انواع مکاتبات و اجزای اصلی نامه های اداری

انواع مکاتبات

مکاتبات خصوصی

اینگونه مکاتبات هیچ گونه قاعده و قانونی ندارد. هر شخص آزاد است روی هر نوع کاغذ و در هر اندازه و به هر طریق که بخواهد بنویسد.

مکاتبات اداری

مکاتباتی که در تمام سازمان های دولتی و مؤسسات وابسته به دولت رایج است.

خرید و دانلود دوره آموزش مجازی نامه نگاری اداری و ادبیات رسمی

مکاتبات بازرگانی

مکاتبات بازگانی نوعی از مکاتبات متداول بین سازمان های تجاری و بازگانی است. محتوای مکاتبات بازرگانی در زمینه خرید مواد اولیه، کالا یا خدمات، فروش کالاها و محصولات تولیدی و خدمات، وصول طلب، پرداخت دیون و غیره است.

اجزای اصلی نامه های اداری

یک نامه اداری از 5 جزء اصلی به شرح زیر تشکیل شده است:

سرلوحه در نامه اداری

این قسمت از نامه شامل آرم، علامت و عنوان سازمان، شماره و تاریخ و به طور کلی شامل کلیه نوشته ها و علائمی است که در قسمت بالای فرم نامه های اداری چاپ شده است.

عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

عنوان گیرنده نامه

منظور از گیرنده نامه، شخص یا مقام سازمانی یا واحد سازمانی است که نامه خطاب به آن نوشته شده است. عنوان گیرنده با واژه ((به)) مشخص می شود.

عنوان فرستنده نامه

عنوان فرستنده نامه با واژه ((از)) مشخص می شود. در مکاتبات بیشتر سازمان ها از ذکر عنوان فرستنده در بالای نامه ها خودداری می شود.

موضوع نامه

موضوع نامه با واژه ((موضوع)) مشخص می شود. انتخاب و تعیین موضوع نامه نکته بسیار دقیق و حساسی است و در ثبت آن نکات زیر توصیه می شود:

– موضوع نامه حتی الامکان به طور اختصار نوشته شود.
– موضوع باید بیانگر دقیق خلاصه مطالب ومفاد نامه باشد.
– موضوع نامه با عناوین و موضوعات انتخاب شده در بایگانی هماهنگ باشد.

دانلود رایگان کتابچه موبایلی مروری بر نامه نگاری اداری

متن نامه

متن نامه عبارت است از شرحی که در مورد موضوع نامه نوشته می شود. رکن اساسی نامه را همین قسمت تشکیل می دهد.

مشخصات امضاکننده نامه

نام و نام خانوادگی امضاکننده در پایان نامه نوشته می شود و در ذیل آن، عنوان سازمانی وی ذکر می گردد. در بعضی از سازمان ها ابتدا عنوان سازمانی و سپس نام و مشخصات امضاکننده ثبت می شود. امضا کننده در مواقعی که به جای مقام یا مسئول دیگری نامه را امضا نماید، باید آن را با قید ((از طرف)) امضا کند. در این صورت نام مقام سازمانی ثبت نمی شود و فقط مقام سازمانی وی ذیل نامه نوشته می شود.

گیرندگان رونوشت نامه

رونوشت وقتی نوشته می شود که بخواهیم افراد دیگری غیر از مخاطب اصلی از آن آگاه شوند.