4 مرحله نامه نگاری اداری
1- اقدام اولیه نوشتن نامه
بررسی موضوع نامه، ضرورت نگارش، پیشبینی درخواست یا درخواست ها، گیرنده یا گیرندگان و … جز اقدامات اولیه است. این مرحله در واقع همان اندیشه یا فکر کردن است؛ زیرا باید بدانیم می خواهیم چه بنویسیم، چرا بنویسیم؟ برای که بنویسیم؟ چگونه بنویسیم؟ با چه شرایطی بنویسیم.
همچنین باید با خود بیندیشیم آیا می توان غیر از مکاتبه از راه دیگری اقدام کرد تا کار سرعت گیرد و اطمینان از نتیجه ی آن بیشتر شود. هر گاه توانستیم به این سؤال ها پاسخ دهیم دست به کار نوشتن نامه می شویم.
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399
2- تهیه پیش نویس نامه
برای تهیه ی پیش نویس لازم است ابتدا منابع و مدارک لازم گردآوری شود. مستندات نامه های اداری شامل پرونده های طبقه بندی شده، دستورالعمل ها، بخشنامه ها، سوایق مکاتبات، گفت و گو و مشاهده با کارشناسان و افراد مطلّع، استعلام از بخش های دیگر، تأیید و خواست نظر قطعی رئیس یا مدیر بخش یا سازمان، خط مشی های سازمانی کتب و نشریات، قوانین و آیین نامه های اداری و هر منبع دیگری است که بتواند نامه ی ما را منطقی، مستدل و مؤثر سازد.
پس از آن پیش نویس تهیه می شود. برخی از نامه ها که از پیچیدگی و دقت و درجه ی استناد زیادی برخوردار نیست با همان پیش نویس اولیه تهیه می شود. اما در گروهی دیگر از نامه ها که از درجه ی اهمیت بیشتری برخوردارند، لازم است دو یا چند پیش نویس تهیه و هر بار حک و اصلاح شود؛ برای مثال می توان اهم نکته ی قابل طرح را در پیش نویس اولیه فهرست کنیم و با دادن نظم منطقی بر اساس تقدم و اهمیت آن ها، چارچوب اصلی نامه را فراهم آوریم.
یادداشت کردن ایده ها و اندیشه ها پیش از نگارش نامه این فایده را دارد که به ما فرصت می دهد به تمامی ابعاد موضوع ریزبینانه بیندیشیم و اجازه ندهیم برخی از مطالب فراموش شوند؛ برای مثال می خواهیم طی نامه ای اسامی واجد شرایط دریافت وام و دستورالعمل مربوط به آن را از یک منطقه بخواهیم. باید دید این اقدام با کدام یک از اشکال نامه های اداری چون بخشنامه، ابلاغ، اطلاعیه، دستورالعمل و … ممکن است.
پس از آن که مطمئن شدیم با چه روشی این کار انجام می گیرد، فهرستی از موضوعات قابل طرح در نامه را می نویسیم.
1- اعلام شرایط وام گیرندگان
2- اشاره به نامه ی درخواست بانک …
3- اعلام شرایط بانک (مدارک، نحوه ی بازپرداخت، نحوه ی پرداخت وام، …)
4- مدت ارسال اسامی
5- تعداد و سهمیه ی هر منطقه
6- و …
آن گاه به ترتیب درجه ی اهمیت، مطالب را در پیش نویس شرح و بسط می دهیم.
