تنظیم قرار ملاقات مدیر توسط منشی
یک از مهم ترین وظایف مسئول دفتر مدیر، تعیین وقت ملاقات با مدیر است. نکاتی که مسئول دفتر در این ارتباط باید مورد توجه قرار دهد عبارتند از:
- یادداشت نام و نام خانوادگی و عنوان سازمانی (در صورت امکان) و تعیین تاریخ، ساعت و موضوع ملاقات و ثبت آن در فرم فهرست ملاقات کنندگان
- ارائه لیست جهت نظرخواهی مدیر و موافقت با ملاقات کننده.
- در صورت موافقت مدیر، اطلاع به درخواست کننده ملاقات و یادآوری مجدد تاریخ و ساعت ملاقات به وی.
- ارائه اطلاعات لازم درباره موضوع مورد بحث ملاقات کننده و تهیه اطلاعات مورد نیاز مدیر در این زمینه.
- حداکثر مدت ملاقات معمولاً 15 دقیقه است. مگر این که مدیر تمایل به ادامه مدت ملاقات داشته باشد.
- منشی یا مسئول دفتر موظف است پس از پایان ساعت تعیین شده به نحوی مراتب را به ملاقات کننده اطلاع دهد (شیوه این کار بستگی به مهارت مدیر و منشی از لحاظ نحوه هماهنگی و اطلاع رسانی خواهد داشت).
- در صورت لغو ملاقات از طرفین، مراتب باید بلافاصله به اطلاع ملاقات کننده یا مدیر برسد.
- ملاقات کارکنان حوزه مدیریت برای انجام کارهای جاری، نیاز به وقت قبلی ندارد.
| فرم قرار ملاقات با مدیر حوزه مدیریت ………………………….. | |||||
| ردیف | نام و نام خانوادگی متقاضی ملاقات | سمت و محل کار و تلفن تماس | موضوع ملاقات | تاریخ و ساعت ملاقات | سایر اطلاعات |
در زمان معرفی افراد به یکدیگر در جریان ملاقات ها بهتر است نکات زیر را رعایت کنید:
- شخصی که سِمت پایین تری دارد به سِمت بالاتر معرفی می شود.
- همیشه جوان ترها به افراد مسن تر معرفی می شوند.
- اگر هر دو نفر، هم سمت باشند، مهم نیست که کدامیک اول معرفی شود.
- همیشه در شروع، مردان به زنان معرفی می شوند.
وظایف منشی در جریان ملاقات ها
اگر تمام یا قسمتی از وظایف منشی پذیرایی و راهنمایی مراجعان باشد، رعایت نکات زیر لازم است:
- دفتر مدیر باید طوری باشد که آمادگی پذیرایی از یک یا چند نفر ملاقات کننده را داشته باشد.
- علاوه بر تمیز و مرتب بودن دفتر و نامه ها، کاغذهای محرمانه باید دور از دید و در یک پوشه قرار داده شود.
- در آراستن و تزیین اتاق کاملاً دقت کنید. نور، حرارت و تهویه اتاق کار باید مطبوع باشد.
- تعداد صندلی لازم برای ملاقات کنندگان در نظر گرفته شود. خودکار و دفترچه یاددشت نیز در دسترس باشد.
- افرادی که برای اولین بار به سازمان مراجعه می کنند لازم است توسط منشی به مدیر معرفی شوند. مگر آنکه شخص بسیار مهم یا مسن باشد. که در این صورت معرفی دیگر در حضور ایشان نبوده و تلفنی صورت می پذیرد.
- در زمان ملاقات در صورتی که در جلسه حضور ندارید، سرزده به اتاق وارد نشوید. اگر ضرورت ایجاب کرد که مدیر از مطلبی آگاه شود، در درجه اول با تلفن او را از مقصود خود مطلع کنید یا یادداشتی برای او بنویسید و بدون دادن هیچ توضیح شفاهی یادداشت را به او تسلیم کنید.
- تمام اسناد و مدارکی که حدس می زنید در ضمن ملاقات مورد نیاز است آماده کنید. مثلاً اگر ملاقات کننده یکی از مشتریان شرکت باشد حتماً مدیر شما قبل از پذیرفتن او مایل است که پرونده او را ملاحظه کند.
- چون رؤسا بنا به عللی نمی خواهند خود به مراجعان بگویند که بیشتر وقت ندارند با آن ها صحبت کنند. با حسن سلیقه به آن ها بفهمانید که وقت رؤسا را زیاد نگیرند، برای این منظور روش غیر مستقیمی را به کار برید.
- وقتی به صورت تلفنی قرار ملاقات می گذارید باید دقت کنید که اطلاعات را به طور کامل از شخص تلفن کننده بگیرید. این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، علت ملاقات و شماره تلفن است.
- فرصت کافی بین دو قرار ملاقات را در نظر بگیرید. 15 تا 20 دقیقه، فاصله خوبی بین دو قرار است. این زمان برای مدیر مدت خوبی است که به کارهای دیگر بپردازد یا می توان از این فرصت برای کسانی که بدون قرار قبلی می آیند استفاده کرد.
- از تجربیات قبلی خود می توانید حدس بزنید که یک قرار ملاقات چقدر طول خواهد کشید.
- در مورد خاتمه دادن به یک ملاقات، در صورتی که ملاقات کننده بعدی سر ساعت حاضر شده و ملاقات کننده قبلی هنوز در اتاق است، می توانید وارد دفتر شوید و به مدیر خود بگوید «آقای …………. که ساعت 4 وقت ملاقات داشته اند، آمده اند» این روش به مدیر شما اجازه می دهد که تصمیم بگیرد جلسه را تمام کند یا آن را ادامه بدهد و بگذارد آقای ……… چند دقیقه ای منتظر بماند.
- در صورتی که در زمان ملاقات، تلفنی به مدیر می شود که نباید در حضور ملاقات کننده صحبت کند، به وی بگویید که «ببخشید شما تلفن دارید، آیا با تلفن داخل اتاق صحبت می کنید یا با تلفن خارج از اتاق؟» هرگز با صدای بلند نگویید چه کسی طرف مکالمه است.
- می توانید نام تلفن کننده و موضوع آن را روی یک تکه کاغذ کوچک با خط خوانا بنویسید. پس از در زدن وارد اتاق شده و یادداشت را به مدیر بدهید. او تصمیم خواهد گرفت که با تلفن صحبت کند یا پیغام خود را به شما خواهد گفت که به تلفن کننده بگویید.
- در صورت نزدیکی به محل ملاقات، تلفن ها را به آرامی پاسخ دهید و از ایجاد سروصدا بپرهیزید و در صورت شنیدن صحبت های آنان یا مکالمه تلفنی طوری وانمود کنید که به صحبت های آن ها گوش نمی کنید.
تغییر قرار ملاقات
ممکن است به دلیل پیش آمدن حوادثی طرفین ملاقات نتوانند یکدیگر را ملاقات کنند. در این صورت لازم است تمام ملاقات ها را تغییر داد یا حتی بعضی از آن ها را لغو کرد. بنابراین لازم است کلیه افراد به وسیله تلفن از جریان آگاه شوند و در صورت امکان وقت دیگری را تعیین کرد یا تعیین وقت را به آینده موکول کرد. چه بسا که در آخرین دقایق ممکن است تصمیم گرفته شود که ملاقاتی لغو شود، در صورت مواجه شدن با ناراحتی افراد نهایت کوشش را برای موجه نشان دادن موقعیت به کار برید.
رد کردن تقاضای ملاقات
عده ای از مراجعان صرفاً به این دلیل که فکر می کنند رؤسا همیشه مشکل آن ها را بهتر و سریع تر مرتفع می کنند از مراجعه به اشخاص دیگر خودداری می ورزند. می توانید یکی از چند روش زیر را برای قانع کردن شخص مراجعه کننده انتخاب کنید:
- از مراجعه کننده بخواهید مقصودش را در یک نامه به مدیر (رئیس) بنویسد و از او تقاضای ملاقات کند.
- شماره تلفن و آدرس او را بگیرید و او را مطمئن سازید در صورتی که رییس مربوطه با جلسه حضوری موافقت نماید، به او تلفن خواهید کرد.
- در غیر این صورت باید به طور صریح به مراجعان مزاحم تذکر داد که دیدن شخص مورد نظرشان میسر نیست و از آن ها خواست که بیشتر از این وقت خود را تلف نکنند.
برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی
