چگونه نامه مرخصی تنظیم کنیم؟
بهتر است برای نوشتن نامه های رسمی به منظور درخواست های اداری مانند نامه مرخصی، درخواست وام، درخواست آغاز یا پایان همکاری، انتقالی و … از قواعد و اصول خاصی پیروی کنیم. هر شخصی ممکن است به صورت طبیعی در طول عمر خود چندین مرتبه مکاتبات اداری داشته باشد. پس باید آگاهی کافی نسبت به چگونگی سبک و فرم نامه های اداری داشته باشیم. اما اکثر افراد آشنایی لازم را در رابطه با نوشتن این گونه نامه ها ندارند.
نامه های اداری می بایست با حفظ احترام و رعایت ادب بوده، فقط به اصل موضوع اشاره کرده و عاری از توضیح فرعیات باشد. این نامه ها با توجه به سازمان مدنظر و نوع درخواست تنظیم می شوند. در این صورت ادارات نیز پاسخگویی بهتر و سریع تری به آن ها خواهند داشت. به بیان دیگر اگر از این امر مهم صرف نظر نمایید، ممکن است در روند اجرایی درخواست شما اختلال به وجود بیاید.
تعریف مرخصی در قوانین اداره کار
آیین نامه مرخصی در قانون استخدام کشوری در رابطه با یکی از حقوق اصلی کارگران و کارمندان است. این قانون بابت عدم حضور در محل کار و یا ترک آن، در روزهای رسمی و غیر تعطیل می باشد. در ذیل این آیین نامه انواع مختلفی از مرخصی ها ذکر شده که مرخصی استحقاقی، استعلاجی و بدون حقوق از انواع آن می باشند. هرکدام از این مرخصی ها طبق مواد 47، 48 و 49 قانون نام برده توضیح داده می شوند. همچنین در این آیین نامه از علل دیگر مرخصی مانند ازدواج، فوت یا بیماری اقوام نزدیک، فرزند دار شدن و… نام برده و چهارچوب مشخصی برای مدت آن تعیین می نماید.
اصول و قواعد نامه مرخصی
نامه مرخصی یکی از متداول ترین نامه های اداری است. شما بسته به نوع مرخصی، باید از مدتی قبل با کارفرمای خود هماهنگی لازم را داشته باشید و به این منظور می توانید از نامه مرخصی استفاده کنید. متن این نامه باید شامل موضوعاتی از قبیل ذکر نام خدا، تاریخ درخواست مرخصی، نام و نام خانوادگی شخص درخواست کننده، نام مقام بالاتر، نام سازمان هدف، علت مرخصی، مدت مرخصی، تاریخ آغاز و پایان آن، تشکر از مقام مربوطه و در نهایت مجددا تاریخ درخواست و امضا در انتهای نامه باشد.
بررسی چند نمونه نامه درخواست مرخصی
در ادامه توجه شما را به 3 نمونه از نامه های مرخصی جلب می کنم و در پس از آن شباهت ها و تفاوت های آن ها را بیان می کنیم.
نمونه نامه درخواست مرخصی
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام
به استحضار می رساند اینجانب …..(3) به علت مراسم ازدواج فرزندم (4)، نیاز به سه روز (5) مرخصی از تاریخ ….. لغایت ….. (6) دارم . بنابراین خواهشمند است در صورت موافقت دستورات لازم را مبذول بفرمایید.
پیشاپیش از مساعدت شما کمال تشکر و قدردانی را دارم.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام و نام خانوادگی درخواست کننده مرخصی
(4) علت مرخصی
(5) مدت مرخصی
(6) تاریخ آغاز و پایان مرخصی
کتاب الکترونیکی PDF گنجینه 70 نمونه نامه کاربردی (رسمی و اداری)/ حامد کافی / 1401
نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق
به نام خدا
جناب آقای/سرکار خانم ….. (1)
رییس/مدیر/سرپرست محترم ….. (2)
با سلام و احترام
به استحضار میرساند اینجانب ….. به شماره پرسنلی ….. (3) با توجه به بروز برخی مشکلات خانوادگی/تحصیلی/شخصی (4) متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت ….. روز/ماه (5) از تاریخ …… (6) می باشم. خواهشمند است در صورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت موضوع با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید.
پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر دارم.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی مقام بالاتر
(2) سِمت مقام بالاتر
(3) نام، نام خانوادگی و مشخصات درخواست کننده
(4) دلیل درخواست مرخصی
(5) مدت مرخصی به روز یا ماه
(6) تاریخ شروع مرخصی
نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی
به نام خدا
از سرباز وظیفه ….. (1)
به فرمانده گروهان ….. (2)
با سلام
فرمانده محترم گروهان ….. از گردان ….. پادگان ….. (3) با کمال احترام به عرض میرسانم. اینجانب ….. جمعی یگان ….. مدت ….. ماه (4) است که مشغول به خدمت سربازی در یگان مذکور می باشم. حال به علت حضور در مراسم ازدواج برادرم (5) خواهشمندم دستور فرمایید مجوز مرخصی به مدت ….. (6) روز از تاریخ ….. تا ….. (7) برای اینجانب صادر فرمایند.
◊راهنمای استفاده:
(1) نام و نام خانوادگی سرباز درخواست کننده مرخصی
(2) گروهان فرماندگی
(3) عنوان گروهان، گردان و پادگان
(4) نام، نام خانوادگی و سایر مشخصات سرباز
(5) علت مرخصی
(6) مدت مرخصی
(7) تاریخ آغاز و پایان مرخصی
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399
شباهت های موجود در نمونه نامه های مرخصی فوق
- در هر سه نمونه نامه درخواست مرخصی از ادبیات رسمی استفاده شده است.
- هر سه نمونه نامه، درخواست را به صورت تقاضای محترمانه بیان نموده و دستوری نیستند.
- جمله بندی و علائم نگارشی در هر سه نمونه نامه به درستی رعایت شده است.
- ساختمان اصلی متون نامه های نمونه فوق یکسان بوده و ترتیب ذکر موارد بیان شده (مانند مشخصات درخواست کننده، علت مرخصی، مدت مرخصی و…) مشابه می باشد.
- در همه ی نمونه نامه ها وجود امضا درخواست کننده الزامی بوده و نامه ی فاقد امضا، فاقد اعتبار خواهد بود.
تفاوت های موجود در نمونه نامه های مرخصی فوق
- سازمان هدف در این نمونه نامه های مرخصی متفاوت می باشد.
- هرچند که همه ی این درخواست ها از مقام بالاتر خواهد بود اما سمت مقام مورد نظر در این نمونه نامه ها با یکدیگر متفاوت است.
- مشخصات درخواست کننده مرخصی مطابق اطلاعات شخصی هر فرد بوده و متفاوت از یکدیگر است.
- ذکر نام و نام خانوادگی سرباز درخواست کننده مرخصی پیش از نام بردن مقام بالاتر یکی دیگر از تفاوت های این سه نمونه نامه می باشد.
- در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی مشخصات بیشتری درباره درخواست کننده، مقام بالاتر و سازمان مورد نظر بیان می دارد.
- علت مرخصی نیز میتواند تفاوت داشته باشد. این علت با توجه به آنچه گفته شد، باید بر اساس آیین نامه مرخصی در قانون استخدام کشوری باشد. برای مثال در نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق علت به صورت کلی تر گفته شده است. اما در دو نمونه نامه ی دیگر علت شفاف تر بیان شده است.
- یکی دیگر از اجزای متغیر نمونه نامه های مرخصی فوق که میتواند در تفاوت های آن ها قرار بگیرد، مدت مرخصی و تاریخ آغاز و پایان آن می باشد. به طور مثال در نمونه نامه مربوط به درخواست مرخصی بدون حقوق این مدت طولانی تر در نظر گرفته شده است. اما در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی، مدت مرخصی کمتر می باشد.
- تفاوت دیگری که در نمونه نامه درخواست مرخصی سربازی با دو نمونه نامه دیگر به چشم میخورد، عدم وجود تشکر انتهایی در متن آن می باشد.
