فن بیان در نامهنگاری اداری
ممکن است احساس کنید در عنوان فن بیان در نامهنگاری تناقصی مشاهده می‌کنید!!!
اگر فن، مربوط به بیان است پس چگونه در نامه نگاری اداری میتواند تاثیری داشته باشد؟
با دانستن این نکته که اولین قدم برای فن بیان بهتر، تمرین نویسندگی است، شبهه شما برطرف خواهد شد.
فن بیان، تنها بیان و تلفظ کلمات با صدایی رسا و بلند نیست.
این فن، حرفه‌ای است که با آن می‌توانید کاری کنید مخاطب شما حرفتان را باور کنید یا به حرف شما عمل کند.
اگر در لحظات مناسب، کلمات مناسبی به کار ببرید، سخن شما بیشترین تاثیرگذاری را خواهد داشت.
با دانستن این موضوع اهمیت فن بیان در نامهنگاری مشخص میشود.
در این مقاله به نکاتی اشاره خواهیم کرد که فن بیان شما در نامه‌هایتان نیز به اندازه کلامتان اثربخش باشد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه تا انتهای مطلب ما را همراهی کنید.
اهمیت فن بیان در نامهنگاری اداری
در کسب و کارهای بزرگ مدام از کارساز بودن فن بیان قوی صحبت میشود.
سرتان را بالا بگیرید، تپق نزنید، رسا صحبت کنید، ارتباط چشمی مداوم داشته باشید و … همه از جملاتی است که در دوره‌های فن بیان به گوشتان خواهد خورد.
در روزگاری که راه‌های ارتباطی آنلاین و بیزینس‌ها از راه دور شده‌اند، فن بیان در نامهنگاری تنها چاره کار است.
اگر صاحب یک کسب و کار هستید، ارتباط با شرکت‌های خارجی یا بزرگ از مهم‌ترین عوامل پیشرفت شما خواهد بود.
در اولین قدم برقراری پیوند کاری، شما باید نامه‌ای به شرکت مورد نظر بنویسید.
در نگارش نامه اداری ارتباط چشمی، لبخند دلربا، زبان بدن و صدای رسا نمی‌تواند به شما کمک کند.
نامه اولیه شما باید دارای کلمات و جملاتی باشد، که مخاطب احساس کند، نویسنده قابل اعتماد است و حرفی برای گفتن دارد بنابراین ادامه این مکاتبه ارزشمند خواهد بود.
انتخاب صحیح واژگان موثر، وابسته به شناخت کلی بدنه یک نامه اداری می‌باشد که در مقالات دیگر به آن پرداخته‌ایم.
نکات مهم رعایت فن‌بیان در موضوعات نامههای اداری
فن بیان در نامهنگاری از نکات ساده‌ای پیروی میکند که با تمرین مداوم، به عادات همیشگی در نگارش تبدیل خواهد شد.
اولین قسمت یک نامه اداری شامل موضوع نامه میشود. به این دو مثال دقت کنید:
موضوع 1: تامین مواد اولیه صنایع غذایی
موضوع 2: امکان تامین مواد اولیه صنایع غذایی با شرایط توافقی
اگر شما داری یک بیزینسی باشید که برای محصولات خود به مواد اولیه صنایع غذایی نیاز داشته باشید، کدام یک از عناوین ذکر شده باعث میشود که ایمیل خود را باز کنید و ادامه مطلب را بخوانید؟
موضوع 2 تنها سه کلمه مضاف بر موضوع 1 دارد.
کلمات “امکان شرایط توافقی” فن بیان در نامهنگاری است.
این احساس را در خواننده ایجاد میکند که ممکن است فروشنده، به درخواست‌های مختلف آن‌ها پاسخ مثبت دهد.
در واقع با درج چنین کلماتی به طرف دیگر معامله این احساس را القا می‌کنید که آن‌ها در موضوع قدرت هستند.
همین امر تا انتهای همکاری در ناخوداگاه آن‌ها تاثیر به‌سزایی دارد.
اگر احساس می‌کنید چنین عنوانی میتواند، شما را در موضع ضعف قرار دهد، پیشنهاد می‌کنیم بخش بعدی مقاله را مطالعه فرمایید.
نکات مهم رعایت فن بیان در پیکره‌ی نامههای اداری
همانطور که در دیگر مقالات ما مطالعه کرده‌اید، یک نامه اداری شامل: موضوع و مقدمه، پیکره و پایان نامه می‌باشد.
در بخش قبلی با اشاره به موضوع نامه‌ها، تاثیر فن بیان در نامهنگاری را مشخص کردیم.
حال ممکن است این احساس در شما ایجاد شود که با القا موضع قدرت به مخاطبتان، خودتان در موضع ضعف قرار خواهید گرفت.
در همین نقطه اهمیت رعایت فن‌بیان در پیکره‌ی نامه نمایان میشود.
شما عنوانی را ذکر می‌کنید که خواننده را وادار کند، ایمیل یا نامه شما را در اولویت قرار دهد.
در این مرحله باید متن و پیکره‌ی نامه خود را طوری نگارش کنید که نشان دهد، پیشنهادات ویژه شرکت شما، نه بخاطر ضعف که از مهارت و تجربیات موفق بیزینس شما نشات گرفته است.
برای مثال اشاره‌ای کوتاه و مختصر به یکی از بزرگترین دستاوردهای شرکت، میتواند با رعایت فن بیان در نامهنگاری، اقتدار شما را به خواننده ثابت کند. به دو مثال زیر دقت کنید:
پیکره 1: شرکت ما، با بزرگترین شرکت‌ها، همچون … و … بهترین همکاری را داشته است و موفق به کسب نشان افتخار … شده است.
پیکره 2: شرکت ما، مزین به نشان افتخار … ، آماده تامین مواد اولیه مورد نیاز شماست. همانطور که طی سال‌های اخیر، افتخار همکاری با …. و … را داشته است.
متن اول با تاکید بر کلماتی چون “بهترین” و ” بزرگترین” سعی در بزرگنمایی موفقیت‌های شرکت دارد که اتفاقا از لحاظ اثرگذاری میتواند نتیجه معکوس داشته باشد.
درصورتی که شما با نگارش متن دوم با تسلط بر فن بیان در نامهنگاری، در عین فروتنی و احترام به تمام نکات مثبت شرکت خود اشاره کرده‌اید. (1)
نکات مهم رعایت فن بیان در نامهنگاری: پایان نامههای اداری
کلمات بار مثبت و منفی دارند.
در علم روان‌شناسی فن بیان، بسیار مهم است که اگر قصد انتقاد کردن را دارید، پس از ذکر نکات منفی، به چند نکته مثبت نیز اشاره کنید.
در چنین شرایطی نه تنها شنونده از انتقاد شما ناراحت نمی‌شود بلکه به آن نکات فکر خواهد کرد.
در نگارش نامه اداری نیز میتوان از این تبصره بهره‌مند شد.
در انتهای نامه با آگاهی از فن بیان در نامهنگاری، هر درخواستی که دارید بهتر است، پس از آن از کلماتی با بار مثبت استفاده کنید.
برای مثال:
- پایان 1: در اسرع وقت منتظر پاسخ شما خواهیم بود.
- پایان 2: خواهش‌مندیم طی 24 ساعت آینده، نظرات و پیشنهادات خود را جهت ادامه همکاری ارسال بفرمایید.
پیشاپیش از حسن نظر شما سپاس‌گزاریم.
با پایان دوم علاوه بر رعایت نکات ذکر شده، محدوده زمانی برای پاسخگویی مخاطب مشخص کرده‌اید.
نتیجه‌گیری
برخلاف آموزه‌های سال‌های اخیر، فن بیان تنها مربوط به گفتار نیست.
بلکه بخش مهمی از فن بیان طی تمرینات نویسندگی به‌دست خواهد آمد.
همین تمرینات باعث میشود شما در نگارش نامههای اداری، با فن بیان عالی، مخاطب را مجاب کنید که درخواست شما را بپذیرد.
