زیبانویسی نامه اداری
نویسنده ی نامه بخشی از دقت خود را صرف بازبینی واژگان می کند. بهتر است هنگام بازبینی، از خود بپرسیم:
1- آیا معنای واژه متناسب با متن نوشته است یا خیر؟
واژه های مترادف هنگام کاربرد ارزش یکسان ندارند. هر واژه، مناسب نوشته ای است. از میان واژگان مترادف ((ته، آخر، انتها، پایان، سرانجام، فرجام)) کلمه ی ((فرجام)) بار ادبی دارد، ((ته)) کاربردی عامیانه می یابد و بقیه به فراخور نوشته، در زبان معیار به کار می روند.
2- آیا واژگان نوشته، قالبی، کلیشه ای و فرسوده اند یا خیر؟
کاربرد کلماتی مثل ((عطف، پیوست، مبذول، پیرو)) از کلیشه های نامه نگاری است و هیچ گاه در متن های علمی و آموزشی استفاده نمی شوند:
پیرو آن چه گفتیم ابتدا یک دماسنج معمولی تهیه کرده و با عنایت به …
درست: چنان که گفتیم، ابتدا دماسنجی معمولی تهیه کنید و با توجّه به …
3- آیا کلمات، به جا، مناسب و دقیق است یا خیر؟
امروزه، برخی از افعال با گسترش معانی و ظرفیت آن ها حکم فعل کمکی و رابط را پیدا کرده اند و ((فعل منفعل)) هستند؛ مثل گرفتن، کردن، ساختن. سعی کنیم از فعل های فعال و متنوع و دقیق تر استفاده کنیم. در جمله ی ((او کتابی به من داد)) اگر مقصود از دادن، بخشیدن باشد، باید نوشت: ((او کتابی به من هدیه داد)).
4- آیا واژگان کوتاه هستند؟
هرچه تعداد هجاهای یک واژه کمتر باشد، بهتر است. ((بمباردمان)) به معنای بمباران هم بیگانه است و هم طولانی. ترکیب های بلند را می توانیم به سادگی کوتاه کنیم: ابلاغ کردن: رسانیدن، طاقت فرسا: سخت، قابل اعتماد: اصطحکاک: سایش.
5- آیا واژگان واضح و ساده هستند؟
یک عامل ساده سازی نوشته، سادگی و روشنی، روانی و بی تکلّفی واژه است. هر کلمه ی ساده ای بی ارزش، عامیانه و نازل نیست. استفاده از واژگان متداول، کمک به فهم بیشتر خواننده است.
6- آیا تا حد ممکن عربی نویسی و استفاده از واژگان کهن فارسی را کاهش داده ایم؟
کدام جمله بهتر فهمیده می شود:
آمیغ با کالیوه ها نه کار هر خردمندی است که هر کس را یارای چخیدن با آنان نیست.
آمیزش با نادانان کار هر خردمندی نیست و هر کس توان دَم زدن با آنان را ندارد.
7- آیا واژگان خوش آوا هستند یا نه؟
برخی واژگان هنگام تلفظ ((ستیزآوایی)) دارند یا سنگین و خشن هستند؛ به خصوص هنگام قرار گرفتن چند واج هممخرج کنار هم. کلمه ی ((استشمام)) به جای ((بوییدن)) هم سنگین و بدآواست، هم پرنقطه و دندانه و هم بیگانه و طولانی. ((قدمت)) در برابر ((کهنگی))، ((عودت دادن)) در برابر ((برگرداندن)) و ((غیرقابل قبول)) ((قبول نشدنی / نپذیرفتنی)) بدآوا و خشن است.
8- آیا واژگان خاص، حرکت گذاری شده اند؟
((هم نویسه ها))، کلمات ((هم آوا))، جدید، ترکیب وصفی و شبهه برانگیز، تشدیددار، عربی، اسامی خاص همگی با حرکت گذاری ساده خوان و ساده فهم می شوند. ممکن است واژه ها به خودی خود، مناسب باشد، حرکت نگذاشتن موجب خوانش و فهم بد شده باشد:
درباره ی نحوه ی تقسیم عددی زوج مجموعه های …
9- آیا واژگان اهانت آمیز، غیرمؤدبانه و موهن به کار رفته است؟
اگر متنی را ویرایش می کنید که در آن از کلمات موهن، تابو و حرام به فراوانی استفاده شده است، با نظر مؤلف از معادل های مناسب تر استفاده کنید.
کاربرد برخی کلمات و ترکیبات زننده، تند وخشن (به خصوص در نقدها) خوشایند نیست. برخی واژه ها در فرهنگ ما معنا و مفهومی خاص یافته اند که توجّه به عرف و فرهنگ مردم ضروری است.
