وظایف منشی در سازمان

مهمترین وظایف یک منشی عبارت است از:

۱- تند نویسی و یادداشت برداری از مطالبی که دیکته می شود.

۲- سرعت و دقت در یادداشت برداری از مطالبی که قبلا ضبط شده اند.

۳- بایگانی مکاتبات و اسناد خصوصی یا محرمانه اداری.

۴- دریافت، تفکیک و دسته بندی نامه های پستی.

۵- توانایی در استفاده از تلفن و ارتباط صحیح با طرف مکالمه.

۶- تعیین قرار ملاقات و نگه داشتن و یادداشت این اوقات.

۷- در صورت لزوم تهیه پاسخ مکالمات با سلیقه و ابتکار شخصی خود.

۸- تنظیم پاسخ مکاتبات از طریق دریافت پیش نویس تهیه شده یا دستورات شفاهی.

۹- حسن برخورد با مراجعین و ارتباط صحیح با آن ها.

۱۰- انجام وظایف عادی اداری بدون نیاز به سرپرستی.

۱۱- ترتیب دادن امور مربوط به مسافرت رئیس خود.

۱۲- کمک به مراجعان یا کارکنان سازمان در مورد مکاتبات، تلفن ها و مسافرت های اداری و رزرو هتل.

۱۳- تایپ نامه ها و گزارش ها و غیره.

۱۴- جمع آوری اطلاعات لازم برای گزارش ها و سخنرانی ها.

۱۵- کمک به تهیه گزارش ها مربوط به امور مالی یا امور پژوهشی و غیره.

۱۶- تنظیم اطلاعاتی که هنوز مرتب نشده اند و تایپ آن ها.

۱۷- نگهداری مدارک شخصی یا مالی و سایر اسناد کارفرما.

۱۸- همکاری در تهیه گزارش مربوط به مالیات بر درآمد کارفرما.

۱۹- سرپرستی و نظارت بر فعالیت سایر کارکنان مانند ماشین نویس ها، بایگان ها و غیره.

۲۰- ترتیب مقدمات کنفرانس ها و جلسات، یادداشت برداری و تهیه خلاصه مذاکرات.

۲۱- گرفتن فتوکپی یا چاپ اطلاعات در صورت لزوم.

۲۲- تنظیم برنامه ملاقات ها و تهیه جدول برنامه ریزی زمانبندی شده.

۲۳- دریافت رونوشت دستورالعمل ها و سفارشات و تایپ کردن آن ها.

۲۴- ارتباط با اتاق کارمندان و ابلاغ برنامه ها، دستورالعمل و ابلاغ ها.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی