اصطلاحات نگارشی در نامه اداری

در پایین جدولی از اصطلاحات و جملات پرکاربرد نامه نگاری اداری به همراه جایگاهشان آمده است. با مرور آن با این اصطلاحات و جملات پرکاربرد بیشتر آشنا شوید.

شاید بهتر باشد قبل از مطالعه این جدول از ساختار پایه ای نامه های اداری آگاه باشید.

پیرو ….	یعنی در ادامه، که وقتی ما میخواهیم یک نامه ی یا مذاکره ی قبلی را پیگیری کنیم از این اصطلاح در ابتدای نامه استفاده می کنیم.
عطف به …. در بازگشت به …. در پاسخ به ….	برای نامه ای که پاسخگوی نامه ی سازمان مقابل است. یعنی زمانی که از یک سازمان نامه ای دریافت کرده ایم و حال می خواهیم به آن پاسخ بدهیم. در ابتدای آن از یکی از این سه اصطلاح استفاده می کنیم.
با توجه به …. با عنایت بر ….	دو اصطلاحی که به سند یا نامه ای خارج از سازمان ما و سازمان مقابل اشاره دارد. در واقع برای اشاره به نامه یا هر مکاتبه ای از سوی سازمان سوم شخص است. برای مثال سازمان الف به سازمان ب نامه می فرستد و می خواهد در نامه اش به نامه یا سند سازمان ج اشاره کند، با یکی از این دو اصطلاح اشاره می کند.
به استحضار می رساند … به آگاهی می رساند …	مرسوم ترین عبارت های نامه های رسمی – توجه کنید که “به” نچسبیده به “استحضار”. یعنی “باستحضار” نادرست است.
اعلام می دارد …. به عرض می رساند …. متذکر می شود ….	سه تا دیگر از عبارت های مرسوم، اما کمتر از “به استحضار می رساند” و “به آگاهی می رساند” رایج هستند. پس شما می توانید نامه اتان را با این 5 اصطلاح شروع کنید. یعنی “به استحضار می رساند”، “به آگاه می رساند”، “اعلام می دارد”، “به عرض می رساند” و “متذکر می شود”.
همانطور که مستحضر هستید … همانطور که در جریان هستید …	طبیعتاً برای مواقعی که مخاطب نامه در جریان موضوع هست استفاده می شوند. دقت کنید که “مستحضرید” نادرست است، “مستحضر هستید”. پس اشتباه ننویسید.
استدعا می گردد … مستدعی است …	برای مواقعی که می خواهیم خواسته امان را برای برای مقام بالاتر بیان کنیم. “مستدعی است” می تواند “مستدعیست” هم نوشته شود. اما زیبا تر خواهد بود که فعل جدا نوشته شود. پس می نویسیم: “مستدعی است”.
تقاضا می گردد … خواهشمند است …	این دو عبارت هم همینطور ابتدای خواسته امان می آید.
مقتضی است …	درست است که این یکی هم برای بیان خواسته استفاده می شود، ولی وقتی از یک مقام پایین تر از خودمان درخواست داریم استفاده می کنیم. نه مقام بالاتر
مقرر فرمایید … دستور فرمایید …	در صورتی از این دو اصطلاح استفاده می کنیم که مخاطب نامه ما دارای مقام (مدیر یا رئیس یا…) باشد. در این صورت بدیهی است که کار مربوط به درخواست ما را به زیردست هایش ارجاع می دهد که انجام دهند. بعد از اصطلاحاتی مثل: “استدعا می گردد …”، “مستدعی است …”، “تقاضا می گردد …”و “خواهشمند است …” از فعل امری “دستور فرمایید …” استفاده می کنیم. تقریباً “مقرر فرمایید” و “دستور فرمایید” جایگاه یکسانی دارند زیرا تفاوت خیلی کمی دارند. بدین صورت که از “مقرر فرمایید” زمانی استفاده می کنیم که از مخاطبمان می خواهیم به نوعی آیین یا قاعده ای وضع کند. معمولاً “مقرر فرمایید” با قید “از این پس” همراه است.
اقدام نمایید …. اقدام فرمایید ….	وقتی مخاطب ما قرار است خواسته ما را خودش انجام بدهد در انتهای خواسته امان می آید.
اقدامات لازم را مبذول فرمایید.	حالا اگر مخاطبمان خیلی خاطرش عزیز بود و خواستیم احترام بیشتری بگزاریم از عبارت “اقدامات لازم را مبذول فرمایید” متأسفانه استفاده می کنیم. از این جهت متأسفانه که “مبذول” یک کلمه عربی است و بین ما مرسوم شده برای رسمیت بیشتر یا احترام بیشتر باید از کلمات عربی بیشتری در نامه هایمان استفاده کنیم.
نکته:	“اقدام نمایید” یک فعل مرکب است، اما در عبارت “اقدامات لازم را مبذول فرمایید.”، “مبذول فرمایید” فعل مرکب ماست. “اقدامات لازم” مفعول ماست که نشان “را” مفعولی دارد.
موجب امتنان است.	یک عبارت فعلی دیگر برای پایان خواسته ماست. برای مخاطبین با مقام بالا که بار احترام بیشتری دارند استفاده می شود. امتنان یعنی متنت گذاشتن.
دستور مساعدتی که مبذول می فرمایید موجب امتنان است. یا بسیار موجب امتنان است.	دستور مساعدت، یعنی دستور به کمک برای رسیدن به خواسته امان، دستور مساعدتی که مبذول می فرمایید. یعنی به خاطر دستوری که برای رسیدن به خواسته ام می دهید خیلی بر من منت می گذارید، در واقع دارید لطف می کنید.
معمول دارید.	فعلی است که در انتهای خواسته امان برای مخاطب زیردستمان استفاده می کنیم. معمول دارید یعنی عمل کنید، انجام دهید.
نکته:	مقتضی است جهت رفع اشکالات کیفی مذکور اقدامات لازم معمول دارید. گاهی نشان مفعولی “را” برای زیبایی و روان سازی حذف می شود، اینجا باید بگوییم “اقدامات لازم را معمول دارید” ولی نوشته ایم: “اقدامات لازم معمول دارید”