قواعد و اصول نوشتن نامه اداری
1- ساده نویسی
نویسنده باید سعی کند که در موقع نوشتن نامه از واژگان ساده و روان استفاده کند. سادگی و روانی مطالب نامه نه تنها نشان دهنده تسلط نویسنده در نامه نگاری است بلکه فهم آن را نیز امکان پذیر می کند. منظور از ساده نویسی، جلوگیری از به کار بردن لغات و واژه های مشکل و دور از مفاهیم ذهنی است. بهترین روش ساده نویسی این است که نویسنده از سبک و وزنی که شخصاً در سخن گفتن دارد پیروی کند و با توجه به قواعد دستور زبان فارسی و اصطلاحات خاص نگارش و نشانه گذاری، نامه را تجدید نظر و بعضی از کلمات و جملات را در صورت لزوم اصلاح کند.
2- سخن کوتاه و رسا
در نامه نگاری اصل مهم، رعایت کوتاهی و رسایی مطالب است. نامه نباید آنقدر مفصل و پر از مطالب تکراری و ملال آور باشد، و نه آنقدر مختصر که در انتقال فکر به مخاطب ایجاد ابهام کرده و نارسا و بی محتوا باشد. بنابراین ضمن رعایت کلی اصول، آنچه لازم است تا حق مطلب ادا شود باید به رشته تحریر درآید. به طور خلاصه نامه باید صریح، رسا و بدون ابهام باشد. بنابراین از به کار بردن عباراتی که ایجاد ابهام می کند باید پرهیز کرد.
3- قاطعیت و صراحت
قاطعیت و صراحت یکی از مهمترین مسائلی است که در نوشتن نامه باید رعایت شود. در پاسخ نامه ارسالی، باید به کلی موارد آن جواب قاطع، صریح و مستند به قوانین و مقررات داده شود. از به کار بردن عبارات دوپهلو باید خودداری کرد و هر موضوع و فکر در یک بند یا یک پاراگراف ذکر شود.
4- رعایت شخصیت مخاطب
عبارات و جملاتی که در متن نامه برای بیان به کار می رود باید درخور شخصیت گیرنده نامه باشد و مقام خواننده را در نظر بگیرد. بنابراین در نظر گرفتن اطلاعات، معلومات و موقعیت مخاطب نامه ضروری و لازم است. لحن نامه هایی که برای مقامات بالای سازمان نوشته می شود، با نامه هایی که برای سطوح پایین سازمانی نوشته می شود باید متفاوت باشد. حتی المقدور در متن نامه ها، تعارف، ابراز تشکر و امتنان به حداقل تقلیل یابد. هرگز غرور خواننده را نباید با ذکر اشتباهات وی یا گوشه کنایه زدن جریحه دار کرد. باید واقعیت ها از نقطه نظر او تشریح شود تا به طور غیرمستقیم به اشتباه خود پی ببرد.
5- رعایت ادب و نزاکت
نامه ای که آهنگ دوستانه و صمیمی داشته باشد توجه بیشتری را به موضوع جلب می کند.اگر نویسنده نامه مسائل خواننده را مانند گرفتاری خود تلقی و مهربانی و ملاطفت را توأم با بیان مسأله به طور جدی درآمیخته و هماهنگ کند، موفقیت بیشتری در مکاتبه خواهد داشت. در نگارش کلماتی نظیر ((من، ما و مارا)) باید کمتر به کار رود و اگر آنچه که در این مورد می خواهید بنویسید با ((شما)) بیان یا شروع شود بهتر است. این مسأله ای است که حتی مؤسسات تجاری برای شعارهای تبلیغاتی خود استفاده می کنند. از تظاهر به فضل و دانش باید خودداری کرد. همچنین فروتنی مبالغه آمیز نیز به شخصیت نویسنده لطمه زده و سبب می شود نکات حقیقی نامه مبالغه آمیز شده و اثر خود را در نظر خواننده از دست بدهد.
6- ارتباط منطقی
در نامه نگاری ارتباط مطالب باید دقیقا رعایت شود. نویسنده باید قبلاً فهرست موضوعات و مطالبی را که می خواهد به رشته تحریر درآورد تهیه کرده، سپس فهرست مزبور را بر اساس اولویت تنظیم کند. فقدان رابطه بین مطالب را می توان بزرگترین عیب و نارسایی نامه تلقی کرد. ارتباط منطقی معرف تجربه و دانش نویسنده بوده و کار پیام گیرنده و یا خواننده را از هر دو جنبه آسان تر می کند.
7- جملات پایانی
همانگونه که مقدمه نامه تأثیر بسزایی در خواننده دارد، جملات پایانی نیز می تواند مؤثر و سرنوشت ساز باشد. معمولاً در پایان نامه ها عبارات احترام آمیز به کار می رود. بنابراین باید دقت شود تا با انتخاب بهترین عبارات تأثیر نوشته را بیشتر کرده و مخاطب را به انجام کار ترغیب کرد.
برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی
دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی/ حامد کافی / 1399
