور معمول نامه‌هایی که از طرف فرد یا اداره‌ای صادر می‌شود، حکم سند اداری را پیدا می‌کند که به طبع اثرات حقوقی را نیز به دنبال دارد.
در برخی فرآیندهای اداری از تجربه‌های مدیران و کارکنان قبلی استفاده می‌شود.
چنانچه با بایگانی مکتوبات اداری می‌توان راهنمایی برای اداره‌ی امور در آینده باشد.

نامه‌های اداری ویژگی‌هایی از قبیل شماره، تاریخ، عنوان گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و سمت امضا کننده و گاهی امضای نامه از سوی شخص با صلاحیت دارد که آن را از نامه‌های عادی جدا می‌کند.

 نگارش اداری و کاربرد جمله‌بندی نامه

یکی از عوامل مهم در نگارش اداری و کاربرد نامه‌ها توجه به جمله‌بندی است.
جمله‌بندی نامه در ساده‌نویسی و کوتاه‌نویسی خلاصه می‌شود.

برای نمونه در نگارش اداری و کاربرد کوتاه‌نویسی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

عبارت بلند	کوتاه شده	مثال	اصلاح شده
ابتیاع کردن	خریدن	او زمین‌های زیادی ابتیاع کرد.	او زمین‌های زیادی خرید.
از سوی	از	از سوی تعدادی از دانشجویان نشستی برگزار شد.	تعدادی از دانشجویان نشستی برگزار کردند.

برگرفته از سایت ایفردوسی

همان‌گونه که ملاحظه می‌شود با کوتاه‌نویسی می‌توان علاوه بر سادگی متن به انتقال مفاهیم نیز سرعت داد.

در حال حاضر به ندرت می‌توان افرادی را دید که از خواندن متون و همچنین نثر قدیم گلایه و شکایت نداشته باشند.
آثار نویسندگانی که دارای سبک ساده و روان هستند، از مقبولیت بیشتری برخوردارند.

استفاده از کلمات فارسی به جای واژگان بیگانه در ساده‌نویسی امری موثر است.
به عبارت دیگر، فارسی نویسی یکی از معیارهای ارزشمند برای حفظ و پاس‌ داشت زبان فارسی است.

اصطلاحات	جایگزین مناسب
فی الحقیقه	در حقیقت
فی الفور	فوری
لذا	از این رو، بنابراین

برگرفته از سایت ایفردوسی

 نگارش اداری و کاربرد گزارش نویسی

نگارش اداری و کاربرد گزارش نویسی در تولید محتوا از اهمیت بسیاری برخوردار است.
همچنین به عنوان یک مهارت در ارتباطات کاربرد دارد.
به طوری که سرنوشت فعالیت‌های وابسته به تولید محتوا به آن گره خورده است.

حوزه‌ی گزارش نویسی گسترده است.
به عبارت دیگر می‌توان کوچک‌‌ترین سندهای سازمانی، رزومه نویسی، توصیه نامه و هر گونه فعالیت مکتوب در فضای کسب و کار را جزء آن به شمار آورد.

گزارش نویسی به عنوان یک مهارت مستلزم یادگیری، تمرین و صرف زمان است.

گزارش نویسی شامل:

• گردآوری
• طبقه‌بندی
• ثبت اطلاعات و ارائه‌ی آن به فرد یا گروه مخاطب به منظور آگاهی دادن و یا متقاعد کردن است.

در بدو ورود به محیط کار داشتن مهارت گزارش نویسی به عنوان یک مزیت رقابتی تلقی می‌شود.
اگرچه در حین کار این مهارت ارتقا می‌یابد.
ولی از دیدگاه مدیران و استخدام کنندگان بسیار موثر است.
از فواید گزارش نویسی می‌توان به انتقال تجربه‌ها، مدیریت دانش و تصمیم‌گیری درست اشاره کرد.

علی رغم دقیق و شفاف بودن، محتوای گزارش نیز باید از لحاظ نگارش اداری منطبق بر استانداردهای لازم و همچنین فاقد هر گونه غلط املایی باشد.

 نگارش اداری و کاربرد صورت جلسه

در بیشتر کسب و کارها جلساتی برگزار می‌شود که هر جلسه دارای دو سند اصلی است:

1. دستور جلسه که قبل از شروع جلسه تنظیم می‌شود.
2. دیگری صورت جلسه است که بعد از برگزاری جلسه تهیه می‌شود.

نوشتن صورت جلسه در صورتی به روند امور کمک می‌کند که در قالب گزارش توصیفی و بدون دخالت دیدگاه‌ها و نظرات شخص نویسنده باشد.
صورت جلسه اداری به گونه‌ای تنظیم می‌‌شود که متن خالی از ابهام باشد و در چارچوب و قواعد پیشنهادی گنجانده شود.

در این صورت فهم و خواندن مطالب جلسه توسط اعضا به راحتی میسر است.
صورت جلسه به عنوان یک سند توافق از سوی حاضران در جلسه امضا می‌شود.
با امضای حاضران اعضا متعهد به انجام تصمیمات می‌شوند.

امروزه با در اختیار داشتن نرم افزار مدیریت جلسات دیگر نیازی به برگزاری جلسات و نوشتن صورت جلسه به شکل کاغذی نیست.
این سامانه با توجه به نیاز شرکت یا سازمان مربوطه طراحی می‌شود.
با کمک این نرم افزار می‌توان کارهای نوشتن و ثبت صورت جلسه بعد از برگزاری جلسه، ارسال اطلاعات در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی و مصوبه‌های جلسه و نظارت بر نحوه‌ی اجرا و … را به صورت خودکار انجام داد. (1)

سخن پایانی

به طور قطع استفاده از آموزش نگارش اداری و کاربرد های بیشمار آن می‌تواند ارتباطات فرد با سازمان‌ها و اداره‌های مختلف را بهبود بخشد.
از طرفی با انجام مکاتبات صحیح می‌توان درصد موفقیت کسب و کار را افزایش داد. گروه آموزش فردوسی در زمینه‌ی نگارش اداری پیشگام بوده است.

این مجموعه با برگزاری دوره‌های آموزشی به صورت مجازی و همچنین در اختیار قرار دادن منابع ارزشمند به علاقه‌مندان آن کمک شایانی در حوزه‌ی مهارت‌های اداری کرده است.
با استفاده از دوره‌‌های آنلاین می‌توان روش‌های مختلف نگارش نامه‌نگاری را به صورت کار عملی یاد گرفت و یا به افراد سازمان، نهاد و اداره آموزش داد.

بسته‌های خودآموز دستیار نامه‌نگاری اداری قبل از شروع دوره در اختیار شرکت کنندگان قرار می‌گیرد.
از دیگر امکانات این مجموعه می‌توان به وجود امکان بحث و تبادل نظر در طول دوره اشاره کرد که موجب افزایش بازدهی دوره نیز می‌شود.