پس از تهیه ی پیش نویس برای حصول اطمینان از درستی نامه و پیش از حروف نگاری یکبار دیگر نامه را به دقت بررسی می کنیم. در صورت مشاهده ی نقص یا افزودن مطلب تازه، تمامی اصلاحات را در متن پیش نویس به عمل می آوریم. جا دارد در پایان کار از خود بپرسیم:
– آیا تمامی ابعاد موضوع به روشنی، مستند و مستدل نوشته شده است؟
– آیا متن نامه دچار ایجاز (کوتاهی) مخل یا تفصیل و تطویل غیر لازم است یا خیر؟
– آیا ارتباط بین مطالب و انسجام میان نوشته وجود دارد؟
– آیا به درخواست یا سؤال به خوبی پاسخ داده شده است؟
– آیا نامه به اندازه ی کافی قاطع و صریح و منطقی است؟
– آیا نکته های صوری نامه از عنوان، آغاز، کلمات احترام آمیز، رونوشت و … لحاظ شده است؟
– آیا لحن و زبان بیان نامه نامه معتدل، درست و صحیح است؟
در تهیه پیش نویس به این چند نکته توجه داشته باشیم:
1- در قسمت پایین پیش نویس نام و نام خانوادگی تهیه کننده ی نامه نوشته می شود تا در صورت ایجاد مشکل یا ایجاد سوال بتوان به سهولت به وی مراجعه کرد؛
2- پیش نویس با خط خوانا نوشته شود تا حروفچین یا ماشین نویس دچار اشکال نشود، چنانچه متن پیش نویس در هم و خط خورده و شلوغ است، پاک نویس شود.
3- در دو طرف متن پیش نویس به اندازه ی کافی جا در نظر گرفته شود تا بتوان اصطلاحات لازم را انجام داد؛
4- کلیه ی نکته های ویرایش و نگارشی و املایی را متن پیش نویس اعمال کنید.
انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری
3- ارجاع نامه
پس از اتمام پیش نویس، آن را امضا کرده و به همراه ضمائم و در صورت پاسخی بودن نامه به همراه نامه ی اصلی برای مقام یا مدیر بالاتر ارسال می گردد تا به رؤیت آن مدیر رسیده و بازبینی و امضا شود. به این کار در عرف اداری پاراف می گویند. پاراف امضا یا تأیید پیش نویس نامه از سوی مقام بالادست اداری است.
مقام مسئول بنا به حساسیت نامه آن را وارسی، حک و اصلاح می کند، چنان چه از نظر مدیر بالاتر نامه اشکالات اساسی داشته باشد، به تهیه کننده باز می گرداند تا دوباره اصلاح شود وگرنه به ماشین نویسی سپرده می شود تا در سربرگ های مخصوص اداری حروفچینی شود.
پس از حروفچینی و مقابله و بازگشت به تهیه کننده نامه و تأیید وی و اصلاح نهایی نسخه ی نهایی به امضای مدیر می رسد. سپس به دبیرخانه فرستاده می شود. پس از ورود نامه به دبیرخانه، در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره گذاری شده و تاریخ ورود می خورد، سپس اصل نامه برای گیرنده ی اصلی و رونوشت برای سایر گیرندگان ارسال می شود.
4- دریافت نامه
هر نامه پس از ارسال ، به دبیرخانه ی مقصد می رسد. در دبیرخانه ی مقصد، نامه پس از آن که شماره ی ورود به دبیرخانه خورد و در دفتر ثبت شد به مسئول ذی ربط سپرده می شود تا وی به مسئولان بخش ها و دوایر ارجاع دهد.
ممکن است در برخی از اداره ها نامه ها پیش از ورود به دبیرخانه، در اختیار مسئول یا رئیس اداره قرار گیرد تا پس از رؤیت و مطالعه و ارجاع و و دستور رسیدگی به دبیرخانه رفته تا ثبت شود.
رئیس هر اداره در پی نوشت نامه طی عبارت های کوتاهی چون: ((اقدام مقتضی شود))، ((رسیدگی به عمل آید،))، ((موافقت می شود))، ((مذاکره شود))، ((در تابلوی اعلانات نصب شود))، ((پاسخ لازم تهیه شود))، ((جهت طرح در شورا))، ((سوابق ضمیمه گردد))، ((بررسی شود))، ((طبق مقررات عمل شود))، مقصد و سیر رسیدگی را مشخص می کند.
