مدیریت سازمانی

اصول برقراری ارتباط

اصول برقراری ارتباط از دید روانشناسان و متخصصان علوم رفتاری

اصول برقراری ارتباط

در اصول برقراری ارتباط روانشناسان و متخصصان علوم رفتاری برای ایجاد ارتباط با خصوصیات مختلف رفتاری افراد، توصیه های زیر را ارائه داده اند:

بهترین راه برخورد با مقاومت افراد

از راه های مناسب برای مقاومت افراد، کنار آمدن، به توافق رسیدن و در موضع واحد قرار گرفتن با طرف مقابل است. در این مورد باید به این نکات توجه نمود:
۱- اعتراض را بپذیرید و از آن در جهت مناسب استفاده کنید.
۲- به احساس طرف مقابل احترام بگذارید.
۳- می توانید با کنجکاوی و نشان دادن علاقه، مخاطب خود را در شرایطی قرار دهید که در اعتراض و مخالفت خود تجدید نظر کرده و مخالفتش را پس بگیرد.
۴- تحقیق کنید که چه اقدامی می تواند مخاطب شما را متقاعد کند.

نحوه ایجاد ارتباط با افراد ناسازگار

۱- سخن آن ها را قطع نکنید، اگر می خواهید به شما فرصت اظهار نظر بدهند، شما نیز نشان دهید که صمیمانه به حرف آن ها گوش می دهید.
۲- قبل از پاسخگویی تأمل کنید. پاسخ سریع نشان دهنده این است که برای احساسات طرف مقابل ارزش کافی قائل نشده اید.
۳- آرام، به جا و روشن سخن بگویید و نقطه نظرهای خود را روشن، صریح و بدون ابهام بیان کنید.
۴- هرگاه در صدد برقراری رابطه هستید، خواسته شخص ناسازگار را انجام دهید.
۵- افراد عصبانی را شناسایی کنید و وقتی این افراد صحبت می کنند، اجازه دهید سخنان آن ها کاملا به پایان برسد.
۶- به گونه ای آن ها را مطمئن کنید که همه سخنانشان را شنیده اید.
۷- به نکات مورد توافق اشاره کنید و برای رسیدن به تفاهم چندین راه حل پیشنهاد کنید.
۸- در محیط کار خیلی طبیعی صحبت کنید. هرگز تصور نکنید برای اینکه موثرتر و قدرتمند تر به نظر بیایید، باید با لحنی خشک و سنگین و بسیار جدی صحبت کنید.
۹- علت لجاجت آن ها را جویا شوید و همدردی کنید.

نحوه ارتباط با افراد مزاحم و بهانه جو

۱- با لحن جدی و در عین حال مؤدبانه و دوستانه از او بپرسید که چه کمکی می توانید به او بکنید.
۲- در صورت ادامه مزاحمت از این که نمی توانید کمکی به او بکنید از او معذرت بخواهید و بلافاصله روی سخن را به طرف دیگر متوجه کنید.
۳- از این که نمی توانید بیشتر از این با او صحبت کنید، عذرخواهی کنید.
۴- اجازه ندهید بیشتر از حد معمول صحبت کند در اولین فرصت از او خداحافظی کنید و به کار دیگر مشغول شوید.

نحوه برخورد با افراد ناراضی و دیرانتقال (دیرفهم)

۱- از او بخواهید نظرات و پیشنهادات خود را به شما اظهار کرده یا کتباً اعلام کند.
۲- علت نارضایتی او را بپرسید و به او اطمینان دهید که در اولین فرصت علل نارضایتی و مشکل او را در حد امکانات خود رفع کرده و سعی کنید به قول خود عمل کنید.
۳- اطمینان او را جلب کرده و با حوصله بیشتر به حرف های او گوش کنید.
۴- در صورت تماس با افراد دیر انتقال، مطلب مورد بحث را چند بار تکرار کنید.
۵- با آرامش و آهستگی موضوع را توضیح دهید و با طرح سؤالات ساده، موضوع را به او تفهیم کنید.

نحوه برخورد با افراد سریع الانتقال (زودفهم)

۱- در صورت ارتباط با افراد سریع الانتقال، اطلاعات مورد نیاز را با صراحت و به طور کامل در اختیار او قرار دهید.
۲- مطلب مورد بحث را چندین بار تکرار نکنید، این امر موجب خستگی شنونده خواهد شد.
۳- واقعیت را بگویید تا موجب جلب اعتماد طرف مقابل شوید.
۴- مغلطه یا بزرگنمایی نکنید.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی

نمایش بیشتر

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا