اصول برقراری ارتباط

در اصول برقراری ارتباط روانشناسان و متخصصان علوم رفتاری برای ایجاد ارتباط با خصوصیات مختلف رفتاری افراد، توصیه های زیر را ارائه داده اند:

بهترین راه برخورد با مقاومت افراد

از راه های مناسب برای مقاومت افراد، کنار آمدن، به توافق رسیدن و در موضع واحد قرار گرفتن با طرف مقابل است. در این مورد باید به این نکات توجه نمود:
1- اعتراض را بپذیرید و از آن در جهت مناسب استفاده کنید.
2- به احساس طرف مقابل احترام بگذارید.
3- می توانید با کنجکاوی و نشان دادن علاقه، مخاطب خود را در شرایطی قرار دهید که در اعتراض و مخالفت خود تجدید نظر کرده و مخالفتش را پس بگیرد.
4- تحقیق کنید که چه اقدامی می تواند مخاطب شما را متقاعد کند.

نحوه ایجاد ارتباط با افراد ناسازگار

1- سخن آن ها را قطع نکنید، اگر می خواهید به شما فرصت اظهار نظر بدهند، شما نیز نشان دهید که صمیمانه به حرف آن ها گوش می دهید.
2- قبل از پاسخگویی تأمل کنید. پاسخ سریع نشان دهنده این است که برای احساسات طرف مقابل ارزش کافی قائل نشده اید.
3- آرام، به جا و روشن سخن بگویید و نقطه نظرهای خود را روشن، صریح و بدون ابهام بیان کنید.
4- هرگاه در صدد برقراری رابطه هستید، خواسته شخص ناسازگار را انجام دهید.
5- افراد عصبانی را شناسایی کنید و وقتی این افراد صحبت می کنند، اجازه دهید سخنان آن ها کاملا به پایان برسد.
6- به گونه ای آن ها را مطمئن کنید که همه سخنانشان را شنیده اید.
7- به نکات مورد توافق اشاره کنید و برای رسیدن به تفاهم چندین راه حل پیشنهاد کنید.
8- در محیط کار خیلی طبیعی صحبت کنید. هرگز تصور نکنید برای اینکه موثرتر و قدرتمند تر به نظر بیایید، باید با لحنی خشک و سنگین و بسیار جدی صحبت کنید.
9- علت لجاجت آن ها را جویا شوید و همدردی کنید.

نحوه ارتباط با افراد مزاحم و بهانه جو

1- با لحن جدی و در عین حال مؤدبانه و دوستانه از او بپرسید که چه کمکی می توانید به او بکنید.
2- در صورت ادامه مزاحمت از این که نمی توانید کمکی به او بکنید از او معذرت بخواهید و بلافاصله روی سخن را به طرف دیگر متوجه کنید.
3- از این که نمی توانید بیشتر از این با او صحبت کنید، عذرخواهی کنید.
4- اجازه ندهید بیشتر از حد معمول صحبت کند در اولین فرصت از او خداحافظی کنید و به کار دیگر مشغول شوید.

نحوه برخورد با افراد ناراضی و دیرانتقال (دیرفهم)

1- از او بخواهید نظرات و پیشنهادات خود را به شما اظهار کرده یا کتباً اعلام کند.
2- علت نارضایتی او را بپرسید و به او اطمینان دهید که در اولین فرصت علل نارضایتی و مشکل او را در حد امکانات خود رفع کرده و سعی کنید به قول خود عمل کنید.
3- اطمینان او را جلب کرده و با حوصله بیشتر به حرف های او گوش کنید.
4- در صورت تماس با افراد دیر انتقال، مطلب مورد بحث را چند بار تکرار کنید.
5- با آرامش و آهستگی موضوع را توضیح دهید و با طرح سؤالات ساده، موضوع را به او تفهیم کنید.

نحوه برخورد با افراد سریع الانتقال (زودفهم)

1- در صورت ارتباط با افراد سریع الانتقال، اطلاعات مورد نیاز را با صراحت و به طور کامل در اختیار او قرار دهید.
2- مطلب مورد بحث را چندین بار تکرار نکنید، این امر موجب خستگی شنونده خواهد شد.
3- واقعیت را بگویید تا موجب جلب اعتماد طرف مقابل شوید.
4- مغلطه یا بزرگنمایی نکنید.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی