آرشیو، کدگذاری و روش های طبقه بندی اسناد بایگانی

آرشیو

عبارت است از هر نوع سند و مدرک اعم از مکتوب، منقوش و مضبوط که در یک سازمان عمومی یا خصوصی در حین انجام وظایف محوله و طبق مقررات به طور منظم و برای رسیدن به هدف مشخص به وجود آمده یا دریافت شده باشد و ارزش نگهداری دائم را داشته باشد. مانند آرشیو صدا در رادیو و آرشیو فیلم در وزارت ارشاد. سازمان اسناد ملی ایران نیز به منظور نگهداری کلیه مدارک تاریخی کشور به وجود آمده است.

کد گذاری اسناد بایگانی

به منظور تسریع در گردش مکاتبات، در سازمان ها با توجه به تعداد واحدها، اقدام به ((کد گذاری)) می کنند. این عمل به منظور تشخیص سریع محل اقدام و بایگانی سوابق نامه های صادره انجام می پذیرد تا در صورتی که در پاسخ نامه وارده به شماره نامه صادره، عطف یا بازگشت داده شده است، آن سازمان بتواند به سرعت و با سهولت محل اولیه اقدام نامه را پیدا کرده و پاسخ رسیده را جهت پیگیری از بایگانی به واحد مربوطه ارسال کند.
معمولاً واحدهای درون سازمانی که اقدام به کدگذاری می کنند، باید دارای بایگانی مستقل بوده و از طرفی مسئولان آن واحد نیز باید اجازه امضای نامه های صادره مربوط به خود را داشته باشند. کدگذاری می تواند بر مبنای استفاده از اعداد یا حرف یا ترکیبی از عددها و حروف باشد.

روش های طبقه بندی اسناد بایگانی

اسناد و پرونده های یک سازمان یا منحصراً بر مبنای یک شاخص معین مانند اسم افراد، موسسات، نقاط جغرافیایی، تاریخی، شماره سند یا بر مبنای موضوع و مفاد آن هاست یا به صورت تلفیقی (ترکیبی) صورت می گیرد.
در نوع اول، چون شاخص معین و مشخص است، برای اسناد و پرونده ها نیازی به طبقه بندی خاصی نیست که شامل طبقات اصلی و فرعی باشد. ولی در مورد نوع دوم که موضوع، ملاک بایگانی قرار می گیرد، لازم است قبلاً طرح طبقه بندی منطقی و مناسبی برای کلیه موضوعات مورد عمل سازمان (یا واحد مربوطه) تهیه و تدوین شود و سپس این طبقه بندی موضوعی که شامل طبقات اصلی و فرعی خواهد بود در قالب یکی از سیستم ها تنظیم و پیاده شود. در نوع سوم یعنی تلفیقی، همانطو که از نامش پیداست، نوع اول و دوم با هم ترکیب می شوند، مثل: روش موضوعی و اسمی و موضوعی و جغرافیایی، برای آشنایی بیشتر با این روش ها به توضیح مختصری در مورد آن ها می  پردازیم:

1- روش اسمی:این روش که ساده ترین شکل طبقه بندی اسناد است، پرونده ها بر اساس اسامی خاص تشکیل و تنظیم می شود. این اسامی می تواند اسامی سازمان ها و مؤسسات یا اسامی افراد باشد. روش اسمی، ملاک تشکیل پرونده های پرسنلی در واحد کارگزینی سازمان ها می باشد.

2- روش شماره ای: این روش بیشتر مناسب سازمان هایی است که فعالیت آن ها بیشتر روی شماره و اعداد متمرکز است. مؤسساتی نظیر اداره راهنمایی و رانندگی و سازمان آب از این نمونه هستند.

3- روش تاریخی: در این روش، اسناد به ترتیب تاریخ تشکیل یا اقدام تنظیم می شوند. این تاریخ می تواند بر مبنای روز، هفته، ماه و حتی سال باشد. مثال: مؤسسات آموزشی سابقه و ریز نمرات دانشجویان خود را بر اساس سال های آموزش نگهداری می کنند.

4- روش جغرافیایی: در این روش، اسناد و مدارک با توجه به تقسیمات جغرافیایی دسته بندی می شوند. شرکت های بازرگانی و تجاری پرونده مربوط به نمایندگی های فروش خود را می توانند بر این مبنا نگهداری نمایند.

5- روش موضوعی: این روش، یکی از متداولترین روش های بایگانی است ومناسب سازمان هایی است که اغلب اسناد و مدارک بر اساس ((موضوع)) مورد مراجعه قرار می گیرد. زیرا ((موضوع نامه)) در واقع مهم ترین، ثابت ترین و به یادماندنی ترین قسمت یک نامه را تشکیل می دهد. در این روش، فارغ از وارده یا صادره بودن نامه و بدون توجه به نام سازمان یا واحد تهیه کننده یا فرستنده نامه، تنها بر اساس محتوا و موضوع نامه، نسبت به تنظیم پرونده ها اقدام می شود.

روش موضوعی، دارای قابلیت های بسیاری بوده و میتوان به راحتی تغییرات و نیازهای جدید سازمان را در آن اعمال کرد. در این روش، ابتدا فعالیت های اصلی سازمان مود شناسایی دقیق و کامل قرار گرفته و موضوعات اصلی تعیین و مشخص می شود. سپس با توجه به حجم مکاتبات در صورت نیاز، هر یک ازموضوعات اصلی، با رعایت طبقه بندی، بایگانی شده و به حجم مکاتبات در صورت نیاز، هر یک از موضوعات اصلی، با رعایت طبقه بندی، بایگانی شده و به موضوعات فرعی و جزئی قابل تقسیم می باشد.
در این روش، عنوان موضوعات، باید کاملاً گویا وقابل فهم باشد. لذا موضوعاتی نظیر ((متفرقه)) یا ((عمومی)) در این روش جایی ندارد. موضوعات باید کاملاً جدا از هم بوده و هیچ وجه اشتراکی بین آن ها وجود نداشته باشد. به عبارت دیگر، موضوعات باید کاملاً تعریف شده باشد و همه افراد از آنها، یک برداشت واحد داشته باشند.

6- روش تلفیقی (ترکیبی): هر یک از روش های گفته شده می تواند به صورت مجرد یا ترکیبی با یکی دیگر از روش ها، با توجه به کیفیت کار و نحوه انجام وظایف سازمان ها مورد استفاده قرار گیرد. به طور مثال: روش مصنوعی و اسمی، موضوعی و جغرافیایی، تاریخی و اسمی یا سایر ترکیب ها می تواند بنا بر ضرورت و نیاز مؤسسات، طراحی شده و مورد استفاده قرار گیرد.

برگرفته از کتاب “منشی گری (مسئول دفتری)”، فریبا ورقائی