5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری
نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست
نامه اداری چیست؟ نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست چگونه است؟ به عبارت دیگر، چگونه درخواست خود را در یک نامه اداری مطرح کنیم؟ در جواب باید گفت: نکات زیادی در نگارش یک نامه اداری وجود دارد که باید رعایت شود. البته نامه اداری همان طور که از نام آن مشخص است، نامه‌ای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌های مختلف نوشته می‌شود. اگر چه نامه اداری در بسیاری از مواقع، یک نامه درخواست اداری است، با این حال متن نامه اداری و نحوه نگارش آن با سایر درخواست ها متفاوت است. در واقع در متن نامه درخواست مطالبات اداری باید نکاتی را رعایت کنید. در ادامه با 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری آشنا می شوید.
5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری
بی مقدمه به سراغ 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری می رویم:
1-صفحه آرایی نامه درخواست اداری
یک نامه اداری از قسمت های مختلف تشکیل شده است. سربرگ مهم ترین قسمت نامه اداری را تشکیل می دهد. برای آشنایی با نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست باید بدانید که سربرگ نامه اداری باید شامل تاریخ و پیوست و متن یا محتوا باشد. از سوی دیگر پابرگ نامه اداری هم اهمیت خاصی دارد. معمولا در پابرگ، نام و سمت فرستنده نامه به همراه امضاء و مهر شرکت یا اداره درج می شود. بین سربرگ و پابرگ، متن نامه درخواست مطالبات قرار می گیرد.
2-استفاده از چرک نویس
همان طور که گفتیم نکات زیادی در نوشتن نامه اداری و نحوه نوشتن نامه درخواست وجود دارد. استفاده از چرک نویس قبل از نامه اصلی را فراموش نکنید. اگر بخواهید همان ابتدا نامه را در سربرگ اصلی بنویسید، ممکن است هر لحظه واژه جدیدی به ذهن شما برسد. به همین دلیل بهتر است ابتدا تمرکز کنید و در یک چرک نویس نامه را بنویسید و سپس متن نامه درخواست مطالبات را پاکنویس کنید.
3-متن نامه درخواست مطالبات
فرض کنیم نامه اداری ما یک نامه درخواست است. نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست یکی از 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری به شمار می رود. رعایت ادب و احترام و استفاده از واژه های محترمانه در ابتدای درخواست، تاثیر بسیار زیادی دارد. سپس نوبت به مقدمه چینی بسیار کوتاه درباره خواسته می رسد. مثلا اگر متن نامه درخواست مطالبات باشد، به نوعی بسیار مودبانه باید درخواست مطرح شود. در انتهای نامه اداری هم احترام و ادب مجدد نباید فراموش شود.
4-نداشتن غلط املایی و رعایت علائم نگارشی
نداشتن غلط املایی هم از جمله مواردی است که باید به آن اهمیت دهید. راستی نشانه های نگارشی از قبیل ویرگول و نقطه و کاما و… را هم فراموش نکنید. البته مشخص است که باید درست و در جای مناسب از آنها استفاده نمایید.
5-استفاده از کلمات مودبانه در درخواست و خلاصه نویسی
نامه اداری جای کلمات مبتذل و کوچه بازاری نیست. از ادامه دادن بی جهت موضوع هم خودداری نمایید. نحوه نوشتن نامه درخواست باید به گونه ای باشد که لپ کلام در کمترین تعداد واژگان بیان شود.
نکته مهم دیگر استفاده از یک طرف صفحه است. البته با توجه به اینکه برای نوشتن نامه اداری معمولا از سربرگ استفاده می شود، کمتر این مشکل پیش می آید، ولی در هر حال اگر درخواست تان طولانی است، به یاد داشته باشید که نحوه نوشتن نامه درخواست به گونه ای باشد که حتی الامکان در یک برگ A5 یا A4 گنجانده شود. در صورت نیاز حتماً از یک برگ دیگر استفاده کنید و در پشت صفحه چیزی ننویسید. در درجه اول تایپ و اگر امکانش نبود خط زیبا را فراموش نکنید. استفاده از واژه های عطف، پیرو و بازگشت و … در جای مناسب خود هم نکته ای است که نباید آن را فراموش کنید. راستی حواستان به پیوست نامه هم باشد.
همان طور که در ابتدا گفتیم نکات زیادی برای نگارش یک نامه درخواست اداری وجود دارد که در اینجا به 5 نکته طلایی برای بیان خواسته در نامه اداری اشاره کردیم. امیدواریم مورد استفاده شما واقع شده باشد.
دانلود دوره مجازی آموزش نامه نگاری اداری (اصول، اصطلاحات و ادبیات رسمی)
