در دنیای پرتلاطم و سریع امروز، توانایی برقراری ارتباط مؤثر از اهمیت بالایی برخوردار است، به ویژه برای منشی‌ها که اغلب اولین نقطه تماس در یک سازمان هستند.

فن بیان منشی ها نه تنها به انتخاب دقیق کلمات و جملات اکتفا ندارد، بلکه شامل درک عمیق‌تری از چگونگی ایجاد تأثیر مثبت و پایدار در ذهن مخاطبان می‌شود.

این مقاله به بررسی اهمیت حرفه فن بیان منشی ها می‌پردازد و روش‌هایی را که منشی‌ها می‌توانند برای ارتقاء مهارت‌های ارتباطی منشی‌گری به کار ببرند، معرفی می‌کند.

از تکنیک‌های احوالپرسی رسمی و مؤدبانه گرفته تا نحوه مدیریت مکالمات تلفنی باکلاس و مؤثر.

ما به شما نشان می‌دهیم چگونه فن بیان منشی ها می‌تواند تجربه مشتری را بهبود بخشیده و به شکل‌گیری تصویری حرفه‌ای و قابل اعتماد از سازمان کمک کند.

هدف این مقاله این است که به منشی‌ها و افرادی که در زمینه‌های مرتبط با خدمات مشتری فعالیت دارند، دیدگاه‌ها و ابزارهایی را ارائه دهد که با استفاده از آن‌ها بتوانند مهارت‌های ارتباطی خود را تقویت کرده و به استانداردهای بالاتری در خدمت‌رسانی دست یابند.

هنر احوالپرسی در فن بیان منشی‌ ها: زیبایی کلمات و جملات

در دنیای پرتلاطم امروز، فن بیان منشی ها نقش کلیدی در حرفه منشی‌گری ایفا می‌کند.

اولین برخورد در ارتباطات، خصوصاً احوالپرسی، زمینه‌ساز ایجاد یک تعامل موفق و دوستانه است.

به‌کارگیری جملات دقیق و زیبا در احوالپرسی نه تنها موجب ایجاد حس نزدیکی و احترام می‌شود، بلکه بازتابی از حرفه‌ای بودن و دانش شما در زمینه فن بیان است.
منشی‌ها به عنوان نمایندگان اولیه یک سازمان، باید در انتخاب کلمات و جملات خود بسیار دقیق باشند.

یکی از موضوعات مهم در فن بیان منشی ها، استفاده از جملات احترام آمیز و گرم و صمیمی است، این موضوع اهمیت بسزایی در ایجاد یک تصویر مثبت از سازمان دارد.

برای مثال، عباراتی چون “صبح بخیر، چطور می‌توانم به شما کمک کنم؟” یا “خوشحالم که صدایتان را می‌شنوم، چگونه می‌توانم در خدمتتان باشم؟”، نشان‌دهنده همدلی و توجه به جزئیات هستند.

علاوه بر این، منشی‌ها باید توانایی سازگاری با شرایط مختلف را داشته باشند.
گاهی اوقات، لازم است کلمات و جملات را بر اساس شرایط خاص فرد یا موقعیت تنظیم کرد.

این انعطاف‌پذیری در فن بیان منشی ها نه تنها به ارتباطات کارآمدتر کمک می‌کند، بلکه به عنوان یک مهارت حرفه‌ای، اعتبار و احترام بیشتری را برای منشی به ارمغان می‌آورد.

بنابراین، مهارت در فن بیان در منشی گری و انتخاب جملات درست و زیبا، یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک منشی حرفه‌ای و موفق است.

مشاهده مقاله: شرح وظایف منشی مطب

فن بیان منشی ها پشت تلفن (جملات مودبانه تا مکالمات باکلاس)

در عرصه حرفه‌ای، مهارت‌ فن بیان منشی ها پشت تلفن، نقشی کلیدی در تعیین تصویر یک سازمان دارد.

ارتباطات تلفنی، که اغلب اولین تعامل مردم با یک موسسه است، باید همراه با کیفیت، دقت و احترام باشد.
منشی‌های ماهر با استفاده از جملات مودبانه و بیانی باکلاس، می‌توانند یک تجربه مثبت و حرفه‌ای را برای تماس‌گیرندگان رقم بزنند.

برای مثال، در یک مکالمه تلفنی باکلاس، منشی می‌تواند با جملاتی مانند:

“با سلام و احترام، شرکت [نام شرکت] در خدمت شماست. چگونه می‌توانم به شما کمک کنم؟” شروع کند.

این جمله نه تنها احترام و حرفه‌ای بودن را منتقل می‌کند، بلکه با ایجاد فضایی گرم و دعوت‌کننده، بر ارتباط مثبت با مشتری تاکید دارد.

علاوه بر این، نوع فن بیان منشی ها باید توانایی برقراری ارتباط مؤثر و مودبانه در شرایط مختلف را داشته باشند.

استفاده از عباراتی مانند:
“ممنونم از صبر و شکیبایی شما، لطفاً چند لحظه منتظر بمانید”
یا
“خوشحالم که توانستم در این زمینه به شما کمک کنم، آیا سوال دیگری دارید؟”
نشان‌دهنده توجه و احترام به مخاطب است.

در نهایت، فن بیان منشی ها پشت تلفن از جملات مودبانه گرفته تا مکالمات باکلاس، ابزاری قدرتمند برای ساختن پل‌های ارتباطی مؤثر و حرفه‌ای است.

این مهارت‌ها نه تنها باعث رضایت مشتریان می‌شوند، بلکه تصویری مثبت و حرفه‌ای از سازمان را تقویت می‌کنند.

تاثیر فن بیان منشی ها و معجزه کلمات

فن بیان منشی ها می‌تواند به مثابه یک معجزه عمل کند، چرا که کلمات قدرت تغییر دیدگاه‌ها، ایجاد احساسات مثبت و ساختن پل‌های ارتباطی موثر را دارند.

یک منشی ماهر با استفاده از فن بیان خود نه تنها می‌تواند تصویر مثبتی از سازمان خود ارائه دهد، بلکه می‌تواند در تقویت روابط کاری نیز نقش مهمی ایفا کند.

استفاده از کلمات و جملات دقیق و مؤثر، به ویژه در موقعیت‌های چالش‌برانگیز، نشان‌دهنده مهارت و حرفه‌ای‌گری است.

برای مثال، در هنگام مواجهه با یک مشتری ناراضی، یک منشی با فن بیان قوی می‌تواند با جملاتی مانند:
“متوجه نگرانی شما هستم و برای حل این مسئله در کنارتان هستم”، نه تنها نارضایتی را کاهش دهد، بلکه اعتماد و رضایت مشتری را نیز جلب کند.

علاوه بر این، کلمات دارای قدرت تاثیرگذاری هستند. یک منشی می‌تواند با استفاده از کلمات مثبت و تشویق‌آمیز، فضای کاری را به محیطی دلپذیر و انگیزه‌بخش تبدیل کند.

جملاتی مانند “ممنونم از تلاش شما، کارتان واقعاً تاثیرگذار بود” یا “خوشحالم که در این پروژه با شما همکاری می‌کنم”، می‌توانند اثرات مثبت و پایداری بر روابط درون سازمانی داشته باشند.

در نهایت، فن بیان منشی ها می‌تواند به عنوان یک ابزار تاثیرگذار در ارتباطات و مدیریت ادراکات به کار رود.
با انتخاب کلمات مناسب و بیانی موثر، منشی‌ها قادرند تاثیر چشمگیری بر تجربه مشتریان و همکاران خود داشته باشند.

فن بیان منشی ها با دایره واژگان زیبا

دایره واژگان زیبا و گسترده یکی از ابزارهای قدرتمند در فن بیان منشی های حرفه‌ای است.

توانایی استفاده از کلمات مناسب و دلنشین می‌تواند تفاوت معناداری در ارتباطات روزمره ایجاد کند.
این توانایی نه تنها به بهبود تعاملات با مشتریان کمک می‌کند، بلکه تصویری حرفه‌ای و فرهنگی از سازمان ارائه می‌دهد.

برای مثال، یک منشی می‌تواند با استفاده از عباراتی چون:

“با کمال میل در خدمت شما هستم”
یا
“از فرصتی که برای گفتگو با شما فراهم شده، بی‌نهایت سپاسگزارم”، حس خوشایندی را در مخاطب ایجاد کند.

این عبارات نه تنها نشان‌دهنده احترام و توجه به فرد هستند، بلکه بیانگر دانش و فرهنگ بالای منشی نیز می‌باشند.

علاوه بر این، دایره واژگان زیبا به منشی‌ها امکان می‌دهد تا در شرایط مختلف به شکلی منعطف و خلاقانه عمل کنند.

به عنوان مثال، در پاسخ به یک درخواست دشوار، منشی می‌تواند بگوید:
“با کمال میل بررسی خواهم کرد تا بهترین راه حل را برای شما پیدا کنم”.

این نوع بیان نه تنها اطمینان و حرفه‌ای‌گری را منتقل می‌کند، بلکه نشان‌دهنده تعهد به کیفیت خدمت و توجه به جزئیات است.

در نهایت، دایره واژگان زیبا و گسترده یک منشی حرفه‌ای، نه تنها به عنوان یک ابزار ارتباطی عمل می‌کند، بلکه به عنوان نماینده‌ای از فرهنگ و استانداردهای یک سازمان مطرح می‌شود.

این مهارت‌ها به منشی این امکان را می‌دهند که در هر شرایطی به شکلی مؤثر و خلاقانه ارتباط برقرار کند.

رازهای فن بیان منشی ها در مکالمات تلفنی

موفقیت در مکالمات تلفنی در فن بیان منشی ها فراتر از صرف پاسخگویی به تماس‌هاست.

مهارت در فن بیان منشی ها در مکالمات تلفنی، که شامل:

• انتخاب دقیق کلمات
• لحن مناسب
• توانایی ایجاد ارتباط مؤثر است،

یکی از رازهای مهم در این حرفه به شمار می‌آید.

این توانایی‌ها به منشی‌ها کمک می‌کند تا یک تجربه حرفه‌ای و دلپذیر برای تماس‌گیرندگان فراهم کنند.

یکی از جنبه‌های مهم فن بیان منشی ها در مکالمات تلفنی، توانایی شناسایی و تطابق با نیازها و احساسات تماس‌گیرنده است.

