طرز نوشتن نامه اداری

ساختار پایه یک نامه اداری

 عبارت دعایی در نامه اداری

این عبارت متأثر از فرهنگ، دین و موضوع نامه تعیین می شود؛ که صورت متداول آن همان “به نام خدا” است. عبارت دعایی در ابتدای نامه و وسط سطر نوشته می شود. اما گاهی در سربرگ نامه چاپ شده است که در این صورت از تکرار آن در متن پرهیز می کنیم. توصیه می شود برای عبارت دعایی از عبارت فارسی مناسب استفاده گردد.

عبارت های دعایی متداول در نامه ها

به نام خدا	ساده ترین، کوتاهترین، رساترین و پرکاربردترین عبارت است. استفاده از آن در انواع نامه های اداری جایگاه دارد. و مهم ترین ویژگی آن فارسی بودن آن است.
باسمه تعالی	این عبارت به اشتباه بدون الف و به صورت “بسمه تعالی” جا افتاده است. حذف “الف” فقط در بسم الله جایز است. باسمه تعالی این روزها در نامه های اداری کمی منسوخ شده و جای خود را به عبارت “به نام خدا” داده است. اما ناگفته نماند که همچنان در نامه های اداری- سیاسی جایگاهی ویژه دارد.
بسم الله الرحمن الرحیم	بیشتر در بیانیه های سیاسی کاربرد دارد و عدم استفاده از آن در سایر نامه ها به دلیل وجود واژه ی “الله” است که باید با احترامات لازم همراه باشد. برای رفع این مسأله دیده می شود که گاهی از “ا…” به جای واژه “الله” استفاده می گردد که صحیح نیست.

به کار بردن ترجمه فارسی آیات و احادیث در بالای نامه، با توجه به موضوع نامه از رسوم دیرباز نامه نگاری است، که پس از بردن نام خدا یا به جای آن، قبل از مخاطب می آید. استفاده از آیات و احادیث در حد اعتدال به زیبایی نامه کمک و از طرفی اثرگذاری موضوع نامه را بیشتر می کند. با همه این تفاسیر توصیه می گردد در نامه هایی با موضوعات سطحی فقط به ذکر نام خدا اکتفا گردد.

عبارات دعایی دیگری مانند هوالعلیم، هوالخلاق، هوالباقی و از این دست عبارات در نامه های تبریک و تسلیت غیر رسمی، تقدیرنامه ها، وصیت نامه ها و دیگر متون ادبی کاربرد دارد. به دلیل عدم استفاده از این عبارات در نامه های اداری شرح موارد نمی دهیم. اگر بخواهیم با توجه به آنچه تا اینجا گفته شد مناسب ترین عبارت دعایی را معرفی کنیم، همان “به نام خدا” است.

مخاطب در نامه اداری

مخاطب  در نامه ها به دو نوع حقیقی و حقوقی تقسیم می شود.

مخاطب حقیقی شامل افرادی می شود که خارج از چارچوب یک سازمان یا مجموعه با آنها سروکار داریم، نه به عنوان یک مقام یا سمت سازمانی یا اداری. در مورد اشخاص حقیقی نام مخاطب شامل نام کوچک و نام خانوادگی می شود که به طور کامل ذکر می گردد.

وقتی که مخاطب حقیقی باشد و ارتباط نامه با ایشان خارج ازسمت یا مقام سازمانی وی باشد ذکر نام ایشان کافی بوده و از نوشتن موقعیت شخص پرهیز می کنیم.

جناب آقای علی نجفی

اما اگر نامه مرتبط با سمت یا مقام مسئولی نوشته شود، پس از نام مخاطب، در سطر بعد از سمت او نیز یاد می شود، به این گونه مخاطب مخاطب حقوقی می گویند.

جناب آقای مهندس رضا دادفر
رییس محترم آموزش و پرورش شهرستان اصفهان منطقه 1

چنانچه در مورد مخاطب حقوقی، نام مخاطب قید شود سمت او باید به حالت اسم فاعل نوشته شود. به عبارتی به جای ریاست می نویسم رییس، به جای معاونت می نویسیم معاون و به جای مدیریت می نویسیم مدیر.

جناب آقای اکبر نجفی
رییس محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

یا اینکه می نویسیم:

ریاست محترم اداره ی ثبت احوال شهرستان شیراز

در مورد بالا، نام مخاطب ذکر نشده پس به جای رییس می­نویسیم ریاست.

مثال های رایج از انواع عناوین و القاب در مخاطب نویسی نامه اداری

آقای …..	ساده ترین عنوان مذکر که از دو جزء آقا + ی تشکیل شده است. “ی” ربط در انتهای واژه ی “آقای” الزامی است، زیرا مخاطب مطمئناً بدون نام خانوادگی مورد خطاب قرار نمی گیرد.
جناب آقای …..	متداولترین عنوان مذکر که در نامه های رسمی زیاد دیده می شود. گرچه استفاده از واژه ی “جناب” به تنهایی، از لحاظ معنایی صحیح است اما از نظر ادبی و کلامی موزون نیست و توصیه نمی گردد.
جناب آقای دکتر/ مهندس …..	برخی عناوین حسب شأن و موقعیت اجتماعی مخاطب ذکر می گردد.
جناب حجت الاسلام ….. حجت الاسلام جناب آقای ….. جناب حجت الاسلام آقای ….. جناب حجت الاسلام و المسلمین حاج آقا …..	عناوین روحانی به ترتیب از پایین ترین تا بالاترین درجه شامل: حجت الاسلام، حجت الاسلام والمسلمین، آیت الله و آیت الله العظما است. واژه ی “جناب” هم قبل و هم بعد از عناوین روحانی می آید. اما واژه “آقا” فقط بعد از آن می آید. پس نمیگوییم:    آقای حجت الاسلام
خانم …..	ساده ترین عنوان مؤنث است که کمتر به تنهایی استفاده می شود. معولاً می نویسند: سرکار خانم
سرکار خانم ….. سرکار علیه خانم …..	رایج ترین عنوان ترکیبی که برای بانوان استفاده می گردد. سرکار به معنای سرور و عِلیه به معنای گرانقدر است.

القابی مانند دکتر و مهندس برای خانم ها نیز مانند آقایان بنا به تحصیلات فرد استفاده می گردد.

خانم مهندس فاطمه نجفی  

 خانم دکتر شهین سرابی

گفتنی است بعضی اوقات به دلیل خط مشی های فرهنگی خانم ها بدون نام کوچک خطاب می شوند.

عناوین و صفاتی همچون “استاد”، “دانشمند ارجمند”، “هنرمند گرامی”، حاج آقا”، “حاجیه خانم” و ازاین دست موارد، حسب شئون و مراتب مخاطبان می تواند پیش از نامشان قید گردد. لازم به ذکر است این عناوین رسمی نیستند و فقط در صورتی که آوردن نام مخاطب به تنهایی خارج از عرف باشد استفاده می شود.

صفاتی مانند محترم و گرامی برای سمت یا پست سازمانی مخاطب در نظر گرفته می شود. جای این صفات بین سِمت و نام سازمان است.

سرکار خانم حمیدی                      جناب آقای علی خراسانی
مدیر محترم شرکت سبز دارو       رییس محترم اداره­ی پست منطقه 4 تهران

به خاطر بسپارید صفات در سمت هایی مانند مدیر عامل از آنجایی که به واژه ی “مدیر” بر می گردند بنابراین گاهی پیش می آید که بعد از “مدیر” و قبل از “عامل” نوشته شود.

مدیر محترم عامل  (نه مدیر عامل محترم)

همینطور برای جمع بستن:

مدیران محترم عامل

مخاطب نویسی مبدأ – مقصد در نامه اداری

در برخی از سازمان ها، بیشتر سازمان های نظامی، مخاطب نویسی به صورت مبدأ – مقصد نوشته می شود.

از: فرماندهی پادگان سحر
به: فرماندهی محترم پادگان نور

توجه داشته باشید نوع مخاطب نویسی بالا مدتی است از رواج افتاده و در حال حاضر در کمتر اداره ای متداول است.

سلام و سرآغاز در نامه اداری

امروزه نامه­ های اداری با بعضی تعارف ها آغاز می شوند و کاری پسندیده و منطبق با اخلاق و فرهنگ ملی ماست، اما باید دقت کنیم که در حد معقول و معتدل به آن بپردازیم. در ساده ترین شکل عباراتی مانند “با سلام” و “سلامٌ علیکم” و مانند این ها در آغاز نامه می آید. اگر نامه همزمان با مناسبت های ملّی یا مذهبی قرار داشت می توان پس از سلام، در سطر بعد به آن مناسبت اشاره کرد و با عبارتی کوتاه به مخاطب تبریک یا تسلیت گفت:

با تبریک فرارسیدن نوروز باستانی

با تبریک عید سعید قربان

با تسلیت سالروز شهادت مولای متقیان

با عرض تسلیت ایام سوگواری محرم

پس از آن واژه ی “احتراماً” در آغاز متن اصلی آورده می شود. چنانچه در نامه از تبریک ها یا تسلیت ها استفاده نشده بود می توان از واژه ی “با احترام” هم به جای “احتراماً” استفاده کرد. البته حساسیت روی قبل یا بعد آوردن واژه ی “احتراماً” نیست، ولی توصیه می گردد عبارت به استحضار می رساند پس از تبریک و تسلیت بیاید.

با تبریک عید سعید قربان احتراماً به استحضار می رساند …

احتراماً با تسلیت ایام سوگواری فاطمیه به استحضار می رساند …

پیشینه در نامه اداری

اصطلاح رایج	سابقه ی نامه
پیرو نامه ی شماره ی ….. مورخ …..	در مورد نامه ای است که قبلاً سازمان خودمان نوشته و حال می خواهیم آن را پیگیری کنیم یا توضیحاتی به آن اضافه کنیم.
عطف به نامه ی شماره ی ….. مورخ …..	در مورد نامه ای است که قبلاً از سازمان مخاطب دریافت کرده ایم و حال قصد پاسخگویی به آن نامه را داریم.
بازگشت به نامه ی شماره ی ….. مورخ …..
در پاسخ به نامه ی شماره  ی….. مورخ …..
با توجه به نامه ی شماره ی ….. مورخ ….. اداره کل / سازمان …..	در مورد نامه ی صادر شده از سازمانی دیگر است که ما می خواهیم آن را پیگیری کنیم یا پاسخگو باشیم.

در این قسمت از آنجایی که از نامش پیداست به سوابق نامه اشاره می شود. بسته به اینکه نامه ای که می نویسیم به منظور پیگیری یا پاسخگویی به نامه قبلی خود، یا نامه ی از قبل گرفته شده از مخاطب باشد با اصطلاحاتی متفاوت به سابقه ی نامه اشاره می گردد.

طرح موضوع در نامه اداری

اگر لازم باشد مطالب و اطلاعاتی به مخاطب منتقل شود، بسته به بالاتر، همطراز و یا پایین تر بودن مقام مخاطب از عبارت هایی متفاوت در ابتدای مطلب استفاده می کنیم. به جدول زیر توجه نمایید. نوشتن این عبارات الزامی نیست و گاهی بدون آنها اصل موضوع بیان می شود.

در طرح موضوع بسته به اینکه مخاطب چقدر از موضوع نامه آگاهی دارد توضیحاتی مفصل یا در حد اشاره ارائه می دهیم. باز کردن موضوع می­تواند با راه هایی متفاوت و به کمک اصطلاحات گوناگون صورت گیرد.

موضع مخاطب	اصطلاح رایج
مخاطب با مقام بالاتر	به استحضار می رساند
	به عرض می رساند
مخاطب زیر مجموعه یا همطراز	به آگاهی می رساند
	اعلام می دارد
	متذکر می شود

– از آنجایی که صندوق رفاه کارکنان با کسری بودجه مواجه شده است، سبب گردیده زمان اعطای وام به برخی کارکنان به تعویق بیافتد.

– با توجه به فرارسیدن فصل زمستان و روند هر ساله ی تهیه لباس فرم زمستانه کارگران

– عطف به بخشنامه ی شماره ی ….. مبنی بر پرداخت اقساط عقب افتاده ی وام دانشجویان، لازم به ذکر است برخی از ایشان جزو خانواده های ضعیف و تحت حمایت کمیته امداد هستند که اسامی این عزیزان در پیوست قرار دارد.

در مثال­های اسلاید قبل زیر واژگان کلیدی خط کشیده شده است. چنانچه این واژه ها در ذهن شما حاضر باشند راحت تر می توانید موضوع نامه را مطرح کنید. به خاطر داشته باشید موضوع در نامه ها دو حالت دارد، یک حالت آن شکلی مسأله مانند داشته و به مشکلی خاص، اشاره می کند و حالت دیگر آن تنها از جریان یا رویدادی جهت اطلاع خبر می دهد، اما از لحاظ دستور زبانی، نوع جملات هر دو حالت، خبری است.

