وظایف واحدها در سازمان

وظیفه عبارت است از محول کردن کارهایی که انجام آن به عهده فرد یا افرادی است که به استخدام یک مؤسسه درآمده اند.

با توجه به این که هریک از منشی ها در سازمان های مختلف و با شرح وظایف مختلف به خدمت اشتغال دارند، بنابراین وظیفه مسئول دفتر این است که با مطالعه دقیق نمودار سازمانی و شرح وظایف تمام واحدهای سازمان، آمادگی کامل در این موارد را کسب کند. قسمتی از وظایف واحدها به شرح ذیل می باشد:

وظایف واحد امور اداری

یکی از مهمترین و فعال ترین واحدها در هر سازمانی، واحد امور اداری است. وظایف این واحد به شرح ذیل است:

۱- همکاری با مدیریت سازمان در تعیین خط مشی و سیاست های مربوط به امور اداری و استخدامی.

۲- همکاری در تهیه و تدوین مقررات، آیین نامه های اداری و استخدامی در چارچوب وظایف محوله.

۳- نظارت و اجرای مقررات و دستورالعمل های اداری و استخدامی از قبیل استخدام، انتصاب، انتقالات و سایر موارد استخدامی.

۴- نظارت بر انجام امور رفاهی کارکنان سازمان مانند امور تأسیسات، نگهبانی، امور نقلیه، تلفن خانه، رستوران، امور خدمتگزاران، نگهبانان و مخابرات.

وظایف واحد کارگزینی

این واحد سازمانی در بعضی از سازمان ها از واحدهای تحت نظر امور اداری بوده و در سایر سازمان ها واحدی است که تحت نظر مستقیم مدیریت سازمان انجام وظیفه می کند. وظایف این قسمت شامل موارد زیر می شود:

۱- رسیدگی به امور استخدامی کارکنان و تخمین نیازهای استخدامی و تأمین آن ها طبق برنامه ریزی های انجام شده.

۲- اقدام در مورد پیشنهادهای مربوط به انتصابات، تغییرات ردیف های استخدامی، ترفیعات و امور مرخصی، مأموریت های اداری.

۳- نظارت بر اجرای امور مربوط به طبقه بندی و ارزشیابی مشاغل.

۴- صدور احکام تخلف پرسنلی.

۵- رسیدگی به امور بازنشستگان و خدمت نظام وظیفه پرسنل.

۶- تهیه، تنظیم و نظارت بر آمار پرسنلی و بایگانی پرونده های پرسنلی کارکنان.

وظایف واحد آموزشی

۱- برنامه ریزی و برآورد نیازهای آموزشی پرسنل مؤسسه متبوع.

۲- اجرا و نظارت بر اجرای برنامه های آموزشی به طور مستقل یا با همکاری سایر مؤسسات آموزشی.

۳- بازدیدهای علمی و آموزشی و همکاری با مسئولان امر در ارتباط با بورس ها.

۴- ایجاد ارتباط با مؤسسات مختلف آموزشی و همکاری علمی و آموزشی با آن ها.

۵- تهیه، چاپ و تکثیر جزوات، کتب و سایر مطالب آموزشی.

۶- تهیه و نگهداری تجهیزات آموزشی و کمک آموزشی از قبیل کامپیوتر، اُوِرهِد، فیلم، پروژکتور و نوارهای آموزشی و سایر لوازم مورد نیاز کمک آموزشی.

۷- تنظیم سوابق آموزشی کارآموزان و شرکت کنندگان در دوره های مختلف آموزشی.

۸- تهیه و صدور گواهینامه های آموزشی و تنظیم آرشیو از مدارک شرکت کنندگان در دوره های آموزشی.

۹- تنظیم آرشیو ازسوابق استادان.

۱۰- تدوین برنامه های آموزشی شش ماهه یا سالانه سازمان و انتشار آن.

وظایف واحد روابط عمومی

1- جمع آوری خواسته ها، شکایات، انتقادات و پیشنهادات و ارائه آن به مقامات مسئول.

2- معرفی فعالیتهای سازمان از طریق وسایل ارتباط جمعی.

3- تنظیم و اجرای برنامه های بازدید از مراکز مختلف آموزشی و تخصصی.

4- تماس مستمر با جراید و سایر وسایل ارتباط جمعی.

5- ارتباط مستمر با مدیران و سرپرستان به منظور آگاهی از فعالیت آنان و انعکاس در وسایل ارتباط جمعی.

6- تهیه بریده جراید و ارائه آن به مقامات عالی رتبه جهت کسب اطلاع آنان از جریان امور و تنظیم آرشیو از بریده جراید.

7- تنظیم برنامه های مسافرت مدیر از قبیل تهیه بلیت، رزرو هتل و سایر امکانات مسافرت.

8- تهیه و تدوین مجموعه راهنمای آدرس ها، شماره های تلفن و سایر اطلاعات ضروری.

9- تهیه و تنظیم آرشیو فیلم، عکس، خبر و سایر اطلاعات مربوط به فعالیت های سازمان.

10- نصب آگهی ها و اعلانات در محل های تعیین شده و قابل مشاهده برای عموم.

وظایف واحد امور مالی

1- انجام کارهای مربوط به امور مالی و حسابداری شامل کنترل اسناد، هزینه و درآمد و ثبت در دفاتر قانونی، استخراج و تهیه ترازنامه، خلاصه حساب ها و نگهداری حسابهای مُعین.

2- انجام امور برنامه ریزی مالی و بودجه سازمان شامل تهیه برنامه های نقدینگی دوره ای و تهیه بودجه.

3- ثبت و نگهداری و پرداخت چک ها، اوراق بهاار و وجوه نقدی و غیرنقدی.

4- کنترل نقدینه ها شامل وجوه گران و حساب های بانکی.

5- انجام کلیه امور مربوط به دریافت، پرداخت و هزینه.

6- تهیه گزارش های لازم به مقامات مسئول.

وظایف واحد کارپردازی و تدارکات

1- اجرای سیاست ها، خط مشی ها، قراردادهای خرید (با همکاری دفتر حقوقی) مصوب سازمان.

2- تهیه و تنظیم برنامه های لازم در امر سفارش، تهیه و تدارک کالا.

3- بررسی و اقدام در مورد کسب و جمع آوری اطلاعات در مورد بازار و قیمت کلاهای مورد نیاز سازمان.

4- تهیه و تأمین احتیاجات اداری واحدهای مختلف سازمان.

5- نظارت بر ترخیص کالا از گمرکات و انجام امور حمل و نقل محصولات.

6- اقدام در مورد بیمه کالاهای خریداری شده طبق مقررات.

وظایف واحد انبار

1- اقدام به تحویل گرفتن کالاهای خریداری شده، طبق اسناد و مدارک مربوطه.

2- صدور فرم رسید انبار، پس از دریافت کالا از فروشندگان.

3- صدور فرم حواله انبار، پس از تحویل دادن کالا به درخواست کننده آن.

4- همکاری در مورد درخواست خرید با توجه به موجودی کالا در انبار.

5- ثبت مشخصات کالا، اقلام و اجناس وارده و صادره در کاردکس.

6- طبقه بندی و تنظیم و کدگذاری اجناس و کالاها در انبار با روش علمی انبارداری.

7- همکاری با واحد حسابداری صنعتی در مورد تعیین حداقل، حداکثر و نقطه سفارش کالا.

8- تهیه آمار موجودی انبار بر اساس دفاتر و کارت های مربوط و ارائه گزارش های مربوط.

9- رعایت اصول ایمنی کار.