وظایف واحدها در سازمان

وظایف واحدها در یک سازمان اساسی‌ترین عنصرهای ایجاد کننده‌ی ساختار و عملکرد آن هستند.
وظیفه به معنای محول کردن کارها و اموری است که مسئولیت انجام آن به یک فرد یا گروه از افراد درون یک سازمان تعلق دارد.
هدف اصلی از اختصاص وظایف، بهبود کارایی، تعیین مسئولیت‌ها، و ایجاد ساختارهایی سازمانی استوار و موثر است.

وظایف واحدها در سازمان، همگی به منظور دستیابی به اهداف کلان سازمانی و اجرای استراتژی‌های تدوین شده توسط مدیران اجرایی هستند.
به‌طور معمول، وظایف واحدها در سازمان با توجه به نیازها و اهداف خاص خود تعیین می‌شوند.
این وظایف می‌توانند به صورت عمومی یا خصوصی باشند و باید با ساختار سازمانی و استراتژی کلان سازمان هماهنگ شوند.

یکی از وظایف اساسی در این زمینه، نقش مسئول دفتر یا منشی می‌باشد.
این فرد مسئولیت دارد تا با دقت نمودار سازمانی و شرح وظایف تمام واحدهای سازمان را مورد مطالعه قرار دهد.
این اطلاعات به او کمک می‌کند تا آمادگی کامل در تعامل با واحدها، تخصیص منابع بهینه، و اجرای وظایف خود را با دقت انجام دهد.

در واقع، مسئول دفتر با مطالعه دقیق وظایف واحدها در سازمان، می تواند نقش مهمی در بهبود هماهنگی داخلی و عملکرد بهینه‌تر سازمان داشته باشد.
این به او امکان می‌دهد تا با دقت به اجزای مختلف سازمان توجه کند و در راستای اهداف کلان سازمان، بهبودهای لازم را ایجاد کند.
به عبارت دیگر، تمرکز بر وظایف واحدها در سازمان های مختلف، یکی از اقدامات اساسی برای دستیابی به سازمانی کارآمد و موفق محسوب می‌شود.

قسمتی از وظایف واحدها در سازمان به شرح ذیل می باشد:

وظایف واحدها در سازمان امور اداری

وظایف واحدها در سازمان امور اداری نقش بسیار حیاتی دارند و به‌عنوان یکی از ستون‌های اصلی ساختار سازمانی، وظایف متنوعی را انجام می‌دهند.
واحد امور اداری به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین واحدها در هر سازمان، مسئولیت‌ها و وظایف گسترده‌ای را در اداره و راهبری مسائل اداری و استخدامی برعهده دارد.

وظایف واحد امور اداری:

1. همکاری در تعیین خط‌مشی و سیاست‌ها:

واحد امور اداری با مدیریت سازمان همکاری دارد تا خط‌مشی‌ها و سیاست‌های مرتبط با امور اداری و استخدامی را تعیین کرده و اجرا کند.
این همکاری با هدف ایجاد هماهنگی و تناسب میان اهداف سازمان و سیاست‌های اداری صورت می‌گیرد.

2. تهیه و تدوین مقررات و آیین‌نامه‌ها:

واحد امور اداری مسئولیت دارد تا مقررات و آیین‌نامه‌های اداری و استخدامی را در چارچوب خط‌مشی‌ها و سیاست‌های تعیین شده تدوین و به‌روزرسانی کند.
این عمل با هدف اطمینان از رعایت قوانین و استانداردهای اداری صورت می‌گیرد.

3. نظارت بر اجرای مقررات استخدامی:

واحد امور اداری مسئول نظارت و اجرای مقررات استخدامی است.
این شامل مواردی نظیر استخدام، انتصاب، انتقالات، و دیگر موارد مرتبط با استخدام در سازمان است.
این نظارت با هدف حفظ تطابق با قوانین و مقررات صورت می‌گیرد.

4. نظارت بر امور رفاهی کارکنان:

واحد امور اداری مسئول نظارت بر امور رفاهی کارکنان است.
این شامل نظارت بر امور تأسیسات، نگهبانی، نقلیه، تلفن‌خانه، رستوران، خدمتگزاران، نگهبانان، و مخابرات می‌شود.
این اقدامات به منظور ایجاد محیط کاری مناسب و افزایش راحتی و خوشایندی برای کارکنان انجام می‌شود.

واحد امور اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار بوده و با انجام وظایف گوناگون خود، به بهبود عملکرد کلی سازمان و خلق فضایی مثبت و موثر برای تمامی اعضای آن کمک می‌نماید.

وظایف واحدها در سازمان کارگزینی

وظایف واحدها در سازمان کارگزینی به‌عنوان یکی از اقسام مهم و اساسی واحدهای سازمانی، به جهت اداره و راهبری امور مرتبط با کارکنان و استخدام، مسئولیت‌های بسیاری را برعهده دارند.

این واحد می‌تواند تحت نظر واحدهای امور اداری قرار گیرد یا به صورت مستقیم تحت نظر مدیریت سازمان باشد.
وظایف این واحد شامل موارد زیر می‌شود:

1. رسیدگی به امور استخدامی:

واحد کارگزینی مسئول رسیدگی به امور استخدامی کارکنان است. این شامل تخمین نیازهای استخدامی، طبق برنامه‌ریزی‌های انجام شده برای تأمین نیازهای سازمان به نیروی انسانی مورد نیاز می‌شود.

2. انجام اقدامات مدیریتی:

این واحد در خصوص انجام اقدامات مدیریتی نظیر انتصابات، تغییرات در ردیف‌های استخدامی، ترفیعات، امور مرخصی، و مأموریت‌های اداری اقدامات لازم را انجام می‌دهد.

3. نظارت بر طبقه‌بندی و ارزشیابی مشاغل:

وظیفه این واحد شامل نظارت بر امور مربوط به طبقه‌بندی و ارزشیابی مشاغل در سازمان است. این نظارت با هدف ارتقاء کیفیت و بهبود عملکرد پرسنل صورت می‌گیرد.

4. صدور احکام تخلف پرسنلی:

واحد کارگزینی مسئولیت صدور احکام تخلف پرسنلی را دارد. این عمل با هدف حفظ نظم و انضباط در سازمان انجام می‌شود.

5. رسیدگی به امور بازنشستگان و خدمت نظام وظیفه:

این واحد نیز وظیفه رسیدگی به امور مربوط به بازنشستگان و خدمت نظام وظیفه پرسنل را بر عهده دارد.

6. تهیه، تنظیم و نظارت بر آمار پرسنلی و بایگانی پرونده‌های پرسنلی:

واحد کارگزینی مسئول تهیه، تنظیم و نظارت بر آمار پرسنلی و مدیریت بایگانی پرونده‌های پرسنلی کارکنان سازمان است.
این اطلاعات مهم برای ارتقاء بهره‌وری و اداره بهینه نیروی انسانی سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

به طور کلی، واحدها در سازمان کارگزینی با انجام این وظایف اساسی به بهبود و کمال امور مربوط به نیروی انسانی در سازمان کمک بسزایی می‌کنند.

وظایف واحدها در سازمان آموزشی

وظایف واحدها در سازمان آموزشی، که به‌طور خاص به مدیریت و توسعه فعالیت‌های آموزشی اختصاص دارد، شامل موارد زیر است:

1. برنامه‌ریزی و برآورد نیازهای آموزشی:

واحد آموزشی مسئول برنامه‌ریزی و برآورد نیازهای آموزشی پرسنل مؤسسه است.
این شامل شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان، تدوین برنامه‌های آموزشی جهت توسعه مهارت‌ها و دانش فنی مورد نیاز می‌شود.

2. اجرا و نظارت بر برنامه‌های آموزشی:

واحد آموزشی مسئول اجرا و نظارت بر برنامه‌های آموزشی به صورت مستقل یا با همکاری سایر مؤسسات آموزشی است.
این اقدامات با هدف افزایش کیفیت آموزش و ارتقاء سطح دانش کارکنان صورت می‌گیرد.

3. بازدیدهای علمی و همکاری با مسئولان امر:

واحد آموزشی به منظور به‌روزرسانی و ارتقاء سطح دانش و فناوری، بازدیدهای علمی و آموزشی انجام می‌دهد و با مسئولان امر در ارتباط با بورس‌ها همکاری دارد.

4. ارتباط با مؤسسات آموزشی:

واحد آموزشی مسئول ایجاد ارتباط با مؤسسات مختلف آموزشی است و همکاری‌های علمی و آموزشی با آن‌ها را تدبیر می‌کند.

5. تهیه و تکثیر مطالب آموزشی:

واحد آموزشی مسئول تهیه، چاپ و تکثیر جزوات، کتب و سایر مطالب آموزشی می‌باشد.

6. نگهداری تجهیزات و کمک‌آموزشی:

وظایف شامل نگهداری تجهیزات آموزشی و کمک‌آموزشی نظیر کامپیوتر، اُوِرهِد، فیلم، پروژکتور و نوارهای آموزشی و سایر لوازم مورد نیاز است.

7. تنظیم سوابق آموزشی:

واحد آموزشی مسئول تنظیم سوابق آموزشی کارآموزان و شرکت‌کنندگان در دوره‌های آموزشی است.

8. صدور گواهینامه‌های آموزشی:

واحد آموزشی وظیفه تهیه و صدور گواهینامه‌های آموزشی و تنظیم آرشیو از مدارک شرکت‌کنندگان در دوره‌های آموزشی را برعهده دارد.

9. تهیه آرشیو از سوابق استادان:

واحد آموزشی مسئول تهیه آرشیو از سوابق آموزشی استادان است.

10. تدوین برنامه‌های آموزشی:

وظیفه واحد آموزشی شامل تدوین برنامه‌های آموزشی شش‌ماهه یا سالانه سازمان و انتشار آن به منظور بهبود فرآیند آموزش و ارتقاء سطح دانش و مهارت‌های کارکنان است.

به طور خلاصه، واحدهای آموزشی در سازمان‌ها نقش حیاتی در توسعه مهارت‌ها، ارتقاء دانش، و به‌روزرسانی سطح آموزشی کارکنان دارند.

وظایف واحدها در سازمان روابط عمومی

وظایف واحد روابط عمومی در سازمان، که نقش اساسی در ارتباطات خارجی و داخلی سازمان ایفا می‌کند، به شرح زیر می‌باشد:

1. جمع‌آوری خواسته‌ها، شکایات، انتقادات و پیشنهادات:

واحد روابط عمومی مسئول جمع‌آوری خواسته‌ها، شکایات، انتقادات و پیشنهادات از اعضای سازمان و ارائه آن به مقامات مسئول است.
این اقدامات به منظور بهبود فرآیند‌ها و ارتقاء رضایت اعضا انجام می‌شود.

2. معرفی فعالیت‌های سازمان:

وظیفه واحد روابط عمومی شامل معرفی فعالیت‌ها و اخبار مهم سازمان به افراد و جامعه از طریق وسایل ارتباط جمعی می‌باشد.

3. تنظیم و اجرای برنامه‌های بازدید:

واحد روابط عمومی مسئول تنظیم و اجرای برنامه‌های بازدید از مراکز مختلف آموزشی و تخصصی به منظور ارتقاء ارتباطات و شناسایی فرصت‌ها است.

4. تعامل با وسایل ارتباط جمعی:

وظیفه این واحد شامل تماس مستمر با جراید و سایر وسایل ارتباط جمعی است تا اخبار و اطلاعات مرتبط با سازمان به درستی منتشر شود.

5. ارتباط مستمر با مدیران و سرپرستان:

واحد روابط عمومی در تعامل مستمر با مدیران و سرپرستان سازمان قرار می‌گیرد تا آگاهی از فعالیت‌ها و اقدامات آنان داشته باشد و این اطلاعات را به وسایل ارتباط جمعی انتقال دهد.