 خواسته در نامه اداری

مقام مخاطب	اصطلاح رایج
سازمان یا مقام بالاتر یا ارشد	استدعا می شود مقرر فرمایید …..
	خواهشمند است دستور فرمایید …..
مسئول یا سازمان مقام همطراز	خواهشمند است دستور فرمایید …..
مسئول یا واحد زیرمجموعه	مقتضی است دستور فرمایید …..
	مقتضی است …..
	لازم است …..

در بیشتر مواقع نامه ها برای بیان خواسته ای نوشته می شوند. در غیر این صورت صرفاً جنبه ی اطلاع رسانی دارند. حال ممکن است نویسنده ی نامه، خواسته ای از زیردست خود داشته باشد که در این صورت آن خواسته یک دستور به حساب آمده و با عباراتی خاص بیان می گردد یا اینکه از مقام بالاتر یا همطراز خواهشی دارد که آن هم با اصطلاحات مخصوص خود همراه است. در نتیجه همچون بخش های دیگر نامه، این قسمت نیز با اصطلاحاتی گوناگون برای مواضع مختلف را نشان می دهد.

به مثال هایی در این باره توجه فرمایید:

– لذا استدعا می شود مقرر فرمایید نسبت به دریافت دیرکرد از این داشجویان صرف نظر گردد.

– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تهیه بودجه صورت گیرد.

– مقتضی است فهرستی از اسامی آن کارکنان تهیه، و جهت تحویل بن خواروبار به واحد امور رفاهی ارائه گردد.

بعضاً لازم است عباراتی در آخر نامه جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته آورده شود.

– پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.

– اعلام وصول این نامه موجب تشکر و امتنان است.

– امید است این گزارش مورد قبول واقع شود.

– امید است پاسخ ارائه شده کافی و موجب رفع ابهامات بوده باشد.

– از دستور مساعدی که صادر خواهید فرمود، قبلاً سپاسگزاری می شود.

– همکاری آن سازمان موجب مزید سپاسگزاری خواهد بود.

– هرگونه تعللی در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد بود.

– امید است با اجرای موارد یاد شده موجبی برای تذکرات بعدی پیش نیاید.

تشکر و امضا در نامه اداری

مسئول نامه، در پایان تشکر کرده و با ذکر نام و نام خانوادگی و سمت امضا می نماید. این موارد در سه سطر جای می گیرد. سطر اول: تشکر، سطر دوم: نام و نام خانوادگی و سطر سوم: سمت و نام سازمان (چناچه نامه داخل سازمانی باشد نام سازمان ذکر نمی گردد)

           با سپاس فراوان                               با تشکر
       زهرا سادات رضایی                           علی محمودی
             مدیر رفاهی               رییس آموزش و پرورش منطقه 4 تهران

عبارت “باتشکر” متداول ترین و رسمی ترین شکل تشکر است که استفاده از آن در تمامی نامه ها توصیه می گردد.
به یاد داشته باشید چنانچه نامه در بالای صفحه تاریخ نداشت، می توانید در پایین صفحه به همراه امضا، تاریخ نیز قید کنید.

ساده بنویسیم

دیگر دوران آن گذشته که قدرت نویسندگی خود را با پیچیده نویسی و استفاده از واژه هایی سخت به رخ مخاطب بکشیم. امروزه ساده نویسی و کوتاهی مطالب از ویژگی های اصلی یک نوشته ی حرفه ای به حساب می آید. هر چه جملات کوتاه تر باشند انتقال اطلاعات راحت تر و مطمئن تر صورت می گیرد. از طرفی همین کوتاه بودن جمله ها و خلاصه بودن نامه به نوعی اعتماد به نفس نویسنده ی آن و اهمیت موضوع را می رساند. متأسفانه هنوز کسانی هستند که برای انتقال یک موضوع ساده هم خود را به زحمت می اندازند هم مخاطبشان را، در نهایت ممکن است کژتابی به وجود آمده، و انتقال مطلب به درستی صورت نگیرد.
و در آخر یادآور می شوم که مطمئن باشید کسی از ساده نویسی یک نویسنده گله مند نخواهد شد.

برگرفته از کتاب دستیار نامه نگاری اداری / حامد کافی / 1399