دفتر ارسال و رسید نامه یا ارسال مراسلات چیست؟

ممکن است به عنوان موسس یک سازمان یا شرکت نیازمند استفاده از دفتر ارسال مراسلات باشید. یا به عنوان کارمند واحد دبیرخانه در یک سازمان، نیازمند اطلاعات لازم در مورد نحوه استفاده از دفتر ارسال مراسلات هستید. این دفتر یکی از انواع دفاتر دبیرخانه است که جهت تکمیل مستندسازی عملیات هر سازمانی، مورد استفاده قرار می گیرد. در ادامه در مورد چیستی و نحوه پر کردن دفتر ارسال مراسلات توضیحات کافی ارائه خواهد شد.

دفاتر دبیرخانه

اداره امور دفتری در هر سازمان بر عهده واحد دبیرخانه است. این واحد مستقل، به دلیل اهمیت و کاربرد، معمولا در مرکز امور اداری سازمان قرار دارد. گردش مکاتبات و مرسولات، نظارت و مراقبت بر حسن جریان نامه های وارده و صادره درون سازمانی و برون سازمانی، از وظایف این واحد است. انجام درست این وظایف، مخصوصا زمانی که سازمان بزرگ است یا ارباب رجوع بسیار دارد، حساس بوده و باید با دقت زیاد انجام پذیرد. از این رو بکارگیری روش ها، ابزار و دفاتر مخصوص، به انجام بهتر و سریع تر وظایف دبیرخانه کمک می کند.

دفاتر دبیرخانه مجموعه ای از اوراق مدون و مشابه یکدیگر هستند، که به صورت یک دفتر صحافی شده اند. اندازه و ابعاد دفاتر متفاوت بوده و هر سازمان بسته به نیاز خود، یکی از آنها را انتخاب می کند. ثبت اطلاعات و نحوه بایگانی هر کدام از این دفاتر، قواعد متفاوتی دارند که باید با دقت رعایت شود.

البته امروزه سازمان های بزرگ، از فناوری یارانه و شبکه کمک می گیرند و با استفاده از اتوماسیون اداری یک دبیرخانه مجازی ایجاد می کنند. اما برای مجموعه های کوچک استفاده از اتوماسیون اداری بنا به هزینه های بالا توجیه نداشته و همان دفتر اندیکاتور و نامه نما به صورت فیزیکی مناسب تر است.

 

دفتر ارسال مراسلات یا دفتر ارسال نامه

کلمه مراسلات از نظر لغوی، جمع کلمه مراسله به معنای مکاتبه یا نامه نگاری است. دفتر ارسال مراسلات یا دفتر ارسال و رسید نامه، یکی از انواع دفاتر دبیرخانه ای محسوب می گردد. دفتر اندیکاتور، دفتر نامه نما (اندکس)، دفتر رپراتور، از دیگر انواع دفاتر دبیرخانه ای هستند. برای آشنایی بیشتر با انواع دفاتر دبیرخانه ای، کاربرد و نحوه استفاده از آنها می توانید از فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه کمک بگیرید. پس از تحویل نامه های صادره و وارده سازمان، از گیرندگان امضا یا رسید دریافت می شود. این کار جزو مستندسازی هر سازمان به شمار رفته و عملیات مربوط در دفتر ارسال مراسلات انجام می پذیرد.

فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه

 

نحوه دریافت رسید نامه ها

زمانی که یک نامه از سازمان صادر می شود، پس از تایپ و تایید آن توسط افراد صلاحیت دار، نامه به صورت فیزیکی چاپ و امضا می شود. نامه امضا شده به همراه پیوست ها به دبیرخانه وارد می شود. نامه بعد از کنترل های لازم و ثبت در دفترهای مخصوص دبیرخانه، شماره و تاریخ دریافت می کند. تمام مراحل مذکور در فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه به طور کامل توضیح داده شده است. بعد از ارسال نامه، از گیرنده رسید دریافت می گردد. رسید فرمی است که هر سازمان برای خود در نظر گرفته و شامل موضوع نامه، نام و نام خانوادگی تحویل گیرنده، نام سازمان، تاریخ تحویل و مهر و امضا است. در بالای صفحه و زیر عنوان پیوست در نامه هایی که نیاز به دریافت رسید دارند، مهر «رسید دریافت شود» زده می شود.

نحوه استفاده از دفتر ارسال مراسلات

زمانی که یک نامه وارد سازمان می شود: کلیه نامه های ورودی ابتدا وارد دبیرخانه می شود. بعد از ارائه رسید به نامه رسان، کنترل و بررسی و سپس انجام مراحل لازم در دفتر اندیکاتور و دفتر نامه نما و سایر دفاتر مورد استفاده آن واحد، نامه به مدیران و کارکنان مربوطه ارجاع می گردد. برای آشنایی بیشتر با این مراحل به  فیلم آموزشی دفاتر دبیرخانه مراجعه فرمایید. بعد از دریافت نامه توسط گیرنده، امضاهای مربوط در دفتر ارسال مراسلات یا ارسال نامه ها جمع آوری و در دبیرخانه بایگانی می شود.