ارتباط سازمانی

ارتباط سازمانی (مدل های ارتباطی، انواع ارتباطات در سازمان و انواع جریان های ارتباطی در سازمان)

ارتباط حضوری

در این گونه ارتباط، پیام دهنده و پیام گیرنده هر دو در یک مجلس در مقابل هم قرار دارند. پیام دهنده برای انتقال پیام خود امکانات فراوانی را در اختیار دارد از جمله: گفتار توأم با آهنگ کلام و تن صدا، حالات مخصوص چشم و صورت، حرکات دست، ارائه یک تصویر یا شئ، نقشه، نمودار و نمونه خاص که از تمام آن ها می تواند کمک بگیرد. علاوه بر اینکه هر کلام یا پیام، تأثیری خاص در چهره پیام گیرنده یا مخاطب برجای می گذارد که پیام دهنده به طور دقیق می تواند به آسانی به آن پی ببرد. پیام گیرنده، ضمن برخورداری از امکانات مزبور برای درک پیام، آنچه را که متوجه نشده از پیام دهنده سوال می کند و رفع اشکال می کند. به این ترتیب ملاحظه می شود که در این گونه ارتباط، مبادله پیام یا اطلاع با توجه به امکانات موجود به آسانی صورت می گیرد.

ارتباط غیرحضوری

در این نوع ارتباط، پیام دهنده و پیام گیرنده مقداری از امکانات خود را از دست می دهند،از جمله پیام دهنده حرکات صورت،دست و ارائه تصویر از طرف پیام گیرنده را نمی بیند. ارتباط پیام دهنده و پیام گیرنده با استفاده از ابزارهای ارتباطی صورت می گیرد. انواع وسایل ارتباطی که در سازمان از آن استفاده می شود مثل: تلفن، تلگرام، فکس، پست، پست الکترونیک .

انواع ارتباطات در سازمان

معمولا ارتباط در یک سازمان را به دو دسته « ارتباط رسمی » و « ارتباط غیر رسمی » تقسیم می کنند. ارتباط رسمی، ارتباطی است که روابط بین کارکنان سازمان طبق سلسله مراتب اداری و خطوط ارتباطی مشخص می کند که ممکن است به صورت افقی (ارتباط بین کارکنان هم سطح) یا عمودی (سلسله مراتب از بالا به پایین و برعکس) انجام پذیرد. ارتباط غیر رسمی ارتباطی است که خارج از مقررات و نمودارها باشد. چنین ارتباطی از خصوصیات اجتماعی افراد سرچشمه می گیرد.

انواع جریان های ارتباطی در سازمان

انواع جریان های ارتباطی در سازمان بر حسب ضرورت شامل موارد زیر است:

1-ارتباط عمودی در سازمان (ارتباط بین مقامات بالای اداری و مقامات پایین اداری):

این نوع ارتباط رایج ترین شکل ارتباط در سلسله مراتب سازمانی است و دارای دو الگو می باشد.

الف – ارتباط از بالا به پایین: هدف این نوع ارتباط، ابلاغ دستورات مقامات بالاتر به زیردستان است. این نوع ارتباط می تواند کتبی مانند ابلاغ حکم استخدام یا شفاهی مانند دستور تلفنی باشد.
ب – ارتباط از پایین به بالا: هدف این نوع ارتباط، ارائه گزارش، ادای توضیحات و شرح مأموریت، ارائه پیشنهادها و اعتراضات است که از طرف مقامات پایین به بالا جریان دارد.

2- ارتباط افقی در سازمان (ارتباط بین مقامات هم سطح):

این نوع ارتباط که بین بعضی از واحدهای اداری هم سطح در جریان است، در سازمان هایی که با روش تفویض اختیار کار می کنند، بسیار کاربرد دارد و سبب هماهنگی عملیات واحدها می شود. مانند ارتباطات سازمانی بین اداره حسابداری و اداره کارگزینی.

3- ارتباط مورب (ارتباط بین مقاماتی که در یک طبقه هستند):

این نوع ارتباط در بین بعضی از واحدهایی که در یک سطح یا یک مرتبه سازمانی نبوده و از طرفی رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، صورت می گیرد که در ایران کم است. مانند ارتباط بین مدیر امور مالی با کارمند واحد کارگزینی.

علاوه بر وجود ارتباطات رسمی در بین اعضای یک سازمان، ارتباطات غیر رسمی در بین کارکنان سازمان وجود دارد که ممکن است به طور نامشخص در هر قسمت از سازمان عمل کند.

انواع ارتباطات

1-ارتباط گفتاری (شفاهی)

منظور از ارتباط شفاهی همان رفتاری است که به صورت «گفتن» و «شنیدن» ظاهر می شود و بخش عمده ای از ارتباطات انسانی را تشکیل می دهد.

2-ارتباط نوشتاری (کتبی)

منظور از این نوع ارتباط، رفتاری است که به وسیله نوشتن پیام و ارسال آن از طریق نامه، دستورالعمل، قوانین، بخشنامه ها و پیام های کتبی صورت می پذیرد که مهمترین نوع ارتباط در یک سازمان است.

از دلایل و مزیت های ارتباط نوشتاری می توان به موارد زیر اشاره کرد:
الف – سندیت داشتن (ارزش و اعتبار قانونی داشتن)
ب – قابلیت حفظ و نگهداری نوشته (مدیریت اسناد و مدارک و بایگانی)
ج – زبان مشترک ارتباطات جامعه (که زبان رسمی جوامع را شامل می گردد)

3- ارتباط اشاره ای

منظور از این نوع ارتباط، انتقال پیام از طریق علایم و حرکات شناخته شده جسمانی است، مانند حالت چهره و بدن و بروز هیجانات و احساسات.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی