اصول توزیع و پیگیری نامه ها

توزیع صحیح نامه های وارده و ارجاع آن ها برای اقدام به واحدهای مربوطه از کارهای مهم امور دفتری است. زیرا تأخیر در این امر یا توزیع نادرست نامه ها موجب تأخیر اقدامات لازم می شود و امور سازمان را کُند می کند.

نامه ها پس از ثبت در کازیه مخصوص قرار می گیرند. به منظور سرعت بخشیدن به امر توزیع نامه لازم است که فهرستی شامل موضوع نامه و مرجع رسیدگی نامه های وارده تنظیم و جهت اطلاع به رؤسای واحد دریافت کننده ارسال شود.

پیگیری مکاتبات (نامه ها)

یکی از وظایف مهم مسئول دفتر، پیگیری لازم در مورد اقدامات انجام یافته و دستورهای صادر شده از طرف مدیر است. فرم ها و روش های مختلفی جهت پیگیری مکاتبات مورد استفاده در سازمان ها وجود دارد که دو نمونه از آن ها شامل:

1- فرم پیگیری نامه ها:

• مسئول دفتر، کلیه نامه های وارده به حوزه مدیریت را برای صدور دستور اقدام به مدیر ارائه می کند.
• مکاتباتی که احتیاج به پیگیری دارد، در گوشه سمت راست بالای نامه و با کد ((پ)) و تاریخ پاسخ و مدت لازم جهت اقدام، توسط مدیر یادداشت می شود.
• مسئول دفتر موظف است مراتب فوق را در فرم های ارائه شده ثبت و هر چند روز یکبار فهرست مزبور را بررسی و کنترل کند تا نامه هایی را که جهت اقدام به واحد مربوط ارائه شده و مهلت تهیه آن ها به اتمام رسیده است به مسئول ذیربط اطلاع دهد.
• در صورت عدم اقدام لازم در مهلت تعیین شده می توان طی نامه رسمی مراتب را مورد سؤال قرار داد.

2- پرونده پیگیری نامه ها:

در بعضی از واحدها برای پیگیری مکاتبات از پرونده خاصی در این زمینه استفاده می کنند. نحوه عمل در این روش بدین ترتیب است که از نامه هایی که نیاز به پیگیری دارند یک کپی گرفته می شود و در ((پرونده های پیگیری نامه ها)) به ترتیب تاریخ بایگانی می شود و اصل نامه را در جهت اقدام به واحد اقدام کننده ارسال می دارند.

در این روش منشی یا متصدی پیگیری موظف است هرچند روز یکبار پرونده مذکور را مورد بررسی قرار دهد و در صورت تهیه پاسخ، رونوشت مزبور را از پرونده خارج کند. در غیر این صورت مراتب به اقدام کننده یادآوری می شود.

• از روش های دیگر پیگیری، استفاده از تقویم یا سررسید است.

نکات مهم در امر پیگیری نامه ها

1- در صورتی که پس از حداکثر 3 بار پیگیری به نتیجه نرسیدید، حتماً مورد را به اطلاع مدیر برسانید.
2- سعی کنید برای رسیدن به نتیجه، دیگران را کمک کنید.
3- در امر پیگیری ، صبور باشید و هرگز عصبانی نشوید.
4- در هنگام پیگیری خوش برخورد و صمیمی باشید.
5- از خود ابتکار نشان دهید.
6- متواضع باشید.
7- پیگیری را آنقدر ادامه دهید تا به نتیجه برسید یا اینکه مدیر اعلام کند که بیش از این نیاز به پیگیری نیست.

فرم پیگیری مکاتبات