برای مثال، در هنگام برخورد با یک مشتری ناراضی، استفاده از جملاتی مانند:
“متوجه نگرانی شما هستم و تمام تلاشم را می‌کنم تا مشکل شما را حل کنیم”
می‌تواند احساس اعتماد و درک متقابل را ایجاد کند.

همچنین، لحن صدا در مکالمات تلفنی اهمیت ویژه‌ای دارد.
یک لحن دوستانه و مودبانه می‌تواند به ایجاد فضایی مثبت و دعوت‌کننده کمک کند.

استفاده از لحنی گرم و صمیمی، حتی در شرایط دشوار، به مشتریان این احساس را می‌دهد که به آن‌ها اهمیت داده می‌شود و به دغدغه‌هایشان توجه می‌شود.

در نهایت، فن بیان منشی ها در مکالمات تلفنی نیازمند مهارت، تمرین و توجه دقیق به جزئیات است.

منشی‌ها با توسعه این مهارت‌ها می‌توانند نقش مهمی در ایجاد تصویر مثبت و حرفه‌ای از سازمان خود داشته باشند، و همچنین به بهبود تجربه مشتریان کمک کنند.

استادی در فن بیان: تکنیک‌های احوالپرسی رسمی برای منشی‌ها

استادی در فن بیان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر منشی حرفه‌ای باید به آن مسلط باشد.

تکنیک‌های احوالپرسی رسمی نقش مهمی در ایجاد اولین تأثیر مثبت بر تماس‌گیرندگان دارند.
این تکنیک‌ها، وقتی به درستی به کار گرفته شوند، می‌توانند پایه و اساس یک تعامل حرفه‌ای و مؤثر را تشکیل دهند.

احوالپرسی رسمی نباید خشک و بی‌روح باشد، بلکه باید به گونه‌ای باشد که هم احترام و هم گرمی را منتقل کند.

برای مثال، یک منشی می‌تواند با عباراتی مانند:
“روز بخیر، شرکت [نام شرکت] در خدمت شماست. چطور می‌توانم به شما کمک کنم؟” یک تماس تلفنی را شروع کند.

این جمله نه تنها حرفه‌ای و مودبانه است، بلکه حس خوشایند و دعوت‌کننده‌ای را ایجاد می‌کند.

یکی دیگر از تکنیک‌های مهم در احوالپرسی، توجه به نام فرد و استفاده صحیح از آن در مکالمه است.
این کار نشان‌دهنده توجه و احترام شخصی به مخاطب است.

به عنوان مثال، استفاده از جملاتی مانند:
“خانم/آقای [نام خانوادگی]، خوشحالم که با شما صحبت می‌کنم” می‌تواند تأثیر بسیار مثبتی بر فرد داشته باشد.

در نهایت، تسلط بر فن بیان و احوالپرسی رسمی به منشی‌ها این امکان را می‌دهد که ارتباطات مؤثر و حرفه‌ای برقرار کنند.

این مهارت‌ها به آن‌ها کمک می‌کند تا نه تنها به عنوان یک نماینده حرفه‌ای از سازمان خود عمل کنند، بلکه تجربه‌ای دلپذیر و ماندگار برای مخاطبان خود ایجاد کنند.

جادوی فن بیان منشی ها: یک مکالمه تلفنی موفق

مهارت جادویی فن بیان منشی ها از شروع تا پایان یک مکالمه تلفنی می‌تواند تاثیری عمیق بر تجربه تماس‌گیرندگان داشته باشد.

یک منشی حرفه‌ای با استفاده از این مهارت می‌تواند یک تماس ساده را به یک تجربه خاطره‌انگیز و مثبت تبدیل کند.

این مهارت شامل انتخاب دقیق کلمات، لحن مناسب و توانایی پایان دادن به مکالمه با نتیجه‌گیری مثبت است.

برای مثال، یک منشی ممکن است مکالمه‌ای را با جمله‌ای مانند:
“روز بخیر، شرکت [نام شرکت] در خدمت شماست. من [نام خود] هستم. چگونه می‌توانم به شما کمک کنم؟” شروع کند.
این بیان نه تنها دوستانه و حرفه‌ای است، بلکه به تماس‌گیرنده احساس می‌دهد که با فردی مسئول و آگاه صحبت می‌کند.

همچنین، مهم است که مکالمه به گونه‌ای خاتمه یابد که تماس‌گیرنده احساس رضایت کند.
منشی‌ها می‌توانند با جملاتی مانند:
“از اینکه توانستم به شما کمک کنم خرسندم. لطفا در صورت نیاز به کمک بیشتر با ما تماس بگیرید” مکالمه را به پایان برسانند.

این نوع خاتمه مکالمه نه تنها حسن نیت و حرفه‌ای‌گری را نشان می‌دهد، بلکه رابطه مثبت و ادامه‌دار با مشتری را تشویق می‌کند.

در نهایت، جادوی فن بیان منشی ها در تمامی مراحل یک مکالمه تلفنی، از شروع تا پایان، به منشی‌ها کمک می‌کند تا یک تجربه ارتباطی مثبت و ماندگار ایجاد کنند.

این مهارت به آن‌ها امکان می‌دهد تا نه تنها به نیازهای فوری مشتریان پاسخ دهند، بلکه تصویری حرفه‌ای و دوستانه از سازمان خود ارائه دهند.

نتیجه گیری

در پایان، می‌توان گفت که فن بیان منشی ها نقش حیاتی در ایجاد و حفظ تصویر حرفه‌ای یک سازمان دارد.
از احوالپرسی‌های دلپذیر و رسمی گرفته تا مدیریت مکالمات تلفنی باکلاس و مؤثر، هر جنبه‌ای از فن بیان منشی‌ها نشان‌دهنده تعهد به کیفیت خدمات و احترام به مشتریان است.

منشی‌ها با استفاده از دایره واژگان زیبا، لحن مؤدبانه و تکنیک‌های ارتباطی مؤثر، توانایی دارند تا ارتباطاتی دلنشین و حرفه‌ای را برقرار کنند.

توانایی انتقال احساسات مثبت و حل مشکلات با رویکردی دوستانه و کارآمد، نه تنها به رضایت مشتریان کمک می‌کند، بلکه به استحکام برند و وفاداری مشتری نیز می‌افزاید.

در نهایت، فن بیان جادویی منشی‌ها به معنای واقعی کلمه می‌تواند تفاوتی اساسی در تجربه مشتریان و ادراک عمومی از یک سازمان ایجاد کند.
این مهارت‌ها نمادی از حرفه‌ای‌گری و تعهد به عالی‌ترین استانداردهای خدمت‌رسانی هستند، و به همین دلیل، توسعه و بهبود مستمر فن بیان باید در صدر اولویت‌های هر منشی حرفه‌ای قرار گیرد. (1)

سخنرانی در جمع یک هنر است که نقش بسیار مهمی در ارتباطات اجتماعی و تأثیرگذاری دارد.

برای داشتن یک ارتباط قوی و مؤثر با مخاطبان، تکنیک‌ها و نکات زیر را در نظر بگیرید:

1. آماده‌سازی و تحقیق:
   • پیش‌زمینه‌ای قوی و آماده‌سازی دقیق از مهمترین عناصر سخنرانی در جمع است. تحقیق و آماده‌سازی دقیق به شما کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق و جامعی را ارائه دهید.
2. ساختار منطقی:
   • سخنرانی شما باید دارای ساختار منطقی باشد. مقدمه، بدنه، و خلاصه بازنگری باید به ترتیب مطلوب و مرتبط با موضوع باشند.
3. استفاده از زبان جذاب:
   • زبان شما باید جذاب و قابل فهم باشد. از واژگان مناسب، جملات مختلف و نحوه بیان صحیح برای جلب توجه مخاطبان استفاده کنید.
4. ترتیب موضوعات:
   • موضوعات را به ترتیب منطقی ارائه دهید تا مخاطبان بتوانند به راحتی پیگیری کنند. ارتباط بین مطالب را حفظ کنید تا ارتباط منطقی در داستان شما حفظ شود.
5. استفاده از مثال‌ها و تصاویر:
   • افزودن مثال‌ها و تصاویر به سخنرانی، موضوعات را برای مخاطبان واقعی‌تر و جذاب‌تر می‌کند. این عناصر می‌توانند مفهوم موضوع را بهبود بخشند.
6. برقراری ارتباط تصویری:
   • تا حد امکان، ارتباط تصویری با مخاطبان برقرار کنید. چشم‌انداز فیزیکی، ایمنی، و اطمینان مخاطبان را تقویت می‌کند.
7. تعامل با مخاطبان:
   • سعی کنید با مخاطبان تعامل داشته باشید. اطلاعات خود را با جمع به اشتراک بگذارید و از سوالات و بازخوردها بهره ببرید.
8. استفاده از نحوه بیان صدا:
   • نحوه بیان صدا بسیار مهم است. صداهای تند یا خسته‌کننده ممکن است توجه مخاطبان را از دست بدهند. از گفتار مناسب و تنوع در صدا استفاده کنید.
9. مهارت در مدیریت زمان:
   • سعی کنید زمان خود را به‌طور موثر مدیریت کنید و موارد اصلی را در زمان تعیین‌شده پوشش دهید.
10. آموزش و تمرین مداوم:
    • سخنرانی در جمع و جلسات یک هنر قابل آموزش است. با تمرین مداوم و گذراندن از فیدبک‌ها، مهارت‌های سخنرانی خود را بهبود بخشید.

در نهایت، این تکنیک‌ها به شما کمک می‌کنند تا یک سخنرانی قوی و مؤثر ارائه دهید و ارتباطات مثبت و مفیدی در جمع برقرار کنید.

اهمیت سخنرانی در جمع و جلسات و تأثیر آن بر مخاطبان

سخنرانی در جلسات، چه در محیط‌های کاری و چه در موقعیت‌های اجتماعی، فرصت‌هایی برای ارتباط و انتقال افکار و اطلاعات می‌باشند.

در چنین موقعیت‌هایی، سخنرانی موثر می‌تواند تأثیر زیادی بر فهم و درک مخاطبان داشته باشد.

یک سخنران موفق نه تنها می‌تواند پیام خود را به طور موثر انتقال دهد، بلکه می‌تواند تأثیر عمیقی بر احساسات، باورها و عملکرد مخاطبان ایجاد کند.

از طرفی، سخنرانی ضعیف ممکن است منجر به اشتباهات، سوء تفاهم‌ها و حتی افت انگیزه مخاطبان شود.

از این‌رو، آموزش و مهارت در زمینه سخنرانی در جمع و جلسات، یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی است که هر فرد باید آن را در کیف ابزار خود داشته باشد.