6. تهیه بریده جراید و ایجاد آرشیو:

واحد روابط عمومی مسئول تهیه بریده‌های جراید مرتبط با فعالیت‌های سازمان و ایجاد آرشیوی از آنها به‌منظور نگهداری تاریخچه و اطلاعات گذشته است.

7. تدوین برنامه‌های مسافرت مدیران:

وظیفه تدوین برنامه‌های مسافرت مدیران، از تهیه بلیت تا رزرو هتل و دیگر امکانات مسافرتی، به عهده واحد روابط عمومی می‌باشد.

8. تهیه و تدوین مجموعه راهنما:

واحد روابط عمومی مسئول تهیه و تدوین مجموعه راهنمای آدرس‌ها، شماره‌های تلفن و دیگر اطلاعات ضروری است.

9. تهیه و نگهداری آرشیو محتوا:

وظیفه واحد روابط عمومی شامل تهیه و نگهداری آرشیو فیلم، عکس، خبر و سایر اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان می‌باشد.

10. نصب آگهی‌ها و اعلانات:

واحد روابط عمومی مسئولیت نصب آگهی‌ها و اعلانات در محل‌های تعیین شده را به‌عهده دارد تا اطلاعات مهم سازمان به بهترین شکل ممکن منتشر شود.

وظایف واحدها در سازمان امور مالی

واحد امور مالی در سازمان، نقش حیاتی در مدیریت مالی و حسابداری سازمان دارد.
وظایف این واحد عبارتند از:

1. امور حسابداری:

واحد امور مالی مسئول انجام کارهای مربوط به حسابداری و امور مالی است. این شامل کنترل اسناد، هزینه و درآمد، ثبت در دفاتر قانونی، استخراج و تهیه ترازنامه، خلاصه حساب‌ها و نگهداری حساب‌های معین می‌شود.

2. برنامه‌ریزی مالی و بودجه سازمان:

وظیفه این واحد شامل انجام امور برنامه‌ریزی مالی و تهیه بودجه سازمان می‌باشد. این شامل تهیه برنامه‌های نقدینگی دوره‌ای و برنامه‌های مالی طبق بودجه تعیین شده است.

3. ثبت و نگهداری و پرداخت چک‌ها و اوراق بهادار:

واحد امور مالی مسئول ثبت و نگهداری، همچنین پرداخت چک‌ها، اوراق بهادار و وجوه نقدی و غیرنقدی است.

4. کنترل نقدینه‌ها:

این شامل کنترل نقدینه‌های گران و حساب‌های بانکی سازمان می‌شود.

5. امور مربوط به دریافت، پرداخت و هزینه:

واحد امور مالی مسئول انجام کلیه امور مربوط به دریافت، پرداخت و هزینه سازمان است.

6. تهیه گزارش‌ها:

وظیفه واحد امور مالی شامل تهیه گزارش‌های لازم به مقامات مسئول بر اساس اطلاعات مالی و حسابداری سازمان است.
این گزارش‌ها به‌عنوان ابزاری مهم برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و برنامه‌ریزی‌های آینده مورد استفاده قرار می‌گیرند.

وظایف واحدها در سازمان کارپردازی و تدارکات

واحد کارپردازی و تدارکات در سازمان یک نقش کلیدی در تضمین بهره‌وری و فعالیت‌های روزمره دارد.
وظایف این واحد به شرح زیر می‌باشند:

1. اجرای سیاست‌ها و خط‌مشی‌ها:

واحد کارپردازی و تدارکات مسئول اجرای سیاست‌ها، خط‌مشی‌ها و قراردادهای خرید مصوب سازمان است. این اجرا با همکاری دفتر حقوقی سازمان انجام می‌شود.

2. تهیه و تنظیم برنامه‌ها:

این واحد مسئول تهیه و تنظیم برنامه‌های مرتبط با سفارشات، تهیه و تدارک کالاها و مواد مورد نیاز سازمان است.

3. بررسی بازار:

وظیفه واحد کارپردازی و تدارکات شامل بررسی بازار و جمع‌آوری اطلاعات در مورد قیمت‌ها و شرایط بازار برای کالاهای مورد نیاز سازمان است.

4. تأمین احتیاجات اداری:

این واحد مسئول تهیه و تأمین احتیاجات اداری واحدهای مختلف سازمان از جمله لوازم و تجهیزات مورد نیاز است.

5. نظارت بر ترخیص کالا:

واحد کارپردازی و تدارکات نظارت بر ترخیص کالا از گمرکات و انجام امور حمل و نقل محصولات را بر عهده دارد.

6. اقدام در مورد بیمه کالاها:

این واحد مسئول اقدامات مربوط به بیمه کالاهای خریداری شده طبق مقررات سازمان است. این شامل بررسی و انجام اقدامات لازم برای تضمین امنیت مالی سازمان در خصوص کالاهای خریداری شده می‌شود.

وظایف واحدها در سازمان انبار

واحد انبار در سازمان نقش حیاتی در مدیریت موجودی و اطمینان از سلامت فرآیند تأمین و توزیع دارد. (1)
وظایف این واحد به شرح زیر می‌باشند:

1. تحویل گرفتن کالاها:

این واحد مسئول اقدام به تحویل گرفتن کالاهای خریداری شده از فروشندگان است، که با بررسی اسناد و مدارک مربوطه صورت می‌گیرد.

2. صدور رسید انبار:

پس از دریافت کالاها از فروشندگان، فرم رسید انبار صادر می‌شود تا دریافت محموله به دقت ثبت شده باشد.

3. صدور حواله انبار:

پس از تحویل دادن کالا به درخواست‌کننده، فرم حواله انبار صادر می‌شود تا مشخصات تحویل به درستی ثبت گردد.

4. همکاری در خرید:

واحد انبار در همکاری با واحد خرید، به بررسی و برخورد با درخواست‌های خرید بر اساس موجودی انبار می‌پردازد.

5. ثبت مشخصات کالا:

مشخصات کالاها، اقلام و اجناس وارده و صادره در کاردکس ثبت و نگهداری می‌شود.

6. طبقه‌بندی و کدگذاری:

واحد انبار با استفاده از روش‌های علمی انبارداری، اجناس و کالاها را طبقه‌بندی، تنظیم و کدگذاری می‌کند.

7. همکاری با حسابداری:

واحد انبار همکاری با واحد حسابداری صنعتی را برای تعیین حداقل، حداکثر و نقطه سفارش کالاها انجام می‌دهد.

8. تهیه آمار موجودی:

با بررسی دفاتر و کارت‌های مربوط، واحد انبار آمار موجودی را تهیه کرده و گزارش‌های مربوط به مدیریت ارائه می‌دهد.

9. رعایت اصول ایمنی:

واحد انبار مسئولیت رعایت اصول ایمنی کار را به عهده دارد تا در فرآیند‌های انبارداری هیچ مشکلی به وجود نیاید.

نتیجه گیری

وظایف واحدها در سازمان، ستونهای اصلی ارتقاء عملکرد و پیشرفت سازمانی هستند.

هر واحد با انجام وظایف مشخص خود، به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌کند.
این هماهنگی و همکاری بین واحدها، اصلی‌ترین عامل در دستیابی به اهداف و موفقیت‌های سازمان است.
وظایف مختلف، از امور اداری گرفته تا مالی و آموزشی، همگی به توازن و هماهنگی در سازمان کمک می‌کنند.

این هماهنگی باعث اجرای سریعتر و کارآمدتر فعالیت‌ها، جلوگیری از تداخل و اشتباهات، و در نهایت، ارتقاء توانمندی‌ها و رشد سازمانی می‌شود.
درنتیجه، افزایش اهمیت و توجه به بهبود وظایف واحدها در سازمان و تقویت هماهنگی بین آنها، می‌تواند به عنوان یک راهبرد اساسی در دستیابی به اهداف سازمانی و ارتقاء عملکرد کلی سازمان محسوب شود.