فرمول سریع نوشتن نامه اداری
نامه اداری یکی از مهم‌ترین ارکان برقراری ارتباط در اداره‌های مختلف است و در این مقاله به بررسی فرمول سریع نوشتن نامه اداری می‌پردازیم.
آیا تا به حال در نوشتن نامه اداری به مشکل برخورد کرده‌اید؟ بسیاری از افراد در عین داشتن اطلاعات فنی در زمینه کاری خودشان، با آداب و نحوه نوشتن نامه اداری آشنایی ندارند. ما در این مقاله نحوه نوشتن نامه اداری را به طور کامل به شما توضیح می‌دهیم و می‌توانید با استفاده از مطالب این مقاله نامه‌ای مناسب را نگارش کنید. اگر به دنبال فراگیری این تکنیک‌ها هستید، ادامه این مقاله را از دست ندهید.
اهمیت نوشتن نامه اداری خوب
یکی از مهم‌ترین تجربیاتی که در کار خود باید داشته باشید، نحوه صحیح نوشتن نامه‌های اداری است. نامه اداری به نوعی از نامه گفته می‌شود که در آن درخواستی را با لحن مودبانه و اداری از بخش دیگری مطرح می‌کنید. رعایت ادب، احترام و نکات رسمی در یک نامه اداری از ضرورت‌های اصلی به شمار می‌روند. امروزه اکثر نامه‌های اداری توسط نرم‌افزار ورد و در کامپیوتر نوشته می‌شوند. به همین دلیل برای نوشتن یک نامه مناسب علاوه بر دانستن نکات نگارشی، باید آشنایی کوچکی با نرم‌افزار ورد نیز داشته باشید.
مواردی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم مواردی هستند که در نوشتن نامه اداری باید آن را حتما رعایت کنید. توجه کنید که نامه‌های اداری عموما شامل درخواست یا اطلاع‌رسانی هستند؛ بنابراین باید نامه را به گونه‌ای نگارش کنید که مورد توجه مخاطب شما قرار بگیرد.
بخش‌های اصلی در یک نامه اداری
اگر بخواهیم یک نامه اداری را به چند بخش اصلی تقسیم کنیم، می‌توان آن را به ۵ بخش اصلی تقسیم کرد. در ادامه به طور کامل این ۵ قسمت را به شما توضیح خواهیم داد.
۱٫ اشاره به مخاطب نامه در نهایت احترام
توجه داشته باشید که نامه اداری شما باید در نهایت احترام نوشته شده باشد. در ابتدای نامه باید مخاطب خود را به محترمانه‌ترین شکل ممکن مورد خطاب قرار دهید. اگر نامه را به شخص خاصی در شرکت یا سمت خاصی می‌نویسید می‌توانید از عناوینی نظیر “مدیریت محترم شرکت …” استفاده کنید. اگر نمی‌خواهید به سمت فرد مخاطب اشاره کنید می‌توانید از جمله‌ای مانند “ جناب آقا/خانم …” استفاده کنید. سپس در پاراگراف بعدی برای رعایت ادب سلام خود را به مخاطب می‌رسانید. برای مثال می‌توانید از جمله “با عرض سلام و خسته نباشید” استفاده کنید.
۲٫ نوشتن یک مقدمه خوب برای نامه
قسمت بعدی که باید آن را در نظر داشته باشید، نوشتن مقدمه نامه است. مقدمه نامه نه تنها در نامه‌های اداری، بلکه در تمام نوشته‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چراکه اولین متن نوشته اصلی که از شما خوانده می‌شود مقدمه آن است و این مقدمه می‌تواند حس خواننده نسبت به نامه را تعیین کنید. معمولا در قسمت مقدمه خودتان را معرفی می‌کنید. سپس باید مقدمه را به گونه‌ای بنویسید که ذهن مخاطب خود را آماده پذیرش بخش اصلی کنید.
۳٫ بدنه اصلی و پیام شما در نامه
پس از نوشتن مقدمه و معرفی خود در صورت نیاز، به بخش اصلی نامه می‌رسیم. در این قسمت باید بدون اضافه‌گویی و حاشیه خاصی درخواست خود را با لحن مودبانه و رسمی به مخاطب خود منتقل کنید. نوشتن این قسمت نامه نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ چراکه اگر نتوانید درخواست خود را به درستی به مخاطب خود منتقل کنید، ممکن است نتیجه‌ای که می‌خواهید را نیز از نامه دریافت نکنید.
۴٫ جمع‌بندی نامه
بعد از اینکه درخواست خود را در قسمت بدنه اصلی نامه نوشتید، باید یک جمع‌بندی برای نامه خود ارائه دهید. توجه داشته باشید که این جمع‌بندی خیلی طولانی نباشد و مخاطب را به انجام درخواست شما ترغیب کند.
۵٫ پایان نامه
بعد از نوشتن جمع‌بندی در قسمت پایین نامه باید از مخاطب خود برای خواندن نامه و توجه به درخواست یا اطلاعیه شما تشکر کنید. بعد تشکر نام شرکت، سمت و خودتان را می‌نویسید و امضا و تاریخ روز را پای نامه می‌نویسید.
تایپ نامه اداری در نرم‌افزار ورد
برای تایپ نامه معمولا از نرم‌افزار ورد استفاده می‌شود. اگر قصد استفاده از نرم‌افزار ورد را دارید، باید نکاتی را در نوشتن نامه خود رعایت کنید. اولین مسئله‌ای که باید به آن توجه کنید، فونت مورد استفاده شما برای نوشتن نامه است. فونت رایج زبان فارسی در نامه‌های اداری B Nazanin است. با این حال می‌توانید از فونت‌های دیگر مانند B Mitra نیز استفاده کنید. اندازه فونت نیز معمولا در اندازه ۲۲ استفاده می‌شود. برای بدنه اصلی نامه و متنی که در نامه می‌نویسید بهتر است از اندازه فونت ۱۲ استفاده کنید. اگر نامه خود را با نام خدا شروع می‌کنید، جمله مربوط به آن را به صورت وسط‌چین بنویسید. برای نوشتن باقی نامه نیز متن خود را راست‌چین کنید.
از دیگر نکاتی که در نوشتن نامه در نرم‌افزار ورد باید توجه داشته باشید، اندازه نامه و فاصله نوشته شما از گوشه کاغذ است. چرا که برای نوشتن بسیاری از نامه‌های اداری از سربرگ استفاده می‌شود و باید نامه خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که هنگام قرارگیری روی سربرگ در جای درستی قرار بگیرد. برای این کار می‌توانید از نوار بالای نرم‌افزار گزینه View را انتخاب کنید و با استفاده از ابزار Ruler، محل قرارگیری نوشته خود را مشخص کنید.
برای قرار دادن تاریخ در نامه خود می‌توانید از تب Insert و قسمت Header and Footer روی حالتی که جای تاریخ قرار می‌گیرد کلیک کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از ابزار Justify نوشته خود در نامه را مرتب کنید. ابزار Justify در تب Home و قسمت Paragraph قرار دارد.
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
- به اصل موضوع بپردازید و از گزافه‌گویی پرهیز کنید.
- از کلمات ساده و صریح در عین حال مودبانه استفاده کنید؛ استفاده از کلمات سنگین باعث سختی خواندن نامه شما می‌شود.
- از داستان‌سرایی در نامه پرهیز کنید، سعی کنید اصل کوتاه‌نویسی را رعایت کنید.
- موضوع خود را به صورت کامل و منطقی مطرح کنید.
- لحن جدی و مودبانه داشته باشید و از تملق و شوخی در نامه اداری پرهیز کنید.
- جایگاه و مقام خود را در نامه در نظر داشته باشید.
- از شماره نامه و تاریخ درست در نامه خود استفاده کنید.
- علائم نگارشی در نامه را رعایت کنید.
کلام آخر
در این مقاله سعی کردیم تا به طور کلی شما را با فرمول نوشتن سریع نامه اداری آشنا کنیم. شما با استفاده از مطالبی که در این بخش به آن اشاره کردیم می‌توانید به سادگی و با سرعت یک نامه اداری را نگارش کنید. امیدواریم از این مقاله نهایت استفاده را برده باشید.
