فن بیان در منشی گری

فن بیان از جمله مهارت هایی است که یادگیری آن برای هر شخص با هر جایگاه و مقامی لازم است. کاربرد فن بیان در کل زندگی انسان مشاهده می شود. چرا که انسان یک موجود اجتماعی است و بیشتر اوقات در حال برقراری ارتباط با دیگران می باشد. به عبارت دیگر کاربرد این مهارت در ارتباط هایی نظیر قرارهای ملاقات کاری یا سخنرانی های بزرگ محدود نمی شود. البته این نیاز در شغل های مختلف، درجات مختلف نیز پیدا می کند. اما به طور کلی می توان گفت فن بیان در بهبود کیفیت هر نوع رابطه ای موثر خواهد بود. خوشبختانه بشر امروزی توجه بیشتری به این نکته مهم در روابط خود دارد.

اصولا فن بیان در مشاغلی که ارتباط بیشتری با مردم و اجتماع دارند و یا در جذب مخاطب نقش دارند، از اهمیت بیشتری برخوردار است. به طور مثال سخنوری، اجرا، گویندگی، منشی گری ، فروشندگی و … از جمله مشاغلی هستند که اهمیت فن بیان در آن ها ملموس تر است. شما با فن بیان خوب می توانید ارتباط گیری آسان تر و موثرتری با دیگران داشته باشید. اکنون که به درک بهتری از لزوم یادگیری فن بیان رسیدیم، به توضیح آن و بررسی تاثیرات فن بیان در منشی گری می پردازیم.

تاثیرات فن بیان در منشی گری

با توجه به این امر که منشی و منشی گری جزئی از ویترین یک سازمان یا شرکت محسوب می شود، لذا حسن رفتار، نوع گفتار و خوشرویی یک منشی در شناخت افراد از کل یک مجموعه موثر است. همچنین منشی در نقش یک رابط میان کارفرما و کارمندان یک موسسه است. این نقش نشان دهنده این است که ارتباط موثر یک منشی و توانایی در رساندن منظور خود به دیگران، می تواند انسجام بیشتری را در یک مجموعه برقرار سازد.

به عبارت دیگر، میتوان گفت داشتن فن بیان خوب یکی از گزینه های مهم در رتبه بندی منشی ها می باشد. همچنین در استخدام یک فرد به عنوان منشی نیز تاثیر بسزایی دارد. یک منشی ماهر با فن بیان می تواند در عین رضایت مراجعین، در جهت منافع سازمان و تسهیل کار کارفرما پیش رود. فن بیان مهارتی چند جانبه است که برخلاف ظاهر لغوی، تنها در بیان خلاصه نمی شود.

فن بیان چیست؟ نکات مهم فن بیان در منشی گری

فن بیان مهارتی است که در ارتباط با دیگران برای بیان درست و مفهوم موضوع مورد نظر به کار می رود. همچنین بر جذابیت صحبت شما نیز می افزاید. توانایی مدیریت استرس، اعتماد به نفس، کنترل حجم، رنگ و لحن صدا، بیان شمرده و سرعت مناسب در ادای کلمات، تنفس مناسب در هنگام صحبت، استفاده از کلمات مناسب و دایره واژگان گسترده، یادگیری فنون زبان بدن، ارتباط چشمی مناسب و لبخند از جمله نکاتی است که در فرآیند آموزش فن بیان در منشی گری باید مورد توجه قرار گیرد.

توانایی مدیریت استرس

مهمترین نکته در فن بیان توانایی کنترل و مدیریت استرس است. استرس یکی از علل مهم عدم توانمندی در بیان است. در دنیای امروزه توجه بسیاری به انواع استرس و علل آن شده و به دنبال راه هایی برای کاهش آن هستند. لذا راه حل های متنوعی برای رفع استرس و تنش نیز پیشنهاد شده است. آشنایی با استرس و منشا آن، روش هایی نظیر دوش آب سرد و بهبود رژیم غذایی و … از جمله مواردی است که در مبحث مدیریت استرس مطرح می شود.

اعتماد به نفس

استحکام در بیان کلمات و صحبت پیوسته نشان دهنده اعتماد به نفس کافی و تسلط شما می باشد. تردید هر چند اندک، موجب کاهش میزان اثرگذاری صحبت های شما خواهد شد. پس تلاش کنید به توانایی های خود اعتماد کرده و قدرتمندانه سخن بگویید.

کنترل حجم، رنگ و لحن صدا

صدای شما در فن بیان صحیح باید به گونه ای باشد که واضح و به راحتی شنیده شود. برای جلوگیری از صدای آهسته یا فریاد زدن در هنگام صحبت می توانید از تمرین پرتاب صدا کمک بگیرید. کیفیت صدایی که به گوش مخاطب می رسد، همان رنگ صدا است که منحصر به فرد می باشد. استفاده از رنگ صدای مناسب در موقعیت های گوناگون به شما در فن بیان بهتر و تاثیرگذارتر کمک می کند. لحن بیان شما نیز در افزایش فهم مخاطب از منظور شما موثر است.

بیان شمرده و سرعت مناسب ادای کلمات

سرعت مناسب به این معنی است که کلمات را به صورت شمرده بیان کنید. به طوری که همه حروف کلمات ادا شده اما این شمرده بودن سرعت بیان کلمات را به طرز کلافه کننده ای پایین نیاورد. شما با رعایت سرعت مناسب در بیان بهتر می توانید توجه مخاطب را به صحبت های خود جلب نمایید.

تنفس مناسب در هنگام صحبت

تنفس دیافراگمی یا شکمی، تنفس صحیح در هنگام صحبت است. این نوع تنفس موجب آرامش و کنترل تنش و استرس شما خواهد شد. لذا در طرز صحبت شما بسیار موثر خواهد بود. با تمرین و تکرار فراوان می توانید تنفس دیافراگمی را به عادتی طبیعی برای خود تبدیل کنید.

استفاده از کلمات مناسب و دایره واژگان گسترده

دایره واژگان گسترده موجب می شود تا بتوانید در موقعیت های مختلف با کنار هم چیدن کلمات مناسب از جملات بهتری برای صحبت خود استفاده کنید. مکث میان صحبت برای فکر به جمله بعدی بیانگر دایره واژگان کوچک است. مطالعه بیشتر به تقویت این مهارت برای فن بیان بهتر کمک می کند.

یادگیری فنون زبان بدن

حرکات متعادل، مناسب و به موقع شما در حین صحبت نشان دهنده میزان اعتماد به نفس، احساسات، تنش و تسلط شما بر مبحث است. زبان بدن، خود از عوامل و مهارت های ارتباطی بسیار مهم، موثر و گسترده می باشد که اهمیتی همچون فن بیان در برقراری ارتباط دارد. تمرین مقابل آینه از بهترین گزینه ها برای بهبود کیفیت زبان بدن می باشد.

ارتباط چشمی مناسب

علاوه بر نکات ذکر شده در مهارت فن بیان در منشی گری، توجه داشته باشید که هرچه در برقراری ارتباط چشمی با مخاطب بهتر عمل کنید، بر میزان تاثیرپذیری مخاطب شما افزوده خواهد شد. با این عمل شما می توانید توجه وی را نیز جلب کنید.

لبخند، نکته ای مهم در فن بیان در منشی گری

لبخند زدن در حین صحبت نه تنها بیان شما را گیراتر و جذاب تر می کند، بلکه بر کیفیت و وضوح صدای شما نیز تاثیر دارد. این تکنیک نیز موجب افزایش تاثیر گذاری و القای احساس رضایت به مخاطب می شود. برای عادت به لبخند، می توانید به کمک یک خودکار در بین دندان های خود در طول روز تمرین لبخند کنید.