نحوه شروع سخنرانی در جلسات

سخنرانی درجمع همواره با یک شروع قوی بهترین تأثیر را بر جمع خود دارند. این لحظه مانند قدم اولیه در سفر، مهمترین قسمت است.

در اینجا چند نکته برای شروع مؤثر سخنرانی را بررسی می‌کنیم:

1. نقل قول یا حکمت:
   • با شروع سخنرانی از یک نقل قول یا حکمت معروف، توجه مخاطبان را جلب کنید. این کار می‌تواند یک پل ارتباطی بین شما و مخاطبان خلق کند.
2. سوال محور:
   • یک سوال جذاب و تفکرانگیز می‌تواند جمع را درگیر کند. مطمئن شوید که سوال شما مرتبط با موضوع اصلی سخنرانی است و تعامل را آغاز کند.
3. تاکید بر مسئله:
   • اگر موضوع سخنرانی مهمی دارد، می‌توانید با اشاره به اهمیت و وضعیت فعلی آن، توجه مخاطبان را جلب کنید.
4. داستان یا آمار و ارقام:
   • یک داستان جذاب یا آمار و ارقام شگفت‌آور می‌تواند شروعی پویا و موثر برای سخنرانی شما باشد.
5. خود معرفی با جالبیت:
   • اگر سخنران یک فرد عمومی نیستید، معرفی خود با جزئیات جالب و جذاب می‌تواند توجه مخاطبان را به سخنرانی شما جلب کند.
6. مهارت‌نمایی:
   • استفاده از یک مهارت‌نمایی یا اجرای کوچک می‌تواند جوانب خنده‌دار یا مهارتی از شما نشان دهد و جلب توجه را تقویت کند.
7. شکل‌گیری چشم‌انداز:
   • با ارائه یک چشم‌انداز متناسب با موضوع، مخاطبان را در داستان یا اهداف سخنرانی شما جلب کنید.

هرچند هر شروعی باید به محتوای سخنرانی مرتبط باشد، اما با استفاده از یک یا ترکیبی از این نکات، می‌توانید یک سخنرانی جذاب و مؤثر داشته باشید.

اصول و تکنیک‌های جلب توجه مخاطب از هم اندیشی

یکی از چالش‌های اصلی برای هر سخنران، جلب توجه مخاطب است.

باید از ابتدا یک ارتباط قوی با مخاطب برقرار کنید تا او را در جریان کل سخنرانی همراه خود نگه دارید.

شروع با یک نقل‌قول یا ضرب‌المثل، معرفی یک داستان جذاب یا حتی طرح یک سوال مرتبط با موضوع می‌تواند به جلب توجه مخاطب بسیار موثر باشد.

همچنین، به یاد داشته باشید که برقراری تماس چشمی با مخاطبان، با آنها به شکل فیزیکی ارتباط برقرار می‌کند و احساس مشارکت بیشتری به آنها می‌دهد.

استفاده از این تکنیک‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا مخاطب خود را از اندیشه خویش آگاه سازید و به رسالت و موضوعاتی که می‌خواهید ارائه دهید، توجه بیشتری جلب کنید.

سلام و احوال‌پرسی: راه به دل مخاطب

سلام و احوال‌پرسی، عناصر اولیه و حیاتی هر گفتگویی هستند.

این لحظات اولیه می‌توانند تعیین‌کننده برای تأثیر سخنرانی بر مخاطب باشند.

زمانی که یک سخنران با صدای گرم و احترام‌آمیز سلام می‌کند، پیام مهمی منتقل می‌شود:

“من شما را ارزشمند می‌دانم و به شما احترام می‌گذارم.”

این ارتباط اولیه می‌تواند پلی قوی برای ارتباطات بعدی ایجاد کند.

از سوی دیگر، احوال‌پرسی به مخاطب اجازه می‌دهد احساس کند که در یک محیط دوستانه و مثبت قرار دارد.

این احساس امنیت به مخاطب کمک می‌کند تا با آرامش بیشتری به سخنان سخنران گوش دهد.

این استراتژی، به ویژه در موقعیت‌هایی که مخاطبان شاید با یک موضوع یا نظریه جدید یا متفاوت مواجه شوند، می‌تواند موثر باشد.

برقراری یک ارتباط انسانی از ابتدا می‌تواند کمک کند تا مخاطبان با ذهن بازتری با دیدگاه‌ها و ایده‌های جدید مواجه شوند.

بنابراین، هرگز تحت هیچ شرایطی قدرت سلام و احوال‌پرسی را در ایجاد یک ارتباط مثبت با مخاطبان خود نادیده نگیرید.

سخنرانی در جمع و جلسات اداری: تفاوت‌ها و نکات کلیدی

سخنرانی در جمع و در جلسات اداری به عنوان یک هنر و مهارت مهم، در مقابله با چالش‌ها و تبادل اطلاعات در محیط‌های کاری بسیار حیاتی است.

در این سیاق، تفاوت‌ها و نکات کلیدی زیر برای سخنرانی در جمع و جلسات اداری حائز اهمیت می‌باشند:

1. مخاطبان خاص:
   • مخاطبان در جلسات اداری معمولاً اعضای تیم، مدیران، یا همکاران اداری هستند. بنابراین، محتوای سخنرانی در جمع چنین مخاطبانی باید به طور مستقیم با نیازها و انتظارات این گروه ارتباط داشته باشد.
2. زمان محدود:
   • جلسات اداری معمولاً زمان محدودی دارند؛ بنابراین، سخنرانی باید مختصر، مفید و به هدف بپردازد تا وقت مخاطبان را صرفه‌جویی کند.
3. محتوای عملی و کاربردی:
   • محتوای سخنرانی باید عملی و کاربردی باشد، به نحوی که مخاطبان بتوانند اطلاعات مستقیماً در کارهای خود به کار بگیرند.
4. وضوح و دقت:
   • در اداری، دقت و وضوح در انتقال اطلاعات بسیار اهمیت دارد. از اصطلاحات فنی یا مفاهیم پیچیده خودداری کنید و سعی کنید تا حد ممکن ساده و روان سخن بگویید.
5. تعامل فعال:
   • جلسات اداری فرصتی برای تعامل و تبادل نظر است. در سخنرانی خود، از سوالات مطرح کردن، اطلاعات جانبی ارائه دادن و ایجاد فرصت برای نظرات مخاطبان استفاده کنید.
6. آمادگی برای سوالات:
   • آمادگی برای پاسخ به سوالات و ابهامات ممکن از جلسه موثرتری اطمینان ایجاد می‌کند. پیش از جلسه، به سوالات متداول فکر کنید.
7. استفاده از وسائل تصویری:
   • از نمودارها، جداول، یا اسلاید‌های تصویری برای تبیین اطلاعات استفاده کنید تا سخنرانی تان بصورت بصری جذاب تر باشد.
8. زبان بدن:
   • زبان بدن شما نیز نقش مهمی در ارتباط با مخاطبان دارد. از حرکات ملایم و ایمپوزانت درست استفاده کنید تا اطمینان و اعتماد مخاطبان را جلب کنید.

با رعایت این نکات، سخنرانی در جمع و جلسات اداری به یک ابزار قدرتمند تبدیل می‌شود که به تبادل اطلاعات و تصمیم‌گیری‌های بهتر در محیط کاری کمک می‌کند.

چگونه با یک مقدمه زیبا جلسه را آغاز کنیم؟

متن‌ها و جملات قشنگ برای سخنرانی در جلسات اداری

فهمیدن چه چیزی در جلسات اداری موثر است، مهم است.

از جملات قشنگ که مرتبط با موضوع جلسه باشند استفاده کنید. مثلاً، اگر در مورد همکاری تیمی صحبت می‌کنید، می‌توانید بگویید: “تنها با همکاری، ما می‌توانیم کارهای بزرگ کنیم.”

در کل، سخنرانی در جلسات اداری باید مختصر و موثر باشد.

استفاده از فنون سخنرانی مناسب و انتخاب جملات تاثیرگذار می‌تواند به ارتقاء کیفیت ارائه شما در این جلسات کمک کند.

فنون و تکنیک‌های سخنرانی درجمع

فن سخنرانی درجمع یکی از مهارت‌های ارزشمندی است که هر فردی می‌تواند یاد بگیرد و در هر جایگاهی از آن بهره‌ ببرد.

در محیط‌های حرفه‌ای، توانایی ارائه یک سخنرانی قوی و موثر می‌تواند فرصت‌های زیادی را برای شما فراهم آورد.

اصول بنیادی فن سخنرانی

با وجود تفاوت‌های فرهنگی و اجتماعی، برخی اصول در سخنرانی عمومی وجود دارد.

از جمله این اصول می‌توان به ارتباط چشمی، لحن مناسب صدا، و استفاده از حرکات دست و بدن اشاره کرد.

بهترین روش‌های سخنرانی و ارائه

روش‌های متعددی برای سخنرانی وجود دارد، اما کلید موفقیت در انتخاب روش مناسب برای موضوع و جمهوریت مخاطب است.

ترکیبی از داستان‌پردازی، استفاده از ویژوال‌ها و ارائه مطالب با ساختار منطقی، می‌تواند بسیار موثر باشد.

متن‌ها و جملات قشنگ برای زیبایی سخنرانی

جملات بیادماندنی و قابل فهم، سخنرانی شما را به یادآوری‌پذیری و اثربخشی می‌رساند.

مثلاً، “هر گامی که بر می‌داریم، نه تنها برای خودمان است، بلکه برای نسل‌های آینده نیز حیاتی است.”

در نهایت، هنر سخنرانی در جمع ترکیبی از دانش، تجربه و شخصیت سخنران نهفته است.

با تمرین و پشتکار، هر فرد می‌تواند به یک سخنران موفق تبدیل شود.

متن‌های کوتاه و موثر: چگونه مخاطب را متقاعد کنیم؟

در دنیای مدرن امروز، زمان محدود و توجه مخاطبان کم است.

لذا، استفاده از متن‌های کوتاه و موثر ضروری است.

متن‌های کوتاه می‌توانند تأثیر زیادی داشته باشند و مخاطبان را به سمت فکر یا ایده خاصی هدایت کنند.

نمونه‌هایی از متن‌های کوتاه و موثر

یک جمله ساده مثل “تغییر از خود ما آغاز می‌شود” یا “هر روز فرصتی نو است” می‌تواند تأثیر زیادی بر روی مخاطب داشته باشد و او را به تفکر وادارد.

با استفاده از متن‌های کوتاه، می‌توانیم به سرعت و با کمترین واژه‌ها پیام خود را منتقل کنیم.

این نوع متن‌ها، زمانی که با دقت نوشته شده باشند، می‌توانند پیام‌های قوی و غیرقابل فراموشی باشند.

همچنین، در سخنرانی، متن‌های کوتاه می‌توانند به عنوان نقاط قوت، یا حتی به عنوان جملاتی برای تأکید بر نکات مهم استفاده شوند.

برای مثال، در پایان یک بحران اقتصادی، یک سخنران می‌تواند بگوید: “پس از شب تاریک، همیشه طلوعی روشن داریم.”

پس، در نوشتن یا ارائه متن‌های کوتاه، باید دقت به انتخاب واژه‌ها، ساختار جملات و محتوای پیام داشته باشیم تا بتوانیم با کمترین کلمات، بیشترین تأثیر را ایجاد کنیم.

سخنرانی در بین همکاران و جلسات مدیریتی

سخنرانی در جمع همکاران و در جلسات مدیریتی نیاز به توانایی‌ها و مهارت‌های ویژه‌ای دارد.

چراکه محیط کار، مکانی است که همه افراد با تجربیات، دانش و فهم متفاوتی حضور دارند.

همچنین، جلسات مدیریتی معمولاً موضوعات حساس و مهمی را در بر می‌گیرند که نیاز به بیان دقیق و موثر دارند.

برای سخنرانی در چنین مواقعی، ابتدا باید به دقت موضوع سخنرانی را مشخص و درک کرد.

زبانی ساده، ولی قوی و موثر استفاده کنید.

استفاده از آمار، نمودارها و اطلاعات واقعی می‌تواند به قدرت بیان شما افزوده شود.

از نظر زمانی، برنامه‌ریزی دقیق داشته باشید تا تمام نکات مهم را در زمان مقرر بیان کنید.

همچنین، با زبان بدن خود نیز ارتباط برقرار کنید.

چشم در چشم همکاران و مدیران خود نگاه کنید و از تُن صدای ثابت و متعادلی استفاده کنید.

در پایان، به سوالات با دقت گوش دهید و با صداقت و وضوح پاسخ دهید، زیرا این موارد نشان‌دهنده ارتباط موثر و برقراری رابطه مثبت با همکاران و مدیران است. (1)

رویارویی با استرس در سخنرانی جمعی

رویارویی با استرس هنگام سخنرانی در جمع، چالشی است که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند.

احساس نگرانی، تپش قلب یا لرزش دست‌ها ممکن است هر یک از ما را درگیر کند وقتی نوبت به ما می‌رسد تا در جلسه ای سخن بگوییم.

برای مواجهه با استرس، اولین قدم، آمادگی است.

هر چه بیشتر آماده باشید، احتمال کاهش اضطراب نیز بیشتر می‌شود.

تمرین مکرر، مطمئن شدن از تسلط بر موضوع و داشتن یک برنامه روشن برای ارائه می‌تواند به کاهش استرس کمک کند.

تکنیک‌های تنفس عمیق هم می‌تواند موثر باشد.

با چند دقیقه تنفس عمیق قبل از شروع، می‌توانید احساس آرامش بیشتری پیدا کنید.

همچنین، تصور موفقیت خود در ذهن خواهد توانست تاثیرات مثبتی بر روحیه شما داشته باشد.

به یاد داشته باشید که اغلب مخاطبان شما می‌خواهند شما موفق شوید و اطلاعات مفیدی را ارائه دهید.

در پایان، همیشه به خود یادآوری کنید که هر فردی می‌تواند با استرس مواجه شود.

با تجربه و تمرین، می‌توانید استرس را کاهش دهید و با اعتماد به نفس بیشتری در جلسات سخن بگویید.

نتیجه‌گیری

سخنرانی در جمع، هنری است که با تمرین، تکامل می‌یابد.

در طول این مقاله، به تکنیک‌ها، روش‌ها و استراتژی‌های مختلفی پرداختیم که می‌تواند کیفیت و اثربخشی سخنرانی شما را در جلسات مختلف افزایش دهد.

از جلب توجه مخاطب در ابتدای سخنرانی گرفته تا مواجهه با استرس و اضطراب، همه و همه نکاتی بودند که بر ارتقاء مهارت‌های سخنرانی شما تأکید داشتیم.

اما مهم‌تر از همه، اهمیت دائمی یادگیری و تکامل در فنون سخنرانی است.

هیچ سخنرانی کامل نیست، و همیشه فرصت‌هایی برای یادگیری و پیشرفت وجود دارد.

با استفاده از نکات و توصیه‌های ارائه شده در این مقاله، هر فرد می‌تواند قدم‌های موثری به سمت تبدیل شدن به یک سخنران موفق بردارد.

به یاد داشته باشید، مهارت در سخنرانی در جمع نیاز به زمان، تلاش و اراده دارد.

با پشتکار و تلاش مستمر، می‌توانید نه تنها در جلسات اداری و مدیریتی، بلکه در هر جمع و موقعیتی به عنوان یک سخنران موفق شناخته شوید.

فن بیان یک مهارت کلیدی است که در هر جایگاه و مقامی برای افراد لازم است.
این مهارت در تمام زندگی انسان نقش مهمی ایفا می‌کند.
چراکه انسان به عنوان یک موجود اجتماعی بیشتر وقت خود را در ارتباط با دیگران می‌گذراند.

فن بیان نه تنها در جلسات کاری یا سخنرانی‌های بزرگ به کار می‌رود، بلکه در تمام جوانب زندگی ما حضور دارد.
این مهارت در ارتباطات مختلف، از جمله ملاقات‌های کاری تا مکالمات روزمره، تأثیرگذار است.

از آنجا که هر فرد در شغل و زندگی خود با موقعیت‌های مختلفی روبرو می‌شود، یادگیری فن بیان به او کمک می‌کند تا بهترین عملکرد را در هر شرایطی داشته باشد.
این مهارت نه تنها در جلب توجه و موفقیت در کارهای مشاغل، بلکه در ایجاد ارتباطات عمیق‌تر و مؤثر با افراد اطراف نیز اهمیت دارد.
از این رو، آموختن و تقویت فن بیان به عنوان یک هنر، در بهبود کیفیت روابط افراد و درک بهتر از یکدیگر نقش بسزایی دارد.

خوشبختانه، جامعه امروزی بیشتر به این نکته حساس شده که فن بیان به عنوان یک مهارت اساسی در جوامع کاری و اجتماعی تأثیرگذار است.
افراد با تمرین و یادگیری این مهارت می‌توانند بهترین نتایج را در ارتباط با دیگران و در مواقع مختلف به دست آورند.
به طور کلی، فن بیان در منشی گری به عنوان یک ابزار مهم برای افزایش کیفیت ارتباطات و دستیابی به موفقیت‌های حرفه‌ای و شخصی مورد توجه قرار گرفته است.

اصولا فن بیان در مشاغلی که ارتباط بیشتری با مردم و اجتماع دارند و یا در جذب مخاطب نقش دارند، از اهمیت بیشتری برخوردار است.
به طور مثال سخنوری، اجرا، گویندگی، منشی گری ، فروشندگی و … از جمله مشاغلی هستند که اهمیت فن بیان در آن ها ملموس تر است.
شما با فن بیان خوب می توانید ارتباط گیری آسان تر و موثرتری با دیگران داشته باشید.

اکنون که به درک بهتری از لزوم یادگیری فن بیان رسیدیم، به توضیح آن و بررسی تاثیرات فن بیان در منشی گری می پردازیم.

تاثیرات فن بیان در منشی گری

منشی گری به عنوان یکی از جوانب اساسی ویترین یک سازمان یا شرکت، در واقعیت نقش بسیار حیاتی ایفا می‌کند.

حسن رفتار، نوع گفتار و خوشرویی یک منشی نه تنها در تعامل با افراد مختلف داخل سازمان، بلکه در ارتباط با بازاریابان، مشتریان و ارباب‌رجوعان نیز تأثیرگذار است.
در واقع، نحوه ارتباط و بیان منشی به عنوان نماینده سازمان، می‌تواند تصویر کلی از سازمان را تعیین کرده و بر تصمیمات و نگرش افراد به آن تأثیرگذار باشد.

منشی به عنوان یک رابط میان مدیریت و کارمندان، نقش کلیدی در ایجاد انسجام و هماهنگی در سازمان ایفا می‌کند.
ارتباط موثر منشی در انتقال اطلاعات، حل اختلافات، و روابط مثبت درون سازمانی تأثیر بسزایی دارد.
این نقش به عنوان یک پل ارتباطی بین کارفرما و کارمندان، می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری و هماهنگی بیشتر در سازمان گردد.

فن بیان در منشی گری نقش اساسی دارد؛ زیرا توانایی یک منشی در انتقال اطلاعات، ارتباطات صحیح و جلب توجه، بر موفقیت کل سازمان تأثیر می‌گذارد.
استفاده از اصول فن بیان می‌تواند به منشی کمک کند تا بهترین تأثیر را در تبیین و ارتقاء اهداف سازمانی به‌دست آورد.
از این رو، منشی با تسلط بر فنون بیان، می‌تواند به‌عنوان یک نماینده مؤثر و موثر برای سازمان عمل کند و درجه اعتبار و تشویق اعضا را افزایش دهد.

به عبارت دیگر، میتوان گفت داشتن فن بیان خوب یکی از گزینه های مهم در رتبه بندی منشی ها می باشد.
همچنین در استخدام یک فرد به عنوان منشی نیز تاثیر بسزایی دارد.
یک منشی ماهر با فن بیان می تواند در عین رضایت مراجعین، در جهت منافع سازمان و تسهیل کار کارفرما پیش رود.
فن بیان مهارتی چند جانبه است که برخلاف ظاهر لغوی، تنها در بیان خلاصه نمی شود.

فن بیان چیست؟ نکات مهم فن بیان در منشی گری

فن بیان مهارتی است که در ارتباط با دیگران برای بیان درست و مفهوم موضوع مورد نظر به کار می رود.
همچنین بر جذابیت صحبت شما نیز می افزاید.

در فرآیند آموزش فن بیان در منشی گری، موارد مهمی که باید به آن توجه شود عبارتند از:

• توانایی مدیریت استرس
• اعتماد به نفس
• کنترل حجم، رنگ و لحن صدا
• بیان شمرده و سرعت مناسب در ادای کلمات
• تنفس مناسب در هنگام صحبت
•  استفاده از کلمات مناسب و دایره واژگان گسترده
• یادگیری فنون زبان بدن
• ارتباط چشمی مناسب و لبخند از جمله نکاتی است که در فرآیند آموزش فن بیان در منشی گری باید مورد توجه قرار گیرد.

توانایی مدیریت استرس

مهمترین نکته در فن بیان توانایی کنترل و مدیریت استرس است.
استرس یکی از علل مهم عدم توانمندی در بیان است.

در دنیای امروزه توجه بسیاری به انواع استرس و علل آن شده و به دنبال راه هایی برای کاهش آن هستند.
لذا راه حل های متنوعی برای رفع استرس و تنش نیز پیشنهاد شده است.
آشنایی با استرس و منشا آن، روش هایی نظیر دوش آب سرد و بهبود رژیم غذایی و … از جمله مواردی است که در مبحث مدیریت استرس مطرح می شود.

اعتماد به نفس

استحکام در بیان کلمات و صحبت پیوسته نشان دهنده اعتماد به نفس کافی و تسلط شما می باشد.
هنگامی که افراد توانایی اعتماد به نفس را دارند، قادرند با قدرت و تمرکز بیشتری به بیان کلمات و صحبت‌های خود بپردازند.

استحکام در بیان کلمات و صحبت پیوسته، نشان از اعتماد به نفس کافی و تسلط شخصی است.
وقتی فرد از تردید خود پیشی می‌گیرد و با اعتماد به نفس به ارتباطات خود ادامه می‌دهد، اثربخشی بیشتری در انتقال ایده‌ها و نظرات به دیگران دارد.

حتی اندکترین تردید، می‌تواند موجب کاهش میزان اثرگذاری صحبت و ارتباطات شود.
بنابراین، ضرورت دارد که افراد در تمرین و تقویت اعتماد به نفس خود سرمایه‌گذاری کنند.
این اعتماد به نفس می‌تواند ناشی از توانمندی‌ها، دانش، و تجربیات شخصی باشد.

تلاش برای اعتماد به توانایی‌ها، تسلط بر موقعیت‌ها و قدرتمندانه سخن گفتن، می‌تواند به ارتقاء اعتماد به نفس کمک کند.
با تقویت این ارزش اساسی، افراد می‌توانند به شکل بهتری ارتباط برقرار کرده و در تبادل نظرات و ایده‌ها، نقشی بیشتر واجد کنند.

بنابراین، هرچه توانایی اعتماد به نفس فرد افزایش یابد، ارتباطات بهبود یافته و اثرگذاری در بیان افکار و ایده‌ها به شکل چشمگیری افزایش خواهد یافت.

کنترل حجم، رنگ و لحن صدا

صدای شما در فن بیان صحیح باید به گونه ای باشد که واضح و به راحتی شنیده شود.
برای جلوگیری از صدای آهسته یا فریاد زدن در هنگام صحبت می توانید از تمرین پرتاب صدا کمک بگیرید.

کیفیت صدایی که به گوش مخاطب می رسد، همان رنگ صدا است که منحصر به فرد می باشد.
استفاده از رنگ صدای مناسب در موقعیت های گوناگون به شما در فن بیان بهتر و تاثیرگذارتر کمک می کند.
لحن بیان شما نیز در افزایش فهم مخاطب از منظور شما موثر است.

بیان شمرده و سرعت مناسب ادای کلمات

بیان کلمات با شمردگی و سرعت مناسب، به عنوان یکی از مهارت‌های اساسی فن بیان، در جلب توجه مخاطبان تأثیرگذار است.
سرعت مناسب به این معنی است که کلمات با دقت و شمرده بیان شوند، به‌طوری که این شمردگی سرعت بیان را به چندان اندازه که مخاطبان را کلافه نکند، حفظ کند.

بیان شمرده به فرد این امکان را می‌دهد که حروف هر کلمه با دقت و وضوح ادا شده و هیچ جزئی از اطلاعات گم شده نشود.
این نکته در فرآیند ارتباط با مخاطبان بسیار حیاتی است.
شما می‌توانید با این روش، حاکمیت و قدرت بیشتری در جلب توجه مخاطبان داشته باشید.

سرعت مناسب در بیان نیز مهم است.
اگر سرعت بیان زیاد باشد، ممکن است مخاطبان نتوانند کلمات را به درستی درک کنند و اطلاعات گنگ شود.
از طرف دیگر، اگر سرعت بیان کند باشد، ممکن است مخاطبان حوصله از دست بدهند و اهمیت مطلب را از دست بدهند.

تنفس مناسب در هنگام صحبت

تنفس دیافراگمی یا تنفس شکمی، نقش حیاتی در تحقق تعادل و هماهنگی صحبت‌های شما دارد.
این فرآیند تنفسی نه تنها به بهبود آرامش شخصی شما کمک می‌کند، بلکه توانایی کنترل تنش و استرس در مکالمات شما را افزایش می‌دهد.

تمرین تنفس دیافراگمی به شما کمک می‌کند تا با عمیق تر و از طریق حرکت شکم به نفس کشیدن، هوا را به طور موثرتری جذب کنید.
این نوع تنفس باعث می‌شود تا ناحیه دیافراگم (عضله تنفسی اصلی) به خوبی کار کند و شما از هوای بیشتری بهره‌مند شوید.
این اقدام نه تنها بر فعالیت‌های فیزیولوژیکی شما تأثیر می‌گذارد، بلکه در کنترل حالات عاطفی و استرس نیز تأثیرگذار است.

تنفس مناسب در هنگام صحبت به شما کمک می‌کند تا باعث ثبات و اطمینان در بیان افکار و نظرات خود شوید.
این امر به تدریج با تکرار و تمرین فراوان، به یک عادت طبیعی تبدیل می‌شود و در هر لحظه از گفتگوها و مکالمات شما حضور دارد.

از این رو، تمرین به مراتب موثرتر از نقطه نظر روانشناختی نیز می‌تواند آثار بسزایی در بهبود ارتباطات شما داشته باشد.
همچنین، تأثیر مثبت آن بر روحیه شما و تاثیرگذاری در تعاملات اجتماعی و حرفه‌ای شما از لحاظ تفریحی و شغف‌آور نیز چشمگیر است.

استفاده از کلمات مناسب و دایره واژگان گسترده

دایره واژگان گسترده موجب می شود تا بتوانید در موقعیت های مختلف با کنار هم چیدن کلمات مناسب از جملات بهتری برای صحبت خود استفاده کنید.
مکث میان صحبت برای فکر به جمله بعدی بیانگر دایره واژگان کوچک است.
مطالعه بیشتر به تقویت این مهارت برای فن بیان بهتر کمک می کند.

یادگیری فنون زبان بدن

یادگیری و تسلط بر فنون زبان بدن، یک قدم مهم در بهبود کارآیی ارتباطات شما است.
حرکات متناسب، منظم و هماهنگی که در حین صحبت از خود نشان می‌دهید، نه تنها اطرافیان را به شفافیت مطالب خود می‌کشاند بلکه نمایانگر اعتماد به نفس، احساسات و تسلط شما به موضوع مورد بحث است.

زبان بدن یکی از مهارت‌های ارتباطی حیاتی است که در همه ابعاد زندگی اجتماعی و حرفه‌ای موثر است.
این مهارت بر اهمیت واژه‌ها و مفاهیم گفتاری نیز تأثیر می‌گذارد و موجب تداوم توجه مخاطبان به صحبت‌های شما می‌شود.
به عبارت دیگر، زبان بدن به معنای واقعی “زبانی” بی‌کلام است که اطلاعات بسیاری از طریق حرکات، ایماءات، و انرژی بیان می‌شود.

برای بهبود کیفیت زبان بدن، تمرین مقابل آینه یکی از بهترین روش‌هاست.
این تمرین شما را قادر می‌سازد تا حرکات و انعطافات مناسب را برای هر نوع مکالمه یاد بگیرید.
از طریق تمرین در آینه، می‌توانید اصلاحات لازم را در حالات مختلف شناسایی کرده و با اعتماد بیشتر به زبان بدن خود افزوده و ارتباطات خود را بهبود بخشید.

ارتباط چشمی مناسب

در مسیر بهبود مهارات فن بیان در منشی گری، یک نکته حیاتی که نمی‌توان از آن چشم پوشی کرد، ارتباط چشمی مناسب است.
علاوه بر مهارت در بیان کلمات و اصطلاحات، توانایی برقراری ارتباط چشمی موثر نقش بسیار مهمی در تداوم توجه و ایجاد ارتباط عمیق با مخاطبان ایفا می‌کند.

وقتی که شما به مخاطب خود به طور مستقیم نگاه می‌کنید، او احساس می‌کند که مورد توجه شماست و ارتباط مستقیمی با شما دارد.
این ارتباط چشمی می‌تواند بیانگر اعتماد به نفس شما و اهمیتی که به مخاطب می‌دهید، باشد.
همچنین، این اقدام می‌تواند به ایجاد ارتباط میان فردی و فرهنگی در مکالمات شما کمک کند.

پیشنهاد می‌شود که در تمرینات فن بیان خود، به بهبود ارتباط چشمی خود با مخاطبان تاکید کنید.
با توجه به این نکته، شما می‌توانید در مکالماتتان بهتر به مخاطبان خود متصل شده و اثربخشی بیشتری در برقراری ارتباطاتتان حاصل کنید.

لبخند، نکته ای مهم در فن بیان در منشی گری

لبخند زدن در حین صحبت نه تنها بیان شما را گیراتر و جذاب تر می کند، بلکه بر کیفیت و وضوح صدای شما نیز تاثیر دارد.
این تکنیک نیز موجب افزایش تاثیر گذاری و القای احساس رضایت به مخاطب می شود.
برای عادت به لبخند، می توانید به کمک یک خودکار در بین دندان های خود در طول روز تمرین لبخند کنید.

نتیجه‌گیری: هنر فن بیان در منشی گری

در پی گسترش فهم بهتری از فن بیان در منشی گری و اهمیت آن، به چند نکته کلیدی می‌پردازیم.
این موارد می‌توانند به شما کمک کنند تا از این هنر به بهترین شکل ممکن بهره‌مند شوید:

1. اهمیت فن بیان در زندگی روزمره:
   فن بیان یک مهارت جامع است که در تمام زوایای زندگی انسان اثرگذار است.
   از ارتباطات شغف‌انگیز گرفته تا موفقیت در حرفه و ارتقاء ارتباطات مهنی، این هنر تأثیرگذاری فراوانی دارد.
2. تأثیرات مثبت فن بیان در منشی گری:
   نقش فن بیان در منشی گری، مهارات فن بیان به وضوح دیده می‌شوند.
   از جمله تأثیرات مثبت آن می‌توان به بهبود ارتباطات، ایجاد اعتماد، و تسلط بر مواقع مختلف اشاره کرد.
3. عناصر کلیدی فن بیان در منشی گری:
   تسلط بر عناصری همچون بیان شمرده، ارتباط چشمی مناسب، تنفس صحیح، و مدیریت استرس، از جمله نکات مهم در یادگیری و به‌کارگیری فن بیان در نقش منشی گری می‌باشد.
4. اهمیت تمرین و تکرار:
   به‌عنوان یک مهارت، فن بیان نیاز به تمرین و تکرار دارد.
   افراد می‌توانند با مداومت در تقویت این مهارت، در ارتقاء عملکرد خود در منشی گری بهبود یابند.

بنابراین، با درک عمیق‌تر از اهمیت و تأثیرات فن بیان در منشی گری و بهره‌گیری مؤثر از آن، می‌توانید به عنوان یک منشی حرفه‌ای و موفق در محیط کار خود شکوفا شوید.

سخنرانی همیشه یکی از دغدغه های صاحبان کسب و کار، کارمندان و فعالین در قسمتهای مختلف شرکت ها و سازمانها است.

مخصوصاً مدیران و کسانی که دائماً مشغول صحبت در جمع های کاری و ارائه توضیحات در مورد کالا یا خدمات جدید خودشان هستند.
این صحبتها ممکن است برای معرفی یک همکار جدید باشد و یا اظهار نظر در مورد یک مصوبه جدید هیئت مدیره.

استیو جابز: نحوه ارائه هرچیز، اهمیت آن را مشخص می‌کند. 

نحوه صحبت کردن شما در جلسات اداری می‌تواند تأثیر بسیار زیادی در زندگی حرفه ای شما داشته باشد.

اگر فردی هستید که در جلسات اداری هرگز اظهار نظر نمی کنید ممکن است متوجه نشوید که در اداره چه خبر است.
در مقابل اگر فردی هستید که هیچ فرصتی را برای اظهار نظر از دست نمی دهید، ممکن است همکارانتان احساس کنند شما فردی از خود راضی هستید.

پس واجب است آموزش سخنرانی در جلسات اداری را ببینید تا بتوانید به موقع و با اعتماد به نفس صحبت کنید.

اگر شما در جلسه‌ای به خوبی صحبت نکنید و نتوانید منظور خود را به خوبی مطرح کنید بدون شک فرصت‌های بسیاری را از دست خواهید داد.

شاید بارها شنیده اید که افرادی همیشه می‌گویند یا با خود زمزمه می کنند:
اگر فقط کمی بهتر صحبت می‌کردم الآن مدیر اینجا بودم!

بنابراین مطمئن هستم، برای شما مهم است که بخواهید در جلسات، گفته‌های خود را به خوبی به گوش همگان برسانید و در برنامه‌های مختلف خوب صحبت کنید و با بیان صحیح در جلسات بدرخشید.

نکات مهم دیل کارنگی در مورد سخنرانی و جلسات

دیل کارنگی گفته است که سخنرانان به سه چیز در موقع سخنرانی در جلسات نیاز دارند:

1- کسب اجازه برای شروع صحبت در مورد موضوع مورد بحث.

2- داشتن و نشان دادن احساسات عمیق و اعتقاد راسخ به صحبت ها که برق را در چشمها و هیجان را در صدای سخنران نمایان کند.

3- ارائه مثال ها، داستان ها، حکایات و تمثیل های متعدد برای انتقال هر چه روشن تر و درک کردن موضوع توسط مخاطبان.

بیشتر بخوانید: آموزش جلسه و صورتجلسه

نحوه آغاز سخنرانی

شروع خوب یک جلسه، مثل قطعه‌ی اول ارکستر است.
لحن ارکستر، موضوعات اصلی و آنچه را که در انتظار شماست را معرفی می‌کند.

نحوه آغاز و شروع سخنرانی بسیار مهم است و اگر شما شروع خوبی در سخنرانی خود نداشته باشید می‌توانید مطمئن باشید که مخاطبان را در همان ابتدای کار از دست می‌دهید.

مخاطبان در ابتدای سخنرانی در مورد شما قضاوت خواهند کرد و در ابتدای صحبت (30 ثانیه اول)‌ قصد دارند تصمیم بگیرند که آیا باید به شما گوش کنند یا این که مشغول نگاه کردن به در و دیوار یا موبایل یا صحبت فرد کناری خود باشند، شاید هم جلسه را برای مدتی ترک کنند.

اگر بدون هدفی خاص بحث درمورد یک موضوع را آغاز کنید، افرادی که با هدفی مشخص در جلسه شرکت کرده‌اند، می‌توانند بحث را از کنترل شما خارج کنند.

اگر شما تنها سخنگوی جلسه باشید، شرکت‌کنندگان تصور می‌کنند در حال گوش دادن به رادیو هستند.

شروع سخنرانی در جلسات معمولا سخت ترین قسمت یک صحبت در جلسه اداری است و خوشبختانه یا متاسفانه تاثیرگذارترین و تعیین کننده ترین قسمت هر سخنرانی هم شروع سخنرانی است.

اگر خوب شروع کنید در ادامه کار سختی پیش رو ندارید و اگر بد شروع کنید در ادامه، کار شما سخت خواهد شد.

شروع های متفاوت داشته باشید.
از داستانها و حکایتهای متفاوت استفاده کنید و گاهی شاید لازم باشه از یکی از مخاطبین دعوت کنید که بیاد کنار شما و با هم اجرا کنید و نظرش رو بگه.

با شور و شوق و محکم و استوار سخنرانی را شروع کنید.

وانمود کنید که اعتماد به نفس و شهامت بالایی دارید.

شروع یک سخنرانی مانند آغاز یک سفر است؛ باید از قبل فکر کنیم که از کجا باید شروع کرد و از چه مسیری ادامه داد و در نهایت دقیقاً بدانیم که چه چیزی را باید به مخاطب انتقال دهیم.
نباید صحبت را بیش از حد خشک و رسمی آغاز کرد.
ابتدای یک سخنرانی خیلی مهم است و مشکل که در موفق بودن بقیه سخنرانی نقشی اساسی دارد.

کمی خودمونی بودن هم جو و فضای صمیمی خوبی ایجاد می کند.

شروع سخنرانی در جلسات می تواند با یک سوال باشد.
البته بهتر است یکی دو سوال اول سوالهای بسته باشد و بعد از سوال باز استفاده کنید.

داستان در آغاز سخنرانی

شروع با یک داستان یا خاطره مخصوصا اگر مربوط به سازمان خودتان و مرتبط با موضوعی که تصمیم دارید در موردش صحبت کنید، باشد بسیار عالی خواهد بود.

یکی از بهترین ایده‌ها در شروع سخنرانی این است که به صورت بسیار حرفه‌ای به این موضوع فکر کنیم که چه شروعی برای سخنرانی می‌تواند مرتبط ترین نوع شروع باشد.

همچنین در ادامه و در بطن و بدنه سخنرانی هم می تونید از داستانها استفاده کنید.
این داستانها می تواند داستان و تجربیات شخصی خودتان باشد و یا حتی داستان های موفقیت و شکست سایر اشخاص و شرکتها .

به دلایل زیر یکی از قدرتمند‌ترین روش‌ها برای جلب توجه مخاطبان داستانها هستند:

1-بهترین روش برای جلب توجه مخاطبان استفاده از داستان است.

2- ما برای تعریف داستان‌ها نیازی به فکر کردن نداریم و احتمال فراموشی اگر فقط چند مرتبه آن را تمرین کنیم بسیار بسیار کم خواهد بود.

3- داستان‌ها برای مخاطبان بسیار ساده قابل پیگیری هستند و چون دارای سیری مشخص هستند، مخاطبان خیلی راحت با آن ارتباط برقرار می‌کنند.

4- کسانی که در شروع سخنرانی خود از داستان استفاده می‌کنند این موضوع را تأکید می‌کنند که اعتماد به نفس زیادی دارند و این حس به مخاطبان القا می‌شود.

تناسب روش شروع با موضوع سخنرانی

اولین اصل برای انتخاب جملاتی برای شروع سخنرانی، یافتن تناسب و ارتباط با موارد زیر:

1. موضوع سخنرانی
2. مخاطبان سخنرانی
3. شخصیت سخنران
4. محیط
5. حال و هوا و زمان خاص
6. و….

به صورت کلی اولین جملاتی که می‌توانیم در شروع سخنرانی بگوییم به چند دسته زیر تقسیم می‌شود :

• تنها با سلام و نام خدا
• شعر
• آیه و یا حدیث
• جمله زیبا

 شروع سخنرانی با نام خدا یا با سلام؟

بسیاری از دوستان این سوال را دارند که آیا باید سخنرانی را با نام خدا شروع کرد یا با سلام؟

مسلماً اگر کتاب‌های آموزش سخنرانی به زبان انگلیسی را مطالعه کنید خواهید دید که در این موضوعات اصلاً نوشته‌ای وجود ندارد و آنها حداکثر توصیه می‌کنند که یک سلام بسیار کوتاه با مخاطبان داشته باشیم.

اما واقعیت این است که فضای ذهنی و فرهنگی کشور ما بسیار متفاوت است و از همین رو بسیار متداول است که سخنرانی‌ها نه تنها با نام و یاد خداوند متعال آغاز شوند، بلکه عموماً مقدمه طولانی نیز داشته باشند!

این که سخنرانی را با یادی از خداوند آغاز کنیم بسیار زیباست اما باید یادمان باشد که از مقدمات طولانی و غیر مرتبط جداً خودداری کنیم

نمونه ی جملات برای شروع سخنرانی

به نام آن که تن رانور جان داد خرد را سوی دانایی عنان داد.
آغاز هرکلامی نام خدای یکتا
همواره می برم من نام مقدسش را

نمونه ی شعر برای شروع سخنرانی:

به نام خداوند لوح و قلم
حقیقت نگار وجود و عدم

خدایی که داننده ی رازهاست
نخستین سرآغاز آغازهاست

به نام آنکه هستی نام ازو یافت
فلک جنبش، زمین آرام ازو یافت

خدایی کافرینش در سجودش
گواهی مطلق آمد بر وجودش

ویژگی های مهم متن سخنرانی در جلسات اداری

تهیه و آماده کردن متن سخنرانی اولین گام است که در ادامه به ویژگی های مهم آن اشاره می کنیم:

1- مقدمه ای که افراد را میخکوب کنند.

2- اطلاعاتی که به گونه ای ساده و منطقی همراه با چاشنی های سخنرانی مانند: مثال ها، داستان نقل قول و…

3- عبارات انتقالی که باعث انسجام و ادامه سخنرانی شوند. ( به عنوان مثال: بعد از صحبت در مورد استیو جابز ، حال اجازه دهید راجع به بیل گیتس صحبت کنیم) .

4- جملات کوتاه

5- کلمات ساده و روان: اصلا گول پیچیده صحبت کردن را نخورید و ساده صحبت کردن شما را متمایز از بقیه می کند مثل استیو جابز.

6- خاتمه زیبا و شیوا که شنوندگان را تحت تاثیر قرار دهد.

7- آگاهی از شیوه ی پاسخ دادن موثر به پرسش های مخاطبان؛ بخشی از سخنرانی را باید به این کار اختصاص دهید.

یک فرمول برای نحوه سخنرانی در جلسات

فرمولها یا الگوهای متفاوتی برای سخنرانی و صحبت در جلسات اداری وجود دارد.

اما یکی از بهترین آن ها که معمولا خیلی مورد استفاده قرار می گیرد و موثر و مفید هم هست. فرمول: “گذشته , حال , آینده ” است.

بر اساس این فرمول بعد از شروع سخنرانی می توانید در مورد این صحبت کنید که موضوعی که شما می خواهید در موردش صحبت کنید در گذشته چطور بوده؟
و بعد در مورد این صحبت کنید که در حال حاضر این موضوع چگونه است؟

و  در پایان در مورد این صحبت کنید که این موضوع قرار است در آینده چطور باشد؟

وقتی از ترتیب زمانی استفاده می کنید آنچه را که به ترتیب اول،دوم،سوم و به همین ترتیب اتفاق افتاده شرح دهید.

مثال : همکاری با دیگر شرکتها برای افزایش توان رقابتی در بازار، در طی سالیان گذشته روش شرکت به این گونه بوده که مخالف هر نوع همکاری با دیگر شرکتها بوده به زیرا که سهم مناسبی از بازار را داشتیم و ضرورتی هم نیاز نمی شده.
ولی امسال تصمیم گرفتیم که به اون سمت برویم و به همین منظور جلساتی هم داشتیم که مفید بوده و نتایجش هم اعلام شده و ظرف سه سال آینده قرار است تبدیل به یک هلدینگ قوی در زمینه ارائه محصولات فلان باشیم و این امر مستلزم همکاری های همه جانبه است.

شما وقتی این مراحل را رعایت می کنید مخاطب می داند که چرا باید به سخنرانی شما گوش دهد و دلیل آمدن به این جلسه برای آنها شفاف می شود.

دلیل پیشرفت استیو جابز هم این بود که در تمام سخنرانی هایی که انجام می داد، همیشه به سه نکته اشاره می کرد، نه چهار نکته، چون مخاطبان سه نکته را می توانند هضم کنند.

نکاتی برای رهبری بهتر جلسات کاری

نوشتن ترتیب صحبت‌های مهم

ممکن است اوایل، صحبت کردن به صورت یکپارچه و منظم کمی سخت باشد و از این شاخه به آن شاخه بپرید بنابراین توصیه می‌کنیم که در اوایل کار، صحبت‌های خود را به ترتیب بنویسید تا بدانید که دقیقاً چطور باید صحبت کنید.
البته نه این که متن صحبت خود را از ابتدا تا انتها بنویسید بلکه منظور این است که سرتیترهای صحبت را در برگه‌ای داشته باشید.

هدف جلسه را مشخص کنید

هدف جلسه را در دستور کار بیاورید و آن را در ابتدای جلسه یادآوری کنید و ذکر کنید که جلسه در مورد چه چیزهایی است.
مثلا بگویید «این جلسه درباره‌ی ظرفیت تولید ماهانه است یا امروز می‌خواهیم روی تجارت کار کنیم».

از افراد بخواهید پیشنهادهایشان را محدود کنند

یکی دیگر از روش‌های شروع سخنرانی در جلسات، این است که برای افراد مشخص کنید انتظار دارید تا چه میزان در بحث‌ها شرکت کنند.
مشارکت افراد را در بحث‌ها طوری تنظیم کنید که همه به‌اندازه‌ای برابر، فرصت صحبت کردن داشته باشند.

اجازه ندهید اعضایی که بسیار عمل‌گرا هستند، جلسه را در دست بگیرند.

اگر دستورجلسه به تصمیم‌گیری نیاز داشته باشد، معیار‌های تصمیم را واضح بیان کنید.
مشخص کنید که آیا همه اجازه‌ی رأی دادن دارند یا تصمیم گیری برعهده‌ی یک نفر است و سایر افراد تنها می‌توانند پیشنهاد‌هایشان را ارائه دهند؟

قوانین جلسه را توضیح دهید

قوانین اولیه جلسه را بنویسید و در ابتدای جلسه به همه یادآوری کنید که باید از آنها تبعیت کنند.

خیلی اوقات پیش می‌آید که تیم‌ها وقت می‌گذارند و قوانین را می‌نویسند، ولی در جلسات بعدی آنها را فراموش می‌کنند.
البته این کار را زیاد تکرار نکنید. یکی از قوانینی را که فکر می‌کنید برای جلسه‌ی آن روز ضروری است، انتخاب کنید.

الگو برداری

اگر شخصی را می شناسید که از روش صحبت و سخنرانی در جلسات آن شخص خوشتان می آید و فکر می کنید به سبک و شخصیت شما هم نزدیک است می توانید با گوش کردن به صحبتهای آن شخص و تکرار سبک صحبت کردنش و تلفیق سبک خودتان با آن به یک فرمت و شکل مناسب برسید.

البته تقلید صرف و کورکورانه هیچ وقت کارائی ندارد و اگر دیگران متوجه این نوع تقلید شما بشوند به باورپذیری صحبتهای شما لطمه خواهد زد.

کسب اجازه و تشکر

تشکر و سپاسگزاری در شروع کار می تواند جو خوبی را حاکم کند.
تشکر می تواند از مقام و جایگاه بالاتر از خودتان باشد یا حتی از کادر خدماتی که برای برگزاری  جلسه کمک کرده اند باشد.
در بعضی از سازمانها این جزو فرهنگ سازمانی شرکت است که در شروع کار از جایگاه بالاتر خود کسب اجازه کنند.

این کار را می توان با یک جمله کوتاه انجام داد مثال:
با کسب اجازه از جناب آقای … که بابت فلان کار بسیار همراهی کرده اند و زحمت کشیده اند.
و همین طور می توان از تشریف فرمایی و حضور همکاران هم تشکر کرد.

شوخ طبعی

اگر خیلی خشک و عصا قورت داده اجرا کنید ممکن است با کوچکترین مشکلی همه بزنند زیر خنده و یا پچ پچ هایی شروع بشود که کار را از دست شما خارج کند.

اما کمی شوخ طبعی در زمان سخنرانی می تواند زمینه را برای پذیرش هرچه بهتر صحبت های شما آماده کند.
و اگر جایی را فراموش کنید یا تپق بزنید اگر جو صمیمی بر فضای سخنرانی حاکم باشد به راحتی و با یک لبخند و یک شوخی کوچک، می شود قضیه را حل و فصل کرد.
بهترین روش شوخ طبعی در سخنرانی در جلسات این است که به یک خاطره و تجربه بامزه در محیط کار اشاره کنید، اما مراقب باشید صحبتهای شما باعث تمسخر هیچ یک از همکارانتان نشود.

آماده پاسخگویی

در هر جایی باید خودمان رابه صورت کامل مسلح کنیم.
یعنی دقیقاً به هر چیزی که ممکن است برایمان رخ دهد و یا لازم است درمورد آن اطلاعاتی داشته باشیم فکر کرده باشیم و آماده باشیم.
درحقیقت؛ آماده نشدن برای چیزی، آماده شدن برای شکست است.
شما باید برای انواع پرسش ها آماده باشید.

چون اولا ممکن است یکی بدون اجازه سوال کند و لازم باشد شما جواب بدهید.
دوما ممکن است مقام بالاتر شما بدون هماهنگی و به صورت اتفاقی در جلسه بیان کند که دیگران می توانند سوالاتشون را بپرسند و یا خودش سوال کند.
یا حتی ممکن است حاضرین در پایان جلسه برای پیدا کردن جواب سوالهای خود به شما مراجعه کنند.

می توانید حتی چند سوالی را که فکر می کنید خیلی مهم هستند و ممکن است سوال تعداد زیادی از مخاطبین شما باشد به همراه جواب هایشان در متن سخنرانی خود قرار بدهید.
همین فکر کردن به سوالهای احتمالی خودش نوعی بارش فکری محسوب می شود و شاید باعث شود که مطالب و محتوای جدیدی برای صحبت کردن پیدا کنید که قبلا به ذهنتون نرسیده بود.
پس حتما حداقل ۱۰ سوال احتمالی مخاطبین خودتان را بررسی و به آنها پاسخ بدهید.

ارتباط چشمی، زبان بدن و صدای رسا

اگر سخنرانی را کاملا از روی متن انجام دهید امتیاز بزرگ برقراری ارتباط چشمی و زبان بدن را از دست خواهید داد.
خوب است که متن داشته باشید ولی متکی به آن نباشید و فقط عناوین را از متنتان نگاه کنید.

صدای شما باید رسا باشد و لحنی مناسب داشته باشید.
مفاهیمی که شما می خواهید از طریق کلامتان منتقل کنید سوار بر موج صدای شما به گوش مخاطبان می رسد و در صورتی که این امواج ضعیف باشه صدای شما و حرف شما به گوش جان مخاطب نخواهد رسید.

هر چقدر بی روح و بی احساس صحبت کنید سخنرانی شما به همان اندازه بی تاثیر و فراموش شدنی خواهد بود.

مناظره و جر و بحث نکنید

جلسات اداری جای جر و بحث و جدل و مناظره نیست.
اگر هم قرار باشد بحثی صورت بگیرد باید با هماهنگی و رضایت و مشارکت همه ی شرکت کنندگان باشد و به صورت مذاکره ای انجام شود.

اگر سخنران با یک نفر وارد دوئل مکالماتی شود به جایگاهش لطمه خواهد زد.
پس باید به هیجانات خود مسلط باشید و با روی خوش توضیح بیشتر در مورد مساله مورد اشاره را به بعد از جلسه موکول کنید.
اینکه شما بخواهید از نظر خودتان با پاسخ دادن به پرسش دفاع کنید به دور از آداب معاشرت جلسات اداری است چون این کار به نوعی تعدی به زمان و وقت دیگران محسوب می شود .

از تریبون سوء استفاده نکنید

تریبون قدرت زیادی دارد و آن هم بواسطه توجه و نگاه دیگران به سخنران و صحبتهای اوست.

فراموش نکنید نباید از این قدرت سوء استفاده کنیم و از این جایگاه برای تسویه حسابهای شخصی استفاده کنیم.
این کار باعث منفور شدن در چشم دیگران می شود .

مختصر و مفید

یکی از دلایلی که همه از جلسات بیزار هستند، این است که جلسات معمولا خیلی طولانی هستند و در عین حال به مشکلات اصلی شرکت هم نمی‌پردازند.
یادتان باشد که جلسات اداری جای درد و دل نیست.
داستانهای بلند و ذکر مطالب بی ربط به موضوع سخنرانی حوصله سر بر هستند و باعث می شود مخاطب مطالب مهم احتمالی که شما بیان می کنید را هم جدی نگیرد.
اگر مخاطب شما با یک دست سرش را میخاراند یعنی حوصله اش را سربرده اید .

تکراری نباشید

اگر روند کاری شما طوری است که مجبور هستید به صورت روزانه یا هفتگی و یا حتی ماهیانه، سخنرانی در جلسات داشته باشید.

باید خلاقیت به خرج دهید و سعی کنید کاری کنید که خیلی قابل پیش بینی نباشید.
تکراری ترین صحبتها هم باید با تنوع گفته شوند.

پایان خوب

پایان سخنرانی هم می تواند به اندازه شروع مهم باشد.
چون معمولا درصد زیادی از مطالبی که در ذهن مخاطبان می ماند مربوط به قسمتهای پایانی سخنرانی خواهد بود.
بنابراین چند نکته برای حسن ختام یا پایان خوب داشته باشید که سخنرانی شما را جذاب و به یاد ماندنی کند.

جمع بندی

حتما در پایان کار جمع بندی در حد یکی دو جمله را داشته باشید؛ ولی جمع بندی را به یک سخنرانی مجدد تبدیل نکنید فقط چند جمله کوتاه و چکیده کل سخنرانی باشد .

آرزوهای خوب

برای مخاطبین آرزوهای خوب داشته باشید مثل: یک هفته خوب – یک تعطیلات خوب – سال رویایی – آرامش و آسایش و … .
این کار به احساس خوب در پایان سخنرانی کمک می کند.

سپاسگزاری

از تعدادی از همکارانتان سپاسگزاری کنید.
این کار نشان دهنده تواضع و مردمداری شماست و در نگاه دیگران محبوب تر خواهید شد .

اطلاعات بیشتر

برای مخاطبین توضیح دهید که اگر نیاز به اطلاعات بیشتری دارند کجا مراجعه کنند و یا از چه راهی به مطالب دسترسی پیدا کنند.

احساس کار تیمی

ذکر این نکته که خوشحال هستید که در این سازمان و در کنار دیگر همکارانتان کار می کنید و اینکه همه ی سعی و تلاشتان را برای توسعه سازمان و افرادش انجام می دهید.
این کار باعث ایجاد حس خوب در بین کارکنان می شود و در ادامه هر جا که نیاز به کار تیمی و مشارکت افراد دارید این حس خوب به کمک شما می آید.

خلاصه نکات این مقاله

قبل از رفتن به جلسات تصمیم بگیرید که چه نتیجه ای از سخنرانیتان می‌خواهید بگیرید؟
چه چیزهایی در رسیدن به این نتیجه به شما کمک خواهند کرد؟
چطور می‌خواهید موضوعاتی را که قرار است بگویید سازماندهی کنید؟
دقیقاً بدانید که در مورد چه چیزهایی می‌خواهید صحبت کنید.

آمادگی قبلی یعنی تمامی نکات و جوانب مختلف موضوع را قبلاً خوب مطالعه، بررسی و درک کرده باشید؛ و در مورد طریقه ارائه آن فکر کرده باشید.

وقتی می‌خواهید در جلسات اداری صحبت کنید، بهتر است تمرکزتان را روی موضوع اصلی بگذارید.
حاشیه نروید و نظرتان را واضح و روشن بیان کنید.
زیاده گویی باعث می‌شود همکارانتان متوجه اصل قضیه نشوند و یا حوصله‌اشان سر برود.
همواره به یاد داشته باشید پیامتان مفید و به اندازه کافی مختصر باشد تا در ذهن ها بماند. مطالب را به سادگی صحبت‌های همیشگی خود بیان کنید.

اگر مجبور بودید که سخنرانی طولانی تری انجام دهید تا منظورتان را کامل و واضح بیان کنید، پیشنهاد می شود تمام مدت سخنرانی «با اعتماد به نفس کامل» صحبت کنید.
این باعث می‌شود همکارانتان احساس کنند شما حرف مهمی برای گفتن دارید نه اینکه فقط دلتان می‌خواهد حرف بزنید!

ارتباط چشمی با مخاطب از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است.
خواندن مطالب از روی یادداشت نیمی از لطف سخنرانی را از بین می‌برد و شنوندگان خیلی سخت سخنانی را که از روی یک نوشته روخوانی می‌شود، تحمل می‌کنند.

یکنواخت و ماشینی صحبت نکنید، تُن صدا و نحوه بیانتان را هر از چندگاه تغییر دهید.
جملات و عبارات مهم را با تمایز و تأکید بیان کنید؛ مثلاً بلندتر و یا حتی آرام تر از باقی عبارات.
تأثیر این کار دقیقاً مشابه ‌هایلایت کردن توسط مارکر یا Bold کردن فونت در نوشته هاست.

برای تأکید بیشتر بر مطالب مهم می‌توانید آنها را یک بار تکرار کنید ولی بهتر است در تکرار از بیان دیگری استفاده کنیم.

زبان بدن (Body Language) راز موفقیت شماست و این یعنی استفاده درست و بجا از حرکات ایما، اشاره و خلاصه تمامی اندام برای هر چه زنده و شاداب تر کردن جلسه و دمیدن روح در فضای سالن.

تحقیقات نشان داده است معمولاً افراد خجالتی هر چقدر بیشتر منتظر زمان سخنرانیشان شوند بیشتر دچار استرس می‌شوند.
پس اگر با سخنرانی کردن در جمع مشکل دارید حتماً سعی کنید در ابتدای جلسه حرف هایتان را بزنید.

نکته دیگر که اهمیت بسزایی دارد توجه به زمانبندی است، به هیچ عنوان وقت جلسه را نگیرید.
اگر زمان آغاز جلسه اداری در اختیار شماست جلسه را در زمان تعیین شده شروع کنید.

مهمترین موضوع سخنرانی در برابر عموم خود گوینده است و آنچه بیان می‌شود در مرتبه دوم قرار دارد.
تأثیر هر گفتار بیشتر متکی به نحوه بیان است تا محتوا و ارزش مطلب.

چنانچه ادامه بحث را فراموش کردید، کمی صبر کنید و سؤالاتی در خصوص مطالب و یا جلسه بپرسید.

در پایان نشست اداری، جمع بندی کنید.
چون ممکن است بعضی از حرف هایتان فراموش شوند.
مثلاً بگویید که چه کسی باید چه کاری انجام دهد.
درضمن حتماً توافق آن افراد را برای انجام آن کار بگیرید.

کلام آخر

هیچ مهارتی را نمی‌توان بدون تمرین فرا گرفت و اگر می‌خواهید در جلسات به خوبی صحبت کنید و بیان شیوایی داشته باشید، باید تمرین کنید.
اما این که تمرین شما چگونه باشد خود موضوع مهمی است.
شاید برای شروع بد نباشد که به تنهایی تمرین کنید.
یعنی یک سناریوی فرضی بسیازید و برای خود صحبت کنید.

ارتباطات عبارت است از جریان ارسال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر و درک معانی آن توسط شخص گیرنده، به عبارت دیگر ارتباطات در سازمان، جریانی است که ضمن آن افراد می کوشند تا اطلاعات، مفاهیم و مقاصد خود را با واسطه یا بی واسطه به طور قابل فهم به یکدیگر انتقال دهند. به طور مثال هنگامی شما به برنامه اخبار رادیو توجه دارید، اخبار به عنوان اطلاعات و پیام از شخص فرستنده به زبان فارسی (مجرای ارتباطی) به شما انتقال پیدا می کند. حال اگر به اخبار رادیو با زبان دیگری که برای شما قابل فهم نباشد، گوش دهید، هیچ گاه مفاهیم و مقاصد گوینده را درک نخواهید کرد (مجرای ارتباطی مسدود است).

موانع ارتباطی

عوامل متعددی می تواند راه برقراری ارتباط صحیح را سد کند یا در برقراری آن مانع ایجاد نماید. این عوامل بسیارند و از جمله آنها می توان به موارد زیر که جنبه ذهنی دارد و فرستنده و گیرنده پیام را شامل می شود اشاره کرد.

1- مشکلات مربوط به زبان و لهجه و تعصب و پیش داوری.
2- جالب نبودن بحث برای هریک از طرفین یا گوش ندادن به سخنان یکدیگر.
3- تسلط اندک هریک از طرفین در پرازش و تجزیه و تحلیل مطالب که ناشی از توان اندک برای اندیشیدن است.
4- فقدان یا کمبود شدید انگیزه برای دنبال کردن بحث.
5- ناتوانی یا کم توانی در قدرت بیان یا نگارش.
6- حجب و حیا یا دخالت عواطف و هیجان ها.
7- ترس ضمنی از یکدیگر به هر دلیل از جمله نداشتن وجوه اشتراک و همدلی.
8- نقش گروه های غیررسمی و اعمال نفوذ آنان از پشت صحنه.
9- تجربه های قبلی افراد در خصوص موضوع مورد بحث از جمله عادات آن ها که به تعبیرهای متفاوت از موضوعات واحد منجر می شود.
10- ملاحظات سیاسی، مَسلَکی و عقیدتی.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی