هماهنگی در سازمان

هماهنگی

هماهنگی جریانی است از نظر ماری پارکر فالت شامل:

• هماهنگی از طریق بررسی تأثیر متقابل عملیات واحدهای دستگاه
• هماهنگی از طریق برقرار کردن تماس مستقیم میان افرادی که کارشان به هم مرتبط می باشد.
• هماهنگی در مراحل اولیه
• هماهنگی به عنوان یک فرآیند مستمر

روش های ایجاد هماهنگی

در سازمان کوچک، چون تعداد کارمندان کم است، ایجاد هماهنگی ساده است. اما در سازمان های بزرگ به دلیل تقسیم کار و طبقه بندی وظایف تخصصی، ایجاد هماهنگی در بین فعالیت ها مشکل است. از روش های زیر می توان در ایجاد هماهنگی استفاده کرد.

• هماهنگی از طریق استاندارد کردن کارها و وضع مقررات: منظور از استاندارد کردن فعالیت ها، این است که فعالیت های مشابه در سازمان های مختلف به یک شکل و تا حدی در یک زمان معین صورت می گیرد. مثلاً در یک سازمان حسابداری، هر گاه مدیر دستور دهد که از فرم های استاندارد شده استفاده شود، به راحتی می تواند با انجام  این کار در وقت، صرفه جویی کرد.
• هماهنگی از طریق واحدهای سازمانی هماهنگ کننده: واحدهای سازمانی هماهنگ کننده معمولاً به دو شکل موقت و دائم به کار هماهنگی می پردازند. واحدهای سازمانی هماهنگ کننده برای رسیدن به هدف های موقتی تشکیل می شوند. مانند گروه های هماهنگ کننده امدادی که برای کمک رسانی به سیل زدگان تشکیل می شود. واحدهای سازمانی هماهنگ کننده ثابت در زمینه هایی که از پیچیدگی و دشواری بیشتری برخوردار است، تشکیل می شود و دارای پست جداگانه ای است. این روش که اکثراً پرهزینه است، به ندرت به کار می رود و بیشتر مدیران مسئول سعی می کنند شخصاً کار هماهنگی را بر عهده داشته باشند.
• هماهنگی از طریق جلسات گروهی: جلسات گروهی مرتب و یا جلساتی که در صورت لزوم تشکیل می شود. می تواند وسیله خوبی برای ایجاد هماهنگی در بین واحدهای مختلف سازمان باشد